朱鳳智

（中房集團哈爾濱房地產(chǎn)開發(fā)公司，黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著社會的發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作逐漸顯出重要的作用。檔案是信息的來源，是客觀真實反應(yīng)一個企業(yè)的運營情況的媒介，充分利用檔案信息，為企業(yè)的決策和發(fā)展提供有力的依據(jù)。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。做好檔案管理工作，一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況、適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)；另一方面有利于社會各屆準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各屆進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)?，F(xiàn)就我在實際工作中的經(jīng)驗談?wù)勼w會：

1 培養(yǎng)職業(yè)道德

1.1 增強責(zé)任心

很多企業(yè)高層認(rèn)為檔案管理工作可有可無，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏足夠的認(rèn)識、沒有扎實的基礎(chǔ)知識，在檔案管理工作中缺乏良好的職業(yè)道德，工作粗心。針對這種現(xiàn)象，企業(yè)應(yīng)加強對每一位檔案管理員工的培訓(xùn)，建立員工高度責(zé)任感。

1.2 做好保密工作

很多檔案管理人員的法律意識比較淡漠，甚至不了解相關(guān)法律法規(guī)，不經(jīng)意就會泄露一些工作機密。但是作為企業(yè)機要文件管理者，要時時刻刻用法律法規(guī)來嚴(yán)格要求自己，應(yīng)加強上崗前培訓(xùn)，學(xué)習(xí)《檔案法》和《保密法》，增強自己的法律意識。

2 提高專業(yè)技能

2.1 高科技的檔案管理手段

現(xiàn)在是一個信息時代，對檔案的管理也應(yīng)該走向高科技的科學(xué)化道路。充分的運用檔案管理軟件，對檔案進行分類管理，建立電子檔案，提高檢索速度，方便相關(guān)人員的查找。將電子檔案與網(wǎng)絡(luò)連接，實現(xiàn)資源共享，有利于信息交流。同時，對電子檔案進行加密，對檔案管理人員進行身份確認(rèn)，設(shè)立防火墻，防止病毒入侵。重要的是，電子檔案要設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，防止無關(guān)人員竄改檔案。因此，檔案管理人員必須不斷地更新相關(guān)軟件的專業(yè)知識，實現(xiàn)檔案數(shù)字化服務(wù)。

2.2 規(guī)范化的檔案管理手段

企業(yè)近幾年發(fā)展較快，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，有的管理員在立卷過程中沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序立卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會將常年積壓的文件一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找，容易丟失；因此，針對這一現(xiàn)象，要建立健全一套完整的、適用本企業(yè)的規(guī)章制度，對收集上來的檔案要及時建檔，按要求操作，使其記錄內(nèi)容全面、客觀。

值得一提的是，檔案交接程序在工作中往往被人忽視。

企業(yè)內(nèi)部很多部門認(rèn)為檔案交接程序可有可無，由于缺少具有操作性的規(guī)定，長期以來，檔案工作交接基本處于自發(fā)狀態(tài)，交接效果的好壞主要依靠檔案人員的自覺。多數(shù)單位調(diào)整人員后檔案工作雖未空崗，但實際工作難以銜接，幾度換人的單位檔案管理工作則遭受“重創(chuàng)”。 因此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換思路，從被動依靠各單位自覺做好交接工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃佑贸晌牡闹贫冗M行約束和規(guī)范。細(xì)化手續(xù)，加強監(jiān)督和檢查。

3 加強檔案維護

3.1 做好防霉防蛀工作

檔案應(yīng)當(dāng)存放在一個溫度、濕度相對穩(wěn)定的環(huán)境里，及時通風(fēng)，保持屋內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生干凈、整潔?？墒怯捎谀承﹩挝粚n案沒有足夠的認(rèn)識，所以，檔案到處堆放，庫房灰塵、垃圾滿地、室內(nèi)潮濕。在這樣的環(huán)境下檔案很容易發(fā)霉，紙張變質(zhì)，不用則已，一用則原始資料遺失，非常可惜。卷柜應(yīng)在一個通風(fēng)良好的環(huán)境中，墻上掛有溫度和濕度計，每天都要打掃庫房，不能有灰塵和雜物，發(fā)現(xiàn)蟲子要及時撒藥，防止檔案被蟲子咬損。

3.2 做好破損檔案修復(fù)工作

檔案存放時間較長，一定時期后檔案很容易破損，所以要經(jīng)常檢查檔案的存放情況，發(fā)現(xiàn)破損及時補救。

修復(fù)檔案時應(yīng)注意以下幾點：

不能用訂書釘裝訂檔案。因為訂書釘一年或兩年就可銹斷，生銹的地方會粘到檔案上，檔案很容易沾上污垢，裝訂檔案時最好用線把檔案裝訂在一起。

破損處不能用透明膠粘貼。透明膠粘到檔案上，年復(fù)一年，有膠的地方就會變質(zhì)，紙張變脆、容易破損，嚴(yán)重的就會變成漏洞，我建議破損的地方要使用漿糊、紙張補漏洞，這樣才能存放較長的時間。

總之，看似簡單的檔案工作，其實是政策性、機密性、專業(yè)性非常強的一項工作。只有將原始數(shù)據(jù)與電子檔案相結(jié)合，運用現(xiàn)代管理手段，才能充分發(fā)揮檔案的作用，從而為企業(yè)發(fā)展指引方向。

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