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        目前檔案管理中存在的問題及對(duì)策

        2011-12-31 04:29:19張靜
        關(guān)鍵詞:檔案管理利用數(shù)字化

        張靜

        (重慶市電力公司,重慶 400014)

        1 檔案管理主要存在的問題

        1.1 思想觀念落后、對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足是影響檔案管理工作重要的思想根源。目前,社會(huì)上普遍存在一種認(rèn)識(shí),認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)附帶的工作,搞好搞壞無(wú)關(guān)大局,因而在行動(dòng)上表現(xiàn)為不重視檔案工作。有的檔案工作人員服務(wù)意識(shí)不強(qiáng),缺乏主動(dòng)的工作熱情和周到的服務(wù)態(tài)度,有的檔案工作人員對(duì)利用者態(tài)度生硬,缺乏耐心。這種對(duì)檔案不重視的觀念以及在此觀念影響下的檔案工作,必然影響檔案工作的全面開展和用戶對(duì)檔案的利用,從而導(dǎo)致檔案利用不廣泛,檔案應(yīng)有作用難以發(fā)揮。

        1.2 檔案工作管理體制混亂、檔案管理制度不完善是影響檔案管理工作的關(guān)鍵因素。“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”是檔案工作的基本原則。但目前,這種管理體制在很多行業(yè)和地區(qū)尚未真正落實(shí)。有的單位沒有將檔案管理工作納入到單位整體工作之中。同時(shí),在單位內(nèi)部,檔案管理體制也不健全。有的未設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu),檔案工作由其他部門代管,有的雖然設(shè)置了綜合檔案室,但沒有實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),而是幾個(gè)性質(zhì)不同的部門共管。管理體制的混亂勢(shì)必影響了檔案管理制度的建立與執(zhí)行,使檔案工作沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度可循。檔案管理制度不完善,管理制度執(zhí)行不得力,同樣影響了檔案管理工作的正常進(jìn)行。

        1.3 檔案工作基礎(chǔ)薄弱、設(shè)施簡(jiǎn)陋是制約檔案管理工作的重要因素。目前我國(guó)很多欠發(fā)達(dá)地區(qū),尤其是中小地區(qū)普遍存在著經(jīng)費(fèi)不足的問題,加之思想認(rèn)識(shí)問題,資金往往被用于基本建設(shè)和一些其它建設(shè)項(xiàng)目中。檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入有限,有的甚至就沒有,因而不少單位檔案工作基礎(chǔ)非常薄弱,設(shè)施十分簡(jiǎn)陋。致使這些單位檔案管理現(xiàn)代化水平低,工作環(huán)境簡(jiǎn)陋,檔案工作基礎(chǔ)薄弱。

        1.4 檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低是制約檔案管理工作的不可忽視的又一重要因素。從總體情況看,我國(guó)尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理隊(duì)伍。一方面,專職檔案工作人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)都不盡合理;另一方面,兼職檔案管理人員大都末接受過檔案管理專業(yè)的專門培訓(xùn),缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論、基本知識(shí)、基本技能。檔案工作人員專業(yè)水平的高低,直接影響檔案管理水平的高低。很多檔案工作人員畢業(yè)于非檔案管理專業(yè),檔案管理基礎(chǔ)理論和基礎(chǔ)知識(shí)相對(duì)缺乏。這直接制約著檔案管理水平。

        1.5 檔案資料收集不及時(shí)、整理不規(guī)范、分類不科學(xué)、編研乏力。目前我國(guó)檔案歸整工作普遍存在時(shí)間滯后的問題,很多是隔一年整理一次,有的時(shí)間更長(zhǎng)。檔案整理歸檔工作的延后,會(huì)影響利用者對(duì)檔案的利用。并且還存在歸檔范圍標(biāo)準(zhǔn)陳舊,歸檔材料范圍內(nèi)容簡(jiǎn)單,整理不規(guī)范,標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問題。這將影響檔案資料的整理工作,致使檔案整理不規(guī)范。檔案編研是一項(xiàng)沙里淘金的工作,很辛苦也很耗時(shí),但它是對(duì)檔案信息的二次開發(fā),具有較強(qiáng)的目的性,可以更直接服務(wù)丁檔案的利用者,更好的發(fā)揮檔案的價(jià)值。目前很多行業(yè)和地區(qū)的檔案編研工作,岡日常工作繁忙、人員緊缺,導(dǎo)致沒有時(shí)間進(jìn)行深入的調(diào)查和精心的策劃。

        1.6 檔案利用率低。目前很多地區(qū)因?qū)n案工作重視不夠,各部門形成的檔案材料沒有實(shí)行集中統(tǒng)一管理,很多檔案散存于各形成部門,不能達(dá)成集中統(tǒng)一管理的基本要求。有些部門檔案信息資源開發(fā)利用工作還未提到日程。這種情況,導(dǎo)致檔案利用困難,利用率低。

        1.7 檔案管理信息化程度不高。很多地區(qū)的檔案數(shù)字化建設(shè)水平還處在較低的水平,有的檔案室數(shù)字化管理是一片空白:有的檔案數(shù)字化管理剛剛起步;有的雖然也應(yīng)用了檔案管理軟件,但距真正意義的數(shù)字化管理尚有差距。傳統(tǒng)的手工收集、整理、提供利用還是普遍現(xiàn)象;檔案檢索方式大多還采用人工檢索。傳統(tǒng)的借閱方式,給檔案利用者帶了諸多不便。不可避免的會(huì)造成許多重要檔案的丟失和損壞。

        2 發(fā)揮檔案信息資源的作用

        2.1 要提高認(rèn)識(shí),轉(zhuǎn)變觀念

        從思想上,必須充分認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值、地位、作用和意義,充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性和必要性。把檔案管理工作作為行業(yè)、地區(qū)整體工作的重要一環(huán),樹立國(guó)際化觀念、創(chuàng)新觀念、服務(wù)觀念、法制觀念,用新的觀念指導(dǎo)檔案管理工作。

        2.2 要建立健全制度,完善管理機(jī)制

        ①是要建立健全檔案管理制度,包括修訂原有的規(guī)章制度和制定新的規(guī)章制度。各行業(yè)和地區(qū)要依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》及相關(guān)行業(yè)規(guī)章、制度和標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合實(shí)際制定檔案管理辦法、歸檔范圍、保管期限以及檔案利用制度等相關(guān)規(guī)章制度,各業(yè)務(wù)部門要嚴(yán)格按照檔案管理辦法,規(guī)范檔案管理工作。在檔案收集、整理、鑒定、保管、利用、保密、統(tǒng)計(jì)等方面建章立制,使檔案工作有章可循,逐步邁入規(guī)范化的軌道;②是要理順檔案管理體制,盡可能建立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu),真正建立起“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理”的檔案管理體制。各級(jí)政府主管部門要將檔案管理納入統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的范疇,強(qiáng)化宏觀管理,加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

        2.3 要明確指導(dǎo)思想,確立相關(guān)原則

        在檔案管理上作中,要堅(jiān)持量力而行、循序漸進(jìn)、實(shí)用實(shí)效的指導(dǎo)思想。同時(shí),要確寺相應(yīng)原則。①是保障重點(diǎn)的原則。就是依據(jù)檔案的性質(zhì)和重要性的不同,在可能的人力、財(cái)力條件下,按輕重緩急的順序?qū)n案進(jìn)行數(shù)字化加工。②是技術(shù)實(shí)用性原則,就是對(duì)檔案數(shù)字化處理要采用最有實(shí)用價(jià)值的模式。

        2.4 要增加經(jīng)費(fèi)投入,夯實(shí)物質(zhì)基礎(chǔ)

        各行業(yè)和地區(qū)要盡可能增加經(jīng)費(fèi)投入,配置必要的業(yè)務(wù)設(shè)備和檔案安全保護(hù)設(shè)施,加強(qiáng)現(xiàn)代化管理手段,夯實(shí)檔案管理的物資基礎(chǔ)。

        2.5 要加強(qiáng)人員培訓(xùn),提高隊(duì)伍素質(zhì)

        要堅(jiān)持令員培訓(xùn),全面提高隊(duì)伍素質(zhì),要為檔案工作人員培訓(xùn)創(chuàng)造良好條件,定期舉辦培訓(xùn)班對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),改善檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和學(xué)歷結(jié)構(gòu),提高其綜合業(yè)務(wù)能力。適當(dāng)增加檔案專職人員,同時(shí)對(duì)各業(yè)務(wù)部門兼職檔案人員進(jìn)行定期檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。

        2.6 改進(jìn)檔案管理信息化手段。應(yīng)用技術(shù)手段,提高信息化水平

        如何變被動(dòng)為主動(dòng),適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的潮流已經(jīng)成為檔案部門不得不考慮的問題。隨著時(shí)間的推移,檔案工作者已經(jīng)越來(lái)越深刻地認(rèn)識(shí)到,利用新的理念、新的技術(shù)、新的方法來(lái)管理檔案的重要性。工作中,也要探索一條檔案管理現(xiàn)代化的道路。加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理,推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),開展公眾網(wǎng)卜查詢檔案信息服務(wù),加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化可以給檔案及相關(guān)部門帶來(lái)顯而易現(xiàn)的效果和收益。

        很多行業(yè)和部門已在逐步意識(shí)到了檔案管理的重要性,加強(qiáng)了對(duì)信息化工作的規(guī)劃和投入,在逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化和檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化。利用計(jì)算機(jī),通過輸入、掃描等方式,將單純的文字載體變成數(shù)字信息,存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中。與傳統(tǒng)檔案資料相比,數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改,并且可以通過互聯(lián)網(wǎng)快速傳遞。檔案存儲(chǔ)數(shù)字化大人提高檔案的利川率,并降低了檔案管理的成奉。同時(shí)建立檔案信息網(wǎng)站,將其聯(lián)入互聯(lián)網(wǎng)或公眾信息網(wǎng),不僅能實(shí)現(xiàn)檔案部門間的信息交流和資源共享,而且能夠拓展檔案利用服務(wù)的范圍,從封閉的機(jī)要服務(wù)轉(zhuǎn)向開放服務(wù)。

        總結(jié):全社會(huì)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性,認(rèn)清檔案工作者的歷史重任,正視困難,掃清障礙,不斷提高檔案管理水平,使檔案管理工作在為社會(huì)各項(xiàng)工作發(fā)展服務(wù)的過程中發(fā)揮更火的作用。

        [1]陳娟.成人高等教育檔案管理中存在的問題及對(duì)策.繼續(xù)教育研究,2008年1期.

        [2]郝嫩月.目前電算化會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題及對(duì)策.商場(chǎng)現(xiàn)代化,2007年23期.

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