張靜

（重慶市電力公司，重慶 400014）

1 檔案管理主要存在的問題

1.1 思想觀念落后、對檔案管理工作重要性認(rèn)識不足是影響檔案管理工作重要的思想根源。目前，社會上普遍存在一種認(rèn)識，認(rèn)為檔案工作是一項附帶的工作，搞好搞壞無關(guān)大局，因而在行動上表現(xiàn)為不重視檔案工作。有的檔案工作人員服務(wù)意識不強(qiáng)，缺乏主動的工作熱情和周到的服務(wù)態(tài)度，有的檔案工作人員對利用者態(tài)度生硬，缺乏耐心。這種對檔案不重視的觀念以及在此觀念影響下的檔案工作，必然影響檔案工作的全面開展和用戶對檔案的利用，從而導(dǎo)致檔案利用不廣泛，檔案應(yīng)有作用難以發(fā)揮。

1.2 檔案工作管理體制混亂、檔案管理制度不完善是影響檔案管理工作的關(guān)鍵因素?！敖y(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”是檔案工作的基本原則。但目前，這種管理體制在很多行業(yè)和地區(qū)尚未真正落實。有的單位沒有將檔案管理工作納入到單位整體工作之中。同時，在單位內(nèi)部，檔案管理體制也不健全。有的未設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案工作由其他部門代管，有的雖然設(shè)置了綜合檔案室，但沒有實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，而是幾個性質(zhì)不同的部門共管。管理體制的混亂勢必影響了檔案管理制度的建立與執(zhí)行，使檔案工作沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度可循。檔案管理制度不完善，管理制度執(zhí)行不得力，同樣影響了檔案管理工作的正常進(jìn)行。

1.3 檔案工作基礎(chǔ)薄弱、設(shè)施簡陋是制約檔案管理工作的重要因素。目前我國很多欠發(fā)達(dá)地區(qū)，尤其是中小地區(qū)普遍存在著經(jīng)費不足的問題，加之思想認(rèn)識問題，資金往往被用于基本建設(shè)和一些其它建設(shè)項目中。檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入有限，有的甚至就沒有，因而不少單位檔案工作基礎(chǔ)非常薄弱，設(shè)施十分簡陋。致使這些單位檔案管理現(xiàn)代化水平低，工作環(huán)境簡陋，檔案工作基礎(chǔ)薄弱。

1.4 檔案管理隊伍整體素質(zhì)偏低是制約檔案管理工作的不可忽視的又一重要因素。從總體情況看，我國尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理隊伍。一方面，專職檔案工作人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)都不盡合理；另一方面，兼職檔案管理人員大都末接受過檔案管理專業(yè)的專門培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論、基本知識、基本技能。檔案工作人員專業(yè)水平的高低，直接影響檔案管理水平的高低。很多檔案工作人員畢業(yè)于非檔案管理專業(yè)，檔案管理基礎(chǔ)理論和基礎(chǔ)知識相對缺乏。這直接制約著檔案管理水平。

1.5 檔案資料收集不及時、整理不規(guī)范、分類不科學(xué)、編研乏力。目前我國檔案歸整工作普遍存在時間滯后的問題，很多是隔一年整理一次，有的時間更長。檔案整理歸檔工作的延后，會影響利用者對檔案的利用。并且還存在歸檔范圍標(biāo)準(zhǔn)陳舊，歸檔材料范圍內(nèi)容簡單，整理不規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問題。這將影響檔案資料的整理工作，致使檔案整理不規(guī)范。檔案編研是一項沙里淘金的工作，很辛苦也很耗時，但它是對檔案信息的二次開發(fā)，具有較強(qiáng)的目的性，可以更直接服務(wù)丁檔案的利用者，更好的發(fā)揮檔案的價值。目前很多行業(yè)和地區(qū)的檔案編研工作，岡日常工作繁忙、人員緊缺，導(dǎo)致沒有時間進(jìn)行深入的調(diào)查和精心的策劃。

1.6 檔案利用率低。目前很多地區(qū)因?qū)n案工作重視不夠，各部門形成的檔案材料沒有實行集中統(tǒng)一管理，很多檔案散存于各形成部門，不能達(dá)成集中統(tǒng)一管理的基本要求。有些部門檔案信息資源開發(fā)利用工作還未提到日程。這種情況，導(dǎo)致檔案利用困難，利用率低。

1.7 檔案管理信息化程度不高。很多地區(qū)的檔案數(shù)字化建設(shè)水平還處在較低的水平，有的檔案室數(shù)字化管理是一片空白：有的檔案數(shù)字化管理剛剛起步；有的雖然也應(yīng)用了檔案管理軟件，但距真正意義的數(shù)字化管理尚有差距。傳統(tǒng)的手工收集、整理、提供利用還是普遍現(xiàn)象；檔案檢索方式大多還采用人工檢索。傳統(tǒng)的借閱方式，給檔案利用者帶了諸多不便。不可避免的會造成許多重要檔案的丟失和損壞。

2 發(fā)揮檔案信息資源的作用

2.1 要提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念

從思想上，必須充分認(rèn)識檔案的價值、地位、作用和意義，充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性和必要性。把檔案管理工作作為行業(yè)、地區(qū)整體工作的重要一環(huán)，樹立國際化觀念、創(chuàng)新觀念、服務(wù)觀念、法制觀念，用新的觀念指導(dǎo)檔案管理工作。

2.2 要建立健全制度，完善管理機(jī)制

①是要建立健全檔案管理制度，包括修訂原有的規(guī)章制度和制定新的規(guī)章制度。各行業(yè)和地區(qū)要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》及相關(guān)行業(yè)規(guī)章、制度和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實際制定檔案管理辦法、歸檔范圍、保管期限以及檔案利用制度等相關(guān)規(guī)章制度，各業(yè)務(wù)部門要嚴(yán)格按照檔案管理辦法，規(guī)范檔案管理工作。在檔案收集、整理、鑒定、保管、利用、保密、統(tǒng)計等方面建章立制，使檔案工作有章可循，逐步邁入規(guī)范化的軌道；②是要理順檔案管理體制，盡可能建立獨立的檔案管理機(jī)構(gòu)，真正建立起“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的檔案管理體制。各級政府主管部門要將檔案管理納入統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的范疇，強(qiáng)化宏觀管理，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

2.3 要明確指導(dǎo)思想，確立相關(guān)原則

在檔案管理上作中，要堅持量力而行、循序漸進(jìn)、實用實效的指導(dǎo)思想。同時，要確寺相應(yīng)原則。①是保障重點的原則。就是依據(jù)檔案的性質(zhì)和重要性的不同，在可能的人力、財力條件下，按輕重緩急的順序?qū)n案進(jìn)行數(shù)字化加工。②是技術(shù)實用性原則，就是對檔案數(shù)字化處理要采用最有實用價值的模式。

2.4 要增加經(jīng)費投入，夯實物質(zhì)基礎(chǔ)

各行業(yè)和地區(qū)要盡可能增加經(jīng)費投入，配置必要的業(yè)務(wù)設(shè)備和檔案安全保護(hù)設(shè)施，加強(qiáng)現(xiàn)代化管理手段，夯實檔案管理的物資基礎(chǔ)。

2.5 要加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高隊伍素質(zhì)

要堅持令員培訓(xùn)，全面提高隊伍素質(zhì)，要為檔案工作人員培訓(xùn)創(chuàng)造良好條件，定期舉辦培訓(xùn)班對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，改善檔案人員的知識結(jié)構(gòu)和學(xué)歷結(jié)構(gòu)，提高其綜合業(yè)務(wù)能力。適當(dāng)增加檔案專職人員，同時對各業(yè)務(wù)部門兼職檔案人員進(jìn)行定期檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。

2.6 改進(jìn)檔案管理信息化手段。應(yīng)用技術(shù)手段，提高信息化水平

如何變被動為主動，適應(yīng)社會發(fā)展的潮流已經(jīng)成為檔案部門不得不考慮的問題。隨著時間的推移，檔案工作者已經(jīng)越來越深刻地認(rèn)識到，利用新的理念、新的技術(shù)、新的方法來管理檔案的重要性。工作中，也要探索一條檔案管理現(xiàn)代化的道路。加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開展公眾網(wǎng)卜查詢檔案信息服務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和人才隊伍建設(shè)。檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化可以給檔案及相關(guān)部門帶來顯而易現(xiàn)的效果和收益。

很多行業(yè)和部門已在逐步意識到了檔案管理的重要性，加強(qiáng)了對信息化工作的規(guī)劃和投入，在逐步實現(xiàn)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息存儲數(shù)字化和檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化。利用計算機(jī)，通過輸入、掃描等方式，將單純的文字載體變成數(shù)字信息，存儲在計算機(jī)中。與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過互聯(lián)網(wǎng)快速傳遞。檔案存儲數(shù)字化大人提高檔案的利川率，并降低了檔案管理的成奉。同時建立檔案信息網(wǎng)站，將其聯(lián)入互聯(lián)網(wǎng)或公眾信息網(wǎng)，不僅能實現(xiàn)檔案部門間的信息交流和資源共享，而且能夠拓展檔案利用服務(wù)的范圍，從封閉的機(jī)要服務(wù)轉(zhuǎn)向開放服務(wù)。

總結(jié)：全社會應(yīng)充分認(rèn)識檔案工作的重要性，認(rèn)清檔案工作者的歷史重任，正視困難，掃清障礙，不斷提高檔案管理水平，使檔案管理工作在為社會各項工作發(fā)展服務(wù)的過程中發(fā)揮更火的作用。

[1]陳娟.成人高等教育檔案管理中存在的問題及對策.繼續(xù)教育研究，2008年1期.

[2]郝嫩月.目前電算化會計檔案管理中存在的問題及對策.商場現(xiàn)代化，2007年23期.