李國方

（昆山市城建檔案館，江蘇 昆山 215300）

數(shù)字城建檔案館是信息社會數(shù)字技術廣泛應用和網絡技術高速發(fā)展的產物，也是二十一世紀城建檔案館發(fā)展的必然方向。數(shù)字技術是隨計算機技術的發(fā)展而產生和發(fā)展起來的，它是把任何形式的原始信息如人們可以直接感受到的聲音、文字、圖像等光信號，通過專用設備如掃描儀、采集卡等轉換成電信號，再把這些電信號轉換成計算機可識別的數(shù)字信號記錄下來，最后通過計算機和其它專用設備，再把這些數(shù)字信號還原成光信號。這種技術被稱之為數(shù)字技術。只有經過數(shù)字技術處理后的信息，才能轉化為數(shù)字信息，并通過各種數(shù)字化輔助設備實現(xiàn)數(shù)字信息的貯存、傳輸和提供利用。

一、數(shù)字化城建檔案建設的好處

數(shù)字城建檔案館在建設和運行中，可有效地緩解了傳統(tǒng)城建檔案館在館藏空間上不足的矛盾，拓展了城建檔案館的服務功能，查詢方便、快捷，提高了工作效率。同時方便異地存儲，可有效地防止地震等災害發(fā)生時對檔案的損壞。我們可以具體從下面幾方面闡述一下。

1.1 節(jié)約空間

現(xiàn)在，國家的政策是加快城鎮(zhèn)的擴大化，這樣，勢必造成城建檔案館的館藏飛快地增容，原來的庫房就要擴容，實現(xiàn)數(shù)字化后，很多資料我們可以只收電子的，從而解決了庫房擴建的問題。

1.2 異地存儲備份

類似地震這樣的自然災害，是我們人類無法抗拒的，所以，異地存儲備份就尤為重要。傳統(tǒng)的紙質檔案要是實現(xiàn)異地備份費用是非常昂貴的，或者說在某種意義上是不可能的。但是，檔案的信息化恰恰解決了空間的問題，使得異地存儲變得很現(xiàn)實。

1.3 提高查詢檢索速度

傳統(tǒng)的檔案管理，就是把檔案編上號，一本本放在檔案柜中，當查找檔案時，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，當檔案多時，就非常費時、費力。如果檔案管理信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，只要輸入要查找的檔案內容可以立即找到，查詢的方式可以分為模糊查詢、組合查詢、分類查詢等。電腦查詢可以大大提高工作效率。

1.4 為領導提供各種決策信息

在電子檔案中，我們可以詳細記錄每棟樓、每條路的各種信息，所有的這種信息都可以充分發(fā)揮軟件的優(yōu)勢，可以瞬間完成各種統(tǒng)計工作，例如：建筑面積、合同造價、道路總里程等等。

二、城建檔案數(shù)字化建設的緊迫性

城建檔案的信息化不僅是大勢所趨，而且隨著城建建設步伐的加快，城建檔案館的館藏越來越豐富、越來越大，傳統(tǒng)的紙質檔案的管理已經遠遠跟不上步伐了，檔案館的數(shù)字化建設必須提到日程上來。

三、城建檔案數(shù)字化建設的實施保障

3.1 法律及政策的支持

要想達到城建檔案的數(shù)字化管理，離開國家的法律以及政策的支持是不能做到位的。2007年9月，建設部推出了《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》，2008年1月執(zhí)行，各地城建檔案館可以接收電子檔案。同時規(guī)范中提及的成熟的數(shù)字簽章技術，在于2004年8月頒布、2005年4月1日起施行的《中華人民共和國電子簽名法》中明確規(guī)定電子簽名與傳統(tǒng)手寫簽名和蓋章具有同等的法律效力。這是數(shù)字化城建檔案建設的法律上的一個保障。

3.2 硬件與軟件支持

要完成這個系統(tǒng)工程，必須有領導的支持，需要財政的大力支持，因為一個計算軟件系統(tǒng)的構成，離不開硬件的支持，在我們這里主要包括：服務器、計算機、交換機、路由器、存儲器、掃描儀等等。而在軟件方面，包括數(shù)字化加工功能、城建檔案信息著錄管理、檔案利用功能、統(tǒng)計分析功能、網站發(fā)布以及一些輔助的檔案管理功能等。

四、數(shù)字化加工

數(shù)字化加工就是將紙質的檔案文件轉化成電子文件，一般都是通過掃描完成的，這里，可以對掃描的文件進行糾偏、去污、剪接、拼接等圖像處理，再將處理好的電子文件，以工程為單位批量或按照案卷為單位單個鏈接到卷內目錄中。

下面以房建的檔案為例，探討下如何快速形成房建檔案的電子文件。

房建檔案一般包括：基建文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、工程竣工文件、聲像等電子檔案。

基建文件，形成比較復雜，涉及的部門比較多，從形成紙質文件的源頭上直接形成電子文件比較難。這部分要形成電子文件一般還是采取掃描的方式比較好，為了減輕檔案館的掃描負擔，可以由建設單位直接掃描成電子文件，檔案館直接接收。但是，為了保證電子文件的真實性，需要建設單位在電子文件上加蓋數(shù)字簽章，這也是《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中強調的成熟的技術。

監(jiān)理文件和施工文件在檔案中占據(jù)了大量的比重，這部分資料的數(shù)字化就顯得很重要了。通過仔細的調研發(fā)現(xiàn)，在工程中，施工資料軟件使用比較普遍，監(jiān)理文件和施工文件的數(shù)字化可以在他們編制資料時直接形成，這樣就省去了到檔案館掃描的工作了。在這里同樣需要注意的是，形成的監(jiān)理和施工的電子文件，也是需要加蓋數(shù)字簽章的，否則交上來的意義就不大了。

竣工圖，這部分文件的數(shù)字化大部分都是采取直接掃描的方式。在我國的大部分設計院，都不直接出竣工圖，而都是在施工圖上直接修改，再配發(fā)設計變更，而不直接出竣工圖。如果直接出竣工圖，那么設計院就可以直接提供電子圖了，如CAD圖。但是，CAD的版本很多，對檔案館的管理端的瀏覽CAD的軟件要求就很高，要求及時更新以及兼容各個CAD版本，這點難度比較大，尤其是及時性。不過，現(xiàn)在有種技術，可以把CAD文件直接轉成PDF等格式文件，就避免了文件瀏覽的問題了。

竣工驗收文件是和施工文件一樣的處理方式，聲像文件本事就是數(shù)字化的文件，就不再多述了。

如果以上文件，都可以在形成紙質的同時形成電子的文件，檔案館的數(shù)字化工作就減輕了絕大部分了?？梢源蟠筇岣吖ぷ餍?。

⑵城建檔案信息著錄管理

這部分主要是完成項目級、工程級、案卷級、文件級信息的著錄。因為檔案的數(shù)字化工作在施工過程中可以容易的形成，所以，現(xiàn)在有的地方已經要求建設單位在工程竣工時，除了提交一份紙質檔案外，還要提交一份電子文檔，這樣，檔案館的管理軟件在檔案著錄時就可以直接導入電子數(shù)據(jù)了，可以大大減少檔案著錄的工作量。

⑶檔案利用

檔案利用包括檔案收費、檔案的借閱登記和查閱登記，并且根據(jù)電子文件的查檔情況完成借閱和查閱收費。功能可具有添加、修改、打印等功能?？梢愿鶕?jù)項目名稱、查閱單位、時間等進行查詢，也可以幾種條件綜合進行查詢。此外利用科可以通過權限設置，做到具體工程的權限，便于用戶自主查詢信息

[1]張照余.《檔案信息網絡化建設研究》.北京圖書館出版社出版.

[2]劉小瑩.《建立網上電子城建檔案館的構想》.城建檔案,2009.3.

[3]陰子芬.《城建檔案信息化建設》.城建檔案,2009.12.