謝維煥

（哈爾濱市中醫(yī)醫(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150000）

1 醫(yī)療設(shè)備建檔的必要性

目前，我院擁有大型儀器設(shè)備5448臺(tái)，金額306，978，325.08萬元，其中10萬元以上的大型設(shè)備444臺(tái)，金額242，523，577.97萬元，顯而易見，大型設(shè)備所占的數(shù)量不多，只占醫(yī)院設(shè)備臺(tái)件數(shù)的8%，但其資產(chǎn)的價(jià)值卻占到了我院設(shè)備總值的79%左右。醫(yī)院投入了大量的資金購置大型精密儀器設(shè)備以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研的需要，同時(shí)這也標(biāo)志著一所高校所屬醫(yī)院具有開展“醫(yī)、教、研”的實(shí)力。醫(yī)療設(shè)備管理是醫(yī)院管理中的一個(gè)重要組成部分，醫(yī)療設(shè)備檔案管理是設(shè)備管理的基礎(chǔ)，其管理水平的好壞，直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平和兩個(gè)效益，所以加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理是極其重要的。但如何管好用好醫(yī)療設(shè)備，提高醫(yī)療設(shè)備的有效使用率，減少醫(yī)療設(shè)備突發(fā)故障和開機(jī)率低的狀況，則必須建立較為全面的醫(yī)療設(shè)備科技檔案，并輔之科學(xué)有效的管理。設(shè)備檔案的建立是為了利用，在設(shè)備的采購、使用、維修及管理等工作中充分利用，更好地發(fā)揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。如通過查看設(shè)備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對(duì)較為貴重的設(shè)備采取預(yù)防性維修，充分做好維修前的準(zhǔn)備以縮短停機(jī)時(shí)間，減少修理費(fèi)用，減少醫(yī)療設(shè)備對(duì)人身的傷殘，減少事故隱患的發(fā)生率等。管好用好醫(yī)療設(shè)備檔案，以充分發(fā)揮其在醫(yī)療、教學(xué)、科研工作中的作用，主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確地為科室服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供憑證，醫(yī)療設(shè)備檔案顯得尤為重要。近幾年來，我院把醫(yī)療設(shè)備管理作為醫(yī)院綜合檔案管理的一個(gè)重要部分，落實(shí)措施，重點(diǎn)加強(qiáng)環(huán)節(jié)管理，使醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)院工作中起到了較好的作用。凡作為醫(yī)院固定資產(chǎn)的儀器、設(shè)備，在其購置、驗(yàn)收、調(diào)試運(yùn)行、管理、維修、改造、報(bào)廢等全部活動(dòng)過程中直接形成的、具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機(jī)材料均屬儀器設(shè)備檔案。

2 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的基本內(nèi)容

2.1 設(shè)備檔案的管理必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則。便于開發(fā)利用，確保設(shè)備檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。設(shè)備檔案是國家的重要技術(shù)儲(chǔ)備，是醫(yī)院儀器、設(shè)備管理工作的組成部分和重要環(huán)節(jié)。設(shè)備檔案工作必須納入醫(yī)院設(shè)備管理工作中，與設(shè)備計(jì)劃管理、設(shè)備采購供應(yīng)使用等工作緊密結(jié)合，保證設(shè)備文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，應(yīng)作為醫(yī)院設(shè)備管理部門的職責(zé)之一。建立、完善管理網(wǎng)絡(luò)，廣泛深入地宣傳《檔案法》，強(qiáng)化各級(jí)管理人員依法治檔的意識(shí)，使之自覺接受法規(guī)的約束和監(jiān)督。我院成立由分管院長直接領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)小組，實(shí)行醫(yī)院、科室、操作人員三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)。

定期召開有關(guān)人員會(huì)議，明確工作目標(biāo)，修定和完善醫(yī)院檔案管理制度。同時(shí)明確科室工作管理目標(biāo)和各自的崗位職責(zé)，并將設(shè)備檔案管理工作作為醫(yī)院目標(biāo)管理責(zé)任制的一部分，納入醫(yī)院對(duì)科室目標(biāo)的考核，及時(shí)與有關(guān)人員的考評(píng)、職稱晉級(jí)、年終評(píng)優(yōu)掛鉤;明確設(shè)備操作者在負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)保養(yǎng)的同時(shí)，做好日常設(shè)備記錄，每次使用后，要將使用情況認(rèn)真做好記錄，每半年將整理好的記錄上報(bào)給設(shè)備處負(fù)責(zé)人，經(jīng)核查后交檔案室存檔，在全院形成一個(gè)有效的管理網(wǎng)絡(luò)。

2.2 確定醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔范圍。我們根據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理要求，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，明確了醫(yī)療設(shè)備檔案管理的歸檔內(nèi)容。由兩個(gè)部分組成:設(shè)備申購過程中形成的管理性文件和技術(shù)性文件材料的收集、積累過程結(jié)束后移交檔案部門。設(shè)備申購過程中形成的檔案主要包括申購單、論證表（記錄）、購銷合同、協(xié)議書、發(fā)票復(fù)印件（原件保存在財(cái)務(wù)檔案中）、裝箱單、運(yùn)輸單據(jù)、安裝調(diào)試及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備操作規(guī)程、全套隨機(jī)技術(shù)資料等。特大型的設(shè)備包括招標(biāo)的有關(guān)材料、衛(wèi)生資源配置許可的有關(guān)資料等。享受國家免稅政策做外貿(mào)的設(shè)備，除了上述材料外，還應(yīng)包括電機(jī)設(shè)備進(jìn)口證明、海關(guān)免稅證明、報(bào)關(guān)單、外貿(mào)合同、質(zhì)量保證書、發(fā)票、商檢報(bào)告等。設(shè)備運(yùn)行過程中形成的檔案主要包括設(shè)備的使用情況記錄、操作規(guī)程、維修保養(yǎng)情況記錄，每年的經(jīng)濟(jì)效益分析、使用率與完好率統(tǒng)計(jì)等。這些資料一般按年度歸入設(shè)備檔案。隨著設(shè)備從申購到安裝使用，其相應(yīng)的材料由設(shè)備管理人員做好檔案的收集整理工作，再移交醫(yī)院檔案室。同時(shí)將有關(guān)材料打印下發(fā)有關(guān)使用科室，讓各科的設(shè)備操作者都了解設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容和要求，使之配合檔案部門，做好資料的歸檔工作。

2.3 廣泛收集醫(yī)療設(shè)備檔案。每一醫(yī)療設(shè)備從申購到報(bào)廢都經(jīng)過購置、安裝、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢四個(gè)階段，設(shè)備檔案管理工作應(yīng)隨著設(shè)備的變化而進(jìn)行跟蹤收集相關(guān)資料，認(rèn)真把關(guān)。一是在設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí)，檔案管理人員要參與部門設(shè)備開箱驗(yàn)收，將有關(guān)資料收集整理好;二是在設(shè)備的安裝和調(diào)試階段隨時(shí)收集資料，如操作人員需參考操作手冊(cè)，應(yīng)當(dāng)場(chǎng)編碼編頁，并隨時(shí)辦理借閱手續(xù)；三是了解各部門、各階段設(shè)備文件的形成規(guī)律，根據(jù)各自的歸檔范圍，有目的進(jìn)行收集;四是將收集來的資料逐一進(jìn)行分類整理，盡量將資料收齊，以便于日后的使用，如進(jìn)行根據(jù)設(shè)備維修記錄進(jìn)行效益分析等。

2.4 堅(jiān)持由設(shè)備文件材料形成部門立卷的原則。設(shè)備驗(yàn)收完成和進(jìn)口設(shè)備索賠期滿后，設(shè)備計(jì)劃、采購供應(yīng)部門的兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將形成的設(shè)備管理文件材料整理組卷。（1）根據(jù)設(shè)備文件材料的形成規(guī)律以及設(shè)備文件材料的內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形式等實(shí)際情況，在堅(jiān)持文件之間有機(jī)聯(lián)系和便于利用查找的組卷原則下，將每項(xiàng)設(shè)備的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成一個(gè)或若干個(gè)案卷。（2）將最能反映設(shè)備購置概況的文件材料，如申購報(bào)告、批復(fù)文件、論證文件、投資文件、訂購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、索賠文件等整理組成案卷，排放在各卷之首，其余設(shè)備技術(shù)文件材料按設(shè)備的工作秩序及重要程度，依次系統(tǒng)排列。（3）設(shè)備文件材料中的非紙質(zhì)載體材料，除密不可分者外，應(yīng)放入特殊載體檔案的專柜保管，并按要求標(biāo)明參見號(hào)。（4）卷內(nèi)文件材料按文字材料在前，圖表在后的要求排列。（5）拆除卷內(nèi)文件中的金屬物，用線裝訂，對(duì)破損的文件材料進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)引進(jìn)設(shè)備中專用文件夾，可以保持原狀。（6）設(shè)備文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式，圖件按卷盒規(guī)格疊成手風(fēng)琴式。引進(jìn)設(shè)備文件卷盒保管有困難的，可按其自然狀況保管。（7）全部設(shè)備文件無論單面或雙面只要有書寫符號(hào)，每面均為一頁，每卷頁號(hào)均從第一頁開始，頁號(hào)位置在非裝訂線一側(cè)的上角，對(duì)不裝訂的文件應(yīng)加蓋上有單位名稱、檔號(hào)、件號(hào)的戳記章并依次編寫件號(hào)。（8）認(rèn)真填寫卷內(nèi)目錄和備考表，擬定卷案封面各欄目，案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確。對(duì)進(jìn)口設(shè)備的外文案卷標(biāo)題，控制在100個(gè)字符以內(nèi)。（9）確定設(shè)備檔案卷內(nèi)文件的保管期限。對(duì)最能反映設(shè)備購置概況和設(shè)備技術(shù)性能的文件材料，如申購報(bào)告、批復(fù)文件、論證文件、投資文件、招標(biāo)文件、訂購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、索賠文件等，定為長期保管，設(shè)備隨機(jī)的技術(shù)文件和維修、改造等文件，由于其價(jià)值是作為設(shè)備的組成部分而存在的，原則上隨設(shè)備而存在，保管期限定為與設(shè)備共存。（10）設(shè)備檔案的密級(jí)，除自制設(shè)備的科研辦部分隨科研成果檔案定密級(jí)外，設(shè)備檔案文件材料原則上無密級(jí)。

3 小結(jié)

檔案的有效利用是檔案管理工作發(fā)展和提高質(zhì)量的基礎(chǔ)，對(duì)醫(yī)院管理具有深遠(yuǎn)意義。醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視和關(guān)心各級(jí)部門設(shè)備檔案工作規(guī)章制度的建立，并要求認(rèn)真執(zhí)行。定期檢查和研究檔案工作中存在的實(shí)際問題。檔案管理人員要收集有關(guān)醫(yī)療設(shè)備發(fā)展現(xiàn)狀、產(chǎn)品動(dòng)態(tài)等信息。當(dāng)今醫(yī)療設(shè)備技術(shù)飛速發(fā)展，高精尖且價(jià)格昂貴的新型儀器日益增多，設(shè)備的更新周期日益縮短，要求設(shè)備管理人員必須了解有關(guān)醫(yī)療設(shè)備的發(fā)展動(dòng)態(tài)和產(chǎn)品現(xiàn)狀，收集有益雜志、技術(shù)資料、展銷會(huì)資料等，進(jìn)行分類整理，存入固定檔案，為計(jì)劃引進(jìn)設(shè)備提供依據(jù)。應(yīng)以主動(dòng)、積極、周到的服務(wù)來保證檔案資料的有效完整，充分發(fā)揮檔案的作用，以此來促進(jìn)有關(guān)工作的進(jìn)行，使醫(yī)院的各種醫(yī)療設(shè)備的效能得到充分發(fā)揮，投資得到良好的效益回報(bào)，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)建設(shè)的發(fā)展。

[1]梁靜.醫(yī)療設(shè)備檔案管理.中國醫(yī)學(xué)裝備，2009-12-15.