張 洋

（哈爾濱市中醫(yī)醫(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150000）

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院是以醫(yī)療業(yè)務(wù)為中心的技術(shù)性事業(yè)單位，以滿足社會和廣大人民群眾的醫(yī)療衛(wèi)生需求為已任，同時(shí)也是醫(yī)療教學(xué)和科研的場所。因此醫(yī)院檔案豐富多樣，內(nèi)容繁雜。但一直以來醫(yī)院普遍存在著重醫(yī)療技術(shù)發(fā)展，重經(jīng)濟(jì)效益，重病歷檔案管理而對醫(yī)院文書資料和綜合性的其他檔案比較忽略等現(xiàn)象。具體如下。

1.1 檔案管理意識比較淡薄，檔案人員專業(yè)素質(zhì)不高表現(xiàn)為領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，群眾檔案意識淡薄，檔案人員專業(yè)素質(zhì)不高。有的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，而要花費(fèi)很多的人力物力財(cái)力得不償失。有的醫(yī)院只求經(jīng)濟(jì)效益上去了職工福利提高了而不注重醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性。職工注重醫(yī)療專業(yè)技術(shù)的提高，注重專業(yè)論文的發(fā)表而對重大的醫(yī)療活動(dòng)卻缺乏文字記載和史料，即使對形成的資料也不注意保存或上交。檔案管理人員專業(yè)出身較少，知識面較窄，學(xué)歷偏低。有的檔案人員還是照顧性地從別的崗位轉(zhuǎn)崗過來。同時(shí)，醫(yī)院對檔案人才的培養(yǎng)和繼續(xù)教育不夠，在醫(yī)院近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)劃。而對檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少。這些形成了醫(yī)院檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展，醫(yī)院檔案工作缺乏活力和創(chuàng)新。

1.2 檔案資料收集不全，檔案管理格局混亂醫(yī)院檔案涉及醫(yī)院工作的方方面面，醫(yī)務(wù)工作者在醫(yī)療過程中形成病歷檔案，同時(shí)在醫(yī)療活動(dòng)中通過總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和開展科研形成論文和科研成果，醫(yī)院在管理中形成的各種文字資料，醫(yī)院引進(jìn)的新技術(shù)、新項(xiàng)目，購置的新設(shè)備，以及醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等，這些構(gòu)成了醫(yī)院檔案的基本內(nèi)容。隨著科技的進(jìn)步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外沿都在發(fā)生變化。醫(yī)院檔案的范圍由原來的文書檔案、會計(jì)檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、膠片檔案、病理切片檔案、各種設(shè)備檢查的圖文檔案、實(shí)物檔案、印模檔案、聲像檔案、計(jì)算機(jī)磁盤檔案、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案等。由于對納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求，也沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度，各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐在進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等都分屬各個(gè)業(yè)務(wù)部門自行管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。

1.3 病歷管理規(guī)范化不夠，病歷資源開發(fā)不力由于醫(yī)患關(guān)系的變化和醫(yī)療糾紛的增多，醫(yī)院對病歷檔案已經(jīng)越來越重視了。但是醫(yī)生們對病歷書寫的重視不夠，在思想意識上還是覺得只要手術(shù)做好了，技術(shù)提高了，病人治好了就行了，病歷無足輕重。在病歷書寫中存在書寫不規(guī)范、字跡潦草、項(xiàng)目填寫不全、記錄不及時(shí)等。在病歷上交病案管理部門中拖拖拉拉，歸檔不及時(shí)。病歷檔案借閱制度執(zhí)行不嚴(yán)，歸還不及時(shí)。甚至還有改寫病歷的個(gè)別現(xiàn)象，違反了醫(yī)療管理規(guī)定。同時(shí)，病歷作為記錄醫(yī)療活動(dòng)的資料，為科研和社會服務(wù)不夠，病歷資源開發(fā)不力。

1.4 檔案設(shè)施不全，醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理手段缺乏由于醫(yī)院的快速發(fā)展和規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院檔案的種類和數(shù)量也在不斷增加。一方面檔案增加了，檔案管理工作的負(fù)擔(dān)加大了。但同時(shí)醫(yī)院的檔案庫房不夠規(guī)范，檔案管理設(shè)施不全，檔案設(shè)備比較陳舊。致使醫(yī)院檔案管理在很多地方不符合檔案管理要求。特別是近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中得到了廣泛應(yīng)用，電子文檔應(yīng)運(yùn)而生。但檔案管理者沒有受過專門培訓(xùn)，對電子文檔的整理排序，信息安全，計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等缺乏足夠的應(yīng)付能力。檔案管理者對計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不夠了解，計(jì)算機(jī)專業(yè)人員又對檔案管理要求規(guī)范不了解。這給醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化帶來一些困難。

2 適應(yīng)新形勢，加強(qiáng)新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作

2.1 加強(qiáng)檔案意識，提高檔案人員專業(yè)素質(zhì)加強(qiáng)檔案法的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)醫(yī)院干部、職工的檔案意識，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識。檔案管理是醫(yī)院管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是醫(yī)院管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。它涉及醫(yī)院工作的方方面面，與每個(gè)職工的生活息息相關(guān)。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。醫(yī)院檔案從業(yè)人員也要積極主動(dòng)地宣傳檔案工作，多提合理化建議，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。醫(yī)院要注重檔案人才的培養(yǎng)，要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、知識更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等，提高檔案人員業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，醫(yī)院檔案管理人員要多學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識，努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)，不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)，適應(yīng)新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作的新要求。要增強(qiáng)檔案工作的責(zé)任心和法制觀念，增強(qiáng)創(chuàng)新意識，強(qiáng)化服務(wù)理念，主動(dòng)為醫(yī)院管理和臨床醫(yī)療科研教學(xué)服務(wù)。

2.2 建立健全醫(yī)院檔案管理制度，科學(xué)規(guī)范醫(yī)院檔案管理分類建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度是檔案管理的關(guān)鍵。首先要建立完善的歸檔制度，確立檔案收集的范圍。各部門各科室要指定兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本科室檔案資料的收集，力爭檔案資料收集齊全，并定期向綜合檔案室移交。同時(shí)，要拓展檔案的歸檔范圍。醫(yī)院由于處于一種特定的發(fā)展和轉(zhuǎn)型的新時(shí)期，面臨諸多新的問題。因此，拓展歸檔范圍，加強(qiáng)有關(guān)內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。如醫(yī)院經(jīng)營承包、核算方案、藥品采購招標(biāo)，基建招投標(biāo)等的方法、程序、協(xié)議、合同也應(yīng)進(jìn)入歸檔材料之中。醫(yī)院檔案信息量大類別多，繁忙醫(yī)療衛(wèi)生活動(dòng)留下了大量的業(yè)務(wù)資料，如影像圖表，X線片病歷，各種檢查檢驗(yàn)結(jié)果，這些臨床醫(yī)療所產(chǎn)生的檔案可以把它作為一個(gè)大類—業(yè)務(wù)類來進(jìn)行歸檔，一定時(shí)期內(nèi)由各部門自行保管，根據(jù)業(yè)務(wù)工作的需要再確定時(shí)間移交。而將全院的文書文件、資料、科研、教學(xué)、基建、財(cái)務(wù)、設(shè)備等案卷集中起來，統(tǒng)一保管和使用。對電子化的磁盤、賬單等單獨(dú)由計(jì)算機(jī)中心負(fù)責(zé)保管，并備份。

2.3 加強(qiáng)病案的規(guī)范化建設(shè)，提高病案的開發(fā)利用要加強(qiáng)對醫(yī)務(wù)人員病案書寫的教育，提高對病案嚴(yán)肅性的認(rèn)識，使醫(yī)務(wù)人員從思想上以予以重視，嚴(yán)格要求，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。落實(shí)病案書寫規(guī)章制度，加強(qiáng)病案書寫規(guī)范化的培訓(xùn)，實(shí)行專人負(fù)責(zé)，定期抽查，有獎(jiǎng)有罰。病案必須實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一收集，統(tǒng)一整理，統(tǒng)一管理。做到病案書寫規(guī)范，收集完整，歸檔科學(xué)，排列有序，調(diào)閱方便。要實(shí)現(xiàn)出院病歷歸檔制度化，嚴(yán)格執(zhí)行病歷的借閱登記制度，及時(shí)催交歸還。加強(qiáng)病歷檔案的科學(xué)整理，大力開發(fā)病歷檔案信息資料，及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用?？梢砸圆v資料為基礎(chǔ)編著各種統(tǒng)計(jì)數(shù)字，為臨床醫(yī)療和醫(yī)院管理提供服務(wù)。

2.4 加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對影像及其他數(shù)字資料嘗試先進(jìn)的管理手段檔案必須有專門的辦公用房和專門存放的庫房，并配備好檔案架、病案消毒設(shè)施、溫濕度計(jì)、空調(diào)機(jī)等。要定時(shí)定期打開檔案庫房門窗，開放通風(fēng)。定期檢查陳列的檔案資料，防止老化變質(zhì)，保證檔案的安全保管。同時(shí)還應(yīng)配備相應(yīng)的現(xiàn)代設(shè)備如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等方便工作。各科室要配備專門的檔案柜，專人保管，定時(shí)移交。醫(yī)院要成立綜合檔案室，收集整理保管全院的文書檔案、人事檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等，同時(shí)指導(dǎo)各基層科室的檔案工作。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展應(yīng)用，也為醫(yī)院檔案管理工作開辟了新的天地，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案已成為大勢所趨。要熟練掌握應(yīng)用計(jì)算機(jī)建立各類檔案數(shù)據(jù)庫，同時(shí)借助于錄放機(jī)監(jiān)視器多媒體電腦技術(shù)等手段，使檔案信息在現(xiàn)代辦公體系中快捷準(zhǔn)確方便地傳播，使醫(yī)院各門類檔案、圖書資料、情報(bào)，實(shí)現(xiàn)信息一體化管理，從而達(dá)到信息資源最大限度地開發(fā)利用。

[1]朱水芳.淺談醫(yī)療設(shè)備檔案的管理.中國現(xiàn)代醫(yī)生，2007-07-28.