蔣金道 崔江曼

【摘 要】辦公室起著承上啟下、服務(wù)全局的作用，辦公室能否充分發(fā)揮作用直接影響著單位全局工作的開展。辦公室要以服務(wù)為宗旨，提高工作效率，提升管理水平，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量完成各項(xiàng)任務(wù)，推行精細(xì)化管理，用精細(xì)化管理追求卓越。

【關(guān)鍵詞】辦公室；精細(xì)化管理；團(tuán)結(jié)；學(xué)習(xí)；制度

辦公室在任何單位都是不可替代的，雖只是單位一個(gè)普通的部門，卻發(fā)揮著重要的作用。辦公室是一個(gè)單位的“窗口”和“咽喉”，起著承上啟下、服務(wù)全局的作用，辦公室能否充分發(fā)揮作用直接影響著單位全局工作的開展。辦公室要以服務(wù)為宗旨，提高工作效率，提升管理水平，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量完成各項(xiàng)任務(wù)，推行精細(xì)化管理，用精細(xì)化管理追求卓越。

一、搞好團(tuán)結(jié)，用團(tuán)結(jié)求發(fā)展

一個(gè)部門取得的工作成績(jī)不是哪一個(gè)人的功勞，而是集體的力量，是集體智慧的結(jié)晶，是團(tuán)結(jié)的結(jié)果?！叭诵凝R，泰山移”，只有團(tuán)結(jié)，才能完成任務(wù)，做好工作。一個(gè)團(tuán)結(jié)的隊(duì)伍才是一個(gè)能出成績(jī)的隊(duì)伍，團(tuán)結(jié)出凝聚力、出戰(zhàn)斗力，團(tuán)結(jié)才能提高工作效率，提升工作質(zhì)量。

辦公室要注重搞好團(tuán)結(jié)，呈現(xiàn)出和諧融洽的氛圍，用團(tuán)結(jié)求發(fā)展。辦公室主任可定期與辦公室每位員工交流談心，了解辦公室每位員工的心理狀態(tài)，進(jìn)而在生活上予以幫助，工作上予以指導(dǎo)，不讓員工帶著情緒工作，使每位員工工作時(shí)都充滿激情，高效率完成工作。定期召開生活會(huì)，在生活會(huì)上每位員工都可以暢所欲言，說出對(duì)其他人的意見和建議，在辦公室主任的主持下，解決問題、共同進(jìn)步，增強(qiáng)凝聚力。此外，在不耽誤工作的前提下，辦公室人員還應(yīng)舉辦一些小范圍內(nèi)的集體活動(dòng)，通過活動(dòng)增強(qiáng)每位員工的集體意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和榮譽(yù)感，讓每個(gè)員工內(nèi)心都充滿自信，時(shí)刻保持著積極向上的心態(tài)，全身心投入到工作中去，把工作當(dāng)成事業(yè)。

通過一系列溝通舉措，使辦公室成為一個(gè)嚴(yán)格意義上的集體，團(tuán)結(jié)協(xié)作，互幫互助，每個(gè)員工都以能成為辦公室的一份子而驕傲。團(tuán)結(jié)出效率，有了團(tuán)結(jié)，辦公室的工作才能取得較大成績(jī)，才能共同努力順利完成了領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)，較好地服務(wù)公司全體人員，用團(tuán)結(jié)求發(fā)展。

二、注重學(xué)習(xí)，用學(xué)習(xí)謀發(fā)展

目前形勢(shì)發(fā)展很快，經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的速度是驚人的，思想認(rèn)識(shí)、文化理念、各項(xiàng)工作的要求、整體素質(zhì)的提升都有一個(gè)巨大的轉(zhuǎn)變。這期間，只有與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)，辦公室工作才能跟上形勢(shì)的發(fā)展。

辦公室要對(duì)學(xué)習(xí)高度重視，每位員工不僅學(xué)技術(shù)還要學(xué)政治，不僅學(xué)書本還要學(xué)實(shí)踐，尤其是加強(qiáng)對(duì)企業(yè)文化的學(xué)習(xí)，用先進(jìn)的企業(yè)文化理念武裝自己。加強(qiáng)對(duì)企業(yè)文化的學(xué)習(xí)，企業(yè)文化是一個(gè)企業(yè)在長(zhǎng)期發(fā)展過程中積淀形成的價(jià)值觀、信念、儀式、符號(hào)、處事方式等特有的文化形象。通過對(duì)企業(yè)文化的長(zhǎng)期學(xué)習(xí)，使每位員工都深入了解企業(yè)的發(fā)展歷程，了解企業(yè)獨(dú)特的魅力，增強(qiáng)每位員工的歸屬感和榮譽(yù)感，與企業(yè)同命運(yùn)，與企業(yè)共發(fā)展，用自己的實(shí)際行動(dòng)維護(hù)企業(yè)的榮譽(yù)和形象。

辦公室每位員工還要加強(qiáng)對(duì)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)綜合業(yè)務(wù)能力，提高工作效率，高標(biāo)準(zhǔn)完成各項(xiàng)工作任務(wù)。同時(shí)，在團(tuán)結(jié)的基礎(chǔ)上，每位員工不僅學(xué)習(xí)自己專業(yè)的知識(shí)，對(duì)其他同事的專業(yè)知識(shí)也積極主動(dòng)地去了解，互相幫助，推動(dòng)辦公室工作上臺(tái)階。此外，辦公室可每周舉行一次學(xué)習(xí)交流會(huì)，學(xué)習(xí)政治理論和上級(jí)文件精神，彼此分享心得，不斷提高思想政治水平。通過政治理論學(xué)習(xí)，提高每位員工的政治素質(zhì)，在政治上保持清醒的頭腦，適應(yīng)新形勢(shì)新任務(wù)的要求。

通過各方面的學(xué)習(xí)，使辦公室每位員工都得到較大提升，個(gè)人能力有較大突破，整體素質(zhì)有大幅度提高，辦公室工作緊跟時(shí)代和企業(yè)發(fā)展的要求，用學(xué)習(xí)謀發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。

三、制度建設(shè)，用制度促發(fā)展

“沒有規(guī)矩，不成方圓”，規(guī)矩也就是規(guī)章制度，是用來規(guī)范我們行為的準(zhǔn)則，是做好辦公室工作的重要保障。制定相關(guān)制度，用制度來規(guī)范每位員工的行為。同時(shí)對(duì)不切實(shí)際的規(guī)章制度進(jìn)行修訂完善，在執(zhí)行上一視同仁，一切按規(guī)章制度辦事。

“工欲善其事必先利其器”，辦公室應(yīng)結(jié)合上級(jí)和公司要求及辦公室的具體情況，針對(duì)每位員工負(fù)責(zé)的專業(yè)工作制定相關(guān)規(guī)章制度，從制度上嚴(yán)格規(guī)范每位員工的行為，使辦公室各項(xiàng)工作都有章可循。出臺(tái)制度前，召開專題會(huì)議，秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，對(duì)制度初稿進(jìn)行討論，修改其中不合理、不切實(shí)際的地方，對(duì)制度的可行性進(jìn)行細(xì)致分析。制定過制度之后，組織員工學(xué)習(xí)，使員工對(duì)制度的規(guī)定有一個(gè)深入地了解，在工作中嚴(yán)格遵守制度規(guī)定。

制定制度只是制度建設(shè)的一方面，最重要的還是要嚴(yán)格執(zhí)行制度，使制度能真正發(fā)揮作用。在執(zhí)行制度上堅(jiān)持“嚴(yán)、細(xì)、恒”三字方針：“嚴(yán)”就是不折不扣的落實(shí)到位，不搞投機(jī)取巧，不搞上有政策下有對(duì)策；“細(xì)”就是要消除“三盲”，注重細(xì)節(jié)，實(shí)行精細(xì)化管理；“恒”就是始終如一，嚴(yán)格責(zé)任不動(dòng)搖，長(zhǎng)期堅(jiān)持不間斷，決不能忽冷忽熱，時(shí)緊時(shí)松，要堅(jiān)持，堅(jiān)持，再堅(jiān)持。嚴(yán)格執(zhí)行，對(duì)執(zhí)行制度較好的進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反制度的進(jìn)行處罰，制定獎(jiǎng)懲機(jī)制，鼓勵(lì)督促員工嚴(yán)格執(zhí)行制度。

通過制度建設(shè)，進(jìn)一步細(xì)化分工，規(guī)范每位員工的工作，徹底消除推諉扯皮的現(xiàn)象，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)用制度促發(fā)展。

辦公室要立足服務(wù)，用團(tuán)結(jié)求發(fā)展，用學(xué)習(xí)謀發(fā)展，用制度促發(fā)展，推行精細(xì)化管理，用精細(xì)化管理追求卓越。精細(xì)化管理的實(shí)施，將有效提高辦公室的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，使辦公室整體水平獲得較大提高。

作者簡(jiǎn)介：

蔣金道（1988－），男，河南項(xiàng)城人，2011年畢業(yè)于鄭州大學(xué)漢語言文學(xué)專業(yè)，河南煤化集團(tuán)永煤公司鑫龍煤業(yè)大眾煤礦總經(jīng)理辦公室秘書。

崔江曼（1986－），女，河南林州人，2011年畢業(yè)于鄭州大學(xué)漢語言文學(xué)專業(yè)，河南煤化集團(tuán)永煤公司鑫龍煤業(yè)大眾煤礦職工。