■文／陳 靜

油站信息系統(tǒng)：銷售“加速器”

■文／陳 靜

提高成品油銷售終端的信息化程度，通過與物流、客戶其他企業(yè)信息系統(tǒng)的整合，將極大提升企業(yè)整體的運(yùn)營效率和市場競爭力。

近年來，隨著國內(nèi)成品油企業(yè)信息化程度的不斷提高，各類具有石化特點(diǎn)的專業(yè)型應(yīng)用軟件應(yīng)運(yùn)而生。為了滿足企業(yè)快速發(fā)展的需要，中石化總部曾提出利用先進(jìn)的信息技術(shù)、營銷手段和管理工具提升整體競爭能力，逐漸縮小與國外石油公司的差距，維持并不斷擴(kuò)大自己的市場競爭優(yōu)勢。

加油站作為中石化成品油銷售企業(yè)的銷售終端，其信息化應(yīng)用程度是企業(yè)信息化發(fā)展的關(guān)鍵。伴隨著中石化加油卡全面推廣及應(yīng)用，加油IC卡系統(tǒng)理所當(dāng)然成為了加油站主運(yùn)行系統(tǒng)，加油站的日常銷售對該系統(tǒng)的依賴度較高，系統(tǒng)功能的完善與否，成了加油站日常經(jīng)營及管理好壞的關(guān)鍵。

問題不容忽視

中石化加油IC卡系統(tǒng)的應(yīng)用，很大程度上提升了加油站信息化程度，但由于與油站在用的其他系統(tǒng)沒有實現(xiàn)無縫銜接，對加油站信息化程度的進(jìn)一步提升有所抑制。目前部分成品油銷售企業(yè)在零售環(huán)節(jié)上在用系統(tǒng)較多，但多為獨(dú)立應(yīng)用并未構(gòu)成一個完整的閉環(huán)，容易出現(xiàn)紕漏。

受一些因素的限制，目前加油站日常經(jīng)營及管理存在著一些弊端：一是加油站信息化程度不一，導(dǎo)致出現(xiàn)銷售指令執(zhí)行情況不一。二是加油站缺乏完整的電子數(shù)據(jù)自動采集系統(tǒng)，未能實現(xiàn)關(guān)鍵信息資料與數(shù)據(jù)資源的統(tǒng)一集中與內(nèi)部共享。三是油站員工無法計算其真實勞動量，績效考核欠科學(xué)化。四是加油站客戶管理面及客戶分析較為單一，無法滿足現(xiàn)在的市場競爭需要。

上述問題導(dǎo)致物流、資金流、信息流分離運(yùn)行，數(shù)據(jù)不銜接，信息化管理聯(lián)網(wǎng)運(yùn)作的規(guī)模優(yōu)勢尚未充分體現(xiàn)。

◎ IC卡系統(tǒng)與油站在用的其他系統(tǒng)沒有實現(xiàn)無縫銜接，是油站信息化程度進(jìn)一步提升之關(guān)鍵。 攝影/陳 浩

優(yōu)化系統(tǒng)效能

加油站終端銷售管理信息系統(tǒng)是指由中控機(jī)控制的、實現(xiàn)加油機(jī)、液位儀的數(shù)據(jù)采集和設(shè)備監(jiān)控、售油管理、油罐進(jìn)油，儲油管理、加油站各類商品和收費(fèi)項目的進(jìn)銷存管理、統(tǒng)計與結(jié)算、客戶服務(wù)，以及油站輔助管理的信息管理系統(tǒng)，能優(yōu)化內(nèi)部流程、減少管理環(huán)節(jié)、提高客戶服務(wù)質(zhì)量，達(dá)到資源統(tǒng)一調(diào)配、價格統(tǒng)一控制、客戶統(tǒng)一服務(wù)、財務(wù)統(tǒng)一結(jié)算、報表統(tǒng)一處理、現(xiàn)場統(tǒng)一監(jiān)控，完善和提升公司整體運(yùn)作效率。

組織管理。績效考核作為加油站管理的一種激勵手段，根據(jù)加油站管理方式、地域、人員組成的不同可能有多種方式。如采用加油槍與加油員綁定的方式來記錄每個加油員的加油量，或是按照班組的考核方式均可。具體考核辦法可以根據(jù)加油站的特點(diǎn)和管理辦法，通過配置考核策略的方法來實現(xiàn)。交接班是業(yè)務(wù)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。加油站管理以天作為進(jìn)銷存業(yè)務(wù)統(tǒng)計分析的基本單位，每天又由多個班次組成，加油站的開票員和加油員按照班次的劃分，輪流上班。在滿足“手續(xù)齊全，交接清楚，項項落實，雙方簽字”的方針下做到盡可能的靈活，加油員和開票員可以任意交接班，滿足班組管理方面變化的需要。

客戶管理。通過客戶管理模塊，將加油站現(xiàn)有客戶管理規(guī)范化、層級化；通過對客戶的文化層次、愛好、習(xí)慣來了解客戶的整體概況；通過對客戶的忠實程度、持久性、變動情況分析來判斷客戶的忠誠度；通過對客戶購買油品的種類、購買站點(diǎn)等分析來做客戶性能判別。同時，在一系列綜合分析后，可根據(jù)不同類別的客戶來做不同的促銷廣告、宣傳等，也可根據(jù)此分析來判斷客戶趨勢、作為爭取客戶的一種手段。

銷售管理。加油站銷售作為中石化油品零售的主要途徑，在加油站終端銷售管理系統(tǒng)中占有非常重要的位置，做到開票、收款快速、準(zhǔn)確、無差錯，加快交易速度、提高加油站服務(wù)效率是加油站層面提高服務(wù)質(zhì)量的主要途徑。

能夠兼容各種IC卡系統(tǒng)。通過移動式POS機(jī)完成各種IC卡的刷卡加油，系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)能夠在保證系統(tǒng)整個框架穩(wěn)定的前提下做到對多種IC卡系統(tǒng)的支持。

價格管理。在加油站層面把油品的價格按照不同的優(yōu)惠政策分組，每個價格組包含了加油站所有油品的單價，然后再根據(jù)不同的情況執(zhí)行不同的價格組體系，同時可以實現(xiàn)價格的自動、手動下發(fā)。在前臺銷售過程中，系統(tǒng)能夠自動掃描并匹配適合的價格規(guī)則，以此最大限度地自動實施優(yōu)惠價策略，減少人為差錯。

庫存管理。進(jìn)油管理是油站管理系統(tǒng)中重要的一環(huán)，管理好進(jìn)油流程不僅可以提高工作效率，而且可以減少油品損耗，杜絕人工管理的一系列弊端。裝有液位儀的油站可以自動獲取進(jìn)油數(shù)量，如果與油罐相連的加油機(jī)都是可控加油機(jī)，則進(jìn)油的同時允許加油，做到安全、準(zhǔn)確、高效。每次進(jìn)油都將產(chǎn)生一條進(jìn)油單據(jù)記錄，內(nèi)容涉及油罐車、日期、計劃數(shù)、實測數(shù)、損益數(shù)額、負(fù)責(zé)驗貨接卸的油管員等，計量員可以對歷史進(jìn)油進(jìn)行相應(yīng)的查詢、統(tǒng)計。

賬表管理。賬表管理模塊用于維護(hù)油站的各類賬冊，輸出包括油站自用和上報的各類報表，并允許報表格式間轉(zhuǎn)換，滿足不斷增長的業(yè)務(wù)管理需求。

設(shè)備監(jiān)控。對液位儀的監(jiān)控包括油罐狀態(tài)或報警信息讀取與處理、液位儀配置信息的設(shè)置；對加油機(jī)的監(jiān)控包括油槍加油流水和交易數(shù)據(jù)（卡機(jī)聯(lián)動）的獲取、油機(jī)狀態(tài)信息獲取以及參數(shù)配置、油品單價下發(fā)等；對移動或固定POS機(jī)的監(jiān)控包括交易數(shù)據(jù)獲取、黑/白/灰名單下送和灰卡扣款處理等。

數(shù)據(jù)交換。比如該模塊在每日日結(jié)后，將當(dāng)日銷售、庫存數(shù)據(jù)傳至零售賬表冊系統(tǒng)，將當(dāng)前油站分油品庫存數(shù)傳至二次物流配送系統(tǒng)等。

系統(tǒng)管理。系統(tǒng)管理員可以依據(jù)自身權(quán)限完成系統(tǒng)初始化、系統(tǒng)行為配置、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、故障處理和系統(tǒng)升級等工作。

安全管理。系統(tǒng)的每個操作員都有自己的操作口令；操作員按照操作權(quán)限分組，操作員的操作權(quán)限依據(jù)需要可以由站長或班長靈活配置。

促進(jìn)效率提升

加油站終端銷售管理信息系統(tǒng)上線運(yùn)行后，將發(fā)揮重要作用和起到良好效果。

加油站基層員工徹底從過去的手忙腳亂中解脫出來，前臺運(yùn)行效率提高，后臺管理人員對各站點(diǎn)的經(jīng)營情況將掌握得更透徹、更及時。

有效降低運(yùn)營成本，杜絕管理漏洞。公司管理人員能準(zhǔn)確地了解加油站實時的油罐液位信息及每一筆詳實的加油記錄和相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，從而對油站銷售過程進(jìn)行實時監(jiān)控，安排油品資源的及時配送。

提升對邊遠(yuǎn)區(qū)域加油站的管理和服務(wù)能力。較遠(yuǎn)地區(qū)加油站的信息傳送一直是一大難題，通過電話、傳真等方式又無法保證信息傳送的準(zhǔn)確性和詳實性，應(yīng)用系統(tǒng)后，公司管理人員可隨時了解油站的業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r，而油站也可快速獲得由總部提供的如油品配送、油品變價、促銷政策等一系列服務(wù)內(nèi)容。

提高銷售終端的信息化程度，通過與物流、客戶其他企業(yè)信息系統(tǒng)的整合，將極大提升企業(yè)整體的運(yùn)營效率和市場競爭力。

總部控管，整體營銷，將使企業(yè)以更加專業(yè)的服務(wù)精神、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾盹L(fēng)格贏得客戶的信賴，進(jìn)一步提升消費(fèi)者對中石化品牌的認(rèn)知度和忠誠度。

作者單位：中國石化湖北石油分公司

加油站終端銷售管理信息系統(tǒng)