王立新

(佳木斯職業(yè)學(xué)院 黑龍江 佳木斯 154004)

機(jī)關(guān)單位大事記數(shù)字化及新編工作

王立新

(佳木斯職業(yè)學(xué)院 黑龍江 佳木斯 154004)

大事記，是按照時(shí)間順序簡(jiǎn)要地記載一定歷史時(shí)期的重大事件和重要活動(dòng)的檔案參考資料[1]。各種機(jī)構(gòu)，在其發(fā)展過程中有合并、拆分的情況。因此，機(jī)構(gòu)大事記只能是對(duì)一定時(shí)期內(nèi)、一定范圍內(nèi)發(fā)生的重大事件和重要活動(dòng)的歷史記錄。合并前的機(jī)構(gòu)，大事記分別編寫，可獨(dú)立成冊(cè)。而作為“母體”的機(jī)構(gòu)，大事記可以一直續(xù)寫。隨著檔案工作信息化的逐步實(shí)現(xiàn)，在編寫大事記時(shí)對(duì)原有印刷形式的大事記材料就需要數(shù)字化轉(zhuǎn)換，對(duì)近年來的大事要重新編寫。

一、原有大事記的數(shù)字化工作

（一）轉(zhuǎn)換方法

1．掃描后進(jìn)行數(shù)字識(shí)別

一般單位都購入了掃描儀，把原有大事記拆開進(jìn)行掃描后，再通過數(shù)字識(shí)別軟件進(jìn)行轉(zhuǎn)換。但是，此種方法需要原件印刷字跡清晰，紙張干凈。而在9 0年代末以前，印刷字跡很多較模糊，掃描后難以識(shí)別或識(shí)別錯(cuò)誤較多。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤率近5 0%。這樣，后續(xù)的改錯(cuò)工作量巨大。

2．重新錄入

需要通過計(jì)算機(jī)重新錄入形成w o r d或t x t文檔。這種方法，雖需要大量的錄入工作，但能保證準(zhǔn)確率，而且在錄入的過程中，通過專業(yè)檔案人員的校對(duì)，還能改正原大事記中一些顯見的輸入錯(cuò)誤。下面針對(duì)這種方法介紹相關(guān)事項(xiàng)。

（二）轉(zhuǎn)換注意事項(xiàng)

1．尊重原材料的整理成果

材料本身經(jīng)過原編寫人員的考證與編輯，有其整理規(guī)律及歷史聯(lián)系，在尊重原有整理成果的基礎(chǔ)上，按原材料轉(zhuǎn)錄；

2．利用專業(yè)知識(shí)，更正顯明錯(cuò)誤

（1）改正錯(cuò)別字；（如“撤消”改為“撤銷”）（2）規(guī)范標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；（3）調(diào)整語句（在原材料意思表達(dá)確定但語句不通暢情況下才做調(diào)整）；（4）時(shí)間順序調(diào)整（在有明確時(shí)間，但原材料把順序前后排錯(cuò)的情況下調(diào)整。）；（5）刪減部分評(píng)述性文字，大事記編寫要求不加任何評(píng)述，只把事件確定記錄下來即可。原材料中如有評(píng)論性文字可酌情刪減。

（三）存在問題

1．原材料字跡模糊不清，無法辨認(rèn)；

2．原材料語義表達(dá)不清，仔細(xì)分析后仍不能確定所述事件；

3．原大事記中“大事”的界定模糊的。

（四）解決途徑

1.事前統(tǒng)一編排體例、錄入規(guī)范

（1）體例統(tǒng)一，大事記的體例主要有編年體、分類編年體、紀(jì)事本末體、編年紀(jì)事本末結(jié)合體、大事記述體和紀(jì)傳體[2]。但是大事記編寫是針對(duì)一段時(shí)期，不同時(shí)期的編寫人員也可能不是同一人，因此，可根據(jù)實(shí)際需要及所掌握的檔案材料來確定采用哪種體例，不同時(shí)期的體例可以不同，但是同一次編寫時(shí)，要統(tǒng)一體例，不能多種體例同時(shí)使用。一般采用編年體及分類編年體。

（2）格式排版統(tǒng)一，按事件發(fā)生的時(shí)間順序，時(shí)間在前，事件在后。但有幾種情況特殊的情況：

*只知月份，日期不詳

確定日期事件按時(shí)間先后順序編排，對(duì)月份確定但具體日期不詳?shù)氖录?，放在這個(gè)月的月末，注“本月或X月”。

*只知年份，月、日不詳

對(duì)于只確定知道事件發(fā)生的年份，放在這一年所有大事件后，注“本年、全年或X X X X年”。

*日期相同的事件

對(duì)于日期相同的事件，日期之后，分段逐件排列。第二個(gè)事件無需標(biāo)注日期。

（3）形式編排統(tǒng)一

大事記的形式一般有文字條目敘述式和列表式。一般較多采用文字條目敘述式，在涉及到科研成果大事時(shí)，可采用列表式。把科研項(xiàng)目名稱、來源、負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目時(shí)間、成果、經(jīng)費(fèi)、驗(yàn)收及獲獎(jiǎng)情況等分項(xiàng)列表，每年統(tǒng)計(jì)。

2.依據(jù)原始檔案材料

原有大事記因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)，印刷質(zhì)量等原因，導(dǎo)致無法辨識(shí)；或者人為原因?qū)е抡Z句不通、語義不明。不能憑空想象，隨意編寫。必須參照原始檔案材料。

3.多人互審、校對(duì)

全部錄入完成后再審一遍，依然有錯(cuò)誤。但大事記的編寫是嚴(yán)肅認(rèn)真的事情，錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)亂用等都影響到整體形象。而大量的錄入及一個(gè)人的能力有限，不能完全發(fā)現(xiàn)、杜絕相關(guān)問題。所以希望能對(duì)同一稿件進(jìn)行互審互查，分一稿二稿，這樣能確保不犯低級(jí)錯(cuò)誤。

二、新編大事記工作

（一）大事記的結(jié)構(gòu)

大事記有著特定的編寫結(jié)構(gòu)，一般可表示為：大事時(shí)間+大事記述。而作為完整、規(guī)范的檔案參考資料，大事記一般由題名、前言、目錄、正文、附錄五個(gè)部分。

題名樣式如下：

前言：就編寫大事記的目的、范圍、材料來源等作簡(jiǎn)要說明。

目錄：根據(jù)實(shí)際要求，需要?jiǎng)澐蛛A段性或?qū)ｎ}編寫，把階段或?qū)ｎ}名作為目錄；或者按時(shí)間順序編寫，可以自然年為目錄。

正文樣式如下：

時(shí)間盡可能精確到日期，如實(shí)在不能精確到日期，可參照前文所述形式編排。大事記述的質(zhì)量要求后面將詳細(xì)說明。

附錄：可針對(duì)大事記的出版形式，設(shè)置注釋、索引等。此項(xiàng)也可不附。

（二）大事記的編寫方法與要求

1.專人專管，領(lǐng)導(dǎo)重視

需要專門部門，指定專門人員負(fù)責(zé)收集、整理、記錄當(dāng)年大事記。大事記的編寫是瑣碎但嚴(yán)肅的工作，從計(jì)劃、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)制訂、人員安排都需要領(lǐng)導(dǎo)重視。

2.平時(shí)積累，形成模式，屆時(shí)匯編

單位各部門建立大事記錄制度，每年整理、匯編一次，交由檔案管理部門存檔。需要編寫哪一時(shí)期、哪一專題的大事記，可由存檔的記錄中匯編成冊(cè)；

如不能在平時(shí)對(duì)大事進(jìn)行記錄積累，就需要事后查檔，根據(jù)專題整理編寫了。

3.大事選材要求

大事的標(biāo)準(zhǔn)很難確定，只要是對(duì)本單位有重要意義、重大影響的事件都要記述。遵照“大事突出，要事不漏”的基本原則選取材料。關(guān)于機(jī)關(guān)大事的選材范圍，已經(jīng)有很多學(xué)者總結(jié)過，但隨著時(shí)代的發(fā)展，各項(xiàng)新的業(yè)務(wù)活動(dòng)的展開，會(huì)有新的大事產(chǎn)生，所以，不能教條的限定范圍，應(yīng)適時(shí)、視事選取。

4.文字記述要求

（1）大事要素盡可能記述完整，時(shí)間、地點(diǎn)、人物、簡(jiǎn)要經(jīng)過、結(jié)果都盡可能記錄；例如，記述會(huì)議，應(yīng)記錄開會(huì)的部門、主持者、會(huì)議名稱、議題、決議；

（2）大事要一條一事，不可一條多事或一事多條；

（3）材料必須真實(shí)、準(zhǔn)確，敘述要簡(jiǎn)明扼要，不加任何評(píng)論性文字；

5.時(shí)間排列要求

大事時(shí)間是大事記的重要組成部分，因此，每件大事必須寫明年、月、日，有的甚至要精確到時(shí)、分、秒。

（1）發(fā)生在同一年的事件，按月、日的自然時(shí)間順序排列（具體方法可參見前文）；

（2）反映年限較長(zhǎng)的，可分階段記述，每階段各設(shè)小標(biāo)題，注明起止年月；

（3）分專題記述，需每專題單獨(dú)設(shè)置小標(biāo)題，在專題內(nèi)按時(shí)間順序編寫；

（4）如重要事件沒有時(shí)間或時(shí)間不夠精確，必須先考證；如實(shí)難考證的也依前文所述方法記述；

（5）如大事的發(fā)生單位名稱、隸屬關(guān)系等發(fā)生變化，則應(yīng)在開頭注明。

編寫大事記是一項(xiàng)需要嚴(yán)肅細(xì)致、有持續(xù)性的工作，而且也越來越成為各機(jī)關(guān)文書檔案部門的重要編研工作，相應(yīng)人員要在思想上重視，自身也要加強(qiáng)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，努力做好這項(xiàng)工作。