張玉琴

摘要：檔案工作達標是國家對檔案工作進行檢驗的一種手段，其目的是為了夯實和促進檔案的基礎(chǔ)性工作，使檔案信息資源更好地為社會主義各項事業(yè)的發(fā)展服好務。對照標準、摸清家底、找出存在的問題和弊端，健全管理機制、完善管理網(wǎng)絡、建立一支高素質(zhì)的管理隊伍，是較快實現(xiàn)檔案工作升級達標的基本策略。

關(guān)鍵詞：檔案達標 問題 推進策略

“檔案工作規(guī)范管理等級評審”即通常所說的“檔案達標”手段是國家、省級檔案部門以行政命令的方式來加強檔案基礎(chǔ)性工作的一種手段，目的是為了強化人們的檔案意識，提高檔案工作水平，把檔案管理工作納入法制化、規(guī)范化建設(shè)的軌道，使之更好地為社會各項事業(yè)服務。但基層單位如何達標，有哪些具有通用指導性的檔案達標措施可供借鑒，是本文想要解決的問題。

一、對照標準，嚴格排查，摸清家底是開展檔案達標升級的前提

檔案工作規(guī)范管理等級評審標準是檔案達標升級的基本依據(jù)。所以達標的第一步工作就是認真學習和仔細分析該標準指標體系，把握好每一級指標規(guī)定的內(nèi)容，并對照本行業(yè)、本單位檔案工作的基本情況，也可以說是先對照標準進行一下自評，給自己打個分，做到心中有數(shù)，是檔案管理部門使檔案從不達標到達標、從低一級升向高一級必做的準備工作。只有做好前期的自評，摸清了自己的家底，才有進行針對性整改和完善的依據(jù)和前提條件，即所謂有的放矢。

二、找出達標前存在的問題和弊端

通過前期自評打分，找到了得分點和失分點，也就找到了自己的優(yōu)勢和弊端。對于優(yōu)勢點如何保持和發(fā)揚，失分點如何通過相應的措施彌補不足，是達標工作應做的第二步工作。這一步工作，應注意總結(jié)優(yōu)勢，將優(yōu)勢做成自己的亮點或特色；而在不足點方面要重點分析和歸納造成這種結(jié)果的根本原因，為下一步的完善和整改提供依據(jù)，縮短達標進程。

三、有針對性地采取策略，推動達標準備工作

檔案達標的第三步工作也即重點工作就是針對性整改階段。這個階段應該先從健全管理機制入手進行整改，有了健全的管理機制，贏得了單位領(lǐng)導的重視，檔案工作就有了堅強的后盾和保障。

1.健全管理機制的辦法

國家檔案工作規(guī)范管理等級規(guī)定，各單位各種門類的檔案必須實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，規(guī)章制度健全并有貫徹執(zhí)行各項檔案法律法規(guī)的具體管理細則，檔案工作列入單位年度工作計劃，領(lǐng)導重視，有檔案工作專項經(jīng)費，有高素質(zhì)穩(wěn)定的管理隊伍等。這些指標的完成，首先最關(guān)鍵一點是檔案事業(yè)的發(fā)展引起和得到領(lǐng)導的重視。領(lǐng)導重視，檔案工作所需的人員、經(jīng)費、設(shè)備、館舍等會迎刃而解，檔案達標過程中的不和諧因素就會逐漸減少。其次，要合理利用單位紅頭文件的嚴肅性和制約性。例如檔案管理職能機構(gòu)、檔案工作網(wǎng)絡合法地位的確立，有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)的宣傳和貫徹執(zhí)行，檔案工作目標責任制，檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、保密、利用、銷毀、庫房管理等一系列規(guī)章制度的出臺，檔案干部隊伍建設(shè)規(guī)劃都可以以單位正式文件下發(fā)到每一個機構(gòu)或部門，使檔案工作有法可依，有章可循。第三，在整個達標過程中檔案管理職能機構(gòu)要扮演好兩個角色。一是應積極發(fā)揮業(yè)務監(jiān)督、指導作用，擔負起業(yè)務規(guī)范管理者的責任，工作中要及時、耐心指導；二是擔負起單位從領(lǐng)導到普通職工對檔案工作重視、認可、協(xié)助、配合和支持的協(xié)調(diào)員工作，培養(yǎng)人們的檔案意識，促進達標工作順利進行。最后，要制定切實可行的達標工作方案。通過制定周密詳細的達標工作方案，對達標體系要求完成的各項指標實行“階段計劃推進制”，即一個階段落實一兩項工作，并對該項工作做到有部署、有檢查、有總結(jié)、嚴整改、有反饋。對工作中遇到無法解決的問題一定及時向主要領(lǐng)導和分管領(lǐng)導匯報，便于計劃的逐步落實推進。

2.加強管理隊伍建設(shè)的策略

現(xiàn)代檔案隊伍建設(shè)要想實現(xiàn)達標要求，首先必須確立具有前瞻性、長遠性的人才選拔機制。即文化程度、知識結(jié)構(gòu)、學習能力和年齡層次一定要適應檔案事業(yè)快速發(fā)展的需要，適應做強做大檔案事業(yè)的需要。擯棄“無用之人事檔案”的落后觀念，所以在人才選拔方面應朝高學歷、專業(yè)化方向發(fā)展。專業(yè)化并非特指檔案專業(yè)專門人才，就目前檔案專業(yè)人才不能滿足基層檔案事業(yè)發(fā)展需要的現(xiàn)狀，歷史學、漢語言文學、計算機科學等方向的大學學歷人員可以吸納進入檔案隊伍行列。其次，人才選拔的實際操作應注重自愿報名與組織考核相結(jié)合的考查辦法。檔案工作性質(zhì)的特殊性和檔案工作目前的狀況，要求從事該工作的人員必須熱愛檔案工作，有較強的責任心和創(chuàng)新思想，因而建議采用“自愿報名、公開競聘”的方法進行人員遴選，把享受專業(yè)技術(shù)崗位同等待遇列入規(guī)章制度，使參與競聘、選擇檔案工作的人員消除后顧之憂，保證他們穩(wěn)固的奮斗方向。另外，單位要有檔案人員業(yè)務培訓的專項經(jīng)費，有計劃分批次參加各種形式的業(yè)務學習、長短期培訓。另外，利用到已達標單位實地參觀考察等手段逐步提高檔案人員的業(yè)務能力，也是加強檔案隊伍建設(shè)的必要手段。

3.業(yè)務建設(shè)規(guī)范達標的措施

業(yè)務建設(shè)是整個達標指標體系的重點考查內(nèi)容，各種職能機構(gòu)的成立、規(guī)章制度的出臺等都是為這項工作服務的，其最終目的是保證檔案資料的收集齊全，保證檔案資源的開發(fā)利用。業(yè)務建設(shè)規(guī)范包括三個方面的內(nèi)容，即各種門類檔案資料收集齊全、完整、準確，案卷質(zhì)量符合國家標準，各種載體檔案保管條件達到國家要求。三個方面的內(nèi)容相互聯(lián)系，相互依存，檔案資料的收集齊全、完整、準確是案卷形成的基礎(chǔ)材料，館舍等保管條件為檔案的長久保存和開發(fā)利用提供保障。保證檔案資料的收集齊全、完整、準確和規(guī)范，一是在認定各部門基本職能的前提下制定各門類文件材料的歸檔范圍；二是要貫徹實行網(wǎng)絡化、標準化、定量化的歸檔管理理念；三是實行部門立卷制度，部門檔案工作目標負責人和兼職檔案員負責本部門檔案材料的收集、整理；四是要實行人員責任制，即一個專職檔案員負責一個或多個部門文件材料的業(yè)務指導，包括文件材料的系統(tǒng)歸檔整理，做到責任到人，任務明確。

4.營造檔案氛圍的手段

利用網(wǎng)絡、宣傳手冊、陳列、展覽等平臺，宣傳檔案法規(guī)、業(yè)務規(guī)范、檔案知識、達標工作措施及進展狀況、檔案查詢平臺、檔案事業(yè)發(fā)展趨勢等，積極營造檔案工作氛圍，增強人們的檔案意識。

5.關(guān)于單位特色檔案的建設(shè)策略

檔案工作規(guī)范管理等級標準中對單位特色檔案建設(shè)未做規(guī)定，但在達標升級過程中專家組往往對這部分檔案非常感興趣。特色檔案是本單位有別于其他單位檔案建設(shè)的點睛之處，也是反映本單位主要工作職能的檔案。如何突出本單位檔案的特色，根據(jù)國家檔案局8號令公布的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求，各機關(guān)單位編制本機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的過程中，要反映本單位文件材料歸檔范圍的特色，做到這一點也就有了單位檔案特色的依據(jù)。建議從四個方面突出檔案特色，一是突出本機關(guān)主要活動的特色，即突出專業(yè)文件材料的特色，突出本機關(guān)行政執(zhí)法工作的特色，突出本機關(guān)行政審批工作的特色；二是突出本機關(guān)基本歷史面貌的特色，即本機關(guān)舉辦重大活動、重要事件中形成的文件材料，本機關(guān)召開的重要會議文件材料，本機關(guān)單獨制發(fā)、與有關(guān)機關(guān)聯(lián)合制發(fā)的本機關(guān)為主辦機關(guān)的重要文件；三是突出本機關(guān)經(jīng)濟利益的特色，即本機關(guān)產(chǎn)權(quán)關(guān)系，本機關(guān)債券債務關(guān)系，下屬有經(jīng)濟利益關(guān)系的經(jīng)濟關(guān)系；四是突出個人利益的特色，一方面是本機關(guān)個人利益的文件材料，另一方面是外單位的個人利益的文件材料。

四、實施檔案達標的體會和思考

一個單位的工作涉及到各個方面，每一個方面的工作都需要發(fā)展，都期望得到領(lǐng)導的重視和經(jīng)費的支持。工作有主有次，但是判斷何者為中心、主流、何者又為邊緣，除了經(jīng)濟、政治、文化、社會等客觀標準外，領(lǐng)導的個人能力和價值取向起決定作用，所以積極爭取領(lǐng)導對檔案工作的重視非常重要。只要領(lǐng)導重視，檔案工作列入黨委行政議事日程，列入年度黨政工作要點，列入各單位各部門年度目標責任考核，檔案業(yè)務經(jīng)費列入單位財務預算，檔案達標作為主要目標任務寫入黨政工作要點成為可能；只要領(lǐng)導重視，他們就會經(jīng)常深入檔案館進行調(diào)研，了解檔案工作情況，關(guān)心檔案人員的工作和生活，研究部署檔案工作，強調(diào)檔案工作的重要性和必要性，及時解決檔案工作中存在的問題和困難。

注釋：

*本文為襄樊學院2010年度科研項目（2010YB020）的成果。

參考文獻：

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作者單位：湖北省襄樊學院檔案館