□文/程愛榮

淺議高校學(xué)生檔案管理

□文/程愛榮

隨著高等教育發(fā)展的不斷深入，學(xué)生檔案管理工作將更為復(fù)雜和重要，但作為學(xué)生檔案管理中最基礎(chǔ)的收集、整理是必不可少的。本文就高校學(xué)生檔案的內(nèi)涵與組成、高校學(xué)生檔案管理的原則與作用，以及高校學(xué)生檔案管理與利用等基礎(chǔ)工作進(jìn)行論述，以便更好地加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作。

高校學(xué)生；檔案管理

學(xué)生檔案是每位學(xué)生的第一份社會檔案，是其人事檔案的重要基礎(chǔ)，所以學(xué)生檔案管理工作的重要性就凸顯出來。學(xué)生檔案管理工作是學(xué)生管理的基礎(chǔ)性工作之一，是記錄學(xué)生在校表現(xiàn)和學(xué)業(yè)狀況的重要資料，不僅對在校學(xué)生的教育和管理有著重要意義，對學(xué)生畢業(yè)后的人生發(fā)展也起著十分重要的作用。

一、高校學(xué)生檔案的內(nèi)涵與組成

高校學(xué)生檔案真實地記錄了學(xué)生在校期間的思想政治、學(xué)習(xí)成績、文明道德、遵紀(jì)守法等方面的各種情況，為進(jìn)一步了解學(xué)生、教育學(xué)生，加強(qiáng)學(xué)校的教學(xué)管理提供了豐富、翔實的參考素材，也是學(xué)生就業(yè)及今后的選拔、任用、考核的重要依據(jù)，是其重要的人生履歷記載。

教育部頒發(fā)的《高校檔案管理辦法》（教育部27號令）明確規(guī)定高校學(xué)生檔案主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。其中，高中檔案指其就讀高中時的學(xué)籍檔案，包括學(xué)生考試成績登記表、學(xué)年評語表、體質(zhì)健康卡片、健康檢查表、體育合格情況登記卡、畢業(yè)生登記表、高中畢業(yè)生家庭情況調(diào)查表、中學(xué)生社會實踐活動登記表。高考報考資料指學(xué)生的考生報名登記表、考生體格檢查表等。高校學(xué)籍檔案指學(xué)生成績表、學(xué)年鑒定表、學(xué)籍登記表及學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等學(xué)籍異動材料。學(xué)生獎懲記錄主要指學(xué)生在校期間所獲得的各級各類榮譽(yù)的審批表及學(xué)生違紀(jì)處分文件。學(xué)生黨團(tuán)組織檔案包括學(xué)生的入黨申請書、入黨積極分子登記表、個人自傳與思想?yún)R報、入黨志愿書、團(tuán)員推薦登記表等。

二、高校學(xué)生檔案工作的原則與作用

高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)本著統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、維護(hù)學(xué)生檔案的完整與安全、便于利用的原則進(jìn)行。學(xué)生檔案不僅對教育和培養(yǎng)、管理與服務(wù)在校學(xué)生有著重要作用，而且在學(xué)生畢業(yè)離校時將關(guān)系到其能否順利畢業(yè)和就業(yè)，并將影響學(xué)生畢業(yè)后的長遠(yuǎn)發(fā)展，也是用人單位全面、準(zhǔn)確地了解學(xué)生的重要依據(jù)。

三、高校學(xué)生檔案管理工作的主要依據(jù)

（一）教育部和省教育廳關(guān)于高考招生工作及高校學(xué)生管理中的相關(guān)文件是高校新生入學(xué)時檔案管理的直接依據(jù)。其文件基本形式為《教育部關(guān)于做好XXXX年普通高等學(xué)校招生工作的通知》及《XXXX普通高等學(xué)校招生工作規(guī)定》等。對高考學(xué)生報名條件、思想品德考核內(nèi)容、電子檔案信息內(nèi)容等做了明確的規(guī)范性要求。

（二）教育部和省教育廳、省政府關(guān)于高校畢業(yè)生就業(yè)工作的相關(guān)文件是對高校畢業(yè)生離校時檔案管理的重要依據(jù)。其文件基本形式為《關(guān)于做好XXXX年全國普通高校畢業(yè)生就業(yè)工作的通知》等，對當(dāng)年高校畢業(yè)生檔案作出相關(guān)要求。

（三）教育部頒發(fā)并修訂的《高校檔案管理辦法》、《高校學(xué)生管理規(guī)定》及學(xué)校依此而制定的《XXXX校學(xué)生檔案管理辦法》或《XXXX校學(xué)生管理規(guī)定》是對在校學(xué)生進(jìn)行檔案管理的重要依據(jù)。

四、高校學(xué)生檔案管理體制

高校學(xué)生檔案管理一般實行院（校）、系兩級管理體制，即學(xué)校檔案室——學(xué)生處——院系辦公室。學(xué)校檔案室作為負(fù)責(zé)全校綜合檔案的歸口管理部門，主要對全校學(xué)生檔案管理進(jìn)行宏觀指導(dǎo)，指導(dǎo)學(xué)生檔案管理制度的制定，并對學(xué)生檔案管理過程進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、評估和服務(wù)等。學(xué)生處作為學(xué)生檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)具體組織管理學(xué)生檔案，其職責(zé)是制訂并完善學(xué)生檔案管理的各項規(guī)章制度，負(fù)責(zé)全校學(xué)生的日常學(xué)籍檔案的建立完善、管理、使用及畢業(yè)檔案的收集整理、郵寄工作，并組織各院系對學(xué)生入學(xué)檔案的收集、登記、保管、核查工作及對各院系學(xué)生檔案工作的督促、檢查和評比。院系辦公室主要通過輔導(dǎo)員、班主任具體落實學(xué)生檔案的收集、核實、登記并將裝學(xué)生在校期間形成的檔案材料及時裝檔，協(xié)助學(xué)生處檔案管理人員整理畢業(yè)生檔案。

五、高校學(xué)生檔案收集及管理

（一）檔案收集。新生報到時將自帶的檔案、新生錄取通知書、準(zhǔn)考證統(tǒng)一交給院系輔導(dǎo)員。各院系需檢查檔案是否密封，如未密封，則檢查其中內(nèi)容是否完整，并做記錄告知學(xué)生。大多高校將收集齊的學(xué)生高考檔案（也稱原始檔案）以班為單位附名單排序后交學(xué)生處學(xué)籍室，由學(xué)生處學(xué)籍室負(fù)責(zé)保存。

（二）在校學(xué)生檔案管理。學(xué)生處檔案室將學(xué)生檔案中的相關(guān)表格在規(guī)定時間內(nèi)以院系為單位下發(fā)，由各院系組織學(xué)生按要求填寫，并在規(guī)定的時間內(nèi)上交，再由各院系整理后分年級、分專業(yè)、分班級進(jìn)行歸檔，并負(fù)責(zé)將學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的黨、團(tuán)組織關(guān)系，各級各類獎懲、學(xué)籍異動材料等及時歸檔，實施動態(tài)管理。

（三）畢業(yè)生檔案管理。畢業(yè)生檔案材料是用人單位選拔與使用畢業(yè)生的重要材料。每年六月各院系把整理好的畢業(yè)生在校檔案送到學(xué)生處學(xué)籍室與原始檔案合并形成學(xué)生畢業(yè)檔案。各院系配合學(xué)生處學(xué)籍室整理完善并由學(xué)籍室審驗合格后，履行簽字手續(xù)，移交學(xué)籍室，再由學(xué)籍室負(fù)責(zé)并嚴(yán)格按照學(xué)生報到證副證轉(zhuǎn)遞郵寄。未落實就業(yè)單位學(xué)生的檔案由學(xué)校免費(fèi)保存兩年。擇業(yè)期結(jié)束（兩年），學(xué)籍管理室將檔案寄到該生生源所在地教育局或人事局（人才交流中心）。若學(xué)生申請繼續(xù)保留其檔案，按所在市人才中心的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取保管費(fèi)。兩年內(nèi)如果落實就業(yè)單位，憑報到證或用人單位調(diào)檔函到學(xué)校辦理檔案移交手續(xù)。畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過郵政局寄發(fā)或遵照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并做詳細(xì)登記。學(xué)生檔案原則上不準(zhǔn)由本人自帶，但因特殊情況可將檔案密封并履行相關(guān)手續(xù)后自帶。若檔案丟失，由本人負(fù)責(zé)。

六、高校學(xué)生檔案的利用及相關(guān)要求

學(xué)生檔案原則上只限本院系分管學(xué)生工作的負(fù)責(zé)人、輔導(dǎo)員查閱。原則上不外借，因工作需要借出使用時，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，提供有效證件，學(xué)生原始檔案需經(jīng)所在院系以上單位證明，經(jīng)學(xué)生處負(fù)責(zé)人簽字同意方可借閱，院系存檔材料由所在院系主要負(fù)責(zé)人簽字同意后方可借閱，借閱期不超過三天。若特殊情況需延期的，應(yīng)補(bǔ)辦借閱手續(xù)。檔案借出后必須嚴(yán)加保管，做到檔案齊全、萬無一失。歸還時，管理人員要逐份核對檔案材料，出現(xiàn)污損、丟失，由借閱人負(fù)責(zé)。

檔案政審查閱，需持查閱單位的介紹信，經(jīng)由學(xué)生處領(lǐng)導(dǎo)批示同意方可查閱。任何人查閱檔案時，嚴(yán)禁涂改、抽取、撤換、復(fù)制檔案內(nèi)容。未經(jīng)學(xué)生處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得借閱學(xué)生檔案。各級檔案管理人員須嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，接收、移交檔案時必須認(rèn)真清點(diǎn)，核對登記。不得利用職務(wù)之便違規(guī)操作，否則由其主管部門視情節(jié)追究責(zé)任。

高校學(xué)生檔案有著豐富性、過渡性、周期性、保密性、頻繁性、多樣性等特點(diǎn)，所以要做好高校學(xué)生檔案管理工作，離不開社會和高校各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和全過程的貫徹落實，離不開各級檔案人員的高度責(zé)任感、政治敏銳性和先進(jìn)的管理理念。

（作者單位：南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校）

[1]楊莉.淺淡高校學(xué)生檔案管理工作.云南檔案，2008.1.

[2]鄧紹興.檔案管理.中國人民大學(xué)出版社.

[3]陳少毅.淺淡高校學(xué)籍檔案的管理.業(yè)務(wù)縱橫，2009.12.

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