□文/楊亞靜

《電算化會(huì)計(jì)》實(shí)踐教學(xué)中易出現(xiàn)的問(wèn)題

□文/楊亞靜

在電算化會(huì)計(jì)實(shí)踐教學(xué)過(guò)程中，學(xué)生只注重如何完成實(shí)驗(yàn)教程所提供的數(shù)據(jù)，對(duì)于其中一些重要的信息不予以理會(huì)，只重操作，不善于總結(jié)，碰到一些問(wèn)題無(wú)法解決，本文對(duì)此提出建議。

軟件操作；提示信息；操作結(jié)果

引言

我國(guó)在電算化會(huì)計(jì)應(yīng)用過(guò)程中，大都采用通用的商品化會(huì)計(jì)軟件，所以在電算化會(huì)計(jì)的實(shí)踐教學(xué)過(guò)程中，是以商品化會(huì)計(jì)軟件為基礎(chǔ)的。而在實(shí)踐教學(xué)過(guò)程中，學(xué)生經(jīng)常會(huì)遇到大量的問(wèn)題。筆者根據(jù)多年的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)實(shí)踐教學(xué)過(guò)程中易出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)和分析。

一、重視控制參數(shù)，提高對(duì)提示信息的理解力

在電算化會(huì)計(jì)實(shí)踐教學(xué)過(guò)程中，在業(yè)務(wù)處理之前，需要對(duì)建立的學(xué)習(xí)賬套基本參數(shù)進(jìn)行設(shè)定。在賬務(wù)處理前需要決定是否要進(jìn)行制單序時(shí)控制、支票控制、可以使用應(yīng)收受控科目、現(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項(xiàng)目等信息。在講解這些信息時(shí)，也給學(xué)生詳細(xì)介紹過(guò)這些信息設(shè)置的后果，但由于正常操作情況下這些信息是不起任何作用的，就常常被學(xué)生所忽視，而碰到這些控制信息起作用，正在進(jìn)行的工作無(wú)法完成時(shí)，不能正確處理這些問(wèn)題。

實(shí)踐課時(shí)，有學(xué)生舉手，“老師，你看，我憑證上所有的內(nèi)容都填寫(xiě)正確，但是憑證就是保存不了，怎么辦？”看學(xué)生的電腦界面，確實(shí)這張憑證的填寫(xiě)符合憑證輸入的所有條件，但為什么保存不了呢？這時(shí)，可讓學(xué)生再保存一次，這時(shí)系統(tǒng)就會(huì)再次出現(xiàn)錯(cuò)誤提示信息：“日期不序時(shí)，上張憑證1月23日”。這時(shí)學(xué)生看也不看，就直接確定，等待老師的回答。這時(shí)就要給學(xué)生指出提示信息，讓學(xué)生認(rèn)真去看提示信息，理解提示信息包含的意義。這句提示信息包含了三個(gè)含義：一是在本套賬中選擇了制單序時(shí)控制；二是這類(lèi)憑證的上一張憑證已經(jīng)處理到了23日；三是本張憑證填寫(xiě)的日期是20日。根據(jù)序時(shí)控制（按時(shí)間的先后順序處理業(yè)務(wù)，即1日業(yè)務(wù)處理完，再處理2日業(yè)務(wù)，2日業(yè)務(wù)已經(jīng)處理，時(shí)間已到2日，就不能再處理2日以前的業(yè)務(wù)）的要求，那么就不能再處理23日以前的憑證，所以系統(tǒng)不能保存這樣的憑證。

遇到這樣的問(wèn)題，就應(yīng)著重強(qiáng)調(diào)提示控制參數(shù)的重要性，提醒學(xué)會(huì)查看提示信息，并理解提示信息的含義，得出相應(yīng)的解決方案。具體可通過(guò)以下三種方法來(lái)實(shí)現(xiàn)：一是可以修改本張憑證的填制時(shí)間；二是可以修改上張憑證的日期，查看上張憑證的日期是否錯(cuò)誤，如果上張憑證有誤，就直接修改上張憑證；三是可以修改控制參數(shù)，去掉制單序時(shí)控制的選擇，沒(méi)有序時(shí)控制，憑證填寫(xiě)日期只要合法即可，這張憑證就可直接保存。

二、分清角色，學(xué)會(huì)查看操作結(jié)果

在會(huì)計(jì)工作過(guò)程中，為了保證會(huì)計(jì)信息的正確性，采用了多人員、多環(huán)節(jié)的監(jiān)督制度。在整個(gè)教學(xué)過(guò)程，學(xué)生需要扮演多重角色來(lái)完成不同的工作。這就要求在處理賬套信息前，先進(jìn)行財(cái)務(wù)分工，完成不同的角色定義，在處理不同的工作時(shí)要由相應(yīng)的角色來(lái)完成不同的工作。

在實(shí)踐課程中，日常業(yè)務(wù)處理實(shí)踐流程如下：憑證輸入-保存-審核（電算化后，審核依然是一個(gè)人工完成的過(guò)程，在系統(tǒng)內(nèi)僅表現(xiàn)為最后一個(gè)環(huán)節(jié)，即審核正確后直接簽字。實(shí)踐教學(xué)過(guò)程為了節(jié)省時(shí)間，只執(zhí)行簽字）-記賬-查看賬簿數(shù)據(jù)。這一流程至少需要兩個(gè)角色來(lái)完成，輸入及審核人員。但是，一部分同學(xué)在處理業(yè)務(wù)時(shí)嫌煩，不愿意更換操作員，既然賬套主管有全部的處理權(quán)限，就想以賬套主管的身份完成所有的工作，最后查詢(xún)實(shí)驗(yàn)結(jié)果時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤，賬簿上沒(méi)有本期發(fā)生數(shù)據(jù)，期末數(shù)據(jù)與期初數(shù)相同。因?yàn)樵谫~務(wù)處理過(guò)程中要求，制單人與審核人不能為同一人，在填完憑證后，對(duì)憑證進(jìn)行審核時(shí)，需要用有審核權(quán)的另一人來(lái)執(zhí)行此項(xiàng)工作，學(xué)生用賬套主管操作，做完憑證后立即進(jìn)行審核，軟件提示信息說(shuō)明審核成功有幾張，但是并沒(méi)有引起學(xué)生重視，認(rèn)為自己已經(jīng)審核，直接記賬，也不看記賬是否成功，因?yàn)閷徍伺c記賬這兩項(xiàng)功能都是由計(jì)算機(jī)內(nèi)部完成，不會(huì)直接看到操作結(jié)果，從而直接導(dǎo)致實(shí)驗(yàn)結(jié)果錯(cuò)誤。

在本例中要讓學(xué)生學(xué)會(huì)查看操作結(jié)果，雖然點(diǎn)擊過(guò)審核，但審核成功的標(biāo)志是審核人在每張憑證上簽上自己的名字，記賬成功的標(biāo)志是查看未記賬憑證張數(shù)為零。只有讓學(xué)生明白這樣的操作會(huì)產(chǎn)生什么樣的操作結(jié)果，才能保證會(huì)計(jì)軟件操作的正確性。

三、區(qū)分單據(jù)，明確各系統(tǒng)之間的關(guān)系

在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)，將購(gòu)銷(xiāo)存作為一個(gè)特殊的部分獨(dú)立處理，稱(chēng)為供應(yīng)鏈或業(yè)務(wù)系統(tǒng)。在這些處理系統(tǒng)內(nèi)，需要填寫(xiě)一些原始的會(huì)計(jì)憑證（單據(jù)），如銷(xiāo)售發(fā)票、采購(gòu)發(fā)票、入庫(kù)單、領(lǐng)料單等。這些單據(jù)都應(yīng)在相應(yīng)的系統(tǒng)內(nèi)填寫(xiě)，如銷(xiāo)售發(fā)票應(yīng)在銷(xiāo)售系統(tǒng)內(nèi)填寫(xiě)，采購(gòu)發(fā)票在采購(gòu)系統(tǒng)內(nèi)填寫(xiě)、入庫(kù)單與領(lǐng)料單應(yīng)在庫(kù)存管理系統(tǒng)內(nèi)填寫(xiě)等。

這些業(yè)務(wù)單據(jù)生成后會(huì)與賬務(wù)系統(tǒng)發(fā)生關(guān)系，如銷(xiāo)售業(yè)務(wù)發(fā)生后，除了在銷(xiāo)售系統(tǒng)填寫(xiě)相應(yīng)的銷(xiāo)售發(fā)票，如果款項(xiàng)尚未收到，則需要在應(yīng)收款管理系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)這筆應(yīng)收款，在收回這筆款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)相應(yīng)的收款單。如果單位并沒(méi)有啟用銷(xiāo)售系統(tǒng)，只啟用了應(yīng)收款管理系統(tǒng)時(shí)，那么銷(xiāo)售發(fā)票就要求在應(yīng)收款系統(tǒng)內(nèi)填寫(xiě)；但是，有的單位既啟用了銷(xiāo)售系統(tǒng)、又啟用了應(yīng)收款管理系統(tǒng)時(shí)，那么銷(xiāo)售發(fā)票就要求在銷(xiāo)售系統(tǒng)內(nèi)填寫(xiě)，這樣一部分同學(xué)就容易出現(xiàn)概念不清，對(duì)業(yè)務(wù)流程發(fā)生較大的混亂，老師就應(yīng)加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)流程的講解，讓學(xué)生明確業(yè)務(wù)之間的關(guān)系。

四、了解業(yè)務(wù)內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)期末業(yè)務(wù)之間的前后關(guān)聯(lián)性

在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)，每個(gè)會(huì)計(jì)期末都需要處理大量的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，稱(chēng)為期末業(yè)務(wù)。這些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)平常不能處理，只能在期末進(jìn)行，如期末費(fèi)用的分?jǐn)?、相關(guān)費(fèi)用的計(jì)提，成本的結(jié)轉(zhuǎn)、稅費(fèi)的計(jì)算以及期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)。

在處理這些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，大多商品化會(huì)計(jì)軟件都提供了期末自定義轉(zhuǎn)賬功能以及部分專(zhuān)門(mén)結(jié)轉(zhuǎn)功能（如期末結(jié)轉(zhuǎn)匯兌損益以及期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)等），這些業(yè)務(wù)不但依賴(lài)本期的日常業(yè)務(wù)，它們之間也存在關(guān)系，如只有把稅費(fèi)處理完，才能完成期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)，有的同學(xué)嫌麻煩，做完一筆業(yè)務(wù)，就要換人審核，再處理下一筆業(yè)務(wù)，再審核、再處理，還不如干脆直接一次生成，再一次性審核，完全不考慮業(yè)務(wù)之間的銜接關(guān)系，導(dǎo)致期間損益類(lèi)賬戶(hù)期末有余額，甚至一部分賬面發(fā)生錯(cuò)誤。這時(shí)就要強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)的銜接關(guān)系，要讓學(xué)生學(xué)會(huì)區(qū)分，如果這筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及的會(huì)計(jì)科目在以后的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中再次出現(xiàn)，就必須審核后再處理下面的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。

五、確認(rèn)數(shù)據(jù)源，理解報(bào)表公式的真實(shí)含義

會(huì)計(jì)報(bào)表的手工編制是一項(xiàng)工作量比較大的工作，但在會(huì)計(jì)工作信息化以后，變得比較簡(jiǎn)單，不需要手工計(jì)算數(shù)據(jù)，只要利用會(huì)計(jì)軟件提供的函數(shù)，告訴計(jì)算機(jī)在哪兒取什么數(shù)就可以，這就是公式定義。作為初學(xué)者，商品化會(huì)計(jì)軟件大都提供了一些模板，可以借用這些模板來(lái)加深對(duì)于報(bào)表公式的理解，但不要照搬使用。在報(bào)表公式定義時(shí)，要理解公式有一定靈活性，公式是根據(jù)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的不同來(lái)定義的，要側(cè)重理解函數(shù)的每個(gè)參數(shù)的真實(shí)涵義，正確定義公式。

如對(duì)于期末取數(shù)函數(shù)中借貸方向參數(shù)的理解與應(yīng)用，借貸方向參數(shù)在使用時(shí)有三種選擇，一是取借，二是取貸，三是取默認(rèn)的方向。其中，前兩種取數(shù)都比較好理解，但是第三種取默認(rèn)的方向，那方向到底是借還是貸呀，方向的借貸在于建立科目時(shí)定義的科目余額方向，如果定義為借，則取借，否則反之。那如果定義科目時(shí)為借，和在定義公式是參數(shù)直接取借是不同的，如果這個(gè)科目所有的明細(xì)科目余額方向一致，則結(jié)果一樣，反之，如果這個(gè)科目的明細(xì)科目中余額有借有貸，則結(jié)果不相同。在資產(chǎn)負(fù)債表中“應(yīng)收賬款（科目定義時(shí)余額方向選擇為借）”項(xiàng)目公式的定義：應(yīng)收賬款如果明細(xì)賬中貸方余額的話，表示預(yù)收款，不能在這里反映，所以定義公式是一定要指明只取其中的借，而不能取默認(rèn)余額。

六、結(jié)束語(yǔ)

在電算化會(huì)計(jì)實(shí)踐性教學(xué)過(guò)程中，一定不要忽視理論教學(xué)的重要性，要結(jié)合自己所學(xué)的會(huì)計(jì)知識(shí)，靈活使用。不要讓學(xué)生有“我只要按照實(shí)驗(yàn)教程上的實(shí)驗(yàn)步驟，做出實(shí)驗(yàn)結(jié)果，就是我會(huì)使用會(huì)計(jì)軟件”這樣的想法，一定要讓學(xué)生擁有融會(huì)貫通，善于思考、總結(jié)，熟練使用會(huì)計(jì)軟件的操作能力。

（作者單位：陜西財(cái)經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

[1]陳玲.各界（科技與教育）.學(xué)習(xí)過(guò)程中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題.會(huì)計(jì)電算化，2007.12.

[2]王黎，曹明才.會(huì)計(jì)電算化課程實(shí)驗(yàn)“期末業(yè)務(wù)處理——自動(dòng)轉(zhuǎn)賬”問(wèn)題分析.經(jīng)濟(jì)師，2009.10.

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