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        淺談市政工程檔案管理

        2011-08-15 00:46:05曹紅英岳英龍
        黑龍江交通科技 2011年6期
        關(guān)鍵詞:檔案資料市政工程施工單位

        曹紅英,岳英龍

        (煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院)

        1 市政工程檔案的作用

        市政工程檔案是是市政工程正常運(yùn)行的保障,市政工程檔案是指在城市建設(shè)活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類(lèi)文明的載體,是市政工程建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程的原始、真實(shí)記錄,是聯(lián)系過(guò)去、現(xiàn)在和將來(lái)的紐帶。

        市政工程檔案是是市政工程正常運(yùn)行的保障,主要作用表現(xiàn)在:首先,市政工程檔案在建設(shè)過(guò)程中是評(píng)定市政工程質(zhì)量、竣工交付使用的依據(jù);其次,市政檔案是項(xiàng)目建設(shè)的歷史記錄,是市政項(xiàng)目投產(chǎn)后維修、改擴(kuò)建及技術(shù)改造的重要依據(jù),再次,真實(shí)的市政工程檔案資料也是城市規(guī)劃和管理的重要依據(jù)。

        2 市政工程檔案管理中存在的問(wèn)題

        2.1 各級(jí)單位對(duì)工程檔案的重視程度不夠

        從源頭上,政府檔案管理部門(mén)對(duì)國(guó)家有關(guān)檔案法律法規(guī)的宣傳和學(xué)習(xí)不夠,造成了工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)檔案意識(shí)、檔案知識(shí)的缺乏和相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的欠缺。在我國(guó)市政工程建設(shè)領(lǐng)域中,長(zhǎng)期以來(lái)存在著重建設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象,這是市政檔案資料質(zhì)量失控的體制原因。

        建設(shè)單位與施工單位簽訂合同內(nèi)容對(duì)竣工資料的整編責(zé)任、內(nèi)容、深度、要求不明確、不具體、不細(xì)化是造成竣工資料質(zhì)量失控的法定原因。

        承建單位、監(jiān)理單位的質(zhì)量管理體系對(duì)市政檔案資料管理重視不夠,缺乏有效控制工程竣工檔案文件質(zhì)量的具體措施。

        在項(xiàng)目立項(xiàng)后,建設(shè)單位與承建單位簽訂的合同對(duì)工程檔案資料的整編責(zé)任、內(nèi)容、深度、要求不明確、不具體、不細(xì)化是市政檔案資料質(zhì)量失控的法定原因。

        2.2 工建設(shè)過(guò)程中各單位對(duì)檔案資料管理不到位

        (1)施工單位檔案資料管理存在的問(wèn)題。

        首先,施工單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)檔案意識(shí)、檔案知識(shí)的缺乏和相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的欠缺。人員素質(zhì)不高,對(duì)市政工程檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠,沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)就上崗。

        其次,施工單位作業(yè)層技術(shù)力量和管理水平是造成施工過(guò)程中產(chǎn)生的竣工原始文件不規(guī)范、質(zhì)量不高的一個(gè)不可忽視的重要因素。

        再次,施工單位缺乏比較完善的檔案管理體制,檔案的編制、收集與工程建設(shè)過(guò)程不同步,存在脫節(jié)和滯后現(xiàn)象。

        (2)監(jiān)理單位檔案資料管理存在的問(wèn)題

        首先,監(jiān)理單位在工程檔案資料管理過(guò)程中,規(guī)范資料管理不細(xì)不嚴(yán),不夠深入,對(duì)施工單位移交的資料審核把關(guān)不嚴(yán)。

        其次,監(jiān)理單位對(duì)監(jiān)理自身的監(jiān)理檔案資料不重視,月報(bào)、監(jiān)理通知、會(huì)議紀(jì)要、圖紙會(huì)審資料整理與收集的不及時(shí),竣工時(shí)監(jiān)理資料嚴(yán)重缺失。

        再次,監(jiān)理單位對(duì)檔案管理的投資不足,缺少現(xiàn)代化管理所需要的技術(shù)設(shè)備,使得一部分監(jiān)理的檔案管理方式還停留在手工作業(yè)上。

        2.3 竣工檔案資料失真現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生

        許多工程的檔案管理工作前期投入不足,往往在工程項(xiàng)目建設(shè)后期才開(kāi)始檔案資料的收集、整理工作,從而造成檔案資料的復(fù)印件較多,原件很少,特種載體檔案嚴(yán)重缺失,甚至有些工程的竣工驗(yàn)收根本就沒(méi)有把檔案的專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收列入其中。甚至一些項(xiàng)目在工程竣工時(shí)才想起補(bǔ)辦工程檔案資料,更有甚者弄虛作假,偽造檔案,給工程帶來(lái)隱患。

        3 解決對(duì)策

        (1)重視檔案知識(shí)宣傳教育和系統(tǒng)培訓(xùn)。檔案管理部門(mén)應(yīng)高度重視和加強(qiáng)檔案法規(guī)等基本知識(shí)的宣傳和教育工作,有計(jì)劃、有措施、分期分批對(duì)各單位的工程管理人員進(jìn)行檔案意識(shí)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),詳細(xì)介紹工程項(xiàng)目檔案工作的法規(guī),學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和施工過(guò)程中原始簽證資料操作方法及工程對(duì)竣工資料整編、工程項(xiàng)目驗(yàn)收的基本要求,使工程項(xiàng)目管理人員在增強(qiáng)檔案意識(shí)的同時(shí)熟練掌握檔案業(yè)務(wù),使市政工程項(xiàng)目一開(kāi)始就用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)嚴(yán)格要求,提高施工管理工作水平,杜絕施工過(guò)程中產(chǎn)生的不規(guī)范的原始施工資料和文件出現(xiàn)。確保一流的工程、一流的竣工檔案資料質(zhì)量。

        (2)檔案管理部門(mén)應(yīng)完善市政工程項(xiàng)目檔案收集和歸檔程序:①在項(xiàng)目合同簽定時(shí),確定檔案機(jī)構(gòu)和責(zé)任人,確定項(xiàng)目文件材料歸檔范圍;②依據(jù)項(xiàng)目進(jìn)程,及時(shí)收集完整準(zhǔn)確系統(tǒng)的項(xiàng)目文件材料;③按要求將項(xiàng)目檔案資料立卷整理;④送項(xiàng)目部(監(jiān)理部)審核,進(jìn)一步修正、補(bǔ)充和完善;⑤送檔案館審核,進(jìn)一步修正、補(bǔ)充和完善;⑥辦理檔案進(jìn)館歸檔案手續(xù)。

        (3)建立健全資料管理制度。市政項(xiàng)目管理單位檔案管理部門(mén),在工程項(xiàng)目建設(shè)初期就應(yīng)結(jié)合工程項(xiàng)目實(shí)際情況,制定相應(yīng)的工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)定,明確施工單位、監(jiān)理單位、檔案管理部門(mén)在工程檔案形成過(guò)程中各自應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)。施工單位和監(jiān)理單位,在項(xiàng)目開(kāi)工前應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況,制定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的一整套原始單元工程憑證文件。只有工程項(xiàng)目建設(shè)各階段檔案資料的有序管理,才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范,才能保證施工技術(shù)材料記錄齊全、簽署完備,原材料質(zhì)量保證資料真實(shí)可靠,竣工圖與實(shí)物相符。

        (4)市政項(xiàng)目管理單位應(yīng)加強(qiáng)市政檔案的過(guò)程跟蹤管理,工程實(shí)施的過(guò)程中經(jīng)常檢查和督促各單位及時(shí)整理和完善檔案資料。

        (5)嚴(yán)格把住竣工驗(yàn)收關(guān)進(jìn)行竣工驗(yàn)收的一個(gè)重要條件是竣工檔案資料必須同時(shí)或提前通過(guò)驗(yàn)收。因此在竣工驗(yàn)收階段,項(xiàng)目管理部門(mén)、監(jiān)理工程師及檔案管理部門(mén)要嚴(yán)格把好審查驗(yàn)收關(guān),對(duì)各承包商單位編制的竣工圖、文字資料、施工報(bào)告要進(jìn)行認(rèn)真審查,著重檢查隱蔽工程驗(yàn)收記錄的真實(shí)性和工程設(shè)計(jì)變更單的落實(shí)情況,認(rèn)真審查竣工圖及文字資料是否完整、準(zhǔn)確、簽證是否完備,組卷排列是否合理等等??傊诳⒐を?yàn)收階段,工程項(xiàng)目管理部門(mén)、監(jiān)理工程師、檔案管理部門(mén)要密切配合,嚴(yán)把審查驗(yàn)收關(guān),確??⒐n案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性,使其竣工檔案資料在工程項(xiàng)目合同決算時(shí),真正發(fā)揮憑證作用,達(dá)到收集整理檔案的目的。

        [1] 高萌萱.監(jiān)理檔案的管理[J].機(jī)電兵船檔案,2009,(6).

        [2] 王曉燕.淺談工程檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].三峽水利管理,2009,(3).

        [3] 陳丹娜.談市政工程檔案的收集[J].城建檔案,2005,(2).

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