盧湘

（天津職業(yè)技術師范大學 天津 300222）

電子檔案與紙質檔案并存之探討

盧湘

（天津職業(yè)技術師范大學 天津 300222）

隨著網絡技術的發(fā)展，對檔案信息的管理無論內容還是方法都發(fā)生了深刻的變化。本文分析了電子檔案與紙質檔案的特點，闡述了電子檔案與紙質檔案因各自優(yōu)勢而并存和發(fā)展的必要性，并提出在新形勢下更好地發(fā)揮兩者各自的優(yōu)勢。

電子檔案；紙質檔案；并存

檔案是人們在社會實踐中直接形成并被有意識地保存下來的物質與精神文化財富。長期以來，紙質文件作為檔案的主要載體被保存、利用。當今，隨著辦公自動化和電子信息技術的發(fā)展，電子檔案應運而生，形成了與紙質檔案共存互動的局面。探索電子檔案和紙質檔案的同步管理，對建立與發(fā)展檔案信息網絡信息共享、充分利用檔案信息資源有著重大意義。電子檔案在存儲、輸出、處理等方面具有紙質檔案不可比擬的優(yōu)越性；而紙質檔案的耐用性和安全性決定了其存在的價值。這兩類檔案有著各自的特點，它們將共同存在、共同發(fā)展。

電子檔案與紙質檔案的特點

（一）電子檔案的特點

電子檔案是由電子文件轉換而來的，電子文件的歸宿是電子檔案，所以，電子檔案是具有保存價值的已歸檔的電子文件。電子文件可以利用計算機進行文件登記、分類及原文掃描；電子文件為我們編輯、修改文件提供了極其便利的條件，但它難以保證文件的原始性、真實性和憑據(jù)性。電子文件存儲密度高、容量大、體積小，通過互聯(lián)網技術可以在極短的時間、任意地點進行查閱。

電子檔案可以實現(xiàn)多人同時共享、利用檔案信息。電子檔案信息存儲量大大高于過去的各種信息介質，特別是光盤，這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放。電子檔案可以利用檔案管理系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)庫的建立、修改、刪除，數(shù)據(jù)管理，整理編目，檢索查詢，安全保密，原文檢索等工作。

電子檔案利用快捷方便，然而也帶來了一些新問題：電子檔案的信息易于更改、不留痕跡；易于復制、傳輸；易出錯、消失；電子檔案必須借助計算機才能閱讀，比較容易被病毒感染。

（二）紙質檔案的特點

紙質檔案的載體是能看得見、摸得著的物質，具有原始性、真實性的特點，是電子檔案所無法比擬的。紙質檔案一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者便永遠結合在一起。由于紙質檔案保留了手寫原稿,因此有證可依，可信度高，被篡改可能性小。比電子檔案穩(wěn)定性高，安全性高，不用擔心中病毒。

在進入網絡時代的今天，紙質檔案的時間性、靈活性不能滿足具體工作的要求，檔案信息共享程度低、信息處理的廣度和深度也往往達不到需求，且存放需要的空間較大，加之受空氣、陽光、溫度、濕度的影響，紙質檔案對于保存環(huán)境的要求較高，同時需要做好防火、防盜等工作。

電子檔案與紙質檔案并存的必要性

所謂電子檔案與紙質檔案并存，就是指在同一個檔案館（室）內，歸檔的同一種檔案信息內容，在較長一段時期內既要保存電子檔案，又要保存紙質檔案，就是在電子環(huán)境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性、證據(jù)性和權益性；或把一些利用頻繁需要傳輸聯(lián)網的已開放的紙質檔案轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

檔案的基本屬性是“原始記錄性”，歸檔文件必須存定稿原件，而紙質文件是唯一具有原始性、真實性的文稿，必須歸檔。而電子檔案的原始性和合法性不易確認，因為電子檔案中的信息是可以流動的，人們可以不留痕跡地對電子文件中的信息進行修改、復制甚至刪除。而紙質文件一旦歸檔，再進行任何修改或篡改都會留下明顯痕跡，因此，目前法律界把紙質文件認定為最佳證據(jù)，有著電子文件不能取代的法律憑證作用。紙質文件歸檔要求兩份定稿、一份底稿一并歸檔，文書處理程序一旦結束便可直接歸檔。在提供利用時，不需要依靠任何其他設備，便可實現(xiàn)調卷、查閱功能，而電子檔案則必須借助計算機才可以實現(xiàn)，同時還要做好相關軟件的管理。

如今，電子文件已經實現(xiàn)從文件的起草、審核、簽批到文件的流轉、傳遞、發(fā)送的全過程，有逐漸替代紙質文件的趨勢。但是，由于電子文件在證據(jù)性、管理制度、管理技術與方法、管理設備、通訊設備等方面仍存在著一些問題，而傳統(tǒng)的紙質檔案管理經過多年的實踐和完善，已形成一套比較成熟的以紙張、案卷為載體的收集、歸檔、檢索等方法，所以，紙質檔案的存在是十分必要的。雖然電子檔案在向社會提供服務中與紙質檔案相比具有明顯優(yōu)勢，但并不說明電子檔案可以取代紙質檔案，紙質檔案具有自身的優(yōu)勢，仍具有繼續(xù)存在和發(fā)展的生命力。

電子檔案與紙質檔案的優(yōu)勢互補

從檔案信息存儲上看，電子檔案大于紙質檔案。電子檔案有信息存儲的密度大、容量大、體積小的特點，大大節(jié)省了庫房存儲空間，解決了檔案保管與存儲空間的矛盾。

從檔案信息處理上看，電子檔案快于紙質檔案。電子檔案信息可以直接由計算機進行處理，省去了傳統(tǒng)檔案工作中的立卷、整理等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時間，大大提高了電子文件從形成檔案到為用戶提供服務的速度。

從檔案信息服務上看，電子檔案優(yōu)于紙質檔案。電子檔案可操作性比較強，使用者通過對電子檔案的分類、統(tǒng)計、匯總，可選定所需檔案并打印出來，還可對電子檔案進行拷貝復制。紙質檔案無法像電子檔案那樣不受限制地打印，只能復印，其效果難以和打印相比。

從檔案信息利用上看，電子檔案高于紙質檔案。網絡化時代，快捷、迅速地檢索、提供已成為檔案服務的發(fā)展趨勢。電子檔案還可以通過計算機網絡進行遠距離傳輸，使異地利用成為可能。用戶不需要到檔案館（室），在任何地方的聯(lián)網計算機上都可以利用檔案館（室）開放的檔案，提高了利用率，方便了用戶。而紙質檔案的利用，用戶需親自到檔案館（室）查找、閱讀，無論從方便程度，還是從使用效果上看，都不及電子檔案。

從檔案的真實性來看，紙質檔案優(yōu)于電子檔案。紙質檔案具有原始性、真實性的特點，這是電子檔案無法比擬的。檔案的基本屬性是 “原始記錄性”。紙質檔案體現(xiàn)著具體責任人的意志，是唯一具有原始性、真實性的文稿，必須歸檔。而電子檔案在形成和使用過程中，如果不采取控制措施，極易不留痕跡地改動檔案信息，檔案的真實性得不到確認。

從檔案的憑證作用來看，紙質檔案有著電子檔案不能取代的法律憑證作用。紙質檔案一旦完成，再進行任何修改或篡改，都會留下明顯痕跡。因此，目前法律界把紙質檔案認定為最佳證據(jù)。當人們需要獲得法律援助時，除了在網上搜尋有利的信息外，還要索取不易被篡改的檔案實體原件作為原始憑證。這一社會功能的有效發(fā)揮，非紙質檔案莫屬。而電子檔案中的信息是可以流動的，它的原始性和合法性不易確認，人們對電子檔案中的信息可以隨意進行修改、復制甚至刪除，而且不留痕跡。電子檔案這種易變的特點，使檔案的法律憑證作用得不到保證。

從檔案的耐久性來看，紙質檔案強于電子檔案。紙質檔案安全性和耐久性的特點決定了紙質檔案將永遠是歸檔的載體。紙質文件手寫底稿的歸檔要求必須使用碳素墨水或藍黑墨水書寫；定稿要求必須是經過一體化油印機印制而成。以上字跡材料均符合永久保存的載體要求。只要做好檔案的保護，注意排除發(fā)生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質檔案的壽命達到上百年甚至上千年。而電子檔案存儲介質的物理壽命（保證存儲的數(shù)據(jù)不丟失的時間）遠遠比不上紙張，磁性載體的氧化和變質、磁場的影響很容易破壞磁介質上存儲的數(shù)據(jù)，直接影響信息再現(xiàn)。據(jù)測試，機讀磁帶、唱片、硬盤的壽命僅幾十年，其中磁帶至多 20年，壽命最長的是CD－ROM，但也只有30年左右。要想延長數(shù)字化信息的保存期限，只有不斷地重新復制?？梢?，無論是耐久性還是安全性，紙質檔案都是電子檔案無法取代的。

從檔案的珍藏價值來看，紙質檔案以其豐富的歷史檔案和珍藏的孤本原件可供有關社會人士觀賞，充分發(fā)揮檔案珍品的社會價值。盡管憑借計算機從網絡上也可以搜尋、閱讀多媒體珍品信息，但從觀賞、品味的角度來講，人們更看重珍品的實體原件。在人民生活水平、文化素養(yǎng)不斷提高的現(xiàn)在和將來，這一社會需求將日益突現(xiàn)。

從檔案的獨立性來看，紙質檔案的單一屬性使它在歸檔、使用過程中具有較強的相對獨立性。紙質檔案歸檔要求兩份定稿、一份底稿（含發(fā)文稿紙）一并歸檔。在提供利用時，不需要依靠任何其他設備便可實現(xiàn)調卷、查閱功能。電子檔案對軟、硬件具有依賴性，它的制作、處理及歸檔后的管理都必須借助計算機系統(tǒng)才能實現(xiàn)。

在當今信息化社會，紙質檔案與電子檔案在當前及以后相當長的一個時期將互為補充、長期并存。紙質檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢。紙質檔案保存反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)勢。這樣，電子檔案和紙質檔案相輔相成、相得益彰，為社會大眾提供豐富多彩的檔案服務發(fā)揮各自的作用。

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G717

A

1672-5727（2011）S0-0133-02

盧湘（1955—），天津市人，天津職業(yè)技術師范大學副研究館員，研究方向為檔案管理。