◆黃碩芩

(福建師范大學生命科學學院)

淺析新時期高等師范院校教學秘書工作

◆黃碩芩

(福建師范大學生命科學學院)

教學工作歷來都是高等師范院校工作的重中之重,教學秘書則是院系教學管理隊伍中最直接的管理人員,除了負責協(xié)助院系分管領導處理本院系各類教學事務之外,也是教務處、院系領導、教師、學生間聯系的橋梁與紐帶,發(fā)揮著上令下達、教學信息反饋和服務師生的作用,對保證高等師范院校教學秩序的正常運行起著至關重要的作用,也是完善教學管理、提高教學水平的重要保障。本文擬以我校一級學院教學秘書工作中存在問題進行分析,探討其解決策略,以期進一步做好新時期教學秘書工作。

一、高等師范院校教學秘書的工作特性

全國高校教學秘書崗位設置有專職和兼職之分,就我校生命科學學院而言,僅在學院設置專職教學秘書崗位,其下屬各教研室并沒有專設教學秘書崗位,由各教研室教師直接與學院教學秘書進行工作聯系。因此,更加凸顯了教學秘書工作的重要性。高等師范院校的教學秘書在工作上主要有以下四大特性。

1.事務性

教學秘書是基層教學活動的樞紐,擔負著諸多管理者的角色,為維持正常的教學秩序進行教學文件資料的保存管理,教學工作的運行管理,教學質量的監(jiān)控管理等工作。教學秘書從每學期的開學初至期末,始終圍繞著教學,負責處理具體的教學事務,從而保證教學活動正常、有序的開展。

2.服務性

教學秘書工作的對象是有思想、有知識、性格迥異、受教育程度、生活環(huán)境不同的教師和學生,使教學秘書的服務對象有了特殊性,服務的難度加大。由于教師和學生是學校的主體,因此,教學秘書的工作必須建立在真心誠意服務的基礎上,急教師所急,解學生所難,任勞任怨,全心全意為教師和學生服務。

3.綜合性

教學秘書的工作涉及本院的全部教學工作,既要協(xié)助領導管理教學,又要處理教學方面的具體事務,協(xié)調方方面面的關系,還要完成教務處和領導臨時交辦的工作。因此,教學秘書工作實質上是綜合性的復雜工作。工作的內容范圍幾乎涉及到學院教學管理工作的各個方面,從教學工作安排、教學日歷、學生成績管理,到重修與補考、調課、停課與補課、考試安排、教育實習的安排工作等等,工作面面俱到,繁瑣而復雜,涉及教師和學生的切身利益,還需要應對一些突發(fā)性的教學事件。這就要求教學秘書面對多樣和繁雜的工作,能溝通協(xié)調,合理安排,使得每一項工作都順暢、正常的進行。

4.原則性

教學秘書工作雖平凡,卻是一項原則性很強的工作,在工作過程中,難免遇到這樣或那樣的問題,這就要求教學秘書要嚴格按規(guī)章制度辦事,實事求是,冷靜客觀地反映和處理問題,原則性與靈活性相結合,既要維護學院的權威和規(guī)章制度的嚴肅性,又要做到公平、公正和公開,使領導、教師和學生信賴,放心和滿意。

二、當前高等師范院校教學秘書隊伍存在的問題

1.管理制度滯后,工作受重視程度不夠

目前,高等師范院校中對專任教師的教學、科研等工作都有比較系統(tǒng)的管理制度,使高等師范院校的教學和科研工作能夠有序進行,但是高等師范院校對教學秘書工作的管理不夠重視。長期以來,不少人對教學秘書的工作存在很大的認識誤區(qū),認為教學秘書的工作就是簡單的事務性工作,把它等同于一般的辦公室工作,什么人都可以做。而學校層面上,也未能創(chuàng)建教學秘書和其他教師之間的溝通平臺,以此來讓大家了解這項工作以及工作中遇到的困難,大家也缺乏對其工作的理解和體諒,有些人甚至認為教學秘書承擔繁雜的事務是理所當然的。同時,教學秘書隊伍建設方面缺少規(guī)范的管理制度,學校對于教師和科研人員的激勵制度和方法很多,對教學秘書卻缺乏必要的激勵機制,因其工作業(yè)績不易量化,因此通常不被領導和教師重視,其在學校中的地位和作用也很難得到比較公正的體現和認可,這些都嚴重挫傷了教學秘書的工作積極性。

2.素質參差不齊,隊伍不穩(wěn)定

目前,教學秘書崗位在我省高等師范院校屬于行政編制,而非教師編制,通常學校對其學歷沒有硬性要求,特別是相當一部分的師范院校的教學秘書來自引進人才的配偶或者本科留校的畢業(yè)生,未經歷過教育學相關專業(yè)的學習,缺乏一定的教學經歷或教學管理經驗,在進行教學研究和管理研究時存在一定困難,而且很少人能潛下心來認真研究工作,導致隊伍的整體素質參差不齊。同時,由于教學秘書的地位較低,事務繁忙,少有外出參觀學習、接受專業(yè)培訓和進修的機會,這導致他們的進取意識和思維能力不斷下降,無法提高工作效率和教學管理水平。此外,教學秘書在評定職稱、津貼、晉升等方面都較為困難,從而導致教學秘書隊伍的不穩(wěn)定。

3.發(fā)展空間受限,職業(yè)倦怠嚴重

教學秘書雖然在教學管理的第一線,但因為崗位的特殊性,工作成果性不強,個人的成就感得不到滿足,這也造成了現今大部分教學秘書的工作態(tài)度比較消極,只求完成工作、不出錯,而缺少工作熱情,缺乏對改進工作方式、創(chuàng)新工作方法的學習和探究。高等師范院校對于教學秘書的發(fā)展沒有長遠的規(guī)劃,教學秘書缺乏專業(yè)發(fā)展空間,使教學秘書對未來感到渺茫,很容易產生職業(yè)倦怠。與一般的任課教師相比,教學秘書隊伍的職業(yè)倦怠現象出現機率要高得多、程度要嚴重得多。

4.工作任務繁雜,精神壓力大

高等師范院校教學秘書工作頭緒繁多,內容復雜,日常事務重復性強。近幾年,隨著高等師范院校辦學形式的多樣化和學生擴招,特別是本科院校的評估工作的要求下,教學秘書的工作內容日益復雜和精細,而且網絡化辦公的情況下使得很多工作需要網絡上報,工作量也越來越大,很多教學秘書每天都疲于應付。沒有對教學秘書工作的規(guī)范化,教學秘書很難有條不紊地完成這么繁雜的工作。由于工作繁雜,工作壓力大,容易使教學秘書在工作中產生抗拒和排斥心理。而且,教學秘書的工作性質與其他工作不同,許多工作有時效的限制,必須保質、保量,按時完成。由于他們履行的是教學管理的職責,原則性強。因此,在工作中往往會引起別人的誤解,特別是因工作太忙而出現的失誤又得不到應有的幫助和理解。因此,教學秘書們長期處于精神高度緊張、思想負擔很重的狀態(tài)。

三、新時期加強教學秘書隊伍建設的途徑

為了更好地發(fā)揮教學秘書在教學管理中積極主動的管理作用,筆者針對教學秘書工作存在的一些問題,結合自己的工作實踐,從以下幾個方面探析解決的對策與途徑:

1.轉變管理觀念,重視教學秘書隊伍建設

高等師范院校各級領導應轉變觀念,加強對教學秘書隊伍的建設工作,特別應重視對教學秘書的選拔和任用,同時要改革學校內部管理體制,調整教學管理機構,及時調離不適宜在教學秘書崗位上工作的人員,從嚴選聘,充實層次高、學歷高、水平高的研究生或具有多年教學經驗或教育教學管理經驗的人員,加大教學管理的經費投入力度。同時,為了實現高等師范院校教學管理的規(guī)范化、科學化和現代化,保證教學秘書隊伍的健康良性發(fā)展,高等師范院校還應為教學秘書的職業(yè)發(fā)展制定相應的措施,提高教學秘書的經濟待遇,充分調動教學秘書的積極性。

2.建立健全激勵機制,激發(fā)教學秘書的工作積極性

在高等師范院校管理中,建立科學規(guī)范的物質激勵機制,是調動和保持廣大教職工積極性的重要手段。高等師范院校應同樣制定出相應的政策及工作量計算方法,加強對其日常教學管理的考核,把考核成績納入崗位任用、評獎評優(yōu)、職稱晉升、干部選拔中去。對事業(yè)心強、精通業(yè)務、日常教學管理工作出類拔萃的教學秘書給予相對優(yōu)厚的待遇。對工作管理不利,不能勝任甚至造成管理混亂出教學事故的,應限期改正甚至調離教學秘書崗位。只有獎罰分明才能調動教學秘書的工作熱情,發(fā)揮他們的主觀能動性,開拓進取,大膽創(chuàng)新,建立起一支高水平的教學秘書隊伍。

3.建立系統(tǒng)培訓機制,提升教學秘書業(yè)務水平

高等師范院校校院兩級也應制定教學秘書培訓和進修的相關規(guī)定并將其納入師資培訓計劃,制定培養(yǎng)計劃,確立培養(yǎng)目標,要求對教學秘書進行系統(tǒng)的秘書工作的培訓,改變既往只使用不培養(yǎng)的狀況,通過崗前培訓、在崗培訓、脫產進修、組織教學管理研討等形式的培訓使教學秘書的管理觀念和方法得到及時更新,達到不斷提高秘書的業(yè)務能力和管理水平,讓教學秘書在使用中培養(yǎng)、在培養(yǎng)中提高、在提高中成才的目的。

同時,主觀而言,教學秘書應樹立愛崗敬業(yè)的觀念,用強烈的事業(yè)心和服務意識做好本職工作。教學秘書還應統(tǒng)籌安排,善于對工作進行總結。教學秘書的工作具有階段性,經常在同一時間段內要完成幾項任務,時間緊迫又不容出錯,這就要求教學秘書在有限的時間內合理地分配任務,統(tǒng)籌安排工作,分清輕重緩急,在保證質量的前提下盡可能地提高工作效率。教學秘書的工作也充滿著細微的變化,即使同樣一項任務,不同的學生、不同的教師會出現各種各樣的情況,教學秘書要根據具體情況及時改變工作方法,不斷反思,研究新情況、解決新問題,以尋求最佳的工作方法,積累更多的經驗。

總之,教學秘書的工作是具體的、繁瑣的,是教學管理工作的重要組成部分。隨著我國教育改革的不斷深化與拓展,高等師范院校管理不斷成熟與發(fā)展,對教學秘書的要求也越來越高。正確認識教學秘書在教學管理過程中的地位和重要作用,正視教學秘書的工作中存在的問題,積極尋求解決的對策,有利于提升教學秘書的工作能力,激發(fā)工作積極性,更有利于發(fā)揮其在教學管理工作中的主動管理作用,切實保障教學活動的順利進行。

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