李淑英

（訥河市第一人民醫(yī)院 黑龍江 訥河 161300）

淺談如何做好醫(yī)院檔案管理及其開發(fā)利用

李淑英

（訥河市第一人民醫(yī)院 黑龍江 訥河 161300）

文章分析了當前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及管理中存在的問題，提出了加強和改進醫(yī)院檔案管理工作幾點建議。

檔案管理；醫(yī)院檔案；思考

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在醫(yī)療活動中形成的文件、簿冊、圖表、音像、磁盤等不同種類和載體的信息材料。檔案從歷史的角度來看，是歷史的記錄，通過檔案可以了解過去；從現(xiàn)實的角度來看，是現(xiàn)實的寫照，通過檔案可以了解現(xiàn)在；從形式上看，檔案是各種文獻資料的匯集；從內(nèi)容上看，檔案不僅反映過去和現(xiàn)在，而且也影響著未來。檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分,加強檔案管理,對醫(yī)院領(lǐng)導科學決策和醫(yī)院管理現(xiàn)代化有著極為重要的意義。

一、加強檔案管理領(lǐng)導，完善檔案工作職責

正確認識檔案工作在新形勢下為改革開放和現(xiàn)代化建設服務的目標、途經(jīng)和方法，才能增強責任感，牢固樹立創(chuàng)新意識，在實踐中探索、建設有中國特色檔案事業(yè)的規(guī)律。

1.加強檔案法的學習，增強醫(yī)院干部、職工的檔案意識，特別是領(lǐng)導干部的檔案管理意識。領(lǐng)導重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展；要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導、醫(yī)院管理者、醫(yī)院職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。

2.理順關(guān)系，健全制度，拓展檔案的歸檔范圍。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。通過建立信息檔案科，明確職能，將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務同步考核評價，同步發(fā)展。

3.提高檔案管理人員的素質(zhì)，新形式下要提高檔案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。

二、強化檔案基礎(chǔ)和管理

檔案工作是思想性、專業(yè)性、科學性很強的工作，但也是地地道道的服務工作，隨著檔案的日益增加，檔案管理的要求也越來越高。因此必須跟上形勢發(fā)展的需要，切實做好檔案基礎(chǔ)管理。

1.檔案是利用的基礎(chǔ)，檔案的齊全程度直接影響利用的效果。首先從管理上保證檔案的完整齊全，做好檔案資料的收集、歸納、整理、分類、鑒定，確保檔案資料的保存價值。

2.檔案工作是一項實實在在的工作，來不得半點馬虎，需要的是兢兢業(yè)業(yè)、扎扎實實的工作作風，深入調(diào)查檔案工作發(fā)展變化的真實情況，了解和掌握其發(fā)展的規(guī)律，分清主次、輕重、緩急，根據(jù)需要有計劃、有步驟地為檔案事業(yè)的發(fā)展解決實際問題，做好實際工作，做到想長遠干當前，干今天想明天，增強工作的計劃性，克服工作隨意性，切實制定好工作計劃，采取有效措施，保證計劃的實施，深刻理解檔案和檔案工作與社會各項建設事業(yè)的關(guān)系，胸懷全局，立足本職，強化宏觀管理意識，切實抓好有影響的大事，扎實細致做好具體工作。

3.開發(fā)檔案資源，為醫(yī)院工作服務。檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過檔案深層次開發(fā)，提高檔案的使用價值，為醫(yī)院業(yè)務、醫(yī)院管理及患者服務。同時，通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進檔案建設。

三、保證檔案的完整性

完整性是指歸檔的文件材料能夠完整地反映各項活動的發(fā)展過程和結(jié)果，其中每個文件都是這個整體中不可缺少的組成部分，相互發(fā)生著必然的內(nèi)在聯(lián)系。綜合檔案室必須依靠各個環(huán)節(jié)的人員的大力支持，只有當文件材料的形成積累和歸檔成為每人的自覺行動，才能保證歸檔材料的齊全、完整。

1.檔案宜采取經(jīng)辦人員立卷制度，部門科室明確兼職檔案資料管理人員，負責督促檢查日常檔案資料形成及積累和整理，為日后的歸檔工作打好基礎(chǔ)。

2.建立檔案工作網(wǎng)絡。檔案從資料收集、立卷、歸檔、開發(fā)利用都離不開全院干部、職工密切配合,因此應建立醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡組織建設。綜合檔案以機關(guān)職能部門為主,包括行政、黨群、基建、設備儀器和財務、科技檔案管理。業(yè)務管理以臨床科室為主,包括門診、病房、醫(yī)技等。各部門明確兼管檔案工作責任人,形成較完整的醫(yī)院檔案工作網(wǎng)絡,使網(wǎng)絡中的各個部門收集和接收所轄范圍內(nèi)具有保存價值的檔案資料,并做初步的檔案整理工作,做到檔案完整與安全。

3.加強病案的規(guī)范化建設。檔案管理必須強調(diào)制度化，病案是醫(yī)院檔案的重要內(nèi)容。要加強對醫(yī)務人員病案書寫的教育，提高對病案嚴肅性的認識，使醫(yī)務人員從思想上以予以重視，嚴格要求，養(yǎng)成嚴謹認真的工作作風。落實病案書寫規(guī)章制度，加強病案書寫規(guī)范化的培訓，要實行專人負責。

4.對影像及其他數(shù)字資料嘗試運用先進的管理手段。高科技的發(fā)展，也使醫(yī)院檔案增添新的內(nèi)涵。一方面，醫(yī)院檔案門類較多，尤其較繁忙的醫(yī)療業(yè)務活動，須保留大量的業(yè)務歸檔材料，如病案、影像資料，每年幾萬份，全部以傳統(tǒng)的方法貯存，將占有很大的庫房。另一方面，高科技的發(fā)展，也使檔案載體更加豐富多樣。

四、開發(fā)檔案資源和利用

1.善于抓好檔案的利用。檔案工作的目的是要更好地為單位服務，決不是走形式、做樣子，開發(fā)利用檔案資源，挖掘檔案潛力，用實際工作證明開展檔案工作的必要性，編寫單位的發(fā)展史，宣傳單位職工的先進事跡，弘揚單位精神，當好領(lǐng)導的決策咨詢參謀，積極為單位科學決策服務。

2.隨著檔案管理工作的發(fā)展，開發(fā)利用工作逐步占主導地位，大力開展檔案的編纂工作，可以大大減少原始檔案、文件的直接利用，緩解保存與利用之間的矛盾，進行匯編、編研材料，對于一般的查詢，只需翻閱檔案與匯編就可滿足查詢?nèi)藛T的要求，從而避免了檔案的高質(zhì)、低效利用。

五、加大改革力度，爭創(chuàng)新水平，服務上新水平，管理上新水平

檔案是昨天的遺產(chǎn)，今天的財富。搞好檔案工作功在當代，利在千秋。在現(xiàn)代社會信息化快節(jié)奏的今天，對檔案管理的要求越來越高，為跟上發(fā)展迅速的形勢，應積極開展編研工作，切實提高檔案管理水平，提高素質(zhì)，鉆研業(yè)務，認真學習掌握檔案專業(yè)方面的理論知識，了解國內(nèi)外有關(guān)檔案工作的動態(tài)，領(lǐng)會國家在檔案工作方面的方針、政策和法規(guī)，爭創(chuàng)新水平，服務上新水平，管理上新水平。

總之，檔案管理與檔案需求是雙向互動的關(guān)系。檔案管理人員最大限度地開發(fā)利用檔案資源，醫(yī)院決策者、醫(yī)護人員及社會各界人員都能充分地認識并積極參與到醫(yī)院檔案的建設，健全檔案管理制度，建立醫(yī)院檔案信息一體化管理模式，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，醫(yī)院醫(yī)療、教學、科研需求就將得到極大滿足，就能實現(xiàn)檔案信息資源的共享，醫(yī)院的整體發(fā)展也將得到極大提高。

[1]唐微微，李秀艷.醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案管理初探[J].中國醫(yī)院管理，2006,21(4):50.

[2]周渝霞，董文富.新形式下醫(yī)院信息化建設的幾個問題[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2005,5(8):134.