閆瑞英 李劍峰

（1.梅嶺小學 江蘇 揚州 225001；2.中共江蘇省揚州市委黨校 225001）

財務檔案管理信息化及網(wǎng)絡會計在學校財務工作中的實現(xiàn)

閆瑞英1李劍峰2

（1.梅嶺小學 江蘇 揚州 225001；2.中共江蘇省揚州市委黨校 225001）

目前，信息產業(yè)逐漸成為社會發(fā)展的主導產業(yè),信息技術在全社會普遍運用,促進了會計電算化信息系統(tǒng)形成，同時，檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。當前各級學?；径家褜嵤┬畔⒓夹g教學，學校內部包括財務部門全面運用計算機技術,外部通過互聯(lián)網(wǎng)技術在全球范圍內實現(xiàn)信息交流和共享。大部分學校的財務工作已采用電算化手段，結合財務檔案的信息化管理，有必要在此基礎上實現(xiàn)會計網(wǎng)絡化。

財務檔案管理；信息化；網(wǎng)絡會計；必要性

當今社會，隨著信息技術的高速發(fā)展，財務檔案的信息化和會計電算化進程在不斷加快，而在此基礎上實現(xiàn)的網(wǎng)絡會計在世界發(fā)達國家的應用率幾乎是100%。在這一背景下，處于Internet時代的學校需要進一步提高管理效率,提高服務水平，以適應新的教育發(fā)展要求。筆者多年來一直從事學校財務和檔案管理工作，對此有著切身的體會，根據(jù)自己的多年工作經(jīng)驗并結合所學的理論知識，我認為，學校會計工作應該針對自身規(guī)模特點,加強學校的財務檔案信息化管理和會計網(wǎng)絡化實施問題研究，在電算化基礎上實現(xiàn)會計網(wǎng)絡化。下面就此問題談一談一些粗淺的看法。

一、學校實施財務檔案管理信息化和會計網(wǎng)絡化的必要性

1.學校財務工作的現(xiàn)狀需要實施財務檔案信息化和會計網(wǎng)絡化。首先，社會現(xiàn)代化的發(fā)展,辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn),使檔案的生成方式發(fā)生很大變化,諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行,這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài),那么檔案也自然以機讀形式存在,這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。由此看來,財務檔案信息電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

2.就我區(qū)所屬學?，F(xiàn)狀而言，本區(qū)全額撥款的全部學校都開通“校校通”工程，100%實現(xiàn)信息化教學，在會計核算上大部分單位都已經(jīng)實施會計電算化。但是財務部門使用會計電算化軟件產生的財務數(shù)據(jù)不能與人事、教務等部門所產生的會計信息銜接;同時大量的業(yè)務仍需通過人工傳遞,與上級部門等外部信息系統(tǒng)之間無法共享財務數(shù)據(jù)。這種狀況已遠遠滯后于現(xiàn)代化管理的要求，也不適應上級部門對學校的監(jiān)管。

3.網(wǎng)絡信息時代要求學校會計網(wǎng)絡化。學校實施會計網(wǎng)絡化能有效地監(jiān)督和控制財務信息的質量、有效地防范會計信息失真；財務管理從靜態(tài)變?yōu)閯討B(tài)；依托于方便快捷的網(wǎng)絡和學校管理信息系統(tǒng)使得會計信息處理的效率提高。教育主管部門與學校之間通過充分、及時地傳遞和交換財務信息，能迅速發(fā)現(xiàn)下級學校財務信息的漏洞，制定出相應的處理措施，并責令其及時改正，使下級學校提供的財務信息真實、完整、合理、合法，從而保證學校信息的真實、完整。比如教育主管部門在網(wǎng)上發(fā)布相關收費要求，各學校按要求就收費的結算公示情況可以上傳至網(wǎng)絡，通過網(wǎng)絡數(shù)據(jù)進行互動，教育主管部門就可以了解各學校的相關情況，有問題及時處理，實現(xiàn)上級部門對學校的實時監(jiān)督控制。而在學校內部總務部門的固定資產實物賬和財務部門固定資產明細賬可以在網(wǎng)上共用一個數(shù)據(jù)源，減少雙方記賬的時間差及誤差，解決對賬不平的麻煩。通過以上分析，網(wǎng)絡會計相比較傳統(tǒng)會計更加適應信息時代對學校財務工作的新要求。

二、學校實施財務檔案信息化和會計網(wǎng)絡化的方法和途徑

1.根據(jù)檔案管理的要求,對各種不同類型載體的檔案(如:紙質檔案和照片、錄音、錄像檔案)進行數(shù)字化處理和轉換,加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作,保證產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法,并制訂電子檔案管理辦法。穩(wěn)定檔案隊伍,提高業(yè)務素質。保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展,人的因素是主要的。檔案管理領域缺乏懂軟件開發(fā)又精通檔案專業(yè)知識的復合人才；提高整支隊伍素質,創(chuàng)造條件有針對性適合不同工作崗位的學習進行知識更新,適應對外指導工作和內部基礎管理工作；建立競爭機制,克服人的惰性,充分發(fā)揮人的主觀能動性,有他們的用武之地和施展才能的場所；建立激勵機制,合理設置崗位。

2.建立網(wǎng)絡檔案系統(tǒng)，在系統(tǒng)內建設數(shù)字化綜合應用平臺。建立健全內部服務網(wǎng)和公眾服務網(wǎng),發(fā)揮網(wǎng)站的作用,使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現(xiàn)行文件信息化的標準建設,根據(jù)系統(tǒng)建設需求,采購必要的硬件設備,為系統(tǒng)提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平,為保證檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

3.強化學校會計網(wǎng)絡化意識，重視組織管理控制,設置相應部門。目前，學校會計網(wǎng)絡化程度較低有著多方面的的原因，其中最主要的原因是學校領導對財務工作不夠重視，對會計網(wǎng)絡化認識不足。因此，首先要讓學校領導充分認識到開展網(wǎng)絡會計對教育工作的必要性。其次,制定本學校會計網(wǎng)絡化工作的發(fā)展規(guī)劃,建立會計網(wǎng)絡化管理制度,按會計數(shù)據(jù)的不同形態(tài)，劃分數(shù)據(jù)收集組、數(shù)據(jù)處理組和信息分析組等部門，組織機構的設置必須適合學校的實際規(guī)模，符合學校總體目標。

4.學校會計網(wǎng)絡化中軟、硬件設備的配置選擇應要注重規(guī)范實效，不能搞形式主義。在學校的發(fā)展初期，單純的賬務處理系統(tǒng)就可能滿足需求。隨著業(yè)務的發(fā)展，諸如學年初統(tǒng)計、人事工資、固定資產管理等業(yè)務也延伸到了財務部門，就需要實現(xiàn)財務相關業(yè)務一體化。由于學校的資金有限，學校會計網(wǎng)絡化要從目前實際出發(fā)放眼未來,參照《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》等規(guī)范,結合本學校財務流程，遵循“投入-效益”原則，選擇合適的軟件,把每一分錢用在刀刃上。

5.建立網(wǎng)絡系統(tǒng)安全控制措施。網(wǎng)絡會計需要在系統(tǒng)內部采取有效的安全保障措施。對外,通過數(shù)據(jù)包過濾、應用網(wǎng)關(Application Gateway)和代理服務器(Proxy Server)等建立防火墻。面向網(wǎng)絡使用經(jīng)過加密的數(shù)據(jù)包傳送、認證網(wǎng)絡路由及其他網(wǎng)絡協(xié)議所需的信息，從而保證網(wǎng)絡的連通性和可用性不受損害。對內,在會計操作系統(tǒng)中建立數(shù)據(jù)保護機制，健全日志機制；對通信線路上的數(shù)據(jù)流加密，對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)文件加密；建立會計信息系統(tǒng)自動識別有效終端入口。另外，網(wǎng)上公證的形成可有效地預防數(shù)字化的原始憑證被修改或偽造。

6.建立健全內部控制制度，加強檔案管理。在網(wǎng)絡會計下，內部控制的目的依然是合理保證單位管理合法合規(guī)、資產安全、財務報告及相關信息真實完整，提高效率和效果，促進單位實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。原來部分核算工作已由計算機執(zhí)行，現(xiàn)在需要強化原始數(shù)據(jù)的搜索、審核和維護崗位。建立起完善的檔案制度，及時存檔，加強檔案管理。要有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標簽和索引方法及安全可靠的檔案保管設備等。除此之外，還應定期對所有檔案進行備份，并保管好這些備份。對于用于會計電算化系統(tǒng)的各種硬件設備，應當建立一套完備的管理制度，以保證設備完好，保證設備能夠正常運行。

7.培養(yǎng)、引進高素質人才。實施財務檔案信息化和網(wǎng)絡會計需要復合型人才。為解決人才缺乏問題，對現(xiàn)有會計人員進行網(wǎng)絡會計培訓。提高現(xiàn)有會計人員的計算機水平，特別是計算機網(wǎng)絡技術與會計信息之間的融合，培養(yǎng)出既熟悉計算機技術又精通財務管理知識的復合型人才。結合各學校自身特點，在條件許可的情況下，引進高層次會計人才。

參考資料：

[1]李明華.《網(wǎng)絡會計對傳統(tǒng)會計理論的影響》.財會通訊,2003(8)

[2]劉忠玉.《會計信息化：21世紀財務會計發(fā)展大趨勢》.財經(jīng)問題研究,2004(8)

[3]溫希波.《網(wǎng)絡會計發(fā)展中的問題及解決對策》.中國管理信息化,2007(6)

閆瑞英，女，1971年出生，現(xiàn)為江蘇省揚州市梅嶺小學館員，在公開雜志發(fā)表論文三篇；李劍峰，男，1970年出生，現(xiàn)工作單位為中共揚州市委黨校，在公開雜志發(fā)表論文九篇。