包 丹

（白音諾勒鄉(xiāng)政府經(jīng)管站 黑龍江 杜蒙 166200）

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作存在的問題及對策

包 丹

（白音諾勒鄉(xiāng)政府經(jīng)管站 黑龍江 杜蒙 166200）

1 當前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理工作不規(guī)范。鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作大多重視文書檔案，而忽視基建、會計、聲像、實物等檔案的規(guī)范管理，材料的整理存在很大的不合理性，不便于查找利用，有些檔案未作為資料保存，未納入統(tǒng)一管理，查詢起來很困難；有的歸檔不全面，檔案殘缺不全；有的檔案人員在工作變動時，移交不按程序辦事，不檢查，不清理，不簽字；有的單位或部門對檔案工作不夠重視，從而使得工作人員存在只要做了就行，至于做好做壞不重要的思想。責任心不強，工作積極性不高，導致鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作不規(guī)范、不齊全。

1.2 檔案信息化工作滯后。檔案信息化建設(shè)任重道遠，雖然從80年代開始計算機就已經(jīng)應用于檔案工作中，但在鄉(xiāng)鎮(zhèn)的運用也是近兩年才開始起步的，大多數(shù)還是處于對檔案的檢索統(tǒng)計等工作，在一定區(qū)域內(nèi)也未實現(xiàn)資源共享，在查詢上也只能到當?shù)貦n案室查詢，異地查詢則無法實現(xiàn)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化工作滯后還有一個重要原因，就是設(shè)備不齊全，計算機配置不高，運行不暢。

1.3 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案服務功能開發(fā)不足，限制了其社會影響的進一步擴大。大多數(shù)檔案人員對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的定位是重保管，輕利用，對檔案信息資源的開發(fā)利用下功夫不深或者根本不愿下大氣力去開發(fā)檔案資源。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理不僅應當對全鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作實行規(guī)劃、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導，而且還應當是鄉(xiāng)鎮(zhèn)的綜合信息利用中心，同時還應是彰顯檔案服務機關(guān)、服務群眾、服務社會的重要場所，而目前的一些檔案機構(gòu)放棄了檔案信息的開發(fā)，也就是放棄了檔案與檔案工作的正面宣傳機會，間接地導致了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作地位的下降。

1.4 其他制約因素。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作受多種因素的制約，除以上一些原因外，最關(guān)鍵的還是檔案意識淡薄，思想未到位。盡管現(xiàn)在把檔案工作列入鄉(xiāng)級責任制考核中，但部分人員對檔案工作意識仍不夠重視，一定程度上影響了檔案工作的開展。二是檔案收集不齊全。鄉(xiāng)里許多召集會議布置工作往往只是口頭形式，各辦公室形成的文件材料各自存放，特別是一些專業(yè)檔案和照片檔案易散落在各個辦公室，收集、整理它們也就特別難，造成檔案收集完整率、歸檔率低。三是檔案人員專業(yè)素質(zhì)低，隊伍不穩(wěn)定。一直來沒有專業(yè)檔案員，而由辦公室文秘人員兼任，由于人員頻繁變動，檔案工作缺乏連續(xù)性，檔案管理人員沒有經(jīng)過檔案管理的業(yè)務培訓，所掌握的檔案知識不夠，致使檔案管理質(zhì)量不高。

2.加強基層檔案管理工作的對策

2.1 營造良好的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作。檔案管理工作是一項專業(yè)性、知識性很強的工作，要求檔案人員要具有高度的政治觀念、廣博的知識層面、精深的業(yè)務素質(zhì)，能夠適應現(xiàn)代社會對檔案管理的要求。要保障檔案工作的正常開展，需要保持檔案工作人員崗位的相對穩(wěn)定，并通過提高待遇、正常晉升等方式增強檔案管理崗位的吸引力。同時各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員要定期接受檔案業(yè)務培訓，而且各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要按工作規(guī)范、崗位職責對檔案人員加以督查和考核。要讓檔案人員干起來有盼頭、有勁頭，從而進一步擴大檔案工作的影響和提高檔案機構(gòu)的地位。

2.2 加強檔案提供利用的針對性，提高檔案利用效率。一是要適時修訂檔案保管期限表。檔案保管期限表是機關(guān)內(nèi)部科室收集歸檔和檔案室鑒定檔案價值、確定檔案保管期限的依據(jù)和標準。應該說，凡是保管期限表上列舉的應該歸檔的文件都是有可能被今后工作所利用到的。保管期限表不規(guī)范、不完整，勢必影響到今后檔案的開發(fā)和利用。然而保管期限表不是一成不變的，它是動態(tài)發(fā)展的，不同時期的保管期限表內(nèi)容都各不相同，尤其是在鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門機構(gòu)調(diào)整、職能改變等特殊情況下，要及時修訂保管期限表，從而確保檔案真正具有查考利用價值。二是要完善檔案利用統(tǒng)計。一方面，要根據(jù)文件材料流轉(zhuǎn)特征，建立能夠及時掌握文件材料流轉(zhuǎn)去向及利用情況的統(tǒng)計系統(tǒng)；另一方面，要在辦公自動化系統(tǒng)或檔案管理系統(tǒng)中，增設(shè)一個利用功能，加強對部門自行利用檔案情況進行統(tǒng)計。三是要以信息化提高檔案利用質(zhì)量。要實現(xiàn)將所有的紙質(zhì)文書全部錄入計算機。四是要大力開展服務方式創(chuàng)新。一方面，要定期發(fā)布近期檔案工作情況、信息等；另一方面，要變被動為主動，圍繞鄉(xiāng)鎮(zhèn)中心工作，去挖掘、開發(fā)現(xiàn)有的檔案資源，提供給領(lǐng)導及各站、辦、所，以達到實質(zhì)意義上的服務創(chuàng)新。

2.3 加強對職業(yè)教育和技能培訓，提高檔案管理人員素質(zhì)。有為才有位。檔案員要積極克服工作環(huán)境和自身心理上的困惑，與時俱進，緊跟時代步伐，刻苦鉆研，摒棄過時的做法，努力在工作中建功立業(yè)，開創(chuàng)檔案工作新局面，這是最為有效的被社會認可的方法和途徑。改變大眾思維定勢，檔案員要通過自身的不懈努力，力爭以嶄新的精神面貌和姿態(tài)進入人們的視線，檔案員要充分利用“檔案是信息”這一極好的抓手，把檔案和人們的日常工作生活緊密聯(lián)系起來，改變大眾心目中遺留的固有思維定勢和各種不良成見。樹立新觀念，檔案員要逐步減弱進而勇于沖破檔案界公認的“領(lǐng)導是關(guān)鍵”這一固有認識，辨證地看待這個問題，爭取轉(zhuǎn)換并樹立起“檔案工作者是關(guān)鍵”的新觀念，并以自己的實際工作中貫徹這一理念。

2.4 做好檔案宣傳工作。加強宣傳教育是做好檔案工作的重要基礎(chǔ)。只有通過廣泛宣傳活動，才能形成檔案工作的社會共識和合力，才能從根本上體現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的價值。開展各種形式的檔案法律法規(guī)宣傳和教育，使檔案工作與群眾的日常生活密切地結(jié)合起來，促使群眾形成良好的檔案意識，為農(nóng)村各項政策的貫徹執(zhí)行打好扎實的社會基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，為解決農(nóng)村土地糾紛、維護農(nóng)民合法權(quán)益、穩(wěn)定農(nóng)村經(jīng)濟秩序等積極開展檔案活動，以促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的長效管理，增強群眾對檔案的認識。