省直機(jī)關(guān)大直街辦公區(qū)管理中心 周 萍

進(jìn)一步加強(qiáng)電子檔案的管理與利用

省直機(jī)關(guān)大直街辦公區(qū)管理中心 周 萍

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化技術(shù)飛速發(fā)展，各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位對(duì)辦公技術(shù)化的應(yīng)用不斷深化，產(chǎn)生了大量的電子檔案。電子檔案是信息社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的研究，是目前檔案工作者的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。本文針對(duì)電子檔案的利用與管理等工作進(jìn)行一些探討。

一、電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。

按電子文件產(chǎn)生的工作領(lǐng)域，可將其分為兩種：一種是記錄人們?cè)谵k理公務(wù)，處理一般事務(wù)或交流信息過程中的電子文件，例如，OA（辦公自動(dòng)化）電子文件、E—mail（電子信件）電子文件等，它們多以文本、圖象、聲音或影像等形式存在；另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動(dòng)的技術(shù)性電子文件，例如CAD（計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)）、CAM（計(jì)算機(jī)輔助制造）等生成的電子文件，它們多以光柵圖或矢量圖等形式存在。電子文件作為一種數(shù)字化的信息記錄形式，具有區(qū)別于紙質(zhì)檔案的明顯特征。如：電子文件的信息形態(tài)是數(shù)字化的，電子文件對(duì)設(shè)備有著很強(qiáng)的依賴性，電子文件具有非直讀性、信息共享性、易更改性以及電子文件非實(shí)體歸檔等特點(diǎn)。電子文件的特點(diǎn)使得電子檔案和紙質(zhì)檔案相比具有許多優(yōu)越性：

1、提高了工作時(shí)效，使檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度減輕?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度。文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時(shí)隨時(shí)整理立卷。

2、文檔的保密性強(qiáng)。過去查閱檔案時(shí)是整卷提供利用，利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。

3、提高了檔案管理工作的質(zhì)量。傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)。同時(shí)，歸檔工作占用了檔案人員的大部分時(shí)間，檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，制約了管理人員的水平提高。文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，檔案人員可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案在提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。

二、電子檔案提供利用的方法

電子檔案提供利用，一般有以下三種方法：即提供拷貝；通信傳輸；直接利用。

1、提供拷貝。檔案部門向利用者提供載體拷貝時(shí)，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺(tái)。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺(tái)時(shí)，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。

2、通信傳輸。即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案。這一方法比較適合部門之間的信息資源交流及向相對(duì)固定的查檔單位提供資料，通過點(diǎn)對(duì)點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)。

3、直接利用。是利用檔案部門或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。其特點(diǎn)是：可為利用者提供技術(shù)支援；可使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。這種方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。

三、電子檔案的利用管理

由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。利用管理的內(nèi)涵很豐富，從信息安全的角度出發(fā)，各單位要建立歸檔電子檔案的借閱制度，并嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批手續(xù)。電子檔案提供利用必須使用拷貝件，其封存載體不應(yīng)外借。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不允許擅自復(fù)制，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)的方式提供利用時(shí)，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份認(rèn)定、權(quán)限控制及在存有電子檔案的設(shè)備上加裝防火墻等安全保密措施。

1.使用權(quán)限的審核。首先，要根據(jù)各種人員級(jí)別、層次進(jìn)行使用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。在利用中，由系統(tǒng)自動(dòng)判定當(dāng)前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)其使用各種功能操作的路徑進(jìn)行跟蹤與記錄。對(duì)涉及使用未經(jīng)授權(quán)的功能，應(yīng)能拒絕響應(yīng)并給予告警提示。其次，在電子檔案存儲(chǔ)載體的使用上，要根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)和開放程度，來確定其使用控制程度，在使用中依據(jù)利用者背景情況和利用目的來決定對(duì)他的授權(quán)。

2.電子檔案的登記與歸檔。每份電子檔案均應(yīng)在《電子文件登記表》中登記，與檔案同時(shí)保存。電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與電子檔案一同保存，永久保存的電子表格應(yīng)附有紙質(zhì)等拷貝件并與相應(yīng)的電子文件拷貝一起保存。電子文件稿本代碼：M-草稿性電子文件；U-非正式電子文件；F-正式電子文件。電子文件類別代碼：T-文本文件；I-圖像文件；G-圖形文件；V-影像文件；A-聲音文件；O-超媒體鏈結(jié)文件；P-程序文件；D-數(shù)據(jù)文件。電子檔案歸檔的時(shí)間：邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。

3.拷貝的提供與回收。提供電子檔案拷貝是一種主要的利用方式，但必然帶來利用時(shí)間與利用地點(diǎn)的分散，如果管理不好，將會(huì)造成檔案信息無原則的散失。應(yīng)依據(jù)利用者的需求和確認(rèn)使用權(quán)限后再進(jìn)行拷貝的制作。原則上盡量避免把載體上存儲(chǔ)的電子檔案信息全部拷貝，并通過技術(shù)手段防止所提供拷貝的再?gòu)?fù)制。除經(jīng)過編輯公開發(fā)行的電子出版物外，對(duì)那些提供利用的拷貝必須進(jìn)行回收。要有完善的提供拷貝手續(xù)，提供者和利用者雙方應(yīng)對(duì)提供拷貝的內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并對(duì)使用載體的類型、數(shù)量、使用時(shí)間、最后回收期限及雙方責(zé)任人等情況進(jìn)行登記。對(duì)回收來的拷貝，應(yīng)作信息內(nèi)容的消除處理。

4.利用中的安全措施。電子檔案在利用中的保密與安全是十分重要的，而且同紙質(zhì)檔案相比，更加難以控制。因此，在電子檔案的利用中，應(yīng)特別注意以下幾點(diǎn)：

一是采用的利用方式，應(yīng)視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式；二是依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次，進(jìn)行有效的管理。一般情況下，對(duì)于內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對(duì)于提供拷貝的制作，必須在有效監(jiān)控下進(jìn)行；三是采用通信傳輸或直接利用等利用方式時(shí)，對(duì)有密級(jí)的信息內(nèi)容要進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期的更換；四是系統(tǒng)應(yīng)對(duì)利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)記錄，作為對(duì)利用工作查證的依據(jù)；五是利用的系統(tǒng)應(yīng)有較強(qiáng)容錯(cuò)能力，避免由錯(cuò)誤操作帶來不可挽回的損失。

電子檔案管理對(duì)檔案部門、對(duì)電子文件形成部門都具有現(xiàn)實(shí)意義。檔案部門在積極參與電子文件檔案化管理的同時(shí)，應(yīng)和技術(shù)部門、法律界和文件形成部門等各行各業(yè)人士密切配合，增強(qiáng)他們的檔案管理、檔案法制意識(shí)，共同推進(jìn)電子檔案的社會(huì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，確保電子檔案管理工作順利開展，為電子檔案信息資源共享做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。