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        關(guān)于高校家庭檔案建設(shè)的思考

        2011-08-15 00:46:01
        黑龍江史志 2011年18期

        謝 鵬

        (重慶交通大學(xué)檔案館 重慶 400074)

        高校家庭檔案是家庭及其成員在社會(huì)活動(dòng)和家庭生活中形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。家庭檔案的興起,是生產(chǎn)力發(fā)展和家庭生活水平提高的必然結(jié)果,這是對(duì)傳統(tǒng)檔案工作格局和體系的補(bǔ)充和延伸。

        1.高校家庭檔案建設(shè)的意義

        高校家庭檔案是重要的社會(huì)財(cái)富,對(duì)家庭和社會(huì)都能發(fā)揮重要的作用。一是價(jià)值性高,高校的教授、專(zhuān)家在社會(huì)活動(dòng)和家庭生活中形成的許多材料還主要保存在自己家中,因此,高校家庭檔案可謂是知識(shí)和藝術(shù)的寶庫(kù);二是實(shí)用性強(qiáng),一方面它能為家庭活動(dòng)提供利用,另一方面能為學(xué)校的文化教育、科學(xué)研究和歷史研究等提供服務(wù),能創(chuàng)造社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益;三是資源性好,高校家庭檔案從一個(gè)側(cè)面反映了時(shí)代的變遷、社會(huì)的發(fā)展,是國(guó)家檔案資源的補(bǔ)充,特別是在家庭計(jì)算機(jī)普及化的條件下,利用家庭檔案管理軟件可以很好的管理、保存高校教職員工的家庭檔案,是高校檔案館社會(huì)征集的豐富源泉;四是宣傳性廣,建立并不斷完善高校家庭檔案,廣泛的宣傳了《檔案法》,增強(qiáng)了檔案意識(shí),檔案工作將會(huì)深入到千千萬(wàn)萬(wàn)個(gè)高校家庭。正如湖北大學(xué)檔案系教授覃兆劌指出的:“家庭檔案能夠激活檔案工作機(jī)制,是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的希望工程,家庭檔案是讓現(xiàn)代檔案觀念深入人心的切入點(diǎn)。只有將社會(huì)檔案觀念滲透到社會(huì)最基本的組織細(xì)胞—家庭當(dāng)中,才能帶來(lái)檔案事業(yè)的真正春天?!盵1]

        2.構(gòu)建高校家庭檔案的體系結(jié)構(gòu)

        高校家庭檔案建設(shè)的重點(diǎn)是構(gòu)建體系結(jié)構(gòu),根據(jù)高校家庭檔案的形成規(guī)律、內(nèi)容和特點(diǎn),對(duì)高校家庭檔案實(shí)體分類(lèi)、編號(hào)、檢索進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)。

        2.1 高校家庭檔案類(lèi)目設(shè)置

        高校家庭檔案類(lèi)目設(shè)置要具有穩(wěn)定性,類(lèi)目排列、檔號(hào)結(jié)構(gòu)的確定要符合邏輯原則,按照從總到分,做到同位類(lèi)目之間界限清楚,不互相交叉和包容。在類(lèi)目名稱(chēng)、檔號(hào)模式、標(biāo)示符號(hào)等方面,力求做到準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、易懂、好記。

        高校家庭檔案是一個(gè)有機(jī)的整體,由若干不同類(lèi)型的材料組合而成。根據(jù)高校家庭檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn),可將其分為三大類(lèi):一是教職員工個(gè)人類(lèi);二是家庭生活類(lèi);三是聲像類(lèi)。

        2.1.1 教職員工個(gè)人檔案類(lèi)目設(shè)置

        ①綜合類(lèi):主要包括簡(jiǎn)歷、信件、身份證、畢業(yè)證、職稱(chēng)證、黨(團(tuán))證、教師證、護(hù)照、專(zhuān)利證書(shū)以及各種聘書(shū)等;

        ②教學(xué)類(lèi):主要包括教學(xué)筆記、教案、自編教材、教學(xué)工作總結(jié)等;

        ③科研類(lèi):主要包括科研項(xiàng)目材料、學(xué)術(shù)論文底稿、公開(kāi)發(fā)表文章的刊物、專(zhuān)著等;

        ④管理類(lèi):主要包括講稿、記事本、會(huì)議資料、年度考核和履職考核材料等;

        ⑤資源類(lèi):主要包括讀書(shū)卡片、圖書(shū)資料、學(xué)術(shù)期刊資料、書(shū)報(bào)剪輯(復(fù)?。┵Y料等;

        ⑥學(xué)術(shù)交流、進(jìn)修類(lèi):主要包括學(xué)術(shù)會(huì)議的通知和邀請(qǐng)函、會(huì)議資料;國(guó)內(nèi)外的進(jìn)修、考察、培訓(xùn)材料等;

        ⑦職稱(chēng)類(lèi):主要包括歷次職稱(chēng)申報(bào)材料、評(píng)審的文件等;

        ⑧表彰類(lèi):主要包括在教學(xué)、科研、管理工作中獲得的表彰獎(jiǎng)勵(lì)和榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)的材料等。

        2.1.2 家庭組織檔案類(lèi)目設(shè)置

        ①家庭歷史類(lèi):主要包括家譜族書(shū)、家史、自傳、回憶錄、家庭活動(dòng)的重要記事、收養(yǎng)繼承的文書(shū)、遺囑等;

        ②家庭教育類(lèi):主要包括子女的出生證、獨(dú)子證、成長(zhǎng)記錄冊(cè)、學(xué)習(xí)成績(jī)單、不同時(shí)期的優(yōu)秀作業(yè)、獲獎(jiǎng)證書(shū)等;

        ③家庭證書(shū)類(lèi):主要包括房地產(chǎn)證、戶(hù)口薄、結(jié)婚證、家庭的獲獎(jiǎng)證書(shū)等;

        ④家庭財(cái)務(wù)類(lèi):主要包括家庭收(支)賬本記錄、銀行存折(卡)、財(cái)務(wù)憑證、財(cái)產(chǎn)公證書(shū)和協(xié)議書(shū)、合同和契約文書(shū)、股票和期貨類(lèi)投資交易證(卡)等;

        ⑤家庭設(shè)備類(lèi):主要包括購(gòu)置各種大小家用電器的保修單和使用說(shuō)明書(shū)。購(gòu)置大件物品的裝箱單、隨機(jī)光盤(pán)、配件等材料、歷次維修記錄原始單據(jù)等;

        ⑥家庭健康類(lèi):主要包括家庭成員的醫(yī)保證(卡)、病歷本、歷次住院的病歷資料、歷次體檢資料、疫苗接種和藥物過(guò)敏記錄等;

        ⑦家庭收藏類(lèi):主要包括藏書(shū)、古玩、字畫(huà)、集郵冊(cè)等;

        ⑧家庭旅游類(lèi):主要包括景點(diǎn)門(mén)票、導(dǎo)游圖、旅行線路圖、游覽日記等等。

        2.1.3 聲像檔案類(lèi)目設(shè)置

        聲像檔案主要包括反映家庭及成員在社會(huì)活動(dòng)和家庭生活的以照片、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)、磁盤(pán)等為載體的聲像材料。按不同載體材料進(jìn)行分類(lèi),分為照片類(lèi)、錄音帶類(lèi)、錄像帶類(lèi)、光盤(pán)類(lèi)、磁盤(pán)類(lèi)等。

        2.2 高校家庭檔案的檔號(hào)編制

        檔號(hào)是存取檔案的代號(hào),排架的依據(jù),反映的是高校家庭檔案的分類(lèi)體系和物理位置。檔號(hào)的編制必須符合唯一性的原則。檔號(hào)的標(biāo)示:采用漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號(hào)碼編制,中間用“—”連接。高校家庭檔案的檔號(hào)可分為教職員工個(gè)人類(lèi)、家庭組織類(lèi)、聲像類(lèi)三種類(lèi)型。教職員工個(gè)人類(lèi)檔號(hào)由姓名、年度號(hào)、分類(lèi)號(hào)、件號(hào)(年度號(hào)由4位阿拉伯?dāng)?shù)字組成,分類(lèi)號(hào)由類(lèi)目組成、件號(hào)按順序編號(hào))組成,格式為:姓名+年度+分類(lèi)號(hào)+件號(hào)。如:張民的2009年科研類(lèi)項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū),可標(biāo)示為:張民—2009—科研—3。家庭組織類(lèi)檔號(hào)由年度、分類(lèi)號(hào)、件號(hào)組成。格式為:年度+分類(lèi)號(hào)+件號(hào)。如:2009年的集郵冊(cè),可標(biāo)示為:2009—家庭收藏—6。聲像類(lèi)檔號(hào)由年度、分類(lèi)號(hào)、保管單位號(hào)(以“冊(cè)”為單位)組成。格式為:年度+聲像檔案分類(lèi)號(hào)+保管單位號(hào)。如:2009年參加X(jué)XX科技項(xiàng)目照片冊(cè),可標(biāo)示為:2009—照片—23。

        3.高校家庭檔案的整理、裝盒、排列及保管

        3.1 高校家庭檔案材料的整理

        教職員工個(gè)人材料、家庭生活材料和聲像材料的整理。建檔材料按“一事一歸”方法歸類(lèi),事情辦理完畢后即可建檔。材料整理以“件或冊(cè)”為單位、以人為主線、以問(wèn)題為中心,按材料產(chǎn)生的時(shí)間排序,每個(gè)類(lèi)目的材料在一個(gè)年度內(nèi)編一個(gè)大流水號(hào),重要的聲像材料要做說(shuō)明(書(shū)寫(xiě)題名、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等),與其它載體檔案是同一事件的要同時(shí)注明參照號(hào)。

        利用高校家庭檔案管理軟件對(duì)以上三類(lèi)建檔材料進(jìn)行著錄后,形成卷內(nèi)目錄。電子文檔直接輸入家庭檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫(kù),紙質(zhì)材料通過(guò)掃描或翻拍處理后輸入家庭檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫(kù)。

        3.2 高校家庭檔案的裝盒、排列及保管

        家庭檔案材料裝盒時(shí)(為節(jié)約裝具,可多個(gè)年度歸檔材料裝在一盒里),要同時(shí)裝入此盒的卷內(nèi)目錄和備考表。然后填寫(xiě)檔案盒脊背,內(nèi)容包括:年度、分類(lèi)號(hào)、姓名、起止件號(hào)、盒號(hào)。從維護(hù)家庭檔案的整體性和方便查找考慮,可不考慮保管期限,按年度橫向排列。同時(shí),要注意防水、防火、防磁、防塵、防霉、防蟲(chóng)、防曬,妥善保管。

        4.高校檔案部門(mén)對(duì)家庭檔案建設(shè)的對(duì)策

        家庭檔案是檔案大家族的重要門(mén)類(lèi),是社會(huì)檔案資源的重要組成部分,具有檔案的基本屬性,因而家庭建檔與檔案部門(mén)有著密切關(guān)系,開(kāi)展家庭檔案建設(shè)工作對(duì)于檔案部門(mén)既是一個(gè)新領(lǐng)域,又是一個(gè)新機(jī)遇。高校檔案部門(mén)要圍繞實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”,建立“兩個(gè)體系”,倡導(dǎo)、指導(dǎo)高校家庭檔案建設(shè),并將其作為檔案部門(mén)當(dāng)前的一項(xiàng)重要任務(wù)來(lái)抓,做好高校家庭檔案建設(shè)工作是高校檔案部門(mén)的歷史責(zé)任,[2]這種利國(guó)利民的活動(dòng),是檔案工作服務(wù)民生的最好體現(xiàn)。

        4.1 開(kāi)展高校家庭檔案建設(shè)的有利條件

        高校是知識(shí)分子聚集的地方,多數(shù)家庭中都具有電腦、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)等家電設(shè)備,并能熟練使用,為家庭檔案建設(shè)提供了物質(zhì)基礎(chǔ);教職員工從事教學(xué)、科研、管理工作和家庭生活,形成了教案、科研項(xiàng)目材料、管理筆記,以及家庭生活的教育、財(cái)務(wù)、收藏等文字、聲像、圖表材料,為家庭檔案建設(shè)提供了建檔材料基礎(chǔ);教職員工具有較高的文化水平,易于接受家庭檔案知識(shí)并認(rèn)識(shí)其重要意義,有利于家庭檔案建檔的開(kāi)展,是家庭檔案建設(shè)的群眾基礎(chǔ)。這些是開(kāi)展高校家庭檔案建設(shè)工作的有利條件。

        4.2 高校家庭檔案建設(shè)具體措施

        高校檔案部門(mén)組織家庭建檔工作可歸納為“建、宣、供、幫、密、比”六個(gè)字,建:建立制度和規(guī)范,如家庭檔案的收集、整理、保管規(guī)范、家庭檔案實(shí)體分類(lèi)體系、代管制度、捐贈(zèng)制度等;宣:利用網(wǎng)絡(luò)視頻、圖片展、小冊(cè)等多種方式廣泛宣傳家庭建檔的意義和方法,使廣大教職員工知道為什么這樣做,怎樣做;供:開(kāi)發(fā)提供高校家庭檔案管理的軟件,簡(jiǎn)單易用,對(duì)項(xiàng)目可以進(jìn)行設(shè)置和修改,能適應(yīng)家庭對(duì)紙質(zhì)檔案、電子文件、聲像檔案管理的需要,方便高校家庭檔案的建檔;學(xué):對(duì)教職員工以家庭為單位進(jìn)行集體培訓(xùn);幫:舉辦巡回輔導(dǎo),手把手的幫教,進(jìn)行講解和操作示范;密:由于家庭檔案的私有性,在幫助建立家庭檔案的過(guò)程中,必須注重保密、取得教職員工家庭的信任;比:知識(shí)競(jìng)賽和檢查評(píng)比、樹(shù)立典型相結(jié)合。

        高校檔案部門(mén)要將檔案工作服務(wù)民生的精神貫徹到具體的工作中去,開(kāi)展家庭建檔活動(dòng)是極佳的切入點(diǎn)。家庭建檔是社會(huì)生產(chǎn)力高速發(fā)展基礎(chǔ)上產(chǎn)生的先進(jìn)文化現(xiàn)象,是社會(huì)文明進(jìn)步的標(biāo)志,隨著我國(guó)物質(zhì)文明、政治文明和精神文明的不斷發(fā)展,家庭檔案的內(nèi)容和形式將日臻豐富和完善,讓家庭檔案承載的文化、歷史、學(xué)術(shù)的活力競(jìng)相迸發(fā),將使“檔案”在社會(huì)的發(fā)展中發(fā)揮越來(lái)越大的作用。

        [1]沙菲.我國(guó)家庭建檔若干問(wèn)題的思考 [J].檔案管理,2009(1):41—42.

        [2]同1.

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