袁海燕
(富??h低保中心 黑龍江 齊齊哈爾 161200)
隨著社會(huì)的發(fā)展,特別是當(dāng)今人類社會(huì)正走向信息化社會(huì),信息共享已成為一種歷史潮流,在這一背景下,檔案部門由封閉半封閉走向開放,為社會(huì)、公眾提供公共服務(wù)是歷史發(fā)展之必然。
檔案工作從大到小,從無序到有序,正朝著科學(xué)化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。但由于歷史的、社會(huì)的種種原因.檔案服務(wù)利用工作總體上不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要,與整個(gè)檔案事業(yè)的發(fā)展不相適應(yīng),這使檔案的社會(huì)功能和經(jīng)濟(jì)效益不能得到充分的利用和發(fā)揮。為此,檔案部門要增強(qiáng)緊迫感,加強(qiáng)檔案服務(wù)利用工作。
1.館藏的饋乏:主要是指檔案儲(chǔ)藏、管理跟不上現(xiàn)代化步伐,應(yīng)該運(yùn)用現(xiàn)代化手段做好管理和服務(wù),體現(xiàn)時(shí)代氣息。
2.查詢方式的單一:現(xiàn)在人們普遍認(rèn)為檔案的查詢方式只有到檔案部門進(jìn)行查閱。許多人認(rèn)為檔案是塵封的歷史,有一種神秘感、陌生感。其實(shí),檔案是人類活動(dòng)及其歷史的記錄,應(yīng)該發(fā)揮它為現(xiàn)實(shí)服務(wù),為群眾服務(wù)的作用。
3.社會(huì)對(duì)檔案部門的認(rèn)知度低:過去人們一提到“檔案館(室)”,其印象就是“存檔案的倉庫”、“保密性強(qiáng)”等概念。實(shí)則不然,檔案館(室)是面向社會(huì),為各項(xiàng)工作服務(wù)的公益性文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。應(yīng)該發(fā)揮其多功能作用。
1.要有做好新時(shí)期檔案工作的責(zé)任感,這是服務(wù)大局的需要。充分發(fā)揮檔案為當(dāng)?shù)卣透黜?xiàng)事業(yè)服務(wù)的自身優(yōu)勢(shì),大力開發(fā)利用檔案信息資源,為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
2.新時(shí)期的檔案工作是為民謀利的需要。隨著改革開放的深入和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展,檔案工作已經(jīng)越來越多地滲透到社會(huì)生活的各個(gè)方面,檔案不僅可以為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù),還可以為人們?nèi)粘I罘?wù),也是我們工作和生活的查考依據(jù)和參考資料,更是維護(hù)合法權(quán)益的憑證。
1.加強(qiáng)檔案的接收工作,拓寬檔案的接收范圍,提高檔案接收數(shù)量和質(zhì)量,真正做到豐富館藏結(jié)構(gòu)。
2.做好檔案的宣傳利用工作。(1)加強(qiáng)現(xiàn)行文件的收集整理,定期更換,使來館的各階層人員均能及時(shí)了解到各項(xiàng)方針政策;(2)還可以定期舉辦各種宣傳展覽,邀請(qǐng)和吸引各階層人士前來參觀,且每次展覽還可通過媒體進(jìn)行社會(huì)宣傳,以此加強(qiáng)社會(huì)公眾對(duì)檔案館性質(zhì)和特點(diǎn)的認(rèn)識(shí);(3)可以印制一定量的宣傳小冊(cè)子,向社會(huì)發(fā)放,使公眾了解檔案館(室),提升檔案館(室)的知名度和公眾性;(4)通過互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案館(室)的特點(diǎn)、性質(zhì)進(jìn)行報(bào)道,可以擴(kuò)大公眾對(duì)檔案的了解;(5)還可以通過其他多種媒體進(jìn)行宣傳,如電視臺(tái)、電臺(tái)、報(bào)紙、雜志等,使檔案館(室)形成較大影響。
3.實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檢索、查詢,以自身的發(fā)展加強(qiáng)宣傳。作為檔案部門,特別是檔案館(室),一定要加快硬件建設(shè),早日實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檢索、網(wǎng)上查詢功能,這樣既方便了社會(huì)利用檔案,擴(kuò)大了服務(wù)面,同時(shí)也是對(duì)檔案及其檔案工作的最好宣傳。
4.建立以調(diào)查公眾興趣為主的民意調(diào)查,對(duì)公眾的意見進(jìn)行征集,了解公眾心理,并相應(yīng)對(duì)檔案館(室)進(jìn)行改進(jìn)。
5.加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員素質(zhì)的培訓(xùn)。對(duì)檔案工作人員進(jìn)行定期業(yè)務(wù)培訓(xùn),以及其他科學(xué)技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn),如計(jì)算機(jī)、英語、史學(xué)等方面的培訓(xùn)。
檔案編研是對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行研究與編纂,為社會(huì)提供檔案信息利用服務(wù)的工作,它是檔案業(yè)務(wù)的重要組成部分,也是現(xiàn)代信息加工產(chǎn)業(yè)的一個(gè)分支。目前,我國(guó)檔案編研工作進(jìn)入新的發(fā)展階段,檔案編研業(yè)務(wù)已由檔案館擴(kuò)展到企業(yè)檔案室,非檔案部門也借助檔案進(jìn)行編史修志,匯編出版各種專題資料,傳播科技與經(jīng)濟(jì)信息,這些直接和間接的檔案編研活動(dòng)匯成了檔案信息加工產(chǎn)業(yè)的熱流。
1.從目前看,檔案編研工作還存在著一些問題,主要是以下幾個(gè)方面:
(1)檔案編研的理論跟不上形勢(shì)發(fā)展的需要??偟膩砜?,我國(guó)檔案理論研究歷史不長(zhǎng),主要致力于檔案基礎(chǔ)理論和宏觀管理的研究,檔案編研知識(shí)在檔案管理學(xué)中只占很小的一部分,內(nèi)容單薄。檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)雖然比較系統(tǒng),但主要是論述史料的一次文獻(xiàn)編纂工作。許多企事業(yè)單位的檔案編研,特別是二次文獻(xiàn)和三次文獻(xiàn)編研工作由于缺乏理論指導(dǎo),只好自我摸索,編而不研,簡(jiǎn)單匯總,有的編制成果缺乏科學(xué)性和實(shí)用性。
(2)有關(guān)人員對(duì)開展檔案編研工作的意義認(rèn)識(shí)不足。有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案只要能保管好,到時(shí)能查找到就行了,不必再費(fèi)力搞編研。因此,除一部分企業(yè)檔案室專業(yè)力量料強(qiáng)外,多數(shù)檔案部門編研力量都比較薄弱,往往沒有固定編研人員。檔案工作人員忙于應(yīng)付收集整理工作,沒有精力做編研工作。
(3)檔案編研工作的組織問題。檔案編研工作缺乏統(tǒng)一規(guī)劃,往往靠各單位的積極性和編研力且自發(fā)開展工作,有的未經(jīng)調(diào)研盲目上馬,結(jié)果事倍功半;有的工作缺乏計(jì)劃性,收效甚微;更多的是閉門搞編研,缺乏外界幫助;有些企業(yè)單位在檔案升級(jí)時(shí),出了幾種編研成果,升級(jí)之后沒有新的進(jìn)展。
(4)檔案編研成果的公布和利用問題。有些文獻(xiàn)不宜公開,但編印后散發(fā)面很廣。另外,檔案編研成果出版困難較多,受資金市場(chǎng)的制約,花費(fèi)很大精力編出的材料未能出版。
2.根據(jù)以上問題,為搞好企事業(yè)單位檔案編研工作,應(yīng)采取以下的對(duì)策:
(1)強(qiáng)化編研意識(shí),提高編研人員素質(zhì)。要真正把編研工作納入議事日程,列為檔案館(室)工作的重要內(nèi)容。首先,要落實(shí)人員,對(duì)已成立的編研處、室、科等單位,要使編研人員到崗到位,履行職責(zé);其次,要抓編研人員素質(zhì)提高,這其中包括政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、身體素質(zhì)等。
(2)強(qiáng)化基礎(chǔ)工作,繼續(xù)從收集抓起。編研工作是以研究檔案內(nèi)容為基礎(chǔ)的,室藏豐富,編研的內(nèi)容就充實(shí)。如果室藏貧乏,基礎(chǔ)工作跟不上,編研工作也就深化不起來。
(3)強(qiáng)化多方位工作體制,增強(qiáng)編研工作的社會(huì)意識(shí)。從四方面抓起,一是強(qiáng)化參政決策意識(shí),要利用手頭的檔案資料,編研出有價(jià)值、有影響的檔案資料,為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。二是強(qiáng)化學(xué)術(shù)研究意識(shí),要充分利用自己的特長(zhǎng),發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì),編研出有價(jià)值的編研成果。三是強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)建設(shè)意識(shí),編研工作人員要認(rèn)真研究檔案,從中找出規(guī)律性,從而推動(dòng)經(jīng)濟(jì)向前發(fā)展。四是強(qiáng)化宣傳教育意識(shí),要通過編研,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn),吸取教訓(xùn),使編研成果真正起到宣傳教育作用。
(4)強(qiáng)化多功能效應(yīng),適應(yīng)當(dāng)前競(jìng)爭(zhēng)形式。編研工效應(yīng)是多方面的,歸納起來有兩點(diǎn):一是社會(huì)進(jìn)步效應(yīng)。編研出的勞動(dòng)成果,首先起到推到社會(huì)進(jìn)步的作用。二是經(jīng)濟(jì)發(fā)展效應(yīng)。在改革開放的形勢(shì)下,圍繞以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心,不斷編研出促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè),向前發(fā)展的檔案資料。如果離開了這個(gè)出發(fā)點(diǎn),我們的事業(yè)將一事無成。
總之,檔案工作任重道遠(yuǎn),檔案服務(wù)利用應(yīng)立足檔案、面向社會(huì),拓寬思路,不斷增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí),充分開發(fā)和利用檔案信息資源,構(gòu)建和諧文化,不斷增強(qiáng)中華民族的凝聚力、向心力、親和力,為構(gòu)建和諧社會(huì)創(chuàng)造良好的人文環(huán)境和文化環(huán)境。
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