孫立燕

（黑龍江省直機關(guān)文明街辦公區(qū)管理服務(wù)中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

淺談如何做好新時期檔案管理工作

孫立燕

（黑龍江省直機關(guān)文明街辦公區(qū)管理服務(wù)中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

檔案事業(yè)是經(jīng)濟社會發(fā)展的重要組成部分,是黨和國家重要的工作之一。新時期為檔案工作提供了無限發(fā)展的空間和機遇,同時在發(fā)展過程中也遇到了一個個前人沒有觸及過的挑戰(zhàn)和阻力。加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持。同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。現(xiàn)代社會建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對其生存與發(fā)展極為重要。在一個單位中，檔案管理無疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運行的有效保證。

一、存在的問題

1.因輕視忽略，導(dǎo)致檔案管理水平難以提升。長期以來，相當一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

2.因人才匱乏，導(dǎo)致管理力量較為薄弱。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

3.因投入不足，導(dǎo)致硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

二、新時期做好檔案管理工作的對策建議

1.要全面提升新時期檔案管理人員素質(zhì)。一是配備責任心強、懂專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作專業(yè)性很強，要求檔案人員既要有高度的責任感，又要具有一定的檔案管理專業(yè)水平，尤其是運用現(xiàn)代科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學(xué)習(xí)豐富的專業(yè)知識，給大腦“充電”，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期檔案管理工作。二是建立健全繼續(xù)教育管理制度和激勵機制。檔案工作管理水平需要不斷地改善和提升，檔案管理人員素質(zhì)也需要不斷地提高，要通過檔案專業(yè)知識繼續(xù)教育，促使檔案管理人員不斷地更新業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)能力和管理水平。三是因材施教、多渠道地進行人才培訓(xùn)。要從實際出發(fā)，按照不同的崗位、不同的層次，多渠道、多形式的對檔案管理人員進行培訓(xùn)。堅持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實效”的方針，為檔案專業(yè)人員提供全面、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)機會，使檔案管理人員缺啥補啥，取長補短。四是加強對檔案人員的管理和教育。要通過各種形式對檔案管理人員進行《檔案法》、《保密法》以及國家有關(guān)檔案工作法規(guī)的宣傳教育，使之充分認識做好檔案工作的重要意義。同時，要切實加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，特別是對于涉及到保密的檔案管理人員，要加強教育和管理，不斷增強保密意識和責任感，確保檔案管理安全可靠，無失（泄）密現(xiàn)象發(fā)生。

2.要不斷健全新時期檔案管理制度。新時期，建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

3.要重新定位新時期檔案功能。長期以來，檔案工作人員對檔案功能并沒有得以充分的挖掘，沒有跳出傳統(tǒng)的對檔案館功能的理解。新形勢下，我們必須對檔案的功能應(yīng)進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

4.要真正實現(xiàn)檔案管理標準化和信息化。?一是實行標準化管理。?按照國家相關(guān)部門的定義，標準是“對重復(fù)性事物的概念所做的統(tǒng)一規(guī)定”。標準化是“在經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)及管理等社會實踐中，對重復(fù)性事物、概念經(jīng)過制定、發(fā)布和實施標準，達到統(tǒng)一，以獲得最佳秩序和社會效益”的活動。檔案工作標準化就是以檔案科學(xué)技術(shù)和管理中重復(fù)性事物和概念為對象，制定、修訂各類別、各層次的標準并將其付諸實施的過程。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，一些現(xiàn)代化辦公設(shè)備應(yīng)用于檔案管理工作，這些現(xiàn)代化手段的引入和應(yīng)用，改善了檔案管理工作條件，改變了過去手工操作的局面，極大地提高了工作效率和管理水平，為開發(fā)信息、搞好管理創(chuàng)造了有利條件。當前，為了適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要，不斷提高檔案工作管理水平，必須全面應(yīng)用檔案標準化規(guī)則。二是實行信息化管理。信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內(nèi)，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

5.要大力倡導(dǎo)新時期檔案工作所需要的職業(yè)道德。一是倡導(dǎo)熱心服務(wù)、不為名利、甘為人梯的精神。檔案工作的任務(wù)、工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務(wù)性、條件性很強的工作。而檔案工作與其他服務(wù)性工作的不同在于它不能通過服務(wù)對象直接產(chǎn)生效益,而是通過服務(wù)對象利用檔案所取得的社會效益和經(jīng)濟效益來體現(xiàn)。不為名利、勤奮工作、積極主動、熱情周到地為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù),是檔案工作者職業(yè)道德素質(zhì)的最基本要求。二要樹立尊重檔案、尊重歷史的意識。檔案職業(yè)道德要求檔案工作者必須維護檔案和歷史事實的原貌,既不能任意篡改和歪曲檔案的內(nèi)容和特征,也不允許主觀臆斷隨心所欲地鑒別檔案。無論在什么情況下,都要實事求是,堅持據(jù)實立檔，據(jù)實用檔,尊重歷史,忠于職守,維護黨和國家檔案的歷史真實面貌,同一切篡改檔案、歪曲歷史的行為作斗爭。三要遵紀守法,嚴守黨和國家秘密。由于檔案工作不同于其他服務(wù)性工作，檔案工作者對于利用者不能“來者不拒,有求必應(yīng)”,必須克服主觀隨意性,按照法律和工作紀律的要求正確處理保密與利用的關(guān)系。當前我國對外交流與合作都在日益擴大,外事活動不斷增加,這給國外敵對勢力竊取我國的高科技技術(shù)提供了可乘之機。檔案工作者必須具有嚴格的保密觀念和良好的保密習(xí)慣,在不違背保密原則的前提下充分開發(fā)利用檔案信息資源,確保檔案在政治上的安全。

總之，在新時期，檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，從而促進社會主義和諧社會建設(shè)。