陳一紅

(欽州學(xué)院 廣西 欽州 535000)

高校檔案是學(xué)校各部門行使職權(quán)、處理工作所形成的各種文件和教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)活動(dòng)中積累的資料，通過(guò)對(duì)具有保存價(jià)值的各種載體的文件資料進(jìn)行整理、組卷、編碼和排列等工作，形成了可供查找利用的檔案。高校檔案的形成范圍廣，內(nèi)容新舊混雜而豐富，種類繁多，它一般包括四大門類:科技檔案、文書檔案、人事檔案、財(cái)會(huì)檔案。高校檔案管理的創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的源動(dòng)力，也是當(dāng)前檔案工作者研究的一項(xiàng)課題。

一、高校檔案管理的重要性

普通高等學(xué)校是教學(xué)、科研和培養(yǎng)人才的重要基地。高校檔案集教育、科研、管理于一體，是社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)不可缺少的豐富的信息資源。高校檔案的綜合管理和利用是工作之需，也是發(fā)展社會(huì)主義教育的重要工作之一。檔案具有非常重要的作用，恩格斯曾經(jīng)這樣精辟地論述，“對(duì)事態(tài)的真相，現(xiàn)在不可能提出文件來(lái)作證據(jù)，只有事態(tài)本身作為歷史陳跡的時(shí)候，這些證據(jù)才會(huì)出現(xiàn)?！备咝n案真實(shí)地反映了學(xué)校各個(gè)時(shí)期的面貌，對(duì)于學(xué)校編史修志，和行政管理、教學(xué)、科研、維護(hù)學(xué)?；驇熒鷨T工的利益，有著重要而特殊的參考、憑證、借鑒作用，尤其是不同歷史時(shí)期的珍貴史料和科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域的尖端成果檔案，對(duì)于發(fā)展教育事業(yè)，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有很高的開發(fā)利用價(jià)值[1]。在高校建立統(tǒng)一保管的檔案工作實(shí)體對(duì)檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，便于對(duì)本單位各門類檔案從管理制度、規(guī)范要求等方面進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，促進(jìn)檔案信息資源的綜合開發(fā)，同時(shí)有利于促進(jìn)檔案整體的標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理的現(xiàn)代化，有利于實(shí)現(xiàn)信息共享。目前，大部分高校已建立起了綜合檔案室或檔案館。但也存在一些問(wèn)題，如領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)、形成檔案部門的檔案意識(shí)有待進(jìn)一步強(qiáng)化，以提高檔案綜合管理的水平。

二、高校檔案工作出現(xiàn)的問(wèn)題

(一)管理者對(duì)學(xué)生檔案重要性重視程度不夠

首先是新生入校后的檔案管理。有關(guān)用人單位反映，一些學(xué)生檔案材料不齊全、紙張不規(guī)范。具體表現(xiàn)在材料缺乏，或者缺學(xué)籍表，或者缺體檢表，或者缺高考報(bào)名表，或者沒(méi)有檔案袋等，有的什么都沒(méi)有，這給學(xué)生就業(yè)造成障礙。其次，是學(xué)生在校期間，許多評(píng)先評(píng)優(yōu)材料應(yīng)該進(jìn)入學(xué)生檔案的，但是一些部門圖省事，就忽視了某些檔案材料的整理和歸檔，給學(xué)生人事檔案材料的不全留下隱患。第三，某些處分材料不歸檔。因?yàn)榫蜆I(yè)壓力很大，某些部門為了學(xué)生能順利就業(yè)，一些大的處分文件就沒(méi)有進(jìn)入學(xué)生檔案。這些究其原因,主要是沒(méi)有認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案的重要作用。學(xué)生檔案是用人單位全面了解畢業(yè)生的重要途徑，也是學(xué)校全面介紹畢業(yè)生個(gè)人素質(zhì)的權(quán)威材料，還是高校學(xué)生管理工作的有力依據(jù)，有利于促進(jìn)學(xué)生全面素質(zhì)的提高。但是，管理工作者檔案意識(shí)淡薄，對(duì)學(xué)生檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致責(zé)任心不強(qiáng)，給學(xué)生填寫歸檔材料時(shí)不積極主動(dòng)，材料不完整、不規(guī)范，千篇一律，有時(shí)候還找學(xué)生代寫[2]。

(二)陳舊的管理體制造成高校檔案管理不科學(xué)、不規(guī)范和不完善

目前，高校學(xué)生檔案建設(shè)管理體制不完善。首先是新生檔案材料由本人到校后交到各院系或者采取普通郵寄方式郵寄，由各院系整理、存放，實(shí)行粗放式管理。這就造成一定程度的學(xué)生檔案缺失。其次，院系相關(guān)人員及輔導(dǎo)員、班主任到學(xué)生畢業(yè)時(shí)才將學(xué)生在校期間的有關(guān)檔案內(nèi)容突擊收集，整理歸檔，再由學(xué)生處或就業(yè)指導(dǎo)中心寄往用人單位，造成學(xué)生檔案材料歸檔把關(guān)不嚴(yán)，移交手續(xù)不規(guī)范，填寫的內(nèi)容假、大、空，主觀評(píng)價(jià)因素多，反映客觀情況的內(nèi)容少，不能全面反映大學(xué)生思想道德水準(zhǔn)、科學(xué)創(chuàng)新能力、身心素質(zhì)、就業(yè)技能等個(gè)人才華和能力特征，大大降低了學(xué)生檔案的含金量。第三，由于檔案材料不是實(shí)時(shí)填寫，為檔案造假打開了方便之門[3]。一些畢業(yè)生為了在激烈的就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中取勝，不惜采用涂改成績(jī)，開具假證明等不正當(dāng)手段以擊敗對(duì)手。也有個(gè)別院校為了使自己的畢業(yè)生順利就業(yè)，提高就業(yè)率，以普遍提高畢業(yè)生成績(jī)分?jǐn)?shù)，擴(kuò)大學(xué)生干部覆蓋面及獲獎(jiǎng)比例，降低考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，撤消學(xué)生處分材料，以次充好等手段，獲得短期效應(yīng)。這種造假現(xiàn)象不僅嚴(yán)重干擾了畢業(yè)生就業(yè)市場(chǎng)的公平競(jìng)爭(zhēng)，也給在校生帶來(lái)了消極的影響。

(三)學(xué)生檔案管理隊(duì)伍比較薄弱，管理人員水平普遍不高

檔案管理隊(duì)伍作為學(xué)生服務(wù)工作的重要組成部分，學(xué)生檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)沒(méi)有得到應(yīng)有的重視與加強(qiáng)，據(jù)調(diào)查，多數(shù)院校沒(méi)有配備專職的學(xué)生檔案管理人員，即便是有，也是一個(gè)人或者兩個(gè)人，要負(fù)責(zé)全院學(xué)生檔案，從20世紀(jì)90年代末擴(kuò)招以來(lái)，學(xué)生人數(shù)激增，少數(shù)幾個(gè)檔案管理人員根本滿足不了院校學(xué)生人數(shù)激增的現(xiàn)狀。同時(shí)，即使有專職的檔案建設(shè)和管理人員，也大多為學(xué)校人員家屬或年老的校內(nèi)職工，工作能力不強(qiáng)，專業(yè)知識(shí)缺乏，而真正懂得檔案業(yè)務(wù)和利用現(xiàn)代化信息技術(shù)建設(shè)檔案的人員基本上很少。這無(wú)疑對(duì)學(xué)生檔案建設(shè)與管理是不利的。

三、高校檔案管理的新方法

學(xué)生檔案管理形式陳舊，手段落后，缺乏現(xiàn)代科學(xué)管理，容易出現(xiàn)疏漏。從現(xiàn)行管理情況來(lái)看，高校學(xué)生檔案應(yīng)包括學(xué)校對(duì)學(xué)生的考察、錄用、培養(yǎng)、教育和學(xué)生德、智、體、美、勞等方面的第一手材料，既要涵蓋學(xué)生素質(zhì)的全貌，也要體現(xiàn)當(dāng)代大學(xué)生的時(shí)代風(fēng)貌。然而，當(dāng)前院校學(xué)生檔案的歸檔形式仍是傳統(tǒng)的老面孔，其主要內(nèi)容包括:一是政治表現(xiàn)；二是學(xué)籍和學(xué)習(xí)成績(jī):入學(xué)成績(jī)表、學(xué)籍變動(dòng)材料、畢業(yè)成績(jī)、授予學(xué)位證書及各種獎(jiǎng)勵(lì)的證明；三是身體健康狀況；四是其他情況等[4]。而把能客觀直接反映大學(xué)生能力、水平、綜合素質(zhì)及時(shí)代特色，能吸引用人單位的內(nèi)容甩在了一邊。比如計(jì)算機(jī)等級(jí)考試證書，大學(xué)生英語(yǔ)四、六級(jí)證書，發(fā)明創(chuàng)造證書，大學(xué)生心理測(cè)試成績(jī)，能力、技能競(jìng)賽證書，社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)材料等等一般都不歸入檔案。同時(shí)，院校學(xué)生檔案建設(shè)和管理現(xiàn)代化是信息時(shí)代和高等教育發(fā)展對(duì)檔案建設(shè)與管理提出的迫切要求，信息技術(shù)革命也為院校學(xué)生檔案建設(shè)手段現(xiàn)代化提供了可能。但令人遺憾的是，院校學(xué)生檔案多數(shù)還是以手工抄寫的紙質(zhì)檔案為主，現(xiàn)代化管理手段還沒(méi)有得到廣泛推廣。面對(duì)學(xué)生檔案項(xiàng)目增多，檔案數(shù)量大增，質(zhì)量要求趨高，流動(dòng)速度加快，存放時(shí)間變短，就業(yè)方式多元化，投寄單位多等特點(diǎn)，顯然原有的學(xué)生檔案建設(shè)與管理手段已經(jīng)越來(lái)越不適應(yīng)，必須加快推進(jìn)高校學(xué)生檔案建設(shè)與管理手段的現(xiàn)代化[5]。

做好學(xué)生檔案管理的建議:

(一)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、院系領(lǐng)導(dǎo)及廣大教職工都要強(qiáng)化檔案意識(shí)，自覺支持和做好學(xué)生檔案工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和院系要把學(xué)生檔案工作納入議事日程，把學(xué)生檔案建設(shè)當(dāng)作全校一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作常抓不懈。同時(shí)加強(qiáng)管理，將學(xué)生檔案管理工作納入有關(guān)職能部門的目標(biāo)管理，在布置、檢查和總結(jié)學(xué)生管理工作的同時(shí)，布置、總結(jié)和檢查學(xué)生檔案工作;另一方面，學(xué)校要認(rèn)真落實(shí)檔案管理所需的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問(wèn)題，做到人員到位、經(jīng)費(fèi)到位、設(shè)備到位。

(二)加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的收集，規(guī)范學(xué)生檔案的整理

學(xué)生檔案材料的收集要保證學(xué)生檔案材料的完整、齊全；文字材料紙張規(guī)格要統(tǒng)一，書寫要規(guī)范、字跡工整，歸檔的材料不得使用圓珠筆、純藍(lán)墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等書寫，要求不出現(xiàn)錯(cuò)別字；除傳真件需復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔；學(xué)年度班主任鑒定要根據(jù)學(xué)生實(shí)際，盡量能表現(xiàn)出各個(gè)學(xué)生的特點(diǎn)；學(xué)生在高中階段也要完備高中檔案，入學(xué)即向校方提供。學(xué)生檔案的管理應(yīng)有一個(gè)指定的歸口部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，并指定院系專人負(fù)責(zé)，實(shí)行統(tǒng)一要求。檔案整理過(guò)程中，要將檔案袋內(nèi)有關(guān)材料名稱填寫到檔案袋封面目錄一欄內(nèi)，材料名稱要求填寫完整、規(guī)范，并且保持內(nèi)外名稱一致、順序一致，具體材料以時(shí)間先后為序。

(三)嚴(yán)格畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞制度，加速學(xué)生檔案工作現(xiàn)代化的步伐

一方面必須認(rèn)真執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞制度，嚴(yán)格按照檔案轉(zhuǎn)出的程序進(jìn)行:如填寫轉(zhuǎn)遞單——填寫轉(zhuǎn)檔登記——嚴(yán)密包封——通過(guò)機(jī)要轉(zhuǎn)遞——檢查收存回執(zhí)——回執(zhí)未退的及時(shí)催查(應(yīng)在一月之內(nèi))。同時(shí)，還應(yīng)注意接收單位是否具備文件中規(guī)定的“縣(團(tuán))級(jí)以上的組織、人事部門或縣級(jí)(含縣)以上人才服務(wù)中心”等具有管理檔案資格的機(jī)構(gòu)。若用人單位不具備保管條件的，應(yīng)送到人事部門所屬的人才流動(dòng)服務(wù)中心保管。這樣就可以有效避免檔案轉(zhuǎn)遞出去后造成檔案丟失的現(xiàn)象發(fā)生。另一方面，對(duì)學(xué)校畢業(yè)生檔案中能夠體現(xiàn)在學(xué)期間德智能績(jī)的綜合材料，如畢業(yè)生登記表、學(xué)生成績(jī)總表、畢業(yè)生基本情況表(積分總表)等材料形成一式二份，其中一份存放在畢業(yè)生本人檔案中，另一份存放在學(xué)校的學(xué)籍檔案中。這樣做的好處是便于今后部分學(xué)生的檔案丟失后重新建檔(即畢業(yè)生通過(guò)原所在學(xué)校保存的學(xué)籍檔案的復(fù)印件來(lái)重新建檔)，同時(shí)也可以避免有些畢業(yè)生利用重新建檔的機(jī)會(huì)弄虛作假，如做假材料、開假證明，涂改成績(jī)等的現(xiàn)象發(fā)生。

四、檔案管理的創(chuàng)新研究

(一)科學(xué)建設(shè)管庫(kù)

今年來(lái)高校處在不斷擴(kuò)招之中，但是大多數(shù)高校的教育經(jīng)費(fèi)并沒(méi)有相應(yīng)增加，也缺少相應(yīng)的科學(xué)規(guī)劃體系。因此，應(yīng)該加大資金投入，對(duì)管庫(kù)建設(shè)進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，使各種新載體的檔案順利進(jìn)館。同時(shí)建立專門的陳列，展覽場(chǎng)地，使館藏建設(shè)有單純的“數(shù)量型”逐步轉(zhuǎn)化為數(shù)量與質(zhì)量“并重型”。

(二)堅(jiān)持依法治檔

我國(guó)《檔案法》以及相關(guān)的條例、辦法都對(duì)檔案工作提出了原則性要求，這是檔案工作應(yīng)遵守的準(zhǔn)則。但是，社會(huì)在不斷變化，檔案的法制建設(shè)也應(yīng)進(jìn)一步更新，完善。只有根據(jù)檔案工作的需求，不斷完善檔案工作的有關(guān)法律條規(guī)，并加大對(duì)相關(guān)法規(guī)的宣傳，增強(qiáng)法制觀念，做到有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，才能促進(jìn)高校檔案工作者檔案法律意識(shí)的進(jìn)一步提高，努力為依法管理檔案事業(yè)營(yíng)造一個(gè)良好的社會(huì)氛圍，確保依法治黨順利實(shí)施[6]。

結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作是學(xué)校基礎(chǔ)工作的重要組成部分，我們?cè)谧龊脵n案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，又做到主動(dòng)提供服務(wù)，使檔案的價(jià)值得以充分體現(xiàn)。檔案人員既要熟悉室藏檔案資料，注重檔案的收集質(zhì)量，提高檔案的利用率，還要及時(shí)對(duì)利用的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學(xué)的態(tài)度，把學(xué)校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮出更大的作用。

[1]劉新良.淺談信息時(shí)代高校檔案的綜合管理[J].社會(huì)科學(xué)戰(zhàn)線，2003(增刊).

[2]江芳.提高高校學(xué)生檔案管理工作水平[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2011.5.

[3]趙永峰.淺談高校學(xué)生檔案管理[J].湖北成人教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2011.2.

[4]顏培珍.堅(jiān)持以人為本，做好高校學(xué)生檔案工作[J].上海檔案，2009.6.

[5]陳玲玲.高校學(xué)生檔案與大學(xué)生就業(yè)工作的探討[J].民營(yíng)科技，2011.1.

[6]趙薇.檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展方向和管理設(shè)想.[J].2010.