張 穎

（黑龍江省輕工建設(shè)監(jiān)理有限公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

電子文件的原始性認(rèn)定

張 穎

（黑龍江省輕工建設(shè)監(jiān)理有限公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

本文在重新認(rèn)識電子文件原始性和分析其認(rèn)定原始性難點的基礎(chǔ)上，從技術(shù)、管理、法律三方面論述了電子文件原始性的認(rèn)定措施。

電子文件；原始性；認(rèn)定

一、電子文件的原始性

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）（以下簡稱規(guī)范）中定義電子文件為：“電子文件（electronic records）指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件?！币?guī)范在術(shù)語中提到電子文件的真實性、完整性和有效性，但并未提及原始性。規(guī)范中把真實性（authenticity）定義為“指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時的原始狀況一致。”這個含義包括兩層：一層含義是指電子文件本身是真實的，即文件的真實性；另一層含義是指電子文件對客觀事物的記錄是真實的，即記錄的真實性。本文認(rèn)為第一層含義可用原始性來表述，這也是電子文件真實性的核心及內(nèi)在依據(jù)；第二層則可用準(zhǔn)確性來表述。所以說，電子文件的真實性包括電子文件的原始性和準(zhǔn)確性，由于電子文件同樣具有行為主體者活動的歷史印記，歸根結(jié)底它所記錄的信息是客觀世界的真實反映，可以說，電子文件原始性的認(rèn)定是電子檔案具有證據(jù)性和法律效力的前提。

由上文提到的電子文件定義可以看出，人們在數(shù)字設(shè)備或環(huán)境中利用的電子文件形態(tài)正是特定組合的數(shù)字代碼的表現(xiàn)形式。即電子文件無論是在運算、存儲還是傳輸處理，均以數(shù)字代碼的形式存在。那么，這就決定了它的原始記錄性絕不像傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案制成材料那樣簡單，它的原始記錄性不能僅依靠一個固化的物質(zhì)形態(tài)的完整性來體現(xiàn)，而必須是一個系統(tǒng)，這個系統(tǒng)也就是數(shù)字化的初始信息形態(tài)。因此，本文給電子文件的原始性定義為：電子文件的原始性是指電子文件在傳輸、存儲、遷移等過程中未被改動過的可做憑證的初始信息形態(tài)。這里所謂的初始信息形態(tài)主要有三個方面：其一是內(nèi)容信息，如標(biāo)題、檔號、類號、主題詞等；其二是背景信息，如應(yīng)用軟件、文件形成機構(gòu)、文件使用權(quán)限、文件的保存與處置決定等；其三是結(jié)構(gòu)信息，如段落層次、文體，發(fā)(收)文者、發(fā)(收)文者地址、稱謂等。然而，對于這種看不見摸不著的原始性加以認(rèn)定和維護(hù)卻是一件十分困難的涉及多方面因素的事情。

二、認(rèn)定電子文件原始性的難點

（一）電子文件的特性是影響電子文件原始性認(rèn)定的主要因素。主要體現(xiàn)在以下幾方面：首先，信息與載體的可分離性造成電子文件在被傳遞（尤其是通過網(wǎng)絡(luò)）或更換其它載體時，存在著被改動而不被察覺的可能性；其次，對技術(shù)設(shè)備的依賴性導(dǎo)致計算機軟硬件在不斷更新?lián)Q代時易使電子文件失去原始的印章和簽署標(biāo)識等；第三，信息的共享性使電子文件不受時空的限制在網(wǎng)絡(luò)上實時交互，而網(wǎng)絡(luò)上的病毒感染、非法進(jìn)入或修改、黑客攻擊等不安全因素給認(rèn)定電子文件的原始性帶來很大困難。

（二）電子文件制作及管理流程的虛擬化使得對原始性的認(rèn)定難于實現(xiàn)。在無紙化辦公趨勢的今天，可以說，電子文件的產(chǎn)生、傳播、存儲等的流程管理都是使傳統(tǒng)文件的實態(tài)轉(zhuǎn)化為虛擬態(tài)在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的，電子文件來自于不同的領(lǐng)域，不同的部門，操作者互不相見，如何完整、詳細(xì)地描述電子文件的上、下文關(guān)系和結(jié)構(gòu)（即行政背景的元數(shù)據(jù)），從而保證電子文件整個管理流程的原始性與可靠性，這不僅僅是一個技術(shù)問題，制定嚴(yán)格的管理流程也是關(guān)鍵。

（三）技術(shù)開發(fā)與法律、法規(guī)建設(shè)的相對滯后是電子文件原始性認(rèn)定的重要因素。有些技術(shù)難題在不斷研究過程中，有可能會出現(xiàn)新的問題，有些領(lǐng)域涉及的問題仍需做進(jìn)一步的探索。如現(xiàn)已建立和實行的數(shù)字簽名和公共密鑰技術(shù)已被用于確認(rèn)實時狀態(tài)下文件的原始性，但它們能否進(jìn)一步拓展來支持原始的電子文件的長久保護(hù)也是今后要解決的問題。另外，在我國，目前還沒有完善的電子文件的法律、法規(guī)體系及統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，僅有一部《電子簽名法》確定了可靠電子簽名的法律效力，而此技術(shù)在我國尚不成熟，更談不上普及，所以電子文件原始性的認(rèn)定將面臨著一定的技術(shù)與管理難題。

三、電子文件原始性的認(rèn)定措施

（一）技術(shù)手段

電子文件是計算機及信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，它始終都擺脫不了技術(shù)的控制。從某種意義上說，信息技術(shù)是最終保障電子文件原始性的核心手段。雖然說技術(shù)的飛越發(fā)展給電子文件原始性的認(rèn)定帶來了不少難題，但同時，也提供了攻克難關(guān)的方案。也就是說，所有管理戰(zhàn)略、管理方法最終都要依靠技術(shù)來實現(xiàn)。本文對具體的技術(shù)手段主要歸納為以下幾方面：

1.數(shù)據(jù)加密技術(shù)

數(shù)據(jù)加密技術(shù)是電子文件信息內(nèi)容本身的原始性認(rèn)定的常用技術(shù)?，F(xiàn)代開發(fā)的多種加密方法，主要包括硬加密和軟加密。前者是指用物理方法進(jìn)行加密，如在存有數(shù)據(jù)和文件的盤上用激光打孔加密等；后者是指對數(shù)據(jù)或文件進(jìn)行加密，主要有對稱加密技術(shù)（如DES）和非對稱加密技術(shù)（如RSA）兩大類，而兩種加密技術(shù)各有其優(yōu)缺點，所以在電子文件管理系統(tǒng)中可以把二者結(jié)合起來，使用RAS算法加密DES密鑰，提高DES密鑰的安全性卻不過多地增大加密運算量，這樣就可以充分發(fā)揮DES算法運算速度快而RAS算法密鑰管理方便的優(yōu)點。由此，第三者無法對文件進(jìn)行篡改，從而保護(hù)電子文件在傳輸過程中的原始性、真實性。

在電子文件管理中具有廣泛應(yīng)用前景的數(shù)字簽名/簽章技術(shù)，基本上就是建立在非對稱密碼體制的基礎(chǔ)上的。根據(jù)加密原理，簽署了可靠的（指向CA申請過的，技術(shù)上有效，程序上合法的）數(shù)字簽名/簽章后，可確認(rèn)兩個事實：一是這份電子文件確實來自發(fā)方，其內(nèi)容未被人作過修改，從而證明其原始性；二是表示作者對該文件的權(quán)力和責(zé)任生效。目前，《電子簽名法》確定了可靠電子簽名的法律效力，所以在電子文件上簽署可靠的數(shù)字簽名/簽章可以保護(hù)電子文件信息的原始性和法律效力。

數(shù)據(jù)加密技術(shù)在電子文件原始性認(rèn)定中的具體應(yīng)用，一般都是由相應(yīng)的加密軟件來實現(xiàn)的，在安裝了加密軟件后，只要根據(jù)軟件的步驟操作主不可以實現(xiàn)文件的加密和解密。作為電子文件管理系統(tǒng)的使用者和操作者，沒必要知道加密軟件的具體程序，但必須了解加密軟件中加密算法的類別和簡單的加密原理，這樣才可以根據(jù)文件的保密級別，選擇不同的加密軟件，充分發(fā)揮不同軟件的優(yōu)點，以最低的成本保證電子文件的原始性。

2.安全認(rèn)證技術(shù)

安全認(rèn)證就是對信息的真實性和信息發(fā)出者的身份進(jìn)行識別的過程，包括對信息內(nèi)容的原始性、完整性、信息來源的真實性和信息渠道的正確性的全面識別，它也是一種有效認(rèn)定電子文件原始性的技術(shù)手段，可分為信息認(rèn)證和身份認(rèn)證兩大類。

數(shù)字簽名/簽章技術(shù)多用于文本形式的電子文件，信息認(rèn)證（信息校驗）技術(shù)則可用于聲音、視頻等形式的電子文件原始性的認(rèn)定上，比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行信息認(rèn)證。其原理大概是：先把電子文件信息分成一定的長度，如64比特為一段，發(fā)方和收方共同選定一個64比特長的序列及密鑰，發(fā)方運用這個序列和密鑰對電子進(jìn)行加密運算后得到這份電子文件的“認(rèn)證字”，將電子文件和認(rèn)證字一同發(fā)送出去。收方也同樣運用這個序列和密鑰計算該電子文件的認(rèn)證字，如果計算結(jié)果和他所收到的認(rèn)證字一致，即可認(rèn)定這份電子文件的內(nèi)容與發(fā)出時是一致的，進(jìn)而證明這份電子文件的原始性。

對于電子文件管理系統(tǒng)來說，用戶身份的認(rèn)證是確保系統(tǒng)安全的第一道關(guān)口，因為身份無法確認(rèn)或經(jīng)過身份欺詐、偽裝的用戶往往是非法的入侵者，將系統(tǒng)暴露在這些入侵者面前是極其危險的?；诿孛苄畔?、物理信息和生物學(xué)信息的誰是現(xiàn)代身份誰的主要方式，而每一種認(rèn)證方式又有不同的手段，其各種手段之間都有不同的優(yōu)點和缺點，而不同的手段是完全可以組合起來使用的，以充分發(fā)揮各自的特長。至于這些手段如何組合，完全取決于管理系統(tǒng)的投資和安全級別的需要。要實現(xiàn)身份認(rèn)證，必須根據(jù)認(rèn)證信息的不同類型，選擇不同的信息采集設(shè)備和軟件，如紅外線掃描儀、數(shù)碼相機、數(shù)碼錄像機以及圖像、聲音對比軟件等。

3.防火墻技術(shù)

防火墻技術(shù)是保護(hù)信息安全的一項常見的訪問控制技術(shù)。它是一種由軟件或硬件設(shè)備組成的安全防范系統(tǒng)，它可以限制外界用戶對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的非法訪問，同時還可以限制內(nèi)部用戶對外部網(wǎng)絡(luò)的非合理訪問，從而達(dá)到控制網(wǎng)絡(luò)內(nèi)外非法信息交流，使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護(hù)網(wǎng)上電子文件的原始性、真實性。

（二）管理制度

嚴(yán)密的管理和組織應(yīng)與技術(shù)受到同等重視，它其實是一個使技術(shù)得以實施的組織過程。對電子文件的管理要從其起草階段開始，一直到歸檔保管，中間經(jīng)過的每一程序都要有嚴(yán)密的控制。

首先，加強對電子文件制作和管理人員的管理。人是行為活動的主體，同樣，電子文件的存儲、檢索、傳輸?shù)裙芾砹鞒桃捕际前慈说囊庠高M(jìn)行，因此，對參加電子文件制作和管理的人進(jìn)行審查至關(guān)重要。對參加機關(guān)、團(tuán)體的電子文件制作和管理工作的人員要進(jìn)行道德規(guī)范教育，嚴(yán)格要求，明確具體措施并建立一套審查制度定期審查，從人員制作和處理電子文件過程方面保證其原始性。

其次，電子文件的制作過程要職責(zé)分明。為保證電子文件在制作階段不出現(xiàn)失真現(xiàn)象，避免制作人員的相互推諉責(zé)任，首先要明確職責(zé)范圍。特別是合作制作的電子文件或大型輔助設(shè)計項目，更要注意劃清制作人員的職責(zé)范圍，各司其責(zé)，不得超越自己的責(zé)任范圍，工作需要時可允許用只讀式的載體調(diào)讀，以防由于誤操作或有意增刪改等原因破壞電子文件的原始性。

第三，建立電子文件全程管理制度。認(rèn)定與維護(hù)電子文件的原始性是貫穿于整個電子文件的管理過程中的，要從每一個環(huán)節(jié)杜絕安全隱患，這些環(huán)節(jié)包括從電子文件形成、處理、傳輸、收集、積累、整理、歸檔，到電子檔案的保管、提供利用的全過程，即實行全程管理，假如任何一個環(huán)節(jié)疏于管理,都有可能導(dǎo)致信息的丟失或失真。所以，檔案管理工作提前介入電子文件的形成、運行和歸檔管理，即前端控制。對電子文件的全程管理要嚴(yán)格依據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）實施，各個階段的負(fù)責(zé)人要督促所涉及的單位或部門認(rèn)真填寫《電子文件登記表》、《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》、《歸檔電子文件登記表》、《歸檔電子文件管理登記表》、《歸檔電子文件遷移登記表》，為證實電子文件的原始性提供依據(jù)。

最后，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理。由于一份電子文件要經(jīng)過多個人的手甚至跨越多個機構(gòu)才能完成運作過程，而且電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷改變自身的存在形式,如果沒有相關(guān)信息可以證實文件內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化,人們難以認(rèn)定它的原始性。因此,為避免差錯，在管理上應(yīng)對人員權(quán)限嚴(yán)格控制，技術(shù)上有必要建立一個完善的自動跟蹤登錄管理體系，做到對任何人的任何操作都進(jìn)行登錄，建立可靠的電子文件處理檔案。以這種平臺來準(zhǔn)確地將電子檔案在保管期內(nèi)轉(zhuǎn)換、遷移等變化情況的背景信息、元數(shù)據(jù)等詳細(xì)項目跟蹤記錄下來，這些記錄就完全可以證實電子文件的原始性。

（三）法律標(biāo)準(zhǔn)

法律是保證電子文件原始性的有力武器。在新技術(shù)環(huán)境下完善法律制度，填補法律空白是當(dāng)務(wù)之急。首先，要將電子文件的制作規(guī)程納入法制化軌道，賦予保證信息原始性的公證機構(gòu)以權(quán)威性。其次，盡快建立一套統(tǒng)一、規(guī)范的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。如歸檔電子文件基本結(jié)構(gòu)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；制定能全面反映電子文件多媒體特性的電子文件著錄標(biāo)準(zhǔn)；制定統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)；制定計算機數(shù)據(jù)庫設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)；新型載體存儲格式與轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)；電子文件信息脫機保管標(biāo)準(zhǔn)。最后，各單位或部門根據(jù)自身的實際情況，制定一系列的電子文件管理規(guī)范。如在電子文件的處理過程中對必要的背景信息的項目做出規(guī)范化的要求；制定電子文件元數(shù)據(jù)管理規(guī)范等等。另外，這些標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范應(yīng)具備很強的可操作性，并應(yīng)建立一套可操作的懲罰措施，從實踐上真正確保電子文件的原始性，從而才能實現(xiàn)電子文件證據(jù)的法律地位上的合法性。

總之，電子文件要保證其原始性，不僅要靠技術(shù)的發(fā)展，更要靠制度的完善和法律的健全，三者要形成體系和合力成為確定和維護(hù)電子文件原始性的堅強后盾。

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