蘇 甜

(重慶大學圖書館,重慶 400000)

在我國當前的企業(yè)中,有 95%是中小企業(yè),在市場競爭異常激烈的社會環(huán)境下,著力推進我國中小企業(yè)信息化進程,已經(jīng)成為了一項迫在眉睫的任務。作為企業(yè)信息化的重要部分,人力資源管理信息化已經(jīng)在中小企業(yè)中被逐步認同和重視,人力資源管理信息化工作在某種程度上已經(jīng)如火如荼地鋪開。

一、人力資源管理信息化的含義

人力資源管理信息化是電子化的人力資源管理,是利用或引進各種信息手段的人力資源管理活動。在因特網(wǎng)和電子商務高速發(fā)展的現(xiàn)代社會,人力資源管理已由傳統(tǒng)的管理模式,逐步發(fā)展為涵蓋電子商務、網(wǎng)絡、人力資源業(yè)務流程優(yōu)化等核心思想在內(nèi)的新型模式,并最終形成了一個完整的有機體系。具體包括:人、計算機網(wǎng)絡硬件、系統(tǒng)平臺、數(shù)據(jù)庫平臺、通用軟件、應用軟件和終端設備;各種信息手段和技術(shù)的綜合利用,如呼叫中心、考勤機等終端設備;一些核心的人力資源管理業(yè)務功能,如招聘、薪酬管理、培訓、在線學習、績效管理等。人力資源管理者和一般員工、經(jīng)理及總裁等,都與人力資源管理系統(tǒng)的基礎平臺發(fā)生相應權(quán)限的互動關系。由此可見,人力資源管理與信息化兩者互相促進,不可分離。

在企業(yè)管理中,人力資源信息化包含 3個層面:第 1個層面是數(shù)據(jù)的電子化,通過數(shù)據(jù)庫技術(shù),將人力資源信息按照相關格式進行錄入、保存,以備查詢;第 2個層面是流程的電子化,以軟件程序的方式將管理規(guī)范流程變成固定程序,如此一來,將大大減少固定流程下所涉及的部門員工的傳統(tǒng)管理強度,降低管理成本,提高管理效率;第 3個層面是對管理和決策的支持,通過對原始人力資源信息數(shù)據(jù)進行電子化的加工處理,在程序計算模型下進行規(guī)劃,從而有力地支持了企業(yè)的管理和決策[1]。

二、人力資源管理信息化的作用

(一)實現(xiàn)管理標準化,促進管理水平的提升

人力資源管理信息化的實施,能夠?qū)⑵髽I(yè)分散的人力資源信息進行重新整合分析,最大限度地將人力資源管理業(yè)務流程進行優(yōu)化,并在系統(tǒng)中清晰地體現(xiàn)已優(yōu)化的業(yè)務流程。此外,企業(yè)領導者通過數(shù)字化的人力資源管理信息,可以一目了然地了解內(nèi)部人力資源的現(xiàn)狀,在領導人決策時,綜合的分析報表能夠起到非常重要的參考作用,進一步推動領導決策科學化和民主化,提高決策水平和工作效率,實現(xiàn)管理的標準化。

(二)提高人力資源管理效益成本,降低管理成本

人力資源管理工作是一項動態(tài)性很強的工作,日常瑣碎的事務性工作需要占用管理人員大量的時間,例如薪酬發(fā)放、考勤管理、員工招聘和崗位調(diào)動工作,在傳統(tǒng)的手工操作過程中,往往會因為小小的疏忽而導致錯誤的產(chǎn)生,最終使得工作效率大大降低。人力資源管理信息化可使中小企業(yè)的人力資源管理人員擺脫機械、重復的日常事務性工作。例如,甲員工將于 2011年 8月合同到期,在傳統(tǒng)的人力資源管理中,HR經(jīng)常要翻閱紙質(zhì)檔案確認員工合同是否到期,并上報公司決策人員決定是否續(xù)簽。如果甲的合同到期而沒有通知對方,根據(jù)新《勞動法》規(guī)定,公司應當賠付甲無約用工賠償金。但是如果企業(yè)擁有人力資源信息系統(tǒng),設定相關提醒程序,以及自動續(xù)簽功能,就能夠大大節(jié)約企業(yè)的操作成本[2-3]。

(三)加強企業(yè)內(nèi)外聯(lián)系,促進信息暢通

隨著社會競爭的愈益激烈,企業(yè)溝通成為企業(yè)人力資源管理工作的重中之重。當前,不少企業(yè)都很重視部門之間、員工之間及業(yè)務合作伙伴之間的溝通,用心聆聽、用心溝通的作風,成為了企業(yè)茁壯成長的助力。運用人力資源管理信息化系統(tǒng),利用其集中數(shù)據(jù)管理、分布式應用和全面的網(wǎng)絡工作模式,使得企業(yè)內(nèi)部溝通更加方便快捷。并且,與合作單位在人才、技術(shù)和知識方面的資源共享,也促使企業(yè)之間關系更加密切,使企業(yè)更加輕松自如地適應風云變幻的市場環(huán)境。

三、我國中小企業(yè)人力資源信息化現(xiàn)狀

當前,我國絕大部分中小企業(yè)在人力資源管理信息化方面還處在發(fā)展成熟階段。據(jù) 2010年中國中小企業(yè)信息化建設調(diào)查報告,盡管目前有 80.4%的中小企業(yè)具有互聯(lián)網(wǎng)接入能力,但是其中只有 44.2%的企業(yè)將接入互聯(lián)網(wǎng)用于企業(yè)信息化建設。在接入互聯(lián)網(wǎng)用于信息化建設的中小企業(yè)中,超過 70%的企業(yè)還沒有引入人力資源管理信息系統(tǒng)。在已經(jīng)實施人力資源管理信息系統(tǒng)的中小企業(yè)中, 71%的中小企業(yè)僅僅用來搜索員工信息,68.2%的信息化管理僅限于員工考勤管理;另有 18%的中小企業(yè)需更換系統(tǒng)。目前國內(nèi)已實施高水平人力資源信息系統(tǒng)的中小企業(yè)不足 100家。

實施中小企業(yè)人力資源信息化管理的手段,主要是通過軟硬件的建設來實現(xiàn)的。當前,企業(yè)人力資源信息化管理流程的環(huán)節(jié)主要是:規(guī)劃—招聘—培訓—工作分析—薪酬激勵—績效管理—員工發(fā)展。從信息化的角度來看,企業(yè)需要建設相應的工具模塊,即各類功能模塊,以真正實現(xiàn)信息化管理,企業(yè)人力資源管理各主要環(huán)節(jié)通過相應軟件產(chǎn)品來實現(xiàn)。由于中小企業(yè)本身專業(yè)性較強的特性,其人力資源也呈現(xiàn)出了專業(yè)性強和員工結(jié)構(gòu)復雜的特點。因此,在人力資源信息化管理過程中,涉及人力資源計劃、招聘、人事管理、培訓、薪資與福利等多項核心內(nèi)容,也涉及相關數(shù)據(jù)庫的建立,相關統(tǒng)計和分析、信息交換,以及為管理者提供決策依據(jù)和員工自助服務等戰(zhàn)術(shù)級和戰(zhàn)略級管理內(nèi)容。從硬件來看,現(xiàn)有企業(yè)一般采用局域模式來實現(xiàn)企業(yè)人力資源信息化管理。目前常用Windows作為網(wǎng)絡操作系統(tǒng),這一系統(tǒng)利用Internet與無線互聯(lián)技術(shù),支持分布、多層次的組織結(jié)構(gòu),也能較好地使用企業(yè)原有信息系統(tǒng),如 ERP,MRP,商品化財務系統(tǒng)和電子商務平臺等[4]。

四、我國中小企業(yè)實施人力資源信息化的SWOT分析

(一)外部機遇

信息化是當今世界發(fā)展的大趨勢,是推動經(jīng)濟社會變革和進步的重要力量。21世紀是信息的世紀,掌握了信息就掌握了時代和經(jīng)濟的脈搏,對此,國家十分重視信息化建設和工業(yè)化建設,特別是“十一五”期間,國家提出了要以經(jīng)濟社會發(fā)展需求為導向引領信息化,以改革和創(chuàng)新為動力推進信息化,為邁向信息社會奠定堅實基礎。黨的十七大更是將信息化作為與工業(yè)化、城鎮(zhèn)化、市場化、國際化社會五大發(fā)展趨勢之一,賦予了信息化新的歷史使命。而在中小企業(yè)信息化建設方面,國家也尤為重視,通過制定各項規(guī)章制度保障信息化進程的推進,為中小企業(yè)人力資源信息化的開發(fā)、實踐提供有利的政策環(huán)境。此外,我國信息產(chǎn)業(yè)已步入發(fā)展的快車道,電信基礎設施和網(wǎng)絡技術(shù)日趨成熟,人力資源信息化也走上了更加科學、規(guī)范的軌道。不少軟件廠商一早就瞄準了中小企業(yè)這一潛力巨大的市場,開發(fā)、設計了許多針對這一市場的軟件產(chǎn)品。例如用友、金蝶、明基、嘉楊等管理軟件開發(fā)商就針對不同用戶的需求相繼開發(fā)了一系列的人力資源管理軟件[5]。

(二)內(nèi)部優(yōu)勢

首先,我國加入 WTO后,隨著國際信息化浪潮的沖擊,市場競爭的越發(fā)激烈,許多中小企業(yè)已經(jīng)越來越重視內(nèi)部的信息化管理,并將其逐漸納入企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略之中,為人力資源管理信息化的建設與實施提供了有力的依據(jù)。其次,由于中小企業(yè)具有靈活的運營機制,產(chǎn)權(quán)明晰,在信息化建設過程中沒有阻礙力量的干擾,其實施效率相對較高。再者,人力資源信息化系統(tǒng)化對于大型企業(yè)來說,只是作為一種提高效率的手段加以實施,而對于廣大中小企業(yè)來說,則將其視作企業(yè)生存發(fā)展的生命線,需求的不同,對于人力資源信息化系統(tǒng)化的重視程度也不同。

(三)外部威脅

首先,在經(jīng)濟全球化的經(jīng)濟背景下,市場競爭的殘酷性不斷加劇,中小企業(yè)無論是在規(guī)模、資金、技術(shù)、市場占有率等方面與大型企業(yè)、跨國企業(yè)相比,實力相當懸殊,致使不少中小企業(yè)徘徊在被兼并和破產(chǎn)的邊緣。爭奪激烈,適者生存的市場環(huán)境下,中小企業(yè)的生存和發(fā)展面臨著巨大的威脅,給人力資源信息化系統(tǒng)建設帶來了不利的影響。其次,基于互聯(lián)網(wǎng)操作平臺的人力資源信息化軟件需要有一個相對穩(wěn)定、安全的網(wǎng)絡環(huán)境做保障,然而在現(xiàn)實中,網(wǎng)絡的安全依舊存在很大的隱患,缺乏強健的安全機制,網(wǎng)絡犯罪手段層出不窮,信息安全保護問題已經(jīng)成為制約我國經(jīng)濟社會發(fā)展的關鍵問題之一。自 2001年以來,我國已將網(wǎng)絡安全問題列為整治重點,但是許多商業(yè)網(wǎng)站還是經(jīng)常會遭到電腦黑客和網(wǎng)絡病毒的惡意攻擊,造成系統(tǒng)癱瘓、數(shù)據(jù)丟失,即使使用專業(yè)的防火墻、殺毒軟件,也不能百分之百地確保網(wǎng)絡的安全性能。這也直接影響了中小企業(yè)人力資源信息化系統(tǒng)建設的效果和運行的效率。

(四)內(nèi)部劣勢

首先,從業(yè)人員的素質(zhì)不高。人才是企業(yè)最大的財富,在人力資源管理信息化建設過程中,專業(yè)人才發(fā)揮著舉足輕重的作用。但是在許多中小企業(yè),熟練掌握人力資源軟件的專業(yè)人才卻非常缺乏,影響并束縛了企業(yè)開展人力資源管理信息化的進程。此外,許多中小企業(yè)人力資源從業(yè)人員在人力資源管理信息化建設的起步階段,由于固有思維的限制,無法適應計算機網(wǎng)絡環(huán)境,產(chǎn)生了一定程度的心理抗拒。其次,盲目選擇人力資源信息化系統(tǒng)。許多中小企業(yè)由于專業(yè)人才能力的限制,在進行人力資源管理信息化的過程中,存在著一勞永逸的心理,要求系統(tǒng)的功能越多越好,并且要求要有較長的使用期限,從而能夠延長開發(fā)周期,實現(xiàn)一步到位的管理目標。但是,對于中小企業(yè)來說,這種愿望是不現(xiàn)實的,對于現(xiàn)實需求過于盲目,急于求成,既增加投資成本,也為未來系統(tǒng)的升級換代增加了成本。因此,中小企業(yè)應該立足現(xiàn)實需求,合理選擇人力資源信息化系統(tǒng)。再者,人力資源基礎管理工作薄弱?；A管理工作是人力資源管理信息化重要內(nèi)容,對于企業(yè)人力資源管理信息化的成敗起著直接的影響作用。長期以來,不少中小企業(yè)并沒有形成完善的基礎管理體制,粗放型管理模式大行其道,在考勤制度、薪酬制度上的穩(wěn)定性較為薄弱。在基礎管理工作不到位的情況下,難以為企業(yè)人力資源信息化運作提供穩(wěn)定而有效的基礎平臺。

五、中小企業(yè)人力資源管理信息化實施策略

(一)增加資金投入,搭建人力資源信息化平臺

中小企業(yè)只有大力推進信息化建設,才能從根本上提高企業(yè)核心競爭力。在人力資源信息化建設中,巨額的資金投入是順利完成信息化建設的根本保證,否則再美好的夢想也終歸要付諸東流。中小企業(yè)應該立足自身優(yōu)勢,在保證不違反國家法律法規(guī)的前提下,積極穩(wěn)妥地調(diào)集資金,確保順利完成這一項龐大又復雜的信息化工程任務。對于很多中小企業(yè)來說,如何保證資金及時到位是解決企業(yè)正常運轉(zhuǎn)工作的重中之重。在資金短缺的情況下,中小企業(yè)又如何化不利因素為有利因素,是一個需要深入研討的問題。其實,解決問題的方式有很多種,其中一個是企業(yè)每年從凈利潤中抽取 5%～10%的資金,作為企業(yè)進行人力資源信息系統(tǒng)建設、維護、更新的專項資金,制定一系列的規(guī)章制度實現(xiàn)對專項資金的集中管理,確保企業(yè)信息化建設順利實施。

(二)轉(zhuǎn)變企業(yè)高層觀念,更新人力資源信息化管理理念

人力資源管理信息化作為提升管理效能的有效途徑,是現(xiàn)代企業(yè)管理的必要的系統(tǒng)工程。要順利實施人力資源管理信息化,企業(yè)的領導者應該更新觀念,與時俱進,高度重視這項與企業(yè)未來發(fā)展息息相關的工作,對人力資源信息化逐步加大投入力度。作為中小企業(yè)的領導者,也應該時刻清楚地意識到,人力資源信息化不單純只是靠花錢添置一套軟件系統(tǒng)而已,它所蘊含的意義應該是信息化的管理理念,它對于整個組織人事作業(yè)流程的再造和管理效率的提升起到了積極的作用,是企業(yè)軟實力的一種重要體現(xiàn),更是企業(yè)領導者和員工對于企業(yè)現(xiàn)代化、信息化建設的一種認同感。

(三)加強人才儲備,引進和培養(yǎng)信息化管理人才

人力資源管理信息化是人力資源管理發(fā)展的必然趨勢,所以,未來對于專業(yè)人才的需求非常大。由于人力資源管理信息化的基礎是具有計算機專業(yè)背景的人力資源管理人員,此類復合型人才將會成為企業(yè)管理隊伍的中流砥柱。因此,企業(yè)的領導者要從戰(zhàn)略高度出發(fā),增強對宏觀形勢的把握力,充分意識到相關復合型人才對于中小企業(yè)發(fā)展進程的推動作用,進一步加快儲備和引進緊缺適用人才。對那些年紀輕、技術(shù)素質(zhì)較高的實用人才,實行重點培養(yǎng),并著力將這項工作作為重大的戰(zhàn)略任務切實抓好,傾注更大的精力。使復合型信息化人才的選拔任用、激勵約束機制更加完善,從而最大限度地適應現(xiàn)代組織人力資源管理的發(fā)展方向[6]。

(四)合理選擇人力資源信息管理軟件

隨著人力資源管理信息化水平的發(fā)展,信息系統(tǒng)在企業(yè)中可發(fā)揮的作用也越來越大,但是,一些管理者對企業(yè)信息化期望過高,會誤以為有了一套先進的人力資源信息系統(tǒng)后所有的管理問題也就會迎刃而解了。實際上,管理軟件之所以有價值,在于它能將優(yōu)秀的管理思想和方法通過數(shù)字化信息系統(tǒng)與企業(yè)自身實際情況相結(jié)合從而提升企業(yè)的經(jīng)營水平,但它本身只是一個管理的輔助用具,它所能體現(xiàn)出的效用跟企業(yè)的經(jīng)營管理水平密不可分。因此,中小企業(yè)應該立足自身人力資源管理所處的階段,循序漸進,分步實施,從建立基礎數(shù)據(jù)庫開始,一步一個腳印,為人力資源管理信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定和高效運轉(zhuǎn)打下堅實的基礎。

信息社會,管理與信息已是密不可分,人力資源管理信息化作為一種新的管理理念,將人力資源管理與信息化緊密結(jié)合,創(chuàng)造出了全新的管理模式。中小企業(yè)應該以實施人力資源管理信息化為契機,不斷強化人力資源管理的戰(zhàn)略地位,不斷提高人力資源競爭力,增強核心競爭力,在激烈競爭的市場環(huán)境中立于不敗之地。

[1] 薛華成.管理信息系統(tǒng)[M].北京:清華大學出版社,2002.

[2] 陳維政,余開誠,程文文.人力資源管理與開發(fā)高級教程[M].北京:高等教育出版社,2005.

[3] 洪玫.人力資源信息化管理[M].北京:中國發(fā)展出版社,2006.

[4] 項英輝.我國企業(yè)人力資源管理信息化的現(xiàn)狀和發(fā)展對策[J].遼寧行政學院學報,2008(6):236.

[5] 喻紅蓮.當前中小企業(yè)人力資源管理信息化的問題及對策[J].商場現(xiàn)代化,2008(6):319.

[6] 葉利東.人力資源管理系統(tǒng)的應用[J].中國電力企業(yè)管理,2007(11):55.

(責任編輯 周江川)