郭小芬 謝 歆

隨著經(jīng)濟全球化趨勢的發(fā)展和企業(yè)間競爭的加劇，企業(yè)對管理要求不斷變化、提高，越來越多的信息都表明權(quán)限管理必須向更細(xì)、更深的方向發(fā)展，其目的是為了更好地發(fā)揮會計的監(jiān)督職能，對不相容的職務(wù)進(jìn)行分離與牽制，對重要事項進(jìn)行監(jiān)督與制約，更加突出了精細(xì)管理的特征。用友ERP-U8軟件精細(xì)管理功能的執(zhí)行是通過設(shè)置操作員權(quán)限來達(dá)到的。操作員權(quán)限設(shè)置是按照會計內(nèi)部控制制度的要求，對所設(shè)立的用戶也就是操作員進(jìn)行權(quán)限分配，指定其對賬套數(shù)據(jù)的處理權(quán)限以及操作范圍，以便更好地保證數(shù)據(jù)的安全、完整。它除了提供用戶對各模塊操作的權(quán)限之外，還相應(yīng)提供了科目和采購訂單的金額權(quán)限管理以及對于數(shù)據(jù)的字段級和記錄級的控制，不同的組合方式可以為企業(yè)的內(nèi)部會計控制提供更為靈活、有效的方法。

一、功能級權(quán)限管理

功能級權(quán)限管理是指對某個操作員是否具備某功能模塊相關(guān)業(yè)務(wù)處理的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，這里所說的功能模塊既可以是一個大的功能模塊，如“總賬”系統(tǒng)模塊，也可以是該大功能模塊下的子功能模塊，如“總賬”系統(tǒng)下的“憑證”—“憑證處理”子模塊。設(shè)置功能級權(quán)限首先要將操作員分成賬套主管或是普通的業(yè)務(wù)操作員，如果該操作員是賬套主管則必須以系統(tǒng)管理員的身份注冊“系統(tǒng)管理”后，先通過“權(quán)限—用戶”命令增加此操作員，然后在建立公司賬套的時候把他設(shè)置為賬套主管；或是建立賬套后通過“權(quán)限—權(quán)限”命令將其設(shè)置為某一賬套的賬套主管。將某一操作員設(shè)置成賬套主管后，該操作員就自動擁有對這一公司賬套的所有操作權(quán)限。如果是設(shè)置某普通業(yè)務(wù)操作員的功能權(quán)限，則可以以系統(tǒng)管理員或賬套主管的身份注冊系統(tǒng)管理，通過“權(quán)限—權(quán)限”命令設(shè)置其工作權(quán)限，所不同的是系統(tǒng)管理員可以分配該操作員系統(tǒng)內(nèi)所有賬套的操作權(quán)限，而賬套主管則只能分配其擔(dān)任賬套主管的公司賬套的操作權(quán)限。

在對功能級權(quán)限進(jìn)行分配時，應(yīng)特別注意不相容職務(wù)的相互牽制與分離。如要求記賬人員與經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項、會計事項的審計人員應(yīng)職權(quán)明確，相互分離并且相互制約。

二、數(shù)據(jù)級權(quán)限管理

數(shù)據(jù)級權(quán)限和金額級權(quán)限的設(shè)置必須在“系統(tǒng)管理”中建立了用戶并分配了其功能權(quán)限之后才能進(jìn)行，其設(shè)置是在“企業(yè)門戶”中通過“基礎(chǔ)信息—數(shù)據(jù)權(quán)限”來進(jìn)行的。數(shù)據(jù)級權(quán)限管理可以通過兩個方面進(jìn)行控制:一個是字段級權(quán)限控制，它是對單據(jù)中包含的字段進(jìn)行權(quán)限分配；另一個是記錄級權(quán)限控制，它是對具體業(yè)務(wù)對象進(jìn)行權(quán)限分配。數(shù)據(jù)級權(quán)限管理實際上是功能級權(quán)限設(shè)置的細(xì)化，如給操作員“方偉”在功能權(quán)限設(shè)置中分配了“填制憑證”的權(quán)利，如果沒有作進(jìn)一步的限制，則方偉可以使用所有會計科目填制憑證，并且可以填制任何類型的憑證。但為了實現(xiàn)對會計業(yè)務(wù)的精細(xì)管理，以便更好地進(jìn)行內(nèi)部會計控制，我們可以通過“數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置”設(shè)置“方偉”在填制憑證的時候只能使用部分科目，如只能使用“現(xiàn)金”、“銀行存款”填制憑證或者只能填制部分類型的憑證，如只能填制“付款憑證”。數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置賬套主管可以進(jìn)行，其他操作員在功能級權(quán)限中分配了此權(quán)限后也可以進(jìn)行，但系統(tǒng)管理員不可以進(jìn)行，因為系統(tǒng)管理員不能作業(yè)務(wù)處理，它根本注冊不了“企業(yè)門戶”。

在對數(shù)據(jù)級權(quán)限進(jìn)行管理時，用友ERP-U8軟件默認(rèn)的記錄級業(yè)務(wù)對象有科目、部門、工資權(quán)限、用戶和倉庫，如要對憑證類型進(jìn)行控制，則必須把憑證類型添加到記錄級業(yè)務(wù)對象中去，其操作方法是以賬套主管的身份注冊“企業(yè)門戶”（其他普通操作員不能執(zhí)行此操作），執(zhí)行“基礎(chǔ)信息—數(shù)據(jù)權(quán)限—數(shù)據(jù)權(quán)限控制設(shè)置”命令，在打開的窗口中對記錄級業(yè)務(wù)對象進(jìn)行權(quán)限控制設(shè)置。字段級權(quán)限控制設(shè)置也是采用相同的操作辦法。

三、金額級權(quán)限管理

該權(quán)限主要用于完善內(nèi)部金額控制，實現(xiàn)對具體金額數(shù)量劃分級別，對不同崗位和職位的操作員進(jìn)行金額級別控制，限制他們制單時可以使用的金額數(shù)量，不涉及內(nèi)部系統(tǒng)控制的不在管理范圍內(nèi)。金額級權(quán)限管理可以從科目與采購訂單兩方面進(jìn)行，科目金額級別控制是對操作員填制會計憑證時所涉及的會計科目從金額大小上進(jìn)行的控制；采購訂單級別控制則是在操作員填制采購訂單時進(jìn)行的金額大小控制。與數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置一樣，如操作員“方偉”在功能權(quán)限設(shè)置中分配了“填制憑證”的權(quán)利，如果沒有作進(jìn)一步的限制，則方偉在填制憑證時可以輸入任何的金額，只要不超出預(yù)算或符合會計制度規(guī)定就行，但我們通過金額權(quán)限設(shè)置對其可以輸入的會計科目進(jìn)行金額控制，如在輸入“銀行存款”時其金額不能超過3000。

在對操作員進(jìn)行金額級權(quán)限設(shè)置時，必須先設(shè)定對應(yīng)的金額級別，級別總共分六級，然后再根據(jù)該操作員職權(quán)的具體情況，選擇相應(yīng)的金額級別。其操作方法如下:以賬套主管或有金額權(quán)限分配權(quán)限的操作員的身份注冊“企業(yè)門戶”，運行“基礎(chǔ)信息—數(shù)據(jù)權(quán)限—金額權(quán)限分配”命令，打開“金額權(quán)限設(shè)置”窗口，根據(jù)需要選擇“科目級別”或者“采購訂單級別”，點擊“級別”按鈕，即可進(jìn)行會計科目或者采購訂單的金額級別設(shè)置。從級別一到級別六，金額必須逐級遞增，不允許有中間級別金額為空的情況存在，但允許最后有不設(shè)置金額的級別存在，企業(yè)可以根據(jù)管理的實際需要對每一級別設(shè)置相應(yīng)的金額額度。金額級別設(shè)置完成后，點擊“保存”按鈕，然后回到“金額權(quán)限設(shè)置”窗口，在該窗口中根據(jù)操作員金額權(quán)限的不同情況，分別設(shè)置不同的金額級別。

四、對操作員權(quán)限設(shè)置的補充說明

無論是數(shù)據(jù)級權(quán)限管理還是金額級權(quán)限管理，在對操作員進(jìn)行數(shù)據(jù)權(quán)限和金額權(quán)限的控制之后，各模塊相應(yīng)權(quán)限控制參數(shù)也必須啟用，否則數(shù)據(jù)權(quán)限和金額權(quán)限控制不會起作用。如在“數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置”中設(shè)置了“方偉”填制憑證的時候只能使用“現(xiàn)金”和“銀行存款”這兩個會計科目填制付款憑證，要想發(fā)揮這種控制作用，就必須在“總賬”系統(tǒng)的憑證參數(shù)設(shè)置中勾選“制單權(quán)限控制到科目”和“制單權(quán)限控制到憑證類別”，如圖1所示，這樣“方偉”就不能使用其他會計科目制單，也不能填制收款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證了。類似的總賬系統(tǒng)參數(shù)還有“操作員進(jìn)行金額權(quán)限控制”以及“制單、輔助賬查詢控制到輔助核算”、“明細(xì)賬查詢權(quán)限控制到科目”等等。只對數(shù)據(jù)權(quán)限和金額權(quán)限進(jìn)行控制，不對參數(shù)進(jìn)行控制，則數(shù)據(jù)權(quán)限和金額權(quán)限設(shè)置無效。

另一方面，在各模塊相應(yīng)權(quán)限控制參數(shù)中對參數(shù)進(jìn)行了設(shè)置，但沒有對操作員設(shè)置具體的數(shù)據(jù)權(quán)限和金額權(quán)限，則該操作員沒有任何與參數(shù)控制相關(guān)的操作權(quán)限，如在總賬系統(tǒng)中勾選了“制單權(quán)限控制到科目”，即使某操作員有填制憑證的權(quán)限，但因為沒有對他通過“數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置”設(shè)置其制單可以使用的具體會計科目，則該操作員也不能進(jìn)行任何憑證的填制，因為其在填制憑證時無論選擇哪一個會計科目都會彈出“沒有使用此科目進(jìn)行制單的權(quán)限”。

圖1 憑證參數(shù)設(shè)置

總之，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的實際情況以及管理、控制的需要對操作員分配相應(yīng)的權(quán)限。大中型企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)繁多，控制嚴(yán)格，操作員較多，崗位分工很細(xì)致，在這種情況下，企業(yè)應(yīng)對功能級權(quán)限、數(shù)據(jù)級權(quán)限和金額級權(quán)限這三個層次的權(quán)限結(jié)合使用，以充分利用ERP-U8軟件精細(xì)管理的強大功能；小型企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)較少，操作員不多，崗位分工不細(xì)，因此只需要設(shè)置功能級權(quán)限就可以滿足經(jīng)濟管理的需要，沒有必要再進(jìn)行詳細(xì)的數(shù)據(jù)級權(quán)限和金額級權(quán)限的設(shè)置。

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