奚菁穎，王璐華，宋鐘娟（復(fù)旦大學(xué)附屬華東醫(yī)院藥劑科，上海市 200040）

醫(yī)院信息系統(tǒng)（Hospital Information System，HIS），是體現(xiàn)先進(jìn)管理思想和方法的醫(yī)院信息系統(tǒng)軟件，是為提高醫(yī)院的效益而建立的信息管理系統(tǒng)[1]。藥品是醫(yī)院流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分，但因其流動(dòng)性強(qiáng)、種類繁多、更新快、進(jìn)出賬頻繁等因素，使藥房賬物幾乎不可能百分之百準(zhǔn)確。因此將藥品賬物誤差控制在盡量小的誤差范圍內(nèi)，一直以來(lái)是藥劑科工作的一項(xiàng)重要目標(biāo)。我院從20世紀(jì)90年代就開(kāi)始使用HIS系統(tǒng)，但因早期版本在管理功能的實(shí)現(xiàn)上存在很多缺陷，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足日益提高的藥品管理需求，因此在2006年開(kāi)始研發(fā)了新的HIS系統(tǒng)。經(jīng)過(guò)近3年多的磨合，創(chuàng)立了適合我院藥劑科運(yùn)行模式的藥品管理體系，尤其在藥品盤點(diǎn)的功能上實(shí)現(xiàn)了藥品的實(shí)時(shí)盤點(diǎn)功能。采用以前的藥品盤點(diǎn)體系，由于無(wú)法獲得某段時(shí)間內(nèi)發(fā)出的藥品總數(shù)，只能從各部門月底實(shí)際藥品庫(kù)存和本期入庫(kù)的數(shù)量來(lái)推算本期發(fā)出的藥品總金額，繼而與實(shí)際收入相比推算盈虧，這種方式稱之為“倒軋賬”；而新的管理體系將藥品盤點(diǎn)由“倒軋賬”模式轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)時(shí)盤點(diǎn)模式[2]，即實(shí)時(shí)處理藥品入賬和出賬的數(shù)量，得出賬面庫(kù)存，再與實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)相比得出更為準(zhǔn)確的盈虧數(shù)據(jù)，從而使藥品的管理更上一個(gè)臺(tái)階。現(xiàn)將我院藥品實(shí)時(shí)盤點(diǎn)模式的設(shè)計(jì)思路及操作方法介紹如下。

1 設(shè)計(jì)思路與操作方法

1.1 藥品貨位號(hào)的設(shè)計(jì)

將藥品按藥理性質(zhì)、劑型等因素確定貨架擺放位置，其中“精麻”（精神藥品和麻醉藥品）類藥品、高危藥品、貴重藥品等按照相應(yīng)的管理規(guī)范集中放置。貨位號(hào)包括6位貨位碼“ABCDEF”，其中AB、CD、EF為“00～99”的數(shù)字，分別代表柜號(hào)、行號(hào)和具體位置編號(hào)，如“010215”即為1號(hào)柜第2行第15號(hào)位置的藥品?？紤]到相應(yīng)貨位號(hào)擺放的藥品可能會(huì)發(fā)生變動(dòng)以及各部門擺放位置的不同，設(shè)計(jì)的時(shí)候各個(gè)部門的貨位號(hào)相對(duì)獨(dú)立，且有專門界面進(jìn)行設(shè)置和變更。貨位號(hào)的設(shè)立是盤點(diǎn)工作的基礎(chǔ)，盤點(diǎn)表的查詢和打印將自動(dòng)按照貨位號(hào)的排序進(jìn)行，大大方便了操作者。

1.2 盤點(diǎn)流程

我院藥品實(shí)時(shí)盤點(diǎn)的具體流程見(jiàn)圖1。

圖1 藥品實(shí)時(shí)盤點(diǎn)模式的流程圖Fig 1 Flow chart of real-time drug checking model

1.3 主要功能

1.3.1 藥品篩選功能。藥品盤點(diǎn)實(shí)際上涉及面很廣，有時(shí)候會(huì)需要對(duì)某一類藥品或者某個(gè)藥理分類的藥品進(jìn)行品種的清理，而貴重藥品盤點(diǎn)是調(diào)劑部門每日必做的工作，因此在藥品篩選功能中嵌入了強(qiáng)大的搜索引擎，使盤點(diǎn)的藥品搜索更為人性化，互動(dòng)更為便捷。盤點(diǎn)界面的左上角即為藥品搜索功能區(qū)，可以對(duì)單個(gè)藥架區(qū)間進(jìn)行盤點(diǎn)，也可以按藥理性質(zhì)、“毒麻”（麻醉藥品、精神藥品、易制毒藥品、毒性藥品等）屬性、貴重屬性、具體藥品名稱等要素進(jìn)行藥品全庫(kù)的篩選。選出的藥品進(jìn)入待盤區(qū)間后，還可以進(jìn)行部分品種的修改，最后進(jìn)入正式盤點(diǎn)區(qū)域。具體藥品實(shí)時(shí)盤點(diǎn)界面詳見(jiàn)圖2。

圖2 藥品實(shí)時(shí)盤點(diǎn)模式的界面Fig 2 Interface of real-time drug checking model

1.3.2 自動(dòng)結(jié)算功能。首先按照需要篩選出需要盤點(diǎn)的藥品（默認(rèn)為全庫(kù)），盤點(diǎn)表自動(dòng)按照貨位號(hào)排序，表中會(huì)提供開(kāi)始盤點(diǎn)的時(shí)刻數(shù)據(jù)庫(kù)中每個(gè)藥品的理論庫(kù)存，打印后工作人員可進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)。如果賬物相符的，則無(wú)需任何操作，系統(tǒng)會(huì)在結(jié)束盤點(diǎn)時(shí)自動(dòng)結(jié)算；如賬物有差異，則可點(diǎn)開(kāi)具體品種左側(cè)的“+”號(hào)，修改實(shí)際庫(kù)存，在結(jié)束盤點(diǎn)時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)更正庫(kù)存，差異的數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生盈虧報(bào)表。

1.3.3 動(dòng)態(tài)盤點(diǎn)功能。已有文獻(xiàn)[3，4]在分析盤點(diǎn)賬物不符的原因中提到，盤點(diǎn)過(guò)程中的調(diào)劑行為會(huì)對(duì)盤點(diǎn)的結(jié)果造成影響，并且這些調(diào)劑行為的單據(jù)尚需要在盤點(diǎn)后作特殊處理。我院在設(shè)計(jì)中考慮到了這個(gè)問(wèn)題，尤其是急診藥房以24小時(shí)工作為運(yùn)作模式，盤點(diǎn)過(guò)程中的調(diào)劑行為不可避免。因此，在原有的盤點(diǎn)界面中，插入了“2次盤點(diǎn)”的概念，當(dāng)盤點(diǎn)過(guò)程中有發(fā)生過(guò)藥品的進(jìn)出賬行為時(shí)，盤點(diǎn)人員可以在初次盤點(diǎn)按下“結(jié)束盤點(diǎn)”按鈕前，按下“2次盤點(diǎn)”按鈕，這個(gè)功能將會(huì)對(duì)庫(kù)存進(jìn)行更新，同步到當(dāng)前庫(kù)存，以期對(duì)有過(guò)出入庫(kù)的藥品進(jìn)行再次盤點(diǎn)。同時(shí)設(shè)計(jì)了“盤點(diǎn)中出入庫(kù)查詢”這一功能，提供在第1次盤點(diǎn)過(guò)程中所有發(fā)生過(guò)出入庫(kù)行為的藥品品種及數(shù)量匯總。此時(shí)，盤點(diǎn)人員可以針對(duì)這部分藥品進(jìn)行再次清點(diǎn)，確認(rèn)或修改庫(kù)存后，按下“結(jié)束盤點(diǎn)”按鈕，系統(tǒng)將自動(dòng)處理庫(kù)存的盈虧報(bào)表。

1.4 盤點(diǎn)唯一性的控制

考慮到必須避免多個(gè)計(jì)算機(jī)同時(shí)開(kāi)始盤點(diǎn)的情況發(fā)生，因此在盤點(diǎn)界面設(shè)計(jì)了“開(kāi)始”和“結(jié)束”功能按鈕，并且需要輸入密碼才可以進(jìn)行操作，保證了同一時(shí)間盤點(diǎn)工作的唯一性。并且在按下“結(jié)束”按鈕時(shí)，系統(tǒng)才正式對(duì)庫(kù)存進(jìn)行修正并自動(dòng)生成盈虧報(bào)表。

1.5 修正庫(kù)存的準(zhǔn)入控制

為確保修正庫(kù)存的慎重性，在每次修改盤點(diǎn)實(shí)際庫(kù)存的時(shí)候，必須輸入修改理由，方可保存。

2 影響盤點(diǎn)準(zhǔn)確性的要素

2.1 藥品信息的維護(hù)

由于藥品品種及其包裝多種多樣，時(shí)常會(huì)發(fā)生因?yàn)楣┴浽蚨鼡Q包裝或者廠家的現(xiàn)象。為了便于賬務(wù)的管理，現(xiàn)將同通用名但不同包裝或廠家的藥品單獨(dú)建立藥品信息檔案，這樣就無(wú)需在盤點(diǎn)時(shí)對(duì)這些品種的庫(kù)存作合并處理，價(jià)格核算也更為精準(zhǔn)。

2.2 申請(qǐng)單的處理

申請(qǐng)單包括目標(biāo)科室為藥庫(kù)的領(lǐng)/退藥單和部門間的流轉(zhuǎn)單。日常工作需要及時(shí)處理這些單據(jù)。盤點(diǎn)前需要進(jìn)入“申請(qǐng)單管理”，查看是否還有未結(jié)束的單據(jù)，全部處理后才能開(kāi)始盤點(diǎn)。

2.3 患者處方的核發(fā)

調(diào)劑部門進(jìn)出庫(kù)賬務(wù)比較頻繁、數(shù)據(jù)量大，因此需要窗口核發(fā)人員嚴(yán)格按照發(fā)藥情況將處方作核發(fā)處理，這是保證賬物相符的重要因素之一?？紤]到有患者開(kāi)了藥但未取的情況，因此庫(kù)存扣減的關(guān)鍵設(shè)置在藥師發(fā)藥窗口的“核發(fā)”行為上，這有利于保障調(diào)劑部門庫(kù)存的準(zhǔn)確性，也自然規(guī)避了某些醫(yī)院由于計(jì)費(fèi)即扣庫(kù)存而造成的盤點(diǎn)誤差[5]。由于普通藥品已全部應(yīng)用電子處方，而“精麻”藥品按規(guī)定需采用手工處方，有些老年患者會(huì)遺忘出示手工處方，這就要求我們的核發(fā)人員嚴(yán)格核對(duì)電腦信息，提醒患者出示手工處方，或者僅在電腦上勾選發(fā)放藥品未取藥，以保證賬務(wù)的準(zhǔn)確性。

2.4 及時(shí)歸還未取的藥品

由于現(xiàn)在處方信息都記錄在卡中，因此很多老年患者會(huì)遺忘取藥。調(diào)劑部門需要每日將已調(diào)劑后的未取藥品歸位，并將未取藥的單據(jù)收集起來(lái)以備患者來(lái)取藥，這樣才能更好地保證賬物相符。

2.5 未核發(fā)處方的核對(duì)

該模式設(shè)計(jì)了一個(gè)獨(dú)立的界面，可查詢某時(shí)間周期內(nèi)未核發(fā)的處方，這一設(shè)計(jì)在應(yīng)用中非常實(shí)用。窗口核發(fā)人員有時(shí)會(huì)因疏忽或其他原因而未將某張?zhí)幏阶骱税l(fā)處理，這樣就會(huì)影響盤點(diǎn)準(zhǔn)確性。但是當(dāng)發(fā)現(xiàn)賬務(wù)不符再來(lái)查究竟哪張?zhí)幏轿春税l(fā)時(shí)，就像大海撈針一樣困難，因此，該功能的設(shè)計(jì)方便了我院對(duì)未取藥的處方和遺漏核發(fā)的處方進(jìn)行核對(duì)。

2.6 清點(diǎn)借藥記錄

醫(yī)院藥房不可避免地會(huì)存在一些借藥情況，諸如緊急搶救、外出會(huì)診或者其他特殊情況下的借藥。日常工作中應(yīng)逐筆記錄，在盤點(diǎn)前清點(diǎn)借藥記錄，這也是保障盤點(diǎn)準(zhǔn)確性不可忽視的因素之一。

2.7 清點(diǎn)破損藥品記錄

在藥品流轉(zhuǎn)過(guò)程中如有破損應(yīng)及時(shí)以盤虧形式進(jìn)入系統(tǒng)，以保證盤點(diǎn)準(zhǔn)確性。

3 盤點(diǎn)盈虧原因分析

3.1 人為因素

（1）盤點(diǎn)人員計(jì)數(shù)不準(zhǔn)確；（2）“精麻”藥品仍需按處方手工收費(fèi)，如劃價(jià)錯(cuò)誤、核發(fā)人員未校對(duì)出，就會(huì)產(chǎn)生出庫(kù)品種錯(cuò)誤；（3）調(diào)劑錯(cuò)誤，如國(guó)產(chǎn)藥品錯(cuò)發(fā)成進(jìn)口藥品、不同包裝的產(chǎn)品之間發(fā)錯(cuò)、數(shù)量錯(cuò)誤等；（4）患者取藥后遺忘在柜臺(tái)的藥品造成庫(kù)存盤盈。

3.2 藥品因素

（1）運(yùn)輸或者發(fā)放過(guò)程中的破損；（2）分裝藥品造成的自然損耗，如500 mL的液狀石蠟分裝成5瓶100 mL的分包裝時(shí)，因瓶壁滯留等因素造成損失。

3.3 計(jì)算機(jī)因素

因系統(tǒng)漏洞而造成的進(jìn)出賬記錄寫(xiě)入錯(cuò)誤。

3.4 管理因素

（1）調(diào)劑部門人員較多，藥品無(wú)故缺失的現(xiàn)象仍然可能存在；（2）各種原因的借藥未登記；（3）藥庫(kù)領(lǐng)藥或者部門間流轉(zhuǎn)時(shí)未及時(shí)清點(diǎn)流轉(zhuǎn)藥品數(shù)量，造成出入庫(kù)賬物不符。

4 實(shí)時(shí)盤點(diǎn)的優(yōu)越性

該模式改變了原先手工抄寫(xiě)藥品信息制作賬本的方式，由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出理論庫(kù)存可直接打印結(jié)果，方便快捷、省時(shí)省力。更為重要的是，該模式使藥品可以隨時(shí)盤點(diǎn)，自動(dòng)計(jì)算庫(kù)存，大大提高了盤點(diǎn)效率。自動(dòng)生成的盈虧表也便于部門及科室逐一分析造成庫(kù)存誤差的原因，不斷改進(jìn)工作流程，提高管理水平。由于藥品信息的維護(hù)中對(duì)于同一藥品規(guī)格變化或者有多個(gè)廠家的藥品品種采取了獨(dú)立錄入的方式，因此避免了手工書(shū)寫(xiě)潦草難辨、規(guī)格不同等因素造成的計(jì)費(fèi)和盤點(diǎn)錯(cuò)誤[5]。實(shí)時(shí)盤點(diǎn)模式的確立使實(shí)時(shí)庫(kù)存管理得以實(shí)現(xiàn)，以往醫(yī)師開(kāi)處方時(shí)并不知道藥房是否有庫(kù)存，常常開(kāi)了處方卻無(wú)藥可取，造成患者多次往返；現(xiàn)在實(shí)時(shí)庫(kù)存管理的方式使醫(yī)師在開(kāi)處方時(shí)就可提示是否有庫(kù)存，大大減少了患者的奔波之苦。同時(shí)，實(shí)時(shí)庫(kù)存的管理方式自然規(guī)避了很多醫(yī)院都存在的等價(jià)換藥的現(xiàn)象[6]。

5 結(jié)語(yǔ)

實(shí)時(shí)盤點(diǎn)模式的確立為我院藥劑科的盤點(diǎn)工作帶來(lái)了根本上的改變，徹底改變了原先的“倒軋賬”模式，不僅使藥劑人員逐漸擺脫了手工書(shū)寫(xiě)的模式，提高了工作效率，而且更明顯提高了管理人員的現(xiàn)代化管理意識(shí)，使藥劑科的管理更加人性化、科學(xué)化、數(shù)據(jù)化、系統(tǒng)化，工作效率和質(zhì)量顯著提高。

[1]易彥伶.HIS在醫(yī)院綜合管理中的作用[J].醫(yī)學(xué)信息學(xué)雜志，2008，29（2）：16.

[2]侯紅衛(wèi)，劉小剛，劉曉磊，等.藥房?jī)煞N盤點(diǎn)方式工作流程分析[J].中國(guó)醫(yī)療設(shè)備，2009，24（2）：82.

[3]馬新國(guó)，陳 兢，劉燦喜，等.醫(yī)院信息系統(tǒng)下藥品動(dòng)態(tài)盤點(diǎn)的監(jiān)控要點(diǎn)[J].醫(yī)藥導(dǎo)報(bào)，2009，28（4）：538.

[4]曹亞莉.淺談藥品盤點(diǎn)工作[J].中醫(yī)藥管理雜志，2008，16（8）：615.

[5]張克敏，張君莉，賈亦芊.醫(yī)院藥房藥品盤點(diǎn)工作質(zhì)量探討[J].河北醫(yī)藥，2008，30（3）：393.

[6]趙電紅，楊桂琴，牛桂田，等.我院住院藥房計(jì)算機(jī)管理賬務(wù)不符的原因分析及對(duì)策[J].中國(guó)藥房，2008，19（1）：34.