范春玲

(黑龍江省圖書館,黑龍江 哈爾濱 150090)

Interlib是由廣州圖創(chuàng)計算機(jī)軟件開發(fā)有限公司研發(fā)的基于 B/S模式的圖書館集群管理系統(tǒng),采用開放的多層體系結(jié)構(gòu),通過 Internet網(wǎng)絡(luò)或城域網(wǎng)絡(luò)將區(qū)域內(nèi)各圖書館聯(lián)合起來,組成區(qū)域性的虛擬圖書館群[1]。其主要特點是可以實現(xiàn)區(qū)域圖書館群的聯(lián)合采購、聯(lián)合編目、區(qū)域聯(lián)合目錄自動實現(xiàn)及各分館間的通借、通還等。當(dāng)前共有福建省圖書館、海南省圖書館、山西省圖書館、哈爾濱市圖書館等3 000余家大、中、小型圖書館使用該系統(tǒng)。

筆者所在的黑龍江省圖書館利用 Interlib系統(tǒng)實現(xiàn)了總館(省館)與分館(縣級公共圖書館等)之間統(tǒng)一平臺、書目數(shù)據(jù)共享、通借通還以及聯(lián)合目錄查詢,從而達(dá)到了總分館資源的共建共享、合理配置。

1 Interlib系統(tǒng)的使用技巧

1.1 合理設(shè)置采編工作流程

一般的圖書館自動化系統(tǒng)都包括采訪、編目、典藏、流通、期刊及系統(tǒng)參數(shù)等模塊,但每個系統(tǒng)的模塊設(shè)置又有各自的特點,圖書館可以根據(jù)自己的業(yè)務(wù)流程和服務(wù)流程調(diào)整系統(tǒng)的工作流程,以達(dá)到提高工作效率的目的。如黑龍江省圖書館在應(yīng)用 Interlib系統(tǒng)的過程中,針對目前該館以現(xiàn)場采購圖書的方式為主的情況,只通過“直接驗收處理”和“瀏覽編目”兩個模塊就完成了圖書的著錄驗收工作 (如圖1)。

圖1 黑龍江省圖書館Interlib系統(tǒng)采編流程圖

又因該館的驗收和編目工作由同一個人完成,所以工作人員在驗收處理時可直接進(jìn)行圖書的編目、驗收、加館藏等工作,在 “編目 →瀏覽”編目處進(jìn)行書目的審校和驗收信息的核對。依Interlib系統(tǒng)編目工作流程可知,“采訪”在提交文獻(xiàn)實物給“編目”后,需要將這批文獻(xiàn)的驗收批次設(shè)置為“編目狀態(tài)”,這時系統(tǒng)才認(rèn)定書目數(shù)據(jù)提交給了編目流程。瀏覽編目是對驗收完成的這批數(shù)據(jù)進(jìn)行編目審校,其瀏覽方式分為“列表格式”和“MARC格式”,列表格式是以書目列表的方式顯示這批書目數(shù)據(jù),而 MARC格式則是逐條顯示這批書目數(shù)據(jù)。為了能看到完整的書目信息和館藏信息,工作人員采用 MARC格式進(jìn)入驗收批次,逐條審校,非常方便。

1.2 巧用驗收參數(shù)設(shè)置

在“采訪→圖書驗收管理→驗收批次”管理處有一個驗收參數(shù)設(shè)置按鈕。這一按鈕是對當(dāng)前工作驗收批次的參數(shù)設(shè)置,這個參數(shù)的設(shè)置不是必須的,但如果設(shè)置合適,會給圖書驗收帶來很大的方便。一般“是否驗收時分配索書號”和“索書號分配方式”為系統(tǒng)默認(rèn),而驗收默認(rèn)幣種、默認(rèn)卷冊數(shù)量、默認(rèn)卷冊信息、默認(rèn)介質(zhì)類型、默認(rèn)裝幀形式等則可根據(jù)本批次圖書的特點進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。如果設(shè)置了這些參數(shù),那么在這個批次圖書驗收時所設(shè)參數(shù)會自動提取出來,從而避免單獨設(shè)置的麻煩,進(jìn)而提高了驗收的工作效率。

1.3 驗收查重小技巧

文獻(xiàn)到館進(jìn)行驗收處理,在輸入查詢條件、單擊“查詢”按鈕后,系統(tǒng)會根據(jù)檢索條件進(jìn)行查重并顯示結(jié)果。而當(dāng)檢索結(jié)果為多條書目數(shù)據(jù)時,如何快速確定哪條是所找的書目呢?筆者發(fā)現(xiàn)如果檢索到的書目“分類號”項顯示的是分類號,則表示本館無館藏;如果該項顯示的是索書號,則表示本館有館藏,可以在記錄上直接添加復(fù)本信息,從而節(jié)約查重的時間。

1.4 避免圖書和期刊數(shù)據(jù)互混的方法

Interlib系統(tǒng)是集群管理系統(tǒng),是多個圖書館共用一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺,由于各個館編目員的水平差異很大,特別是一些業(yè)務(wù)知識不是很強(qiáng)而又剛初次使用 Interlib系統(tǒng)的編目員,容易出現(xiàn)圖書和期刊數(shù)據(jù)互混。出現(xiàn)這種情況的原因是由于沒有及時更換 MARC類型。一些分館的編目人員既要做圖書編目又要做期刊編目,而且往往剛做完圖書驗收,就要做期刊著錄,結(jié)果經(jīng)常忘了改 MARC類型,把期刊數(shù)據(jù)做到圖書的數(shù)據(jù)里。為避免這種情況的發(fā)生,一是應(yīng)該注重編目員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高,強(qiáng)調(diào)圖書選用字段和期刊選用字段的不同;二是注意工作細(xì)節(jié),在新建書目編目界面的左上角有一個書目類型標(biāo)識,編目員在編目時只要看一下自己所著錄的類型和顯示的書目類型是否相符,便可以有效地避免書目互混現(xiàn)象的發(fā)生。

2 常見疑難問題解析

2.1 按條碼補(bǔ)打書標(biāo)無法顯示的條碼號

一般打印好的書標(biāo)上要求有索書號和條碼號,并分三行顯示。在 Interlib系統(tǒng)中,通常設(shè)置為:“排序方式”選 “條碼號”,“是否打印條碼 ”選 “條碼在后”(顯示 MARC內(nèi)容設(shè)置如圖 2)。

圖2 書標(biāo)打印設(shè)置一

正常情況下輸入條碼號字段,輸出便可打印。但有時按條碼補(bǔ)打書標(biāo),條碼號卻不顯示。此時需要更改書標(biāo)打印設(shè)置中顯示 MARC內(nèi)容處的設(shè)置(如圖 3)。

圖3 書標(biāo)打印設(shè)置二

2.2 如何調(diào)整不同規(guī)格書標(biāo)的間距

書標(biāo)打印有時需要根據(jù)書標(biāo)的規(guī)格來調(diào)整分類號、種次號、條碼號之間的排列間距。首先將“是否打印條碼”設(shè)為默認(rèn)值,然后再選條碼,否則會出現(xiàn)條碼重復(fù)的現(xiàn)象。同時書標(biāo)打印設(shè)置處如圖 4。

圖4 書標(biāo)打印設(shè)置三

第一行和第二行字段值是 callno,第三行是hold.barcode條碼號,橫、縱坐標(biāo)需根據(jù)實際情況選擇合適的數(shù)值。

2.3 新建書目錯報

在圖書驗收處理時,如果本地書目庫和 Z39.50均無法查到所需書目,這就需要新建書目來進(jìn)行驗收。有時點擊新建書目可能會出現(xiàn)報錯的情況,提示“請設(shè)置 MARC模板”,可是在系統(tǒng)參數(shù)中其實已經(jīng)設(shè)置了 MARC模板,為什么還會出現(xiàn)這種錯誤提示呢?這是因為在“采訪→采訪參數(shù)設(shè)置→設(shè)置采編參數(shù)”處無意中選上了“是否采用簡單編目格式”一項。只要取消勾選便可解決這一問題。

2.4 期刊記到不顯示索書號

在圖書還完全靠人工管理的時侯,索書號是通過編目員手工記錄在卡片上,然后根據(jù)需要進(jìn)行查找的。而當(dāng)圖書館進(jìn)入自動化管理以后,索書號便由系統(tǒng)自動生成。在 Interlib系統(tǒng)中“書目”和“館藏”是分開的,索書號在增加驗收時會自動生成,所以索書號不體現(xiàn)在書目中。我們在進(jìn)行期刊編目驗收時,期刊索書號自動生成以后編目員可以記錄下來,著錄到 905字段的 f子字段,這樣期刊記到界面就能顯示索書號了。

2.5 7字段及 210字段無法自動生成

在 Interlib系統(tǒng)中,MARC編輯器能根據(jù) MARC著錄規(guī)則自動生成一些字段。其中 70、S|a、S|4字段可根據(jù) 200字段的 S|f、S|g子字段自動生成,只要在該字段編輯框按回車鍵即可。但是 Interlib系統(tǒng)升級到 V1.6.2#20090811版本以后,這些字段卻無法自動生成了。筆者發(fā)現(xiàn)只要把 MARC模板中的 7字段去掉就又可以了。另外,正常情況下系統(tǒng)還可根據(jù) 010的 S|a字段自動生成 210S|a、210S|c字段,只要在該字段的編輯框按回車鍵,系統(tǒng)會根據(jù)出版社代碼庫,生成相應(yīng)的出版地和出版社。但有時系統(tǒng)卻沒有自動生成,這說明出版社代碼庫中沒有相對應(yīng)的出版社,我們就需要在“系統(tǒng)→系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置→出版社”管理處增加相應(yīng)的出版社,這樣 210字段無法自動生成的問題就會迎刃而解了。

隨著 Interlib系統(tǒng)在全國圖書館界的廣泛應(yīng)用并不斷升級,我們在使用過程中還會碰到各種各樣的問題,以上只是筆者在實踐工作中的一些經(jīng)驗總結(jié),在此拋磚引玉,希望 Interlib系統(tǒng)能更好地為圖書館服務(wù),促進(jìn)圖書館自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。

[1]國家圖書館 .新版中國機(jī)讀目錄格式使用手冊[M].北京:北京圖書館出版社,2004.