黃祖彬

(廣西壯族自治區(qū)圖書(shū)館,廣西 南寧 530022)

1 圖書(shū)館是發(fā)展著的事業(yè)

中國(guó)—東盟博覽會(huì)永久落戶南寧,極大地提升了南寧會(huì)展業(yè)的水平,拉近了中國(guó)特別是廣西與東盟各國(guó)合作、發(fā)展的距離。截至 2009年,南寧共接待了來(lái)自全球 65個(gè)國(guó)家和地區(qū)的參會(huì)客商 20.86萬(wàn)人次,成交金額累計(jì) 81.71億美元,國(guó)際合作項(xiàng)目簽約 350.62億美元,國(guó)內(nèi)合作項(xiàng)目簽約3 353.46億元[1-2]。

中國(guó)—東盟博覽會(huì)成就前所未有,給南寧以及廣西政治、經(jīng)濟(jì)、文化等領(lǐng)域帶來(lái)了發(fā)展機(jī)會(huì)。作為一個(gè)信息平臺(tái),它牽動(dòng)了地區(qū)經(jīng)濟(jì)和國(guó)際關(guān)系的神經(jīng)。但是會(huì)展信息在傳播時(shí)間、傳播地域、傳播受眾等方面具有一定局限,尚有很多人無(wú)法獲取會(huì)展信息。這時(shí),圖書(shū)館可依靠其在文獻(xiàn)資源、科學(xué)管理和開(kāi)放時(shí)間上的優(yōu)勢(shì)來(lái)彌補(bǔ)會(huì)展信息交流之不足。

專業(yè)館藏以傳統(tǒng)的聚集文獻(xiàn)和開(kāi)放服務(wù)模式來(lái)解決上述問(wèn)題,效果差強(qiáng)人意。面對(duì)新的需求群體和文獻(xiàn)生產(chǎn)、發(fā)行模式應(yīng)該有新的文獻(xiàn)集聚策略。我們?cè)谶\(yùn)籌策略時(shí)首先要了解中國(guó)—東盟博覽會(huì)文獻(xiàn)的特點(diǎn)有所了解。

2 中國(guó)—東盟博覽會(huì)會(huì)展文獻(xiàn)的特點(diǎn)

2.1 出版物的非正式出版形式

會(huì)展資料是配合展品展出的印刷品。它們不需要經(jīng)過(guò)注冊(cè)和獲取文號(hào)就能出版,其出版的形式和內(nèi)容易于接受,方便人們獲取材料時(shí)從中獲得產(chǎn)品的信息。

2.2 信息前沿,且具體、真實(shí)、可靠

資料隨展品而發(fā)行,是對(duì)該產(chǎn)品的解說(shuō)。把產(chǎn)品、資料和解說(shuō)合為一體,共同形成會(huì)展推銷的手段。

2.3 多國(guó)語(yǔ)言、資料豐富、涉及面廣

用文字和圖片說(shuō)明、宣傳自己的產(chǎn)品,發(fā)動(dòng)更多的參觀者了解展品。展會(huì)資料的內(nèi)容一般要做到既專業(yè)又通俗易懂。由于參展產(chǎn)品范圍很廣,資料很多,為便于人們了解,常用多國(guó)語(yǔ)言來(lái)表述。

2.4 部分資料具有隱蔽性

會(huì)展前準(zhǔn)備階段的會(huì)議籌劃、運(yùn)作細(xì)節(jié)、指導(dǎo)思想等文獻(xiàn)以及會(huì)后總結(jié)、資料匯編整理等很多信息都不予公開(kāi),具有隱秘的特征。另外,出版時(shí)間和出版形式不確定,例如由于會(huì)展期間分會(huì)場(chǎng)多,文獻(xiàn)信息發(fā)布時(shí)間可能會(huì)重疊或是研究文獻(xiàn)的作者不確定。

2.5 信息發(fā)布的外圍性

中國(guó)—東盟博覽會(huì)屬于大型會(huì)展,由政府(國(guó)家)主導(dǎo),以推動(dòng)經(jīng)濟(jì)貿(mào)易、社會(huì)發(fā)展為中心內(nèi)容。圍繞展會(huì)延伸了許多活動(dòng)內(nèi)容,如論壇、文化交流等。會(huì)場(chǎng)內(nèi)的文獻(xiàn)只是文獻(xiàn)發(fā)行的一部分,大部分文獻(xiàn)分散在各個(gè)分會(huì)場(chǎng)和幾十個(gè)論壇里。論壇上有主題發(fā)言稿和非主題發(fā)言稿、投資環(huán)境介紹、發(fā)展規(guī)劃及政策支持文件。論壇的對(duì)話內(nèi)容和國(guó)家政府間的承諾在很多沒(méi)有成文保留,但它卻是該會(huì)展或該主題的重要資料。中國(guó)—東盟博覽會(huì)前后舉辦了幾十個(gè)論壇,簽訂了一批推動(dòng)中國(guó)與東盟各國(guó)合作的重要文件[2]。

2.6 文獻(xiàn)載體多樣性

紙質(zhì)文獻(xiàn)占較大比重,有部分光盤(pán)、軟件、影像資料。

2.7 資料性質(zhì)的文獻(xiàn)多,匯編成冊(cè)或由出版機(jī)構(gòu)出版的文獻(xiàn)少

參展商出于參展推銷的目的,將一件(部)產(chǎn)品的外觀、性能、技術(shù)含量、運(yùn)動(dòng)功率、同類產(chǎn)品排行等信息通過(guò)最通俗的語(yǔ)言或圖畫(huà)向觀眾宣傳。其文獻(xiàn)多屬資料性質(zhì)。

2.8 商業(yè)產(chǎn)品信息的動(dòng)態(tài)性及信息發(fā)布的單一性

商家從自身利益出發(fā),展示目前最優(yōu)秀的產(chǎn)品。但產(chǎn)品研發(fā)使得生產(chǎn)工藝不斷改進(jìn),目前所獲得的信息不是最終信息。產(chǎn)品信息的單一發(fā)布,由展商對(duì)自己的產(chǎn)品信息負(fù)責(zé)。

3 采訪探索

3.1 知識(shí)積累理念

中國(guó)—東盟博覽會(huì)內(nèi)容延伸到政治、經(jīng)濟(jì)、文化等多個(gè)方面,中國(guó)與東盟各國(guó)人民交流所需要的知識(shí)是一個(gè)龐大的多文化集合。廣西的圖書(shū)館文獻(xiàn)建設(shè)應(yīng)該以中國(guó)—東盟博覽會(huì)永久落戶南寧為契機(jī),立足廣西近鄰東南亞的地域優(yōu)勢(shì),將文獻(xiàn)收藏的戰(zhàn)略定位擴(kuò)展于東南亞地區(qū),建立獨(dú)特的文獻(xiàn)體系。

3.1.1 根據(jù)知識(shí)的科學(xué)結(jié)構(gòu)布置文獻(xiàn)。知識(shí)的科學(xué)結(jié)構(gòu)在時(shí)間上應(yīng)該可分為過(guò)去、現(xiàn)在、將來(lái);從內(nèi)容上可分為基本知識(shí)、普及讀物、研究文獻(xiàn)、專門(mén)著作;從著者上應(yīng)匯集古今中外;在語(yǔ)種上應(yīng)覆蓋東盟十國(guó);在載體上,應(yīng)根據(jù)專業(yè)文獻(xiàn)館的設(shè)計(jì)目的和讀者需求的特點(diǎn),將非書(shū)文獻(xiàn)、圖書(shū)報(bào)刊、會(huì)展資料性文獻(xiàn)兼容并包。中國(guó)—東盟專業(yè)文獻(xiàn)館(室)的定位應(yīng)圍繞展會(huì)并波及東盟各國(guó)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化多個(gè)領(lǐng)域,吸引大家共同關(guān)注區(qū)域的發(fā)展問(wèn)題。

3.1.2 會(huì)展專業(yè)信息資源與支持東盟發(fā)展的知識(shí)文獻(xiàn)并重。

3.1.3 閱讀知識(shí)積累與圖書(shū)館專業(yè)特色文獻(xiàn)建設(shè)同步。大眾讀者的基本知識(shí)需求面寬,而專業(yè)人員專業(yè)知識(shí)需求較深,正確處理好個(gè)人和大眾需要的矛盾。

3.1.4 東盟語(yǔ)種背景知識(shí)文獻(xiàn)的收藏。以東盟為背景儲(chǔ)存資料,應(yīng)該覆蓋東盟各國(guó)多個(gè)領(lǐng)域,深入各個(gè)前沿,抓住各個(gè)時(shí)段。如此一來(lái),語(yǔ)言文字知識(shí)是必需的,否則研究無(wú)法實(shí)現(xiàn)。對(duì)于高水平的研究人員而言,閱讀原文、占有第一手的資料相當(dāng)重要。

3.1.5 建立圖書(shū)館文獻(xiàn)支持聯(lián)盟。目前在南寧的幾所高校都開(kāi)設(shè)了東盟人文科學(xué)的相關(guān)課程,各圖書(shū)館也在文獻(xiàn)資源支持上做了積極的準(zhǔn)備。這正可彌補(bǔ)個(gè)體公共圖書(shū)館的不足,互補(bǔ)有無(wú),在整體上擴(kuò)大文獻(xiàn)服務(wù)能力。

3.1.6 關(guān)注紙質(zhì)文獻(xiàn)以外的多載體數(shù)據(jù)信息。為全面做好文獻(xiàn)儲(chǔ)備,除了圖書(shū)、報(bào)刊外,還應(yīng)注意光盤(pán)、視頻文獻(xiàn)的收集;在互聯(lián)網(wǎng)上跟蹤下載相關(guān)文獻(xiàn)并建立數(shù)據(jù)庫(kù),為讀者服務(wù)積累信息資源。

3.2 會(huì)展文獻(xiàn)采訪理念

中國(guó)—東盟博覽會(huì)是服務(wù)并推動(dòng)中國(guó)與東盟各國(guó)發(fā)展交流的平臺(tái)。與會(huì)展有關(guān)的文獻(xiàn)主要包括展館內(nèi)文獻(xiàn)和展館外文獻(xiàn);會(huì)展前、會(huì)展中、會(huì)展后文獻(xiàn);支持會(huì)展的經(jīng)驗(yàn)性文獻(xiàn)和媒體報(bào)道、延伸會(huì)展文獻(xiàn)等。

3.2.1 展館內(nèi)文獻(xiàn)。展館內(nèi)文獻(xiàn)隨物展出,是展品的附著物。它內(nèi)容真實(shí)、印制精美、設(shè)計(jì)巧妙,近距離地向大眾展示產(chǎn)品信息,用最易理解的語(yǔ)言和圖表說(shuō)明問(wèn)題。這些文獻(xiàn)形式多樣,根據(jù)產(chǎn)品的復(fù)雜程度進(jìn)行編印,內(nèi)容龐雜則裝訂成冊(cè),內(nèi)容少則以單頁(yè)資料的形式呈現(xiàn)。

展會(huì)以實(shí)物為主,但附帶資料的品種和數(shù)量很多。圖書(shū)館界很少關(guān)注展覽會(huì)資料性質(zhì)的文獻(xiàn),理由是:1)加工、分類標(biāo)引、編目數(shù)據(jù)制作比較困難;2)書(shū)庫(kù)存儲(chǔ)單頁(yè)文獻(xiàn),對(duì)排架以及提供給讀者使用來(lái)說(shuō)是一件難事;3)文獻(xiàn)內(nèi)容單一,且時(shí)效性較強(qiáng),長(zhǎng)期保存困難,不方便閱讀;4)商業(yè)性質(zhì)明顯。

3.2.2 展館外文獻(xiàn)。指文獻(xiàn)產(chǎn)生、發(fā)放、傳播地點(diǎn)在展覽館之外,但文獻(xiàn)圍繞展會(huì)內(nèi)容而作,是支撐會(huì)展不可分割的部分。

大型展會(huì)的外圍活動(dòng)非?；钴S。會(huì)展不僅僅是產(chǎn)品展銷,也是在更高層次、更大范圍、更多領(lǐng)域調(diào)動(dòng)更多行業(yè)和機(jī)構(gòu)去推動(dòng)社會(huì)全方位發(fā)展的戰(zhàn)略性活動(dòng)。中國(guó)—東盟博覽會(huì)即屬于這樣一種會(huì)展形式,故外圍活動(dòng)與展會(huì)內(nèi)活動(dòng)同樣活躍。國(guó)家首腦、企業(yè)家參加的投資高峰論壇和法律事務(wù)服務(wù)、文化產(chǎn)業(yè)投資、海關(guān)服務(wù)等幾十個(gè)大小不同的專業(yè)論壇,信息前沿,其政策導(dǎo)向性相當(dāng)強(qiáng),對(duì)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)交流舉足輕重。如中國(guó)—東盟自由貿(mào)易區(qū)的成立是歷經(jīng)幾屆論壇的推動(dòng)才一步一步走向成熟。論壇上發(fā)出的信號(hào),是研究人員重要的信息源,所以從各論壇上搜集文獻(xiàn)成了專業(yè)圖書(shū)館(室)的工作重心之一。

3.2.3 會(huì)前、會(huì)后文獻(xiàn)。一個(gè)大型會(huì)展需要?jiǎng)佑谬嫶蟮纳鐣?huì)資源,政府主導(dǎo)是基礎(chǔ),專門(mén)機(jī)構(gòu)執(zhí)行是重點(diǎn)。隨會(huì)展動(dòng)用的管理資源,如參與籌備、宣傳、政策的動(dòng)議機(jī)關(guān)。招商引資和直接招商、投資的機(jī)構(gòu),他們?yōu)榱嗽诨顒?dòng)期間爭(zhēng)取到最大效益,高度重視展會(huì)機(jī)會(huì),選擇高素質(zhì)人員積極準(zhǔn)備每一份文獻(xiàn);各部門(mén)分工、協(xié)調(diào),通過(guò)制定制度督促和保證會(huì)展的成功舉辦。這些文件是會(huì)前文獻(xiàn)的組成部分,其內(nèi)容屬于系統(tǒng)設(shè)計(jì)文獻(xiàn),蘊(yùn)含有科學(xué)的系統(tǒng)理論。它們是一份份檢驗(yàn)系統(tǒng)科學(xué)應(yīng)用的實(shí)驗(yàn)報(bào)告,是個(gè)案研究的材料。

會(huì)后文獻(xiàn)大多是總結(jié)性的資料,如某某論壇主題演說(shuō)匯編、記者述評(píng)、總結(jié)大會(huì)文件匯編,等等。

3.2.4 支持會(huì)展文獻(xiàn)。任何一項(xiàng)大型活動(dòng),制造全民支持的氛圍是必須的,這一重?fù)?dān)自然就落在媒體身上。如今的媒體非常發(fā)達(dá),從電視臺(tái)的視頻報(bào)道到報(bào)刊的論述與實(shí)況傳播等都十分迅速、及時(shí),覆蓋面較廣。媒體的大力支持助推了會(huì)展氣氛,信息鋪天蓋形成了社會(huì)聚焦,掀起了支持會(huì)展的宏大浪潮。如第六屆中國(guó)—東盟博覽會(huì)吸引了 171家中外媒體1 419名記者參與報(bào)道,國(guó)內(nèi)媒體發(fā)稿 1.8萬(wàn)篇、港澳臺(tái)媒體 200多篇、外國(guó)媒體 240多篇,網(wǎng)絡(luò)媒體涉及此博覽會(huì)的新聞頁(yè)面約計(jì)4 490個(gè),各種相關(guān)新聞轉(zhuǎn)載與報(bào)道頁(yè)面約5 290個(gè)[2]。而圖書(shū)館目前的文獻(xiàn)收集,對(duì)視頻、音頻等非文字記錄的信息重視不夠。

3.2.5 延伸會(huì)展文獻(xiàn)。一是會(huì)展思想形成、構(gòu)造組織、優(yōu)化設(shè)計(jì)、實(shí)施規(guī)范、成果預(yù)計(jì)與意義、會(huì)展業(yè)的歷史總結(jié)和會(huì)展事業(yè)研究成果類文獻(xiàn);二是為會(huì)展作資料背景鋪墊的東盟十國(guó)政治、文化、科技、經(jīng)濟(jì)貿(mào)易狀況,它同樣涉及歷史、現(xiàn)狀及預(yù)測(cè)性內(nèi)容。這些文獻(xiàn)大部分出自研究機(jī)構(gòu),如廣西東南亞研究所、云南社會(huì)科學(xué)院、一些大學(xué)的東南亞研究中心和國(guó)家級(jí)的亞洲研究機(jī)構(gòu)以及東盟十國(guó)研究機(jī)構(gòu)的作品;三是會(huì)展之后的會(huì)展精神,特別是國(guó)家政策、法律、政府服務(wù)的新動(dòng)向,如廣西北部灣發(fā)展規(guī)劃、東盟自由貿(mào)易區(qū)文件、廣西應(yīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的指導(dǎo)性文件等。這部分文獻(xiàn)出自各國(guó)政府部門(mén)和研究人員之手。

3.3 采訪實(shí)踐探索

正視會(huì)展文獻(xiàn)內(nèi)容特點(diǎn)與生產(chǎn)供應(yīng)環(huán)境,積極探索文獻(xiàn)搜集途徑,是專業(yè)館目前乃至往后長(zhǎng)期的工作重心。

3.3.1 專業(yè)專營(yíng)。國(guó)內(nèi)外比較成功專業(yè)館(室)的運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)顯示:專業(yè)專營(yíng)、責(zé)任清晰、運(yùn)作專業(yè)、經(jīng)費(fèi)定量(或傾斜)、政策扶持、人員優(yōu)配是取得建設(shè)成效的保證。

3.3.2 樹(shù)立員工高度的事業(yè)心。會(huì)展時(shí)間短、文獻(xiàn)發(fā)行量大,收集文量的工作量和勞動(dòng)強(qiáng)度大,因此采訪人員必須具備高度責(zé)任感,抓緊時(shí)間。

3.3.3 加強(qiáng)文獻(xiàn)建設(shè)的計(jì)劃性。由于文獻(xiàn)發(fā)行復(fù)雜,要很好地完成任務(wù),必須經(jīng)常分析研究所要采集的文獻(xiàn)信息。分清緩急進(jìn)行索取與購(gòu)置,協(xié)調(diào)人力與物質(zhì)資源。

3.3.4 委托采訪和集體參與。1)外采歷年或當(dāng)前出版的圖書(shū)、報(bào)刊及音像資料,為節(jié)省經(jīng)費(fèi),可委托購(gòu)買(mǎi);2)主動(dòng)聯(lián)系相關(guān)作者,搜集全國(guó)各知名大學(xué)和研究機(jī)構(gòu)出版的專業(yè)文獻(xiàn);3)博覽會(huì)期間針對(duì)各分論壇在時(shí)間和內(nèi)容上的沖突,做好事前安排,在集體參與的情況下分工合作,共同完成這項(xiàng)事業(yè)。

3.3.5 采訪服務(wù)互動(dòng)。采訪信息來(lái)自服務(wù)需要,讀者所關(guān)注的圖書(shū)內(nèi)容及需求指向是我們采訪的依據(jù)。要重視對(duì)從展會(huì)上搜索來(lái)的資料性文獻(xiàn)的加工、管理和使用,經(jīng)常聽(tīng)取讀者和業(yè)內(nèi)人員意見(jiàn)。

3.3.6 應(yīng)用現(xiàn)代化攝像技術(shù)收集紙質(zhì)文獻(xiàn)之外的資源,將文獻(xiàn)收集和服務(wù)從重視紙質(zhì)文獻(xiàn)的收藏與服務(wù)向紙質(zhì)文獻(xiàn)和非紙質(zhì)文獻(xiàn)并重的方向發(fā)展。一個(gè)生動(dòng)、活潑、有趣的音頻、視頻專業(yè)圖書(shū)資源體系將會(huì)是該專業(yè)館的亮點(diǎn)。

3.3.7 文獻(xiàn)收集是一個(gè)漸進(jìn)過(guò)程,加強(qiáng)采訪必須有長(zhǎng)期的政策和制度保障。

4 結(jié) 論

中國(guó)—東盟博覽會(huì)文獻(xiàn)專業(yè)館(室)的文獻(xiàn)采訪是一項(xiàng)新的事業(yè)。面對(duì)新的文獻(xiàn)源和讀者群,我們的對(duì)策應(yīng)是:提升館員為讀者服務(wù)的文獻(xiàn)集聚理念,根據(jù)讀者信息需求,搜集有關(guān)國(guó)內(nèi)和東盟各國(guó)的政治、經(jīng)貿(mào)、文化等文獻(xiàn),既有專門(mén)研究的正式出版物又有展會(huì)期間非正式出版的資料性及論壇音、視頻文獻(xiàn);創(chuàng)新運(yùn)作機(jī)制,動(dòng)員一切可以調(diào)動(dòng)的積極因素參與到文獻(xiàn)資源的建設(shè)中來(lái),做好讀者服務(wù)的文獻(xiàn)保障工作,推動(dòng)圖書(shū)館事業(yè)不斷發(fā)展。

[1]鄭軍健.2009中國(guó)—東盟商務(wù)年鑒[M].南寧:廣西人民出版社,2009(10):335.

[2]第六屆中國(guó)—東盟博覽會(huì)勝利閉幕[EB/OL].[2010-07-01].http//www.caexpo.org/aboutcaexpo/caexponews/t20091024_65571.html.