蔡禮彬 李 鵬

(中國(guó)海洋大學(xué)管理學(xué)院,山東 青島 266100)

一、引言

在展覽活動(dòng)的組織、籌備工作更加精細(xì),對(duì)執(zhí)行時(shí)間的要求更加嚴(yán)格的前提下,展覽項(xiàng)目的進(jìn)度管理已經(jīng)成為展覽籌辦過(guò)程中一個(gè)重要的工具。會(huì)展項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃是表達(dá)會(huì)展項(xiàng)目中各項(xiàng)工作的開(kāi)展順序、開(kāi)始和完成時(shí)間及相互關(guān)系的計(jì)劃。目前,會(huì)展項(xiàng)目管理在我國(guó)已有了較多的研究,但對(duì)于會(huì)展項(xiàng)目進(jìn)度管理的研究卻相對(duì)較少,在很多關(guān)于會(huì)展項(xiàng)目管理的書(shū)籍或著作中,對(duì)于會(huì)展項(xiàng)目進(jìn)度管理的研究都采用甘特圖,它是進(jìn)度計(jì)劃常用的一種工具,最早由 Henry L.Gantt于1917年提出,是以圖示的方式通過(guò)活動(dòng)列表和時(shí)間刻度形象地表示出任何特定項(xiàng)目的活動(dòng)順序與持續(xù)時(shí)間。[1](P3)

甘特圖的最大特點(diǎn)是“簡(jiǎn)單明了,容易理解,容易繪制,容易應(yīng)用”,正是這個(gè)原因,很多展覽公司在進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度管理時(shí)一直沿用甘特圖,但在會(huì)展行業(yè)飛速發(fā)展,展覽的籌備、組織工作更加精細(xì)、科學(xué)的要求下,甘特圖對(duì)展覽項(xiàng)目的進(jìn)度管理已經(jīng)不能發(fā)揮很好的作用并取得較好的效果。

所以,在這種趨勢(shì)下,網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)應(yīng)用于展覽項(xiàng)目的進(jìn)度管理就十分必要。網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)是是五十年代在美國(guó)彼此獨(dú)立發(fā)展起來(lái)的一種組織生產(chǎn)和進(jìn)行計(jì)劃管理的科學(xué)方法,由于它是建立在網(wǎng)絡(luò)模型的基礎(chǔ)上而得名,最開(kāi)始包括關(guān)鍵路線法(critical path method,CPM)和計(jì)劃評(píng)審法(p rogram evaluation and research technique,PERT)。網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)以縮短工期、提高效率、節(jié)省勞力、降低成本消耗為最終日標(biāo),通過(guò)網(wǎng)絡(luò)圖來(lái)表示預(yù)定計(jì)劃任務(wù)的進(jìn)度安排及其各個(gè)環(huán)節(jié)之間的相互關(guān)系,并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行系統(tǒng)分析,計(jì)算時(shí)間參數(shù),找出關(guān)鍵性線路。然后利用時(shí)差,進(jìn)一步改進(jìn)實(shí)施方案,以求得工期、資源、成本等的優(yōu)化方法。[2]

1956年,美國(guó)杜邦公司在制定企業(yè)不同業(yè)務(wù)部門的系統(tǒng)規(guī)劃時(shí),制定了第一套網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃。這種計(jì)劃借助于網(wǎng)絡(luò)表示各項(xiàng)工作與所需要的時(shí)間,以及各項(xiàng)工作的相互關(guān)系,這種方法稱為關(guān)鍵路線法(Critical Path Method)簡(jiǎn)稱CPM。這是最初的網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)。

1957年初,擔(dān)任建造北極星導(dǎo)彈潛艇的美國(guó)海軍特種規(guī)劃局認(rèn)識(shí)到,要想按時(shí)完成任務(wù),除了克服生產(chǎn)技術(shù)困難外,必須依賴科學(xué)的管理方法,在該局的參與下,1959年發(fā)表了關(guān)于計(jì)劃評(píng)審技術(shù)方面的論文,美國(guó)因采用 PERT(p rogram evaluation and research technique)使發(fā)射導(dǎo)彈的計(jì)劃提前了約2年。

后來(lái),各國(guó)均意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)的巨大前景和作用,競(jìng)相研究和開(kāi)發(fā),又逐步出現(xiàn)不少新的網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù),如：決策關(guān)鍵路線法(DCPM),圖示評(píng)審技術(shù)(GERT),搭接網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)(OLN)等。

在國(guó)內(nèi),是華羅庚教授最早推廣網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)。國(guó)內(nèi)專家根據(jù)CPM/PERT基本原理與計(jì)劃的表達(dá)形式,稱它們?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)技術(shù)或網(wǎng)絡(luò)方法,又按照網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃的主要特點(diǎn)——統(tǒng)籌安排,把這些方法稱為統(tǒng)籌法。乞建勛提出了網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃的機(jī)動(dòng)時(shí)間定理和路長(zhǎng)定理,開(kāi)辟了研究網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃的新方法。[3](P16-19)在此基礎(chǔ)上,有很多學(xué)者研究了網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃的相關(guān)時(shí)差,如任務(wù)的總時(shí)差、自由時(shí)差等；對(duì)邏輯非確定型網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃關(guān)鍵路線的計(jì)算,也有學(xué)者提出不少的快速算法。較新的成果在模糊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面,它利用模糊集理論,討論了其在網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃中的應(yīng)用及模糊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展。[4]

網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃的基本形式是關(guān)鍵線路法CPM和計(jì)劃評(píng)審技術(shù)PERT。CPM與PERT的區(qū)別在于, CPM是可以確定出項(xiàng)目各工作最早最遲開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間,通過(guò)最早最遲時(shí)間的差額可以分析每一工作相對(duì)時(shí)間緊迫程度及工作的重要程度,這種最早和最遲時(shí)間的差額成為機(jī)動(dòng)時(shí)間,機(jī)動(dòng)時(shí)間最小的工作通常稱作關(guān)鍵工作。CPM的主要目的就是確定項(xiàng)目中的關(guān)鍵工作,以保證實(shí)施過(guò)程中能重點(diǎn)關(guān)照,保證項(xiàng)目按期完成。PERT的形式與CPM網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃基本相同,只是在工期延續(xù)方面CPM僅需要一個(gè)確定的工作時(shí)間,而PERT需要工作的三個(gè)時(shí)間估計(jì),包括最短時(shí)間a、最可能時(shí)間m及最長(zhǎng)時(shí)間b,然后按照β分布計(jì)算工作的期望時(shí)間。

二、展覽項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的時(shí)間參數(shù)及計(jì)算

(一)展覽網(wǎng)絡(luò)圖的形成

利用網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)之前,必須形成該項(xiàng)目的網(wǎng)絡(luò)圖,這是進(jìn)行計(jì)劃和計(jì)算的基礎(chǔ)。網(wǎng)絡(luò)圖是由箭線和節(jié)點(diǎn)組成的一種網(wǎng)狀的有限有序有向圖,主要分為雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖(AOA)和單代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖(AON)。一般情況下雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖使用較多,并且本文也是用雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖進(jìn)行研究,因此,下面以雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖為例加以介紹。

雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖又稱箭線網(wǎng)絡(luò)圖,是指以箭線表示活動(dòng),以節(jié)點(diǎn)表示工作之間的連接點(diǎn),并以箭線兩端的節(jié)點(diǎn)編號(hào)(i,j)(開(kāi)始/結(jié)束)代表一項(xiàng)活動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)圖。[5](P237)在雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖中,節(jié)點(diǎn)表示事件,活動(dòng)由連接兩個(gè)節(jié)點(diǎn)的弧(箭線)表示,因此每項(xiàng)活動(dòng)就可由這兩個(gè)節(jié)點(diǎn)的數(shù)字來(lái)標(biāo)識(shí),有時(shí)還往往在箭線的上方標(biāo)明活動(dòng)的名稱,而在箭線的下方標(biāo)明活動(dòng)的持續(xù)時(shí)間,箭頭節(jié)點(diǎn)和箭尾節(jié)點(diǎn)表示活動(dòng)的結(jié)束時(shí)間和開(kāi)始時(shí)間。

圖1 簡(jiǎn)單的雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖

下面以某展覽為例,繪制其網(wǎng)絡(luò)圖：

表1 某展覽預(yù)計(jì)活動(dòng)歷時(shí)

由表1可以清楚地看出該展覽的基本信息,緊前活動(dòng)①緊前活動(dòng)是指緊接在某活動(dòng)之前的活動(dòng),它們之間無(wú)其他活動(dòng)。標(biāo)明了活動(dòng)的邏輯順序,活動(dòng)歷時(shí)也一目了然,在此基礎(chǔ)上,可以方便快捷的繪制該展覽的網(wǎng)絡(luò)圖：

圖2 某展覽的箭線式網(wǎng)絡(luò)圖

圖2清楚地表示了某展會(huì)的展前、展中和展后的各項(xiàng)基本活動(dòng)及其順序和歷時(shí),在此基礎(chǔ)上就可以利用網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)對(duì)展覽進(jìn)行進(jìn)度控制。

(二)關(guān)鍵路線法

關(guān)鍵路線法是以網(wǎng)絡(luò)圖為基礎(chǔ),計(jì)算網(wǎng)絡(luò)中的各項(xiàng)時(shí)間參數(shù),確定關(guān)鍵活動(dòng)與關(guān)鍵路線,利用時(shí)差不斷地調(diào)整與優(yōu)化網(wǎng)絡(luò),以求得最短工期的進(jìn)度計(jì)劃工具。它所針對(duì)的是活動(dòng)歷時(shí)已經(jīng)確定的情況。

1、節(jié)點(diǎn)時(shí)間參數(shù)的計(jì)算

網(wǎng)絡(luò)圖參數(shù)計(jì)算首先計(jì)算節(jié)點(diǎn)時(shí)間參數(shù)的最早時(shí)間,從左向右沿箭線方向進(jìn)行計(jì)算。節(jié)點(diǎn)最早時(shí)間是以網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃開(kāi)始時(shí)間為零,相對(duì)于這個(gè)時(shí)間,沿著各條線路到達(dá)每一個(gè)節(jié)點(diǎn)的時(shí)刻。顯然,起始節(jié)點(diǎn),即1號(hào)節(jié)點(diǎn)的最早時(shí)間為零。圖中任一節(jié)點(diǎn)j的最早時(shí)間,是以該節(jié)點(diǎn)為結(jié)束節(jié)點(diǎn)的緊前活動(dòng)全部完成,以這個(gè)節(jié)點(diǎn)為開(kāi)始節(jié)點(diǎn)的緊后活動(dòng)②緊后活動(dòng)是指緊接在某活動(dòng)之后的活動(dòng),它們之間無(wú)其他活動(dòng)?？赡荛_(kāi)始的時(shí)間。因此應(yīng)取緊前各活動(dòng)開(kāi)始節(jié)點(diǎn)i的最早時(shí)間與該活動(dòng)歷時(shí)之和中的最大值,用公式表示如下：

節(jié)點(diǎn)的最遲時(shí)間是以該網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃的計(jì)劃工期作為網(wǎng)絡(luò)圖終點(diǎn)節(jié)點(diǎn)的最遲時(shí)間,逆向推算各節(jié)點(diǎn)的最遲時(shí)間。因此,終點(diǎn)節(jié)點(diǎn)n的最遲時(shí)間為計(jì)劃工期,或等于最早時(shí)間,保證項(xiàng)目用時(shí)最短。網(wǎng)絡(luò)中任一節(jié)點(diǎn)i的最遲時(shí)間是指以這個(gè)節(jié)點(diǎn)為開(kāi)始節(jié)點(diǎn)的緊后活動(dòng)最遲必須開(kāi)始的時(shí)間。也就是說(shuō)該節(jié)點(diǎn)的緊前活動(dòng)最遲在這個(gè)時(shí)刻必須全部完成,否則延誤工期。因此,節(jié)點(diǎn)最遲時(shí)間等于該節(jié)點(diǎn)的各緊后活動(dòng)結(jié)束節(jié)點(diǎn)j的最遲時(shí)間與該活動(dòng)作業(yè)時(shí)間之差中的最小值,用公式表示如下：

下面以圖2為依據(jù),求出該展覽網(wǎng)絡(luò)圖節(jié)點(diǎn)的最早、最遲時(shí)間

表2 展覽網(wǎng)絡(luò)圖節(jié)點(diǎn)最早時(shí)間

表3 展覽網(wǎng)絡(luò)圖節(jié)點(diǎn)最遲時(shí)間

2、活動(dòng)的最早可能開(kāi)始時(shí)間與活動(dòng)的最早可能結(jié)束時(shí)間

活動(dòng)的最早可能開(kāi)始時(shí)間取決于其緊前各活動(dòng)的全部完成時(shí)間,因此它等于該活動(dòng)的開(kāi)始節(jié)點(diǎn)的最早時(shí)間；活動(dòng)的最早可能結(jié)束時(shí)間等于活動(dòng)最早可能開(kāi)始時(shí)間加上活動(dòng)的作業(yè)時(shí)間。用公式表示為：

3、活動(dòng)的最遲必須開(kāi)始時(shí)間與活動(dòng)的最遲必須結(jié)束時(shí)間

活動(dòng)最遲必須結(jié)束時(shí)間應(yīng)等于它的結(jié)束點(diǎn)的最遲時(shí)間；活動(dòng)的最遲必須開(kāi)始時(shí)間等于活動(dòng)最遲必須結(jié)束時(shí)間減去活動(dòng)作業(yè)時(shí)間,用公式表示為：

4、時(shí)差

活動(dòng)的時(shí)差又叫工作的機(jī)動(dòng)時(shí)間或富裕時(shí)間,常用的時(shí)差有總時(shí)差和自由時(shí)差兩種。活動(dòng)總時(shí)差是指一個(gè)活動(dòng)可以利用的機(jī)動(dòng)時(shí)間,即由于活動(dòng)的最遲必須結(jié)束時(shí)間與最早可能開(kāi)始時(shí)間之差大于活動(dòng)作業(yè)時(shí)間而產(chǎn)生的機(jī)動(dòng)時(shí)間。利用這段時(shí)間延長(zhǎng)活動(dòng)的歷時(shí)或推遲開(kāi)工,不會(huì)影響計(jì)劃的總工期。用公式表示為：

TFij=LFij-ESij-Dij=LSij-ESij=LFij -EFij

活動(dòng)的自由時(shí)差是指在保證其緊后活動(dòng)按最早可能開(kāi)始時(shí)間開(kāi)工的前提下,活動(dòng)可以利用的機(jī)動(dòng)時(shí)間。也就是說(shuō)活動(dòng)可以在這個(gè)時(shí)間范圍內(nèi)自由延長(zhǎng)或推后,不會(huì)影響其緊后活動(dòng)的開(kāi)始。用公式表示為：

FFij=ETij-EFij

表4 展覽網(wǎng)絡(luò)圖時(shí)間參數(shù)計(jì)算表

5、找出關(guān)鍵路線

關(guān)鍵路線就是從網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃的起始節(jié)點(diǎn)到終點(diǎn)節(jié)點(diǎn)作業(yè)時(shí)間最長(zhǎng)的路線,其用時(shí)即為工期。關(guān)鍵路線上各活動(dòng)總是差為零或?yàn)樨?fù)值,這些活動(dòng)為關(guān)鍵活動(dòng)。一個(gè)網(wǎng)絡(luò)圖中可能有多條關(guān)鍵路線,且至少有一條關(guān)鍵路線。

由表4可以直觀的看出,該展覽網(wǎng)絡(luò)圖的唯一條關(guān)鍵路線是A-C-F-G-H-J,這條關(guān)鍵路線標(biāo)明了展覽作業(yè)時(shí)間最長(zhǎng)的路線即完成該展覽按預(yù)計(jì)最長(zhǎng)需要25周,并且B、D、E、I、K的總時(shí)差不為零,可以利用總時(shí)差延長(zhǎng)活動(dòng)的歷時(shí)或推遲開(kāi)工,不會(huì)影響計(jì)劃的總工期。此外,活動(dòng)D、E、K的自由時(shí)差不為零,說(shuō)明這些活動(dòng)可以在其自由時(shí)差范圍內(nèi)自由的延長(zhǎng)或推后,不會(huì)影響其緊后活動(dòng)的開(kāi)始和整個(gè)活動(dòng)的按期完成。

(三)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)

計(jì)劃評(píng)審技術(shù)(PERT)是一種雙代號(hào)非確定型網(wǎng)絡(luò)分析方法,其最大的特點(diǎn)就是活動(dòng)的歷時(shí)不能完全確定,采用概率分析的方法進(jìn)行預(yù)測(cè)。就展覽而言,同樣具有很大的作用,因?yàn)檎褂[本身就包含很多不確定因素,其活動(dòng)歷時(shí)也不能完全確定,這就要借助于計(jì)劃評(píng)審計(jì)術(shù),在展覽活動(dòng)的歷時(shí)不完全確定的情況下進(jìn)行預(yù)測(cè)和優(yōu)化。

1、活動(dòng)歷時(shí)的估計(jì)

項(xiàng)目活動(dòng)歷時(shí)是受一個(gè)諸多不確定因素影響的隨機(jī)變量,通過(guò)隨機(jī)過(guò)程分析,該活動(dòng)出現(xiàn)各種可能持續(xù)時(shí)間服從β分布,如圖3所示。常用的是三點(diǎn)估計(jì)的方法,即在PERT中對(duì)每一項(xiàng)活動(dòng)估算出三個(gè)歷時(shí)值。最樂(lè)觀估計(jì)時(shí)間a：在最順利的條件下完成該活動(dòng)所需要的時(shí)間,即完成該活動(dòng)最短的估計(jì)時(shí)間；最可能估計(jì)時(shí)間m：在正常情況下完成該活動(dòng)所需要的時(shí)間,即完成該活動(dòng)最大可能的時(shí)間；最悲觀估計(jì)時(shí)間b：在最不利條件下完成該活動(dòng)所需要的時(shí)間,即完成該活動(dòng)最長(zhǎng)的時(shí)間或稱最保守的估計(jì)時(shí)間。

圖3 三種時(shí)間估計(jì)值的β分布曲線

用這三種時(shí)間就可以粗略的描述活動(dòng)歷時(shí)的分布,那么項(xiàng)目活動(dòng)(工序)的期望完成時(shí)間可以由以下經(jīng)驗(yàn)公式求得：

圖3 三種時(shí)間估計(jì)值的β分布曲線

項(xiàng)目活動(dòng)(工序)完成時(shí)間的方差公式：

圖3 三種時(shí)間估計(jì)值的β分布曲線

2、其他時(shí)間參數(shù)的估計(jì)

概率型網(wǎng)絡(luò)圖與確定型網(wǎng)絡(luò)圖在工期確定后,對(duì)其他時(shí)間參數(shù)的計(jì)算基本相同,沒(méi)有原則性的區(qū)別。所以對(duì)于概率型網(wǎng)絡(luò)圖,當(dāng)求出每道工序的平均期望公式t和方差σ2后,就可以同確定型網(wǎng)絡(luò)圖一樣,用關(guān)鍵路線法中的有關(guān)公式進(jìn)行計(jì)算。

由于它們的工作工時(shí)本身包含著隨機(jī)因素,所以整個(gè)任務(wù)的總完工期也是個(gè)期望工期。它是關(guān)鍵路線上各道工作的平均工時(shí)之和T=∑t,所以總完工期的方差就是關(guān)鍵路線上所有活動(dòng)的方差之和∑σ2,若工作足夠多,每一工作的工時(shí)對(duì)整個(gè)任務(wù)的完成期影響不大時(shí),由中心極限定理可知,總完工期服從T為均值,以∑σ2為方差的正態(tài)分布。

為達(dá)到嚴(yán)格控制工期,確保任務(wù)在計(jì)劃期內(nèi)完成的目的,可以計(jì)算在某一給定期限 Ts前完工的概率。可以指定多個(gè)完工期Ts,直到求得有足夠可靠性保證的計(jì)劃完工期 Ts,將其作為總工期,用公式表示為：

3、計(jì)算過(guò)程

繼續(xù)以圖2的展覽為例,當(dāng)其在工時(shí)不確定的情況下,用計(jì)劃評(píng)審技術(shù)計(jì)算其各項(xiàng)時(shí)間參數(shù)并找出關(guān)鍵路線：

圖4 某展覽網(wǎng)路圖及各活動(dòng)的a、m、b值

由于實(shí)施展覽的時(shí)間和撤展時(shí)間相對(duì)固定,所以在圖4中其活動(dòng)歷時(shí)為定值,可認(rèn)為其a、m、b的值相等,而σ為0,具體的t和σ的計(jì)算過(guò)程見(jiàn)表5：

表5 某展覽網(wǎng)絡(luò)圖中各活動(dòng)的a、m、b值及平均工時(shí)t和σ

根據(jù)總時(shí)差的計(jì)算公式,只要按t值計(jì)算出各活動(dòng)的最早開(kāi)始時(shí)間ES,最遲開(kāi)始時(shí)間LS,就可以計(jì)算出各活動(dòng)總時(shí)差 TF,如表6所示：

表6 某展覽網(wǎng)絡(luò)圖的最早開(kāi)始時(shí)間、最遲開(kāi)始時(shí)間和總是差

從表6可知,時(shí)差為零的活動(dòng)為A、B、E、G、H、I、K,所以關(guān)鍵路線為A-B-E-G-H-I-K,總完工期為24.167周。

由于關(guān)鍵路線為A-B-E-G-H-I-K,所以：

應(yīng)用前面的公式,可求出該展覽在25周前完工的概率為：

即此展覽按照預(yù)計(jì)的工時(shí)在25周前完工的概率為0.8023。

三、展覽項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的優(yōu)化與控制

(一)工期優(yōu)化

如果一個(gè)展覽項(xiàng)目的計(jì)算工期超出了預(yù)計(jì)的工期要求,就需要通過(guò)壓縮計(jì)算工期的方法達(dá)到預(yù)定的工期要求。因?yàn)橹挥嘘P(guān)鍵活動(dòng)才會(huì)影響計(jì)算工期,所以可以通過(guò)壓縮關(guān)鍵活動(dòng)的持續(xù)時(shí)間來(lái)壓縮計(jì)算工期,但前提是要保證關(guān)鍵活動(dòng)被壓縮后仍為關(guān)鍵活動(dòng)。

應(yīng)縮短的時(shí)間ΔT=Tc-Tr(Tc，計(jì)算工期；Tr,要求工期)

所以,就圖2而言,可以縮短關(guān)鍵路線A-CF-G-H-J上任意一個(gè)或幾個(gè)活動(dòng)的持續(xù)時(shí)間來(lái)達(dá)到預(yù)計(jì)的要求工期。

(二)費(fèi)用優(yōu)化

對(duì)于展覽而言時(shí)間短、費(fèi)用低、質(zhì)量好無(wú)疑是最佳目標(biāo),但是時(shí)間和費(fèi)用是相互關(guān)聯(lián)相互制約的。在一定條件下,要加快項(xiàng)目進(jìn)度,就必須在一定時(shí)間內(nèi)提供更多的人力、物力,其結(jié)果將引起項(xiàng)目費(fèi)用的增加。所謂費(fèi)用優(yōu)化又稱工期——費(fèi)用優(yōu)化,就是尋求項(xiàng)目費(fèi)用最低的工期要求,即通過(guò)調(diào)整進(jìn)度計(jì)劃中關(guān)鍵活動(dòng)的持續(xù)時(shí)間,以確定項(xiàng)目費(fèi)用最低的最優(yōu)進(jìn)度計(jì)劃。

項(xiàng)目的總費(fèi)用一般由直接費(fèi)用和間接費(fèi)用組成。直接費(fèi)用(趕工費(fèi)用等)隨工作或活動(dòng)的持續(xù)時(shí)間的縮短而增加；間接費(fèi)用(如管理費(fèi)用等)隨項(xiàng)目總工期的縮短而減少。由于直接費(fèi)用隨工期的縮短而增加,間接費(fèi)用隨工期的縮短而減少,故必定有一個(gè)總費(fèi)用最小的最優(yōu)工期T0。[6](P58)

圖5 工期——費(fèi)用曲線

(三)資源優(yōu)化

首先是“資源有限-工期最短”的優(yōu)化,即在該段時(shí)間內(nèi)展覽所需的資源量大于資源限量,此時(shí)不得不將某些工作延后實(shí)施,此時(shí)在圖2中自由時(shí)差不為零的活動(dòng)D、E、K正好可在允許范圍內(nèi)延長(zhǎng)或推后,以達(dá)到“資源有限-工期最短”的優(yōu)化目標(biāo)。

其次是“工期固定-資源均衡”的優(yōu)化,即在展覽工期不變的條件下,力求資源均衡消耗,可以利用非關(guān)鍵路線上活動(dòng)的總時(shí)差,改變?cè)摴ぷ鞯拈_(kāi)始時(shí)間,盡可能使資源的需求達(dá)到均衡。在圖2中,B、D、E、I、K活動(dòng)的總時(shí)差不為零,可在允許范圍內(nèi)推遲開(kāi)工,以達(dá)到資源均衡。

(四)展覽項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的控制

在展覽項(xiàng)目籌備和實(shí)施過(guò)程中為了避免進(jìn)度計(jì)劃出現(xiàn)偏差,需要對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度進(jìn)行檢查、對(duì)比、分析和控制,以確保項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃按照目標(biāo)要求實(shí)現(xiàn)。因此,在項(xiàng)目活動(dòng)中需要特別關(guān)注關(guān)鍵工作以及關(guān)鍵線路的控制。特別是在展覽實(shí)施的過(guò)程中,需要有專人跟蹤負(fù)責(zé),做到有問(wèn)題及時(shí)反饋給相關(guān)負(fù)責(zé)人和部門經(jīng)理。

首先,每周召開(kāi)定期會(huì)議。會(huì)議由項(xiàng)目總經(jīng)理主持,每項(xiàng)分工作的小組負(fù)責(zé)人通報(bào)工作的進(jìn)度情況,出現(xiàn)什么問(wèn)題,怎么解決,有什么建議或者需要什么支持。

其次,主要分項(xiàng)目工作的不定期會(huì)議。主要是招展、布展和運(yùn)送3個(gè)分工作的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員的不定期會(huì)議,一旦出現(xiàn)進(jìn)度拖延或者有什么組織、溝通問(wèn)題,需要及時(shí)召開(kāi)不定期會(huì)議,商量解決問(wèn)題的辦法或者建議。

第三,對(duì)于關(guān)鍵工作,要派出專門人員跟蹤,一旦出現(xiàn)問(wèn)題立即匯報(bào)。

第四,特別分析報(bào)告。當(dāng)出現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度無(wú)法完成或者協(xié)調(diào)不利時(shí),需要向項(xiàng)目總經(jīng)理特別報(bào)告,指出原因,以及如何解決,需要什么資源支持才能把拖延的進(jìn)度補(bǔ)上等。

最后,每位工作人員需要填寫每日進(jìn)度狀況表,該報(bào)表主要反映每日所負(fù)責(zé)工作的進(jìn)度情況及資源的使用情況,以便項(xiàng)目進(jìn)度管理人員進(jìn)行進(jìn)度比較和偏差分析、調(diào)整,如表7所示。[7]

表7 每日進(jìn)度狀況表

四、結(jié)語(yǔ)

項(xiàng)目進(jìn)度管理的方法在某些技術(shù)含量較高的工程領(lǐng)域已有較多應(yīng)用,并且在時(shí)間控制、進(jìn)度安排上取得了良好的效果。但在會(huì)展行業(yè)尤其是對(duì)時(shí)間控制、進(jìn)度安排有較高要求的展覽項(xiàng)目上卻鮮有應(yīng)用。所以,本文通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)對(duì)展覽項(xiàng)目進(jìn)度管理的研究,能夠?yàn)榻窈笳褂[項(xiàng)目進(jìn)度管理更深層次的研究和實(shí)踐,提供一個(gè)初步的借鑒。

注：本文由中國(guó)海洋大學(xué)社科規(guī)劃項(xiàng)目“山東半島城市群會(huì)展業(yè)整合研究”基金資助(H 09YB06)。

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