代照蘭

淺談企業(yè)購、產(chǎn)、銷環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

代照蘭

在市場競爭日趨激烈的當(dāng)今社會(huì)，企業(yè)的生存、發(fā)展離不開良好運(yùn)轉(zhuǎn)的內(nèi)部控制。新修訂的《會(huì)計(jì)法》對(duì)內(nèi)部控制制度給予了高度重視，《會(huì)計(jì)法》第27條明確規(guī)定：“各單位應(yīng)當(dāng)建立健全單位內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督制度?！笨梢姡訌?qiáng)內(nèi)部控制的理論與應(yīng)用的研究，建立一套科學(xué)、合理的內(nèi)部控制體系已迫在眉睫。

一、企業(yè)內(nèi)部控制薄弱的根本原因

改革開放中對(duì)于國有企業(yè)的改革十分重視經(jīng)濟(jì)權(quán)利的下放，而比較淡漠經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)部至關(guān)重要的控制機(jī)構(gòu)。事實(shí)上，企業(yè)并非僅靠宏觀體制的改革才能發(fā)展，更關(guān)鍵的在于企業(yè)微觀領(lǐng)域的改革，這正是有的企業(yè)在改革中充滿了生機(jī)，而有的企業(yè)卻被市場所淘汰的原因所在。目前一些企業(yè)特別是有些國有企業(yè)對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)存在兩種值得注意的傾向：一是一部分企業(yè)習(xí)慣于甚至滿足于傳統(tǒng)的經(jīng)營管理方式，認(rèn)為只要按照規(guī)范操作就行，不必考慮現(xiàn)有管理模式的弊病。二是雖然意識(shí)到改革的必要性，但容易片面強(qiáng)調(diào)改革組織結(jié)構(gòu)的重要性，忽視控制方式的跟進(jìn)和強(qiáng)化。這就容易企導(dǎo)致企業(yè)的改革同微觀治理機(jī)制相脫離。無論是維持傳統(tǒng)的經(jīng)營管理方式，還是片面以改革取代控制的觀念，對(duì)企業(yè)的發(fā)展都是不利的，這些認(rèn)識(shí)上的偏差都將阻礙企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展和完善，也是造成企業(yè)內(nèi)部控制薄弱的根本原因。

二、企業(yè)采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

采購業(yè)務(wù)作為生產(chǎn)的準(zhǔn)備階段，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要組成部分。采購與銷售環(huán)節(jié)主要面向市場，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，采購與銷售控制對(duì)企業(yè)內(nèi)部目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有決定性作用。由于市場環(huán)境的復(fù)雜性，使采購與銷售控制的難度和復(fù)雜性加大。采購業(yè)務(wù)主要表現(xiàn)為貨幣流與物資流、企業(yè)內(nèi)與企業(yè)外的相互交織、相互影響。因此，采購業(yè)務(wù)領(lǐng)域是經(jīng)濟(jì)犯罪的重要滋生地，也是內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。建立、完善企業(yè)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度，不僅可以堵塞漏洞，消除隱患，杜絕經(jīng)濟(jì)犯罪的發(fā)生，也是財(cái)政部《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——基本規(guī)范（試行）》的基本要求。

1.材料采購控制點(diǎn)的設(shè)立

材料采購一般包括五個(gè)控制點(diǎn)，即申請(qǐng)、計(jì)劃、合同、驗(yàn)收、入庫。市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)之外的各種環(huán)境都可能會(huì)對(duì)企業(yè)的采購業(yè)務(wù)帶來影響，比如企業(yè)所需材料的市場的壟斷程度，供應(yīng)商的產(chǎn)品特色等等，為此，采購業(yè)務(wù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況引入市場調(diào)研和招投標(biāo)這一控制點(diǎn)，以了解供應(yīng)商的信用、規(guī)模、質(zhì)量、價(jià)格等信息，避免決策失誤，保證采購材料的價(jià)格最低、質(zhì)量最優(yōu)、合同履約對(duì)企業(yè)有利，杜絕不正之風(fēng)。

2.采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的內(nèi)容

（1）材料采購的請(qǐng)購單控制制度。為使材料既滿足生產(chǎn)需要，又防止由于材料過多而造成的資金成本和材料積壓風(fēng)險(xiǎn)，在確定材料采購時(shí)，須由材料的使用部門根據(jù)未來一定期間的需用量提前通知材料保管部門，由保管部門根據(jù)現(xiàn)有材料的庫存量計(jì)算出請(qǐng)購量后，正式提交請(qǐng)購單。

（2）訂貨控制制度。訂貨過程由采購部門完成。采購部門憑被批準(zhǔn)執(zhí)行的請(qǐng)購單辦理訂貨手續(xù)，在正式訂貨之前，采購部門須向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，獲取報(bào)價(jià)單后詳細(xì)比較各供應(yīng)商貨物的價(jià)格、質(zhì)量、可享受的折扣、付款條件、交貨時(shí)間和供應(yīng)商信譽(yù)等有關(guān)資料，初步確定入圍的供應(yīng)商并準(zhǔn)備談判。然后根據(jù)談判結(jié)果簽訂訂貨合同，并將訂貨合同副本或訂貨合同附屬的訂貨單及時(shí)傳送給生產(chǎn)、保管和財(cái)務(wù)等有關(guān)部門，以供有關(guān)部門合理安排各自環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)。在訂貨控制制度中，核心點(diǎn)是對(duì)購貨詢價(jià)、簽訂合同的控制和訂貨單的控制。

（3）經(jīng)濟(jì)訂貨量的確定。經(jīng)濟(jì)訂貨量是指材料采購和保管的費(fèi)用最低的訂貨量。一般情況下，如果一次購貨的數(shù)量多，購入單價(jià)就相對(duì)低，但購入后需自行保管尚未領(lǐng)用的材料即會(huì)增加材料儲(chǔ)存費(fèi)用；反之，儲(chǔ)存費(fèi)用低而購入單價(jià)相對(duì)高。企業(yè)需在儲(chǔ)存費(fèi)用和購入單價(jià)之間權(quán)衡，選擇使購買和保管的費(fèi)用最低即材料成本最低的訂貨量。

（4）材料驗(yàn)收控制制度。企業(yè)訂購的材料到貨時(shí)須由保管部門和使用部門驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括材料的數(shù)量和質(zhì)量兩個(gè)方面。保管部門根據(jù)訂貨單和供貨方發(fā)貨單驗(yàn)收合格的材料入庫后，及時(shí)填制“收料單”一式數(shù)聯(lián)，分別傳送給采購部門和財(cái)務(wù)部門。材料驗(yàn)收控制制度的核心是確保所購材料符合預(yù)定的品名、數(shù)量和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，明確保管部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

（5）付款控制制度。材料驗(yàn)收業(yè)務(wù)完成后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)審核無誤的原始憑證，及時(shí)記錄材料的增加和銀行存款的減少或應(yīng)付賬款的增加。對(duì)材料的核算必須根據(jù)企業(yè)整體的管理要求設(shè)置一級(jí)賬戶和明細(xì)賬戶，并按數(shù)量和金額進(jìn)行記錄，確保材料采購計(jì)入適當(dāng)?shù)馁~戶和適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)期間，并合理地安排付款進(jìn)度。

三、企業(yè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

與采購環(huán)節(jié)相比，生產(chǎn)過程控制的主動(dòng)權(quán)完全掌握在企業(yè)手中，因而生產(chǎn)過程的控制應(yīng)力爭做到萬無一失。產(chǎn)品的生產(chǎn)過程從制定生產(chǎn)計(jì)劃開始，進(jìn)入產(chǎn)品生產(chǎn)，直到產(chǎn)品完工后驗(yàn)收入庫。生產(chǎn)過程中，產(chǎn)品生產(chǎn)的數(shù)量、質(zhì)量、單位產(chǎn)品生產(chǎn)成本等直接影響企業(yè)產(chǎn)品的銷售利潤和存貨質(zhì)量，進(jìn)而直接影響企業(yè)的經(jīng)營成果和財(cái)務(wù)狀況。因而，企業(yè)要實(shí)現(xiàn)最佳的經(jīng)營成果和保持良好的財(cái)務(wù)狀況，必須建立一套嚴(yán)密的產(chǎn)品生產(chǎn)控制制度。

1.生產(chǎn)計(jì)劃控制制度

生產(chǎn)計(jì)劃控制是整個(gè)生產(chǎn)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的起點(diǎn)，也是會(huì)計(jì)監(jiān)控與核算的依據(jù)。這項(xiàng)控制包括兩個(gè)方面：第一，確定生產(chǎn)品種或產(chǎn)品批別。即根據(jù)企業(yè)的銷售計(jì)劃和現(xiàn)有產(chǎn)品存貨水平來確定生產(chǎn)量，既避免產(chǎn)品積壓，又要防止出現(xiàn)缺貨損失。第二，制定生產(chǎn)計(jì)劃。制定生產(chǎn)計(jì)劃時(shí)既要明確生產(chǎn)開始日期、完工日期、產(chǎn)品數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以及耗用材料、工時(shí)、占用設(shè)備等技術(shù)指標(biāo)，還必須盡可能準(zhǔn)確地估算產(chǎn)品生產(chǎn)成本，以保證所生產(chǎn)的產(chǎn)品具有競爭力，為成本控制奠定基礎(chǔ)。

2.產(chǎn)品生產(chǎn)成本核算控制制度

產(chǎn)品生產(chǎn)過程開始后，原材料的領(lǐng)用、工時(shí)的耗用和機(jī)器設(shè)備的磨損等各種生產(chǎn)費(fèi)用隨之發(fā)生了。將各種費(fèi)用及時(shí)歸集到產(chǎn)品中，準(zhǔn)確地計(jì)入每種及每件產(chǎn)品，進(jìn)行產(chǎn)品成本核算，并監(jiān)督生產(chǎn)費(fèi)用和產(chǎn)品成本的合法與合理性，對(duì)生產(chǎn)耗費(fèi)進(jìn)行有效控制，是產(chǎn)品成本核算控制的主要內(nèi)容。

產(chǎn)品生產(chǎn)成本核算的控制制度主要包括以下方面的工作：（1）定額管理制度。即制定一個(gè)切合本企業(yè)實(shí)際的料、工、費(fèi)消耗定額，按定額安排生產(chǎn)并及時(shí)分析定額執(zhí)行情況，發(fā)揮定額在控制生產(chǎn)耗費(fèi)和強(qiáng)化生產(chǎn)管理上的積極作用。（2）材料物資的收、發(fā)、退、清查制度。原材料、在產(chǎn)品、半成品的內(nèi)部轉(zhuǎn)移以及產(chǎn)成品的入庫等，都必須經(jīng)過計(jì)量驗(yàn)收辦理必要的手續(xù)并定期盤點(diǎn)、清查，以明確當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，防止物資的積壓、浪費(fèi)，保證賬實(shí)相符和成本核算信息的準(zhǔn)確性、相關(guān)性。（3）原始記錄制度。原始記錄是指利用各種原始憑證，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中發(fā)生的原材料、燃料、動(dòng)力和工時(shí)的消耗，在產(chǎn)品與半成品的內(nèi)部轉(zhuǎn)移以及產(chǎn)品的檢驗(yàn)等所進(jìn)行的最初記錄。（4）內(nèi)部轉(zhuǎn)移價(jià)格制度。要求企業(yè)對(duì)原材料、在產(chǎn)品、半成品和內(nèi)部互相提供的勞務(wù)等制定內(nèi)部轉(zhuǎn)移價(jià)格，進(jìn)行內(nèi)部結(jié)算與考核。

3.產(chǎn)品質(zhì)量保障制度

產(chǎn)品質(zhì)量是企業(yè)的生命線，不僅直接決定企業(yè)當(dāng)期的銷售收入，還關(guān)系到企業(yè)產(chǎn)品的品牌和企業(yè)的聲譽(yù)。因此，企業(yè)必須建立全面質(zhì)量管理制度，建立質(zhì)量保證體系，嚴(yán)格產(chǎn)品質(zhì)量測(cè)試。

四、銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制制度

企業(yè)銷售環(huán)節(jié)包括向顧客收受訂貨單、核準(zhǔn)賒銷、開列銷貨發(fā)票、催收貨款等多個(gè)環(huán)節(jié)。企業(yè)需要建立、健全銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，避免因內(nèi)部控制不當(dāng)而出現(xiàn)資產(chǎn)損失以及會(huì)計(jì)記錄失真。

1.訂單控制制度

訂單控制制度要求企業(yè)根據(jù)不同的客戶和銷售方式設(shè)計(jì)多種訂單樣式，既滿足企業(yè)內(nèi)部各部門協(xié)調(diào)工作、相互制約的需要，又符合市場及客戶的需求。

2.銷售價(jià)格政策控制制度

企業(yè)應(yīng)制定統(tǒng)一的產(chǎn)品銷售價(jià)格目錄，因地、因時(shí)實(shí)施靈活的商業(yè)折扣和現(xiàn)金折扣，并建立相應(yīng)的授權(quán)批準(zhǔn)制度。

3.收款業(yè)務(wù)控制制度

收款業(yè)務(wù)關(guān)系到企業(yè)資金的回籠。收款業(yè)務(wù)主要應(yīng)最好以下方面的工作：（1）及時(shí)與客戶對(duì)賬，具體可采用上門對(duì)賬和信函對(duì)賬等方式。（2）現(xiàn)金折讓的核準(zhǔn)，現(xiàn)金折讓對(duì)是客戶提早付款而給予的價(jià)格優(yōu)惠，為盡快回籠資金，企業(yè)應(yīng)建立現(xiàn)金折讓標(biāo)準(zhǔn)，鼓勵(lì)客戶盡早付款。（3）應(yīng)收賬款的管理和考核制度。企業(yè)應(yīng)設(shè)立貨款回收的效績?cè)u(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，如：應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率、逾期率、呆賬率等，應(yīng)對(duì)銷售人員進(jìn)行考核以獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。對(duì)于逾期的未收款，企業(yè)應(yīng)針對(duì)客戶采用多種催收方式，實(shí)施應(yīng)收賬款考核制度。

4.銷貨發(fā)票控制制度

產(chǎn)品發(fā)出后向客戶開具銷貨發(fā)票既是企業(yè)銷售成立的標(biāo)志，也是向客戶收取貨款的依據(jù)。如果在向客戶開出銷貨發(fā)票時(shí)缺乏有效控制，不僅會(huì)導(dǎo)致舞弊行為的發(fā)生，還會(huì)造成營業(yè)收入的記錄不準(zhǔn)確。

5.銷售退回控制制度

退貨業(yè)務(wù)直接影響企業(yè)的信譽(yù)和銷售收入，直接抵減企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，因此，企業(yè)應(yīng)建立退貨業(yè)務(wù)控制制度。具體包括：（1）建立退貨損失控制制度，強(qiáng)化采購、生產(chǎn)、銷售各環(huán)節(jié)人員的責(zé)任意識(shí)，減少不必要的損失。（2）設(shè)立相對(duì)獨(dú)立的銷貨爭議處理機(jī)構(gòu)，嚴(yán)格退貨、索賠、銷售折讓審批制度，對(duì)于無法避免的銷售退回，嚴(yán)格退貨驗(yàn)收和退款審查。（3）理順銷售折讓和銷售退回的憑證流轉(zhuǎn)程序，保證會(huì)計(jì)記錄的可靠性。

良好的內(nèi)部控制既能防錯(cuò)糾弊，又能促進(jìn)經(jīng)營管理，提高經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)在建立內(nèi)部控制制度時(shí)應(yīng)認(rèn)真總結(jié)、科學(xué)分析、合理設(shè)計(jì)，建立或完善內(nèi)部控制制度，在激烈的市場競爭中提升企業(yè)競爭力。

（作者單位：葛洲壩集團(tuán)項(xiàng)目管理有限公司）