王偉峰 吳 波

（1華南農(nóng)業(yè)大學(xué) 校長辦公室；2華南農(nóng)業(yè)大學(xué) 國際交流處，廣東 廣州 510642）

論創(chuàng)新是高校辦公室管理的靈魂

王偉峰1吳 波2

（1華南農(nóng)業(yè)大學(xué) 校長辦公室；2華南農(nóng)業(yè)大學(xué) 國際交流處，廣東 廣州 510642）

創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。作為建設(shè)創(chuàng)新型高校的一個(gè)重要組成部分，辦公室管理同樣需要不斷創(chuàng)新。此外，辦公室作為學(xué)校黨委和行政的綜合辦事機(jī)構(gòu)，具有特別重要的地位與作用，它既是校黨委和行政聯(lián)系廣大教職員工的橋梁和紐帶，又是對上、對下和對外工作的窗口。其管理科學(xué)與否，直接影響著高校的發(fā)展，是高校工作效率能否全面提高的關(guān)鍵因素。因此，必須努力改進(jìn)高校辦公室管理工作。作者對高等辦公室在教育管理建設(shè)中的現(xiàn)狀與問題進(jìn)行了分析，并提出了創(chuàng)新措施。

高校辦公室 現(xiàn)狀與問題分析 創(chuàng)新的措施

一、高校辦公室工作

從高校辦公室工作范疇來看，主要有確定型事務(wù)處理和非確定型決策處理兩個(gè)方面。所謂確定型事務(wù)是指有規(guī)律的重復(fù)性工作，如收集資料，起草文件和報(bào)告，文件處理，整理記錄和手稿，查找檔案，抄寫材料，統(tǒng)計(jì)報(bào)表，打字，文件材料的收發(fā)、歸檔、復(fù)制和檢索等。所謂非確定型決策處理是指從事與人的創(chuàng)造力密切相關(guān)的決策工作，如根據(jù)上級指令和本校實(shí)際情況，進(jìn)行思考與研究，制定出適合于本校的實(shí)施計(jì)劃。而計(jì)劃的完成情況將以文字?jǐn)?shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)報(bào)表的形式反饋出來，經(jīng)過統(tǒng)計(jì)、分析和研究之后，獲得事物發(fā)展的動(dòng)態(tài)信息，決策者根據(jù)這些動(dòng)態(tài)信息及時(shí)地對原有計(jì)劃作出某些修正，不斷把事物推向高級的發(fā)展水平。

二、高校辦公室在教育管理建設(shè)中的現(xiàn)狀與問題分析

（一）對辦公室工作職能的認(rèn)識有待提高。

辦公室是高校的必設(shè)機(jī)構(gòu)，其工作的重要性毋庸置疑，但在實(shí)際工作中，卻未必都能得到應(yīng)有的重視。如果其工作沒有擺上領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，職責(zé)范圍沒有明確界定，整體工作就會處于處理日?，嵥槭挛锏牡退綘顟B(tài)，不能充分發(fā)揮參與政務(wù)的作用。特別是在實(shí)際工作中，辦公室的職能很容易與其他職能部門交叉，一些新出現(xiàn)的業(yè)務(wù)，看似與辦公室無關(guān)，實(shí)際是其業(yè)務(wù)的擴(kuò)展，而一些看似歸屬辦公室的工作，實(shí)際上不屬于其管轄范圍，辦公室人員極易“越俎代庖”，導(dǎo)致與其他職能部門的矛盾，辦公室就不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，直接受到影響的是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)而對學(xué)校工作大局產(chǎn)生不利影響。

（二）辦公室人員隊(duì)伍整體素質(zhì)有待提高。

辦公室工作人員的素質(zhì)主要體現(xiàn)在政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和工作作風(fēng)三個(gè)方面。由于平時(shí)辦公室人員多數(shù)時(shí)間忙于處理各類事物，難以進(jìn)行系統(tǒng)的政治理論學(xué)習(xí)，疏于學(xué)習(xí)，自然影響政治素質(zhì)的提高。高校辦公室工作人員多數(shù)是從機(jī)關(guān)干部、輔導(dǎo)員、教師、教輔隊(duì)伍選調(diào)，或者留用本校畢業(yè)生，多屬半路出家，缺乏專業(yè)訓(xùn)練，基礎(chǔ)條件的先天不足經(jīng)常被忽視。這就影響著辦公室人員人際處理問題的能力，如溝通能力、公關(guān)能力、應(yīng)變能力的應(yīng)用和發(fā)揮，極易造成與其他職能部門及師生，甚至是領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾，也會造成工作上的“衙門”作風(fēng)和官僚習(xí)氣。此外，管理手段的陳舊也是制約辦公室人員隊(duì)伍整體素質(zhì)提高的重要因素。隨著高校教育水平的不斷提高，高校正進(jìn)入一個(gè)全方位的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，計(jì)算機(jī)和相關(guān)技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，而高校辦公室現(xiàn)有的辦公設(shè)備設(shè)施落后，以及傳統(tǒng)的工作方法和模式，顯然已經(jīng)難以適應(yīng)信息化社會發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。

（三）事務(wù)繁雜，缺乏嚴(yán)格的規(guī)章制度和行之有效的科學(xué)。

管理高校辦公室的工作繁多復(fù)雜，它不但要協(xié)助校院系各級領(lǐng)導(dǎo)做好管理工作，而且要對教師、學(xué)生做到熱情服務(wù)，又要對細(xì)小的工作一絲不茍、精益求精，否則就會給高校管理工作帶來不便。諸如公文收發(fā)、會議通知、水電維修、設(shè)備維護(hù)、安全衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)報(bào)表、日常考勤、津貼發(fā)放、教學(xué)辦公資金的管理及有關(guān)科室工作督促檢查等，每一項(xiàng)工作看起來都很瑣碎，但都很重要，缺一不可?！皼]有規(guī)矩，不成方圓”。辦公室工作紛繁復(fù)雜，頭緒眾多，如果沒有一種體現(xiàn)統(tǒng)一意志的力量來制衡，全院師生員工便無章可依，無所適從，將處于一種松散狀態(tài)，失去應(yīng)有的凝聚力，甚至?xí)劤蓢?yán)重的自由主義傾向。要避免上述現(xiàn)象的產(chǎn)生，最有效的辦法就是實(shí)行制度化管理，建立一套嚴(yán)格的規(guī)章制度和進(jìn)行有效的科學(xué)管理。

三、高校辦公室管理創(chuàng)新的措施

（一）提高高校系辦公室人員的素質(zhì)。

當(dāng)前，在高校教育事業(yè)不斷改革與發(fā)展的過程中，高校辦公室作為高校里重要的一個(gè)管理機(jī)構(gòu)，也面臨著許多新的挑戰(zhàn)，尤其是對辦公室管理人員的素質(zhì)要求極高，這主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.加強(qiáng)服務(wù)意識。

高校辦公室作為高校里的一個(gè)服務(wù)部門，只有通過為校區(qū)師生提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，才能樹立起工作權(quán)威。為此，首先應(yīng)當(dāng)樹立以人為本的現(xiàn)代管理思想，所謂“以人為本”，就是以教師和學(xué)生為本，從教師和學(xué)生的需要出發(fā)，盡心盡力為教師和學(xué)生服務(wù)。對能辦的事情絕不推諉，急事急辦，特事特辦；待人熱情，對其他部門、師生及其他單位的咨詢要熱心接待，耐心解釋，不敷衍了事。

2.加強(qiáng)思想道德素質(zhì)。

思想道德素質(zhì)包括政治修養(yǎng)和職業(yè)道德。馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論等能使我們正確地認(rèn)識形勢，把握事物的本質(zhì)和發(fā)展方向，它是衡量辦公管理人員思想素質(zhì)的重要方面。其次對于違反原則的事情堅(jiān)決不辦，不做拉關(guān)系、搞人情的事。真正把全心全意為人民服務(wù)的宗旨貫徹到辦公室各項(xiàng)工作中，以求真務(wù)實(shí)、愛崗敬業(yè)的作風(fēng)和精神，不斷提高工作效率，努力為廣大師生、為校區(qū)各部門提供高質(zhì)量的服務(wù)，樹立辦公室良好的對內(nèi)對外形象。

3.掌握扎實(shí)的知識和熟練的技能。

院（系）辦公室人員應(yīng)該具備一定的業(yè)務(wù)理論知識和技能，才能勝任本職工作。院（系）辦公室所涉及的辦公室業(yè)務(wù)知識主要包括文學(xué)、歷史、哲學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)等；其次，還要博學(xué)多聞，“一專多能”，以“?！睘橹鳎皩！薄ⅰ安苯Y(jié)合，即在專業(yè)上既有一定的深度，還在知識面上有一定的廣度，要逐步由專業(yè)性人才向綜合性人才轉(zhuǎn)變，形成一專多能的素質(zhì)結(jié)構(gòu)。所以，辦公室管理人員要有較全面的知識結(jié)構(gòu)和扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力，只有這樣辦公室管理人員才能應(yīng)對各種各樣復(fù)雜的問題，處理好形形色色的矛盾。

4.保持良好的精神狀態(tài)。

辦公室是綜合部門，既要協(xié)調(diào)方方面面，又要服務(wù)上下左右，具有整體性強(qiáng)、影響性大的特點(diǎn)。要使辦公室具有戰(zhàn)斗力，發(fā)揮窗口作用，辦公室人員必須具備良好的精神狀態(tài)。在思想上忠于教育事業(yè)，不折不扣地執(zhí)行黨的教育路線、方針、政策。樹立全心全意為教育事業(yè)服務(wù)的思想，在行動(dòng)上要服從領(lǐng)導(dǎo)，對領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)決定應(yīng)認(rèn)真地貫徹執(zhí)行，不得自行其事。辦公室的工作相對來說比較繁雜，但身為辦公室人員，不論是文件收發(fā)還是協(xié)調(diào)辦事、接待來訪等瑣碎小事，都要有強(qiáng)烈的服務(wù)意識，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，一絲不茍地做好工作。這就要求辦公室人員要有任勞任怨、甘當(dāng)無名英雄的思想品德，并能經(jīng)受得起各種誤解、委屈和挫折，胸懷要寬、肚量要大，要運(yùn)用自己的智慧，既化解矛盾，又綜合協(xié)調(diào)，保持良好的精神狀態(tài)，努力為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難，把工作搞好。

（二）抓好制度建設(shè)。

在今天高度法制的社會，必須有一套行之有效的管理制度以提高管理水平，規(guī)章制度是規(guī)范各學(xué)院教學(xué)、行政管理工作，保證工作秩序的正常運(yùn)行，讓辦公室人員有章可循的重要依據(jù)。沒有健全的制度就會使工作人員“無法可依”，工作隨心所欲，要求不一，敷衍了事。工作職責(zé)不明確，工作程序不規(guī)范，會使工作出現(xiàn)混亂，降低工作效率，影響工作質(zhì)量等。因此，必須加強(qiáng)內(nèi)部規(guī)章制度的建設(shè)，調(diào)動(dòng)辦公室全體人員工作積極性，協(xié)調(diào)各種工作關(guān)系，減少內(nèi)耗，形成整體力量，使管理更加科學(xué)化。因此，辦公室要加強(qiáng)內(nèi)部規(guī)章制度的建設(shè)，調(diào)動(dòng)辦公室全體人員工作積極性，協(xié)調(diào)各種工作關(guān)系，減少內(nèi)耗，形成整體力量，使管理更加科學(xué)化。規(guī)章制度包括各項(xiàng)工作的管理規(guī)定及各種崗位職責(zé)，如辦公室人員崗位職責(zé)、學(xué)校各下屬教研室主任崗位職責(zé)、教師崗位職責(zé)等，規(guī)章制度保證了辦公室工作有條不紊地開展。

（三）增強(qiáng)創(chuàng)新意識，提升創(chuàng)新水平。

長期以來，高校辦公室工作往往都是雜事、瑣事，辦公室工作人員習(xí)慣按照領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，被動(dòng)性較強(qiáng)，有時(shí)，在執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示時(shí)，搬用書本知識、借用現(xiàn)成經(jīng)驗(yàn)，雖然這樣辦事非?？煽?，但是日積月累，難免形成被動(dòng)從屬、謹(jǐn)小慎微的思維定勢。辦公室工作要貫徹理論聯(lián)系實(shí)際的原則，要發(fā)展創(chuàng)新思維，又要勇于實(shí)踐，工作中大膽跳出經(jīng)驗(yàn)主義的框框，運(yùn)用新的視角和手段，探索解決問題的途徑，提出新的見解，付諸實(shí)施，進(jìn)而取得新的成果。實(shí)踐出真知，實(shí)踐是創(chuàng)新思維和辦公室工作藝術(shù)的源泉。實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)越豐富，思維的創(chuàng)造力就越強(qiáng)，辦公室工作藝術(shù)的提高就越有堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

辦公室工作人員必須解放思想、更新觀念，努力培養(yǎng)、鍛煉自己用新的思維方式進(jìn)行工作，不斷推出新思路、創(chuàng)出新模式；要積極認(rèn)知新生事物，探索新規(guī)律，掌握現(xiàn)代知識理論，增強(qiáng)研究新情況、解決新問題的能力；要有開拓創(chuàng)新的勇氣，工作講究高效率、高水平；大力倡導(dǎo)開拓創(chuàng)新、敢于突破的工作意識，樹立敢為人先的創(chuàng)業(yè)精神；管理觀念要?jiǎng)?chuàng)新，要摒棄舊體制下的條條框框，努力克服“閉著眼睛看世界”的封閉型思維方式和“但保平安，唯求平穩(wěn)”的守舊型思維方式，突破封閉僵化的舊觀念；工作機(jī)制上要?jiǎng)?chuàng)新，本著是否有利于工作創(chuàng)新的原則，進(jìn)行徹底的整理，該堅(jiān)持的堅(jiān)持，該修改的修改，該廢止的廢止；工作方法上要?jiǎng)?chuàng)新，要善于總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，探索新規(guī)律，創(chuàng)造出豐富多彩、靈活多樣且行之有效的工作方法；辦公技術(shù)上要?jiǎng)?chuàng)新，使用辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化等先進(jìn)的辦公系統(tǒng)、設(shè)備來進(jìn)一步提高效率和質(zhì)量。

［1］郭志軍.創(chuàng)新高校辦公室管理理念的思考［R］.漳州師范學(xué)院學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會科學(xué)版），2009，2.

［2］俞海平.高職院校加強(qiáng)和改進(jìn)高校辦公室管理工作的思考［R］.廣東技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報(bào)（職業(yè)教育），2010，2.

［3］丁青.加強(qiáng)和改進(jìn)高校辦公室管理工作探析.文教資料，2007，9月（下旬刊）.

［4］賈玉霞.淺談高校辦公室管理工作中的“硬件”建設(shè).吉林教育科學(xué)（高教研究），1994，5.

［5］郭志軍.淺議高校辦公室管理的科學(xué)化.漳州師范學(xué)院學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會科學(xué)版），2008，2.

［6］林雄萍.新時(shí)期高校辦公室管理工作的分析及建議.湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2009，4，（9）2.

［7］苗雨，江曉林.淺談如何提高高校辦公室管理服務(wù)水平.教育長廊，2009，3月（下旬刊）.