鄧小燕

(四川省內(nèi)江市第六人民醫(yī)院 四川內(nèi)江 641001)

淺析提高醫(yī)院人事檔案管理水平的對(duì)策

鄧小燕

(四川省內(nèi)江市第六人民醫(yī)院 四川內(nèi)江 641001)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和醫(yī)療環(huán)境的不斷改善,醫(yī)院對(duì)人事檔案的管理有了新的要求。如何加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理,為醫(yī)院專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍建設(shè)和干部隊(duì)伍建設(shè)提供更好的服務(wù),是現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案管理人員的工作重點(diǎn)。為了提高管理水平,要不斷深化醫(yī)院檔案管理體制改革,完善各項(xiàng)檔案管理工作,并實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

醫(yī)院 人事檔案 管理

醫(yī)院人事檔案是對(duì)醫(yī)院職工各項(xiàng)實(shí)際情況的真實(shí)記載,為醫(yī)院的人事制度改革提供了依據(jù),方便醫(yī)院對(duì)人才的利用和管理,是醫(yī)院發(fā)掘人才、培養(yǎng)人才、選拔干部和晉升干部的主要信息來(lái)源,也為工資制度改革,評(píng)定各類專業(yè)人才工作水平和職工應(yīng)享受的待遇福利提供了參考。如今,醫(yī)院人事檔案部門應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求,完善人事檔案管理,提高管理質(zhì)量,為醫(yī)院的正常工作服務(wù)。

1 現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理意識(shí)十分薄弱

醫(yī)院的工作中心是為社會(huì)提供醫(yī)療服務(wù),醫(yī)院也將醫(yī)療服務(wù)列為工作重點(diǎn),因此,醫(yī)院人事檔案管理出現(xiàn)片面注重保管、輕視檔案利用的問(wèn)題,認(rèn)為只要保管好檔案,干部人事檔案不丟失,正常的檔案調(diào)動(dòng)工作能正常進(jìn)行就行了,完全沒(méi)有將檔案的作用發(fā)揮出來(lái),也沒(méi)有主動(dòng)參與醫(yī)院的各項(xiàng)服務(wù),缺乏為醫(yī)院提供系統(tǒng)性材料和決策依據(jù)的意識(shí)。同時(shí),醫(yī)院大部分職工的檔案管理意識(shí)薄弱,檔案管理的重點(diǎn)不突出,嚴(yán)重忽視了檔案在醫(yī)院服務(wù)領(lǐng)域的實(shí)際作用,制約了檔案功能的發(fā)揮。

1.2 檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后

一直以來(lái),醫(yī)院的工作重點(diǎn)都在醫(yī)療服務(wù)上面,難免存在輕視檔案管理的情況,因此,人事檔案管理的投入資金少,基礎(chǔ)實(shí)施條件差,檔案的收集、整理等基本工作還要靠人工手動(dòng)完成,并以紙張材料作為記錄對(duì)象,無(wú)紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化的程度低,影響了檔案的收集效率和利用率。手工制作的檔案管理難度大,查閱困難,很容易被人為破壞,人力物力耗費(fèi)大,檔案的多樣性和嚴(yán)肅性不高,更不利于系統(tǒng)化、現(xiàn)代化的管理。

1.3 人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

參與人事檔案管理的工作人員大多是中途轉(zhuǎn)行或兼職管理檔案的非專業(yè)人士,其知識(shí)結(jié)構(gòu)和專業(yè)水平較低,也缺乏積極進(jìn)取和全身心為檔案管理服務(wù)的職業(yè)精神,對(duì)醫(yī)院的行政管理和工作要求不熟悉,只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的檔案收集和裝訂工作,醫(yī)學(xué)知識(shí)了解程度低,這對(duì)醫(yī)院人事檔案的案卷質(zhì)量和高質(zhì)量服務(wù)有著極其不良的影響。

2 現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案管理的思考

2.1 切實(shí)重視人事檔案管理工作

完善人事檔案管理工作,首先要提高醫(yī)院工作人員的思想意識(shí),讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性和意義。人事檔案記錄了個(gè)人的真實(shí)信息,是個(gè)人生活情況、工作表現(xiàn)等級(jí)的重要指標(biāo),直接關(guān)系到人員的晉升和工資調(diào)整,是每個(gè)職工都要認(rèn)真填寫的信息。合理利用人事檔案,對(duì)個(gè)人情況進(jìn)行科學(xué)評(píng)定,不僅會(huì)提高檔案的利用率,還能為醫(yī)院建設(shè)提供可靠的人才保證。因此,檔案管理人員要有主動(dòng)服務(wù)的意識(shí),不斷發(fā)掘人力資源,將人才信息以最快的速度提供給醫(yī)院管理部門,為臨床、教學(xué)和科研工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.2 規(guī)范人事檔案材料收集、歸檔和鑒別

人事管理部門在收集檔案時(shí),應(yīng)嚴(yán)格控制檔案材料的質(zhì)量,確保當(dāng)中的各項(xiàng)內(nèi)容都是符合要求的,達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化程度。人事檔案材料中,要完整記錄每個(gè)人在不同時(shí)間段的不同經(jīng)歷,這樣才能反映出被記錄人的真實(shí)情況。在收集檔案的過(guò)程中,不僅要保證檔案內(nèi)容的全面性與針對(duì)性,還應(yīng)對(duì)不同工作崗位上的人,采取不同的檔案收集和管理方式。對(duì)收集完成的檔案,還要認(rèn)真篩選,消除一些沒(méi)有價(jià)值和對(duì)比性的材料,及時(shí)退回不合格的材料。涉及本人的學(xué)歷材料、專業(yè)技術(shù)職稱材料、獎(jiǎng)懲材料等要及時(shí)歸檔。檔案整理工作和著錄、標(biāo)引工作要規(guī)范,都要進(jìn)行嚴(yán)格管理,做到不遺失,不堆疊,客觀真實(shí)反應(yīng)個(gè)人的真實(shí)信息。

2.3 提高人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

醫(yī)院人事檔案管理人員的素質(zhì)會(huì)直接影響到檔案管理水平。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,要求檔案管理人員具備相應(yīng)的服務(wù)理念和扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)。在思想上,要積極保持一顆熱忱的心,一心一意做好檔案管理工作,增強(qiáng)使命感和職業(yè)精神,盡職管理好人事檔案。同時(shí),還應(yīng)保持積極上進(jìn)的心態(tài),不斷學(xué)習(xí),通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修、學(xué)術(shù)交流的方式,提升自己的知識(shí)水平,增強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng),全方位適應(yīng)新時(shí)代環(huán)境下的醫(yī)院人事檔案管理工作。

2.4 建立部分人事檔案對(duì)外開放制度

目前,我國(guó)的檔案資料僅僅為單位和區(qū)域提供人事服務(wù),個(gè)人無(wú)法查閱自己的檔案資料,這與公開、透明的現(xiàn)代法制背道而馳。事實(shí)上,檔案管理就應(yīng)該以個(gè)人為中心,可以對(duì)個(gè)人進(jìn)行非秘密性的信息公開,例如工作履歷、出生年月、進(jìn)修經(jīng)歷等。除此之外,建立規(guī)范開放制度也是十分重要的,這對(duì)保護(hù)涉及國(guó)家或單位的機(jī)密信息有著積極作用,同時(shí)給予個(gè)人適當(dāng)互動(dòng)權(quán)限,當(dāng)個(gè)人對(duì)存檔信息存在質(zhì)疑時(shí),可以在規(guī)定范圍內(nèi)提出更改意見,只有這樣,才能全面保證檔案信息的真實(shí)性,但更為重要的,是可以加大個(gè)人對(duì)人事檔案信息的關(guān)注度,提高醫(yī)院的檔案安全意識(shí)。

3 積極推進(jìn)人事檔案管理的現(xiàn)代化信息系統(tǒng)

隨著電子信息技術(shù)的不斷進(jìn)步,醫(yī)院也開始使用各種先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行管理,例如電子病歷和電子文件,并逐漸進(jìn)入無(wú)紙化時(shí)代。醫(yī)院的人事檔案管理以電子檔案技術(shù)為基礎(chǔ),利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理,并引進(jìn)各種有針對(duì)性的管理軟件,建立醫(yī)院人事檔案信息庫(kù)、信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。

醫(yī)院人事檔案信息化管理的核心就是,利用計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)醫(yī)院人事工作中產(chǎn)生的各種信息進(jìn)行存檔、整理、輸入、檢索,為醫(yī)院提供高效的人事信息服務(wù)?，F(xiàn)代醫(yī)院主要應(yīng)用的人事檔案管理系統(tǒng)是通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)輸入的人事檔案信息進(jìn)行檢索、查詢、比較、選優(yōu)、排序、分析、統(tǒng)計(jì)和輸出,并對(duì)檔案中記錄人員的基本信息、具體實(shí)際情況進(jìn)行分析,方便醫(yī)院進(jìn)行人才預(yù)測(cè)和人才培養(yǎng),同時(shí)為醫(yī)院制定相關(guān)的人事管理政策提供信息來(lái)源,實(shí)現(xiàn)人事管理和檔案存儲(chǔ)同步完成,提高人事檔案管理部門的工作效率,同時(shí)可解決檔案材料滯后性造成的時(shí)效性失真等問(wèn)題。由于信息化檔案管理的推進(jìn),有效減少了檔案材料的收集、整理、歸檔等一系列工作程序的時(shí)間,也大大降低了錯(cuò)誤的發(fā)生率,使檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性得到進(jìn)一步提高。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的加快,醫(yī)院人事檔案管理工作也要進(jìn)行全面改革,而關(guān)鍵就在于深化人事檔案管理意識(shí)、提高管理人員素質(zhì),同時(shí)還要利用現(xiàn)代化信息技術(shù)完善人事檔案管理,只有這樣,人事檔案管理工作才能全面實(shí)現(xiàn)信息化管理,推動(dòng)醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。

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Shallow Improving Hospital Personnel File Management Level of Countermeasures

DENG Xiaoyan
The Sixth People’s Hospital in Neijiang City,Sichuan 641003,China

With the development of social economy and the constant improvement of medical environment,hospitals are on the personnel file management has the new requirements.How to strengthen the management of personnel files for hospital,professional technical team construction and cadre troop construction to provide better service,is a modern hospital personnel file management personnel's emphases.In order to improve the level of management,to deepen hospital reform of file management system,perfect the archives management,and realize the modern management.

Hospital;Personnel file;Management

R197.3

A

1674-0742(2011)05(c)-0005-02

2011-03-26