楊憶 齊崑峰 臧潘穎 濟南大學(xué)審計處 250022

信息化在高校基建審計中的應(yīng)用

楊憶 齊崑峰 臧潘穎 濟南大學(xué)審計處 250022

隨著高校信息化建設(shè)的發(fā)展和基建審計任務(wù)的日益繁重，如何在基建審計工作中利用信息技術(shù)提高審計效率和質(zhì)量已成為高校內(nèi)審人員共同關(guān)心的問題。本文結(jié)合工作實際對信息化在高?；▽徲嬛械膽?yīng)用做了一些思考，在六個方面提出了加強基建審計信息化建設(shè)的建議。

基建審計；信息化建設(shè)；信息技術(shù)

隨著高校辦公自動化程度不斷提高，在“金審工程”實施帶動下，以計算機審計為主導(dǎo)的審計信息化建設(shè)迅速發(fā)展。同時由于高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，新校區(qū)建設(shè)資金日益增多，高?；▽徲嬋蝿?wù)艱巨。如何在工作中利用信息技術(shù)提高審計效率和審計質(zhì)量成為做好基建審計工作的關(guān)鍵。本文結(jié)合實際工作經(jīng)驗就高?；▽徲嬓畔⒒ㄔO(shè)提出若干建議，以供參考。

一、利用信息技術(shù)采集原始資料

在基建審計工作中，齊全完整且有說服力的原始資料對審計質(zhì)量有至關(guān)重要的意義，及時收集有證明力的各類資料是基建審計的一項重要工作。在實際工作中，可以充分利用信息技術(shù)和數(shù)碼設(shè)備采集相關(guān)資料。

（一）利用掃描儀采集文字、圖片信息。

實際工作中許多文字、圖片資料如招投標(biāo)文件、施工合同、上級批文、會議紀(jì)要等文件受數(shù)量限制和客觀原因不可能將原件保存在審計部門，如采用復(fù)印件又存在著重復(fù)復(fù)印造成質(zhì)量缺陷，有時個別數(shù)據(jù)多次復(fù)印后失真。在這種情況下，可以利用掃描原件制成電子文檔，該電子文檔具有以下優(yōu)點：便于在電腦上閱讀；便于復(fù)制使用；刻成光盤便于交流；需要時利用彩色打印機打印出原件的紙質(zhì)副本；節(jié)約紙張。

（二）利用數(shù)碼設(shè)備采集現(xiàn)場信息。

對于實效性強，又受到時間、地點、環(huán)境條件限制不可再現(xiàn)的信息：例如開工前的原始地貌、隱蔽工程、舊房拆除、巖石破碎等場景，還有領(lǐng)導(dǎo)講話、會議情況等。這些信息一般只發(fā)生一次，稍縱即逝。對這些信息可以利用數(shù)碼照相機、數(shù)碼攝像機現(xiàn)場采集并制成光盤，以備后期使用。

在我校新校區(qū)建設(shè)工程中，我們采用跟蹤審計的方式配合事務(wù)所審計。為給事務(wù)所提供詳細和有說服力的審計證據(jù)，內(nèi)審部門利用數(shù)碼相機、攝像機、掃描儀等設(shè)備對施工項目的隱蔽工程、工程變更驗收等關(guān)鍵信息進行現(xiàn)場信息采集，并用刻錄機將采集信息制成光盤，作為輔助資料提供給事務(wù)所，較好地保證了跟蹤審計質(zhì)量。

二、使用專業(yè)工程造價軟件，提高審計質(zhì)量和效率

基建審計以工程造價為主要審計對象，工作中也以工程造價軟件為主要工具。目前國內(nèi)專門為審計工作開發(fā)的基建審計應(yīng)用軟件尚未面世。

工程造價軟件大致分為三類。一類是工程計價軟件，這類軟件開發(fā)的比較早，相對比較成熟，應(yīng)用的十分廣泛，比較適合工程造價的審計工作。第二類是鋼筋工程量計算軟件，這類軟件開發(fā)較晚，設(shè)計上不如工程計價軟件成熟，但應(yīng)用前景較好。隨著軟件設(shè)計的不斷成熟，應(yīng)用會日漸廣泛。第三類是工程量計算軟件，一般分為圖形算量和參數(shù)算量兩種，由于這類軟件本身存在著許多缺陷，審計工作中使用的還比較少。這三類軟件各有眾多不同的版本，但各版本的基本功能大致相同。

如何在紛繁的市場產(chǎn)品中選擇一套適合自己的應(yīng)用軟件，是審計工作者十分關(guān)心的問題。高校內(nèi)審部門選擇工程造價軟件應(yīng)注意以下方面：

（一）、標(biāo)準(zhǔn)化。軟件應(yīng)當(dāng)是正規(guī)軟件公司按照國家的法律、法規(guī)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)研制開發(fā)，經(jīng)過國家或國家授權(quán)的鑒定機構(gòu)確認(rèn)頒布發(fā)行，符合國家信息化管理的正版軟件。

（二）、通用性強。不同地域的工程造價軟件受當(dāng)?shù)囟~數(shù)據(jù)庫的不同而有所不同，在同一地域可能有不同版本的多種軟件出現(xiàn)。為便于交流，內(nèi)審人員應(yīng)當(dāng)重點選擇當(dāng)?shù)仄毡槭褂玫能浖?/p>

（三）、功能豐富。一套設(shè)計良好的軟件應(yīng)具備多個功能模塊，如計價、工程量計算、清單報價、編制招投標(biāo)文件等，便于內(nèi)審人員應(yīng)用軟件流暢地完成工作。

（四）、操作簡便。軟件應(yīng)便于操作，界面友好，維護方便，便于使用和信息交流。

（五）、良好的售后服務(wù)。良好的售后服務(wù)應(yīng)包括定時版本升級，集中或上門培訓(xùn)，軟件維護和疑難解答等。

三、適度開發(fā)應(yīng)用程序彌補專業(yè)軟件的不足

通常專業(yè)的工程造價軟件功能強大，但同時也存在參數(shù)設(shè)置繁雜等不足，通常要求操作者具備較強的電腦應(yīng)用能力和熟練的軟件使用技巧。如果使用不夠熟練，參數(shù)設(shè)置和模塊選擇不準(zhǔn)確，就可能導(dǎo)致計算結(jié)果偏差，對審計結(jié)果造成一定影響，既浪費時間又影響工作質(zhì)量。如果條件許可，高校內(nèi)審部門應(yīng)積極培養(yǎng)具有一定計算機水平和工程審計工作經(jīng)驗的內(nèi)審人員開發(fā)一些小的應(yīng)用程序。實際工作中基于微軟Office辦公軟件的普及性，可考慮借助Office軟件內(nèi)置的VBA程序和Excel電子表格以及Access數(shù)據(jù)庫的功能，開發(fā)一些數(shù)據(jù)計算、匯總、比較、查詢、統(tǒng)計等應(yīng)用程序。

應(yīng)用程序開發(fā)使用得當(dāng)，的確能起到事半功倍的工作效果。如我校審計部門結(jié)合實際工作情況開發(fā)了基建材料劃價系統(tǒng)，實現(xiàn)了基建材料的多環(huán)節(jié)控制。另外，內(nèi)審人員結(jié)合工程造價人員計算工程量的工作習(xí)慣，利用Excel電子表格內(nèi)置的VBA語言編制了《工程量計算底稿》應(yīng)用程序，此程序操作簡便，實用性強，不僅內(nèi)審人員樂于使用，而且參與我校建設(shè)的施工單位和審計事務(wù)所也積極借鑒，取得了較好的使用效益。

四、積極利用網(wǎng)絡(luò)為基建審計服務(wù)

隨著高校校園網(wǎng)建設(shè)的飛速發(fā)展，高校內(nèi)部審計辦公條件一般具備了人手一臺電腦，且配有IP地址，具備利用電腦網(wǎng)絡(luò)提高內(nèi)審工作質(zhì)量的條件?；▽徲嫻ぷ髦锌稍谝韵路矫鎽?yīng)用電腦網(wǎng)絡(luò)。

（一）信息傳輸。在基建審計中經(jīng)常發(fā)生與施工單位、審計事務(wù)所和相關(guān)部門傳遞信息資料的情況，可以采用將工程量計算底稿、工程結(jié)算書、影像、圖片及相關(guān)資料生成Excel電子表格文件或其他格式的電子文檔，通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送電子郵件，快速傳遞給對方，減少了中間環(huán)節(jié)，提高了工作效率。

（二）網(wǎng)上查詢有關(guān)信息。在日?；▽徲嫻ぷ髦薪?jīng)常需要了解工程材料價格信息，網(wǎng)上查詢是方便高效的做法。除此之外，還可以通過網(wǎng)絡(luò)與省、市定額站進行網(wǎng)上咨詢，在網(wǎng)絡(luò)上與工程造價人員交流審計經(jīng)驗，探討工程造價的審計體會，提高審計質(zhì)量。

（三）利用校園網(wǎng)絡(luò)平臺，積極宣傳審計，為審計營造和諧的工作環(huán)境。通過高校校園網(wǎng)不定期發(fā)布審計工作情況，發(fā)布與審計工作相關(guān)的文件、規(guī)定，使學(xué)校和社會對大學(xué)的基建審計工作有一個初步了解和認(rèn)識，在一定程度上起到宣傳審計的作用。

五、通過電子信息交流加強委托項目審計質(zhì)量的監(jiān)督和控制

隨著高校基建修繕審計工作日益繁多，許多高校把一部分基建審計項目委托給審計事務(wù)所進行審計。為保證審計質(zhì)量，需要內(nèi)審部門對事務(wù)所的審計結(jié)果予以復(fù)核。在結(jié)果復(fù)核中，可以通過加強與事務(wù)所信息交流，保證復(fù)核質(zhì)量。具體做法是要求事務(wù)所提供紙質(zhì)信息資料的同時，要求對方提供完整的電子版工程量計算底稿和完整的鋼筋工程量計算底稿（一般用U盤或者是移動硬盤復(fù)制的方法）。通過對方提供的電子板文檔，可以很容易地發(fā)現(xiàn)工程量計算是否完整、套用定額是否準(zhǔn)確以及審計成果是否符合規(guī)定。在電子文檔中一旦發(fā)現(xiàn)差錯修正起來也較為容易。

六、建立數(shù)據(jù)庫文檔，實現(xiàn)審計信息化管理

為加強基建審計的信息化管理，可以利用Excel電子表格建立自己的數(shù)據(jù)庫文檔。該文檔內(nèi)容可結(jié)合各高?；▽徲媽嶋H情況而定。比如可建立工程造價審計數(shù)據(jù)庫，主要是針對工程結(jié)算書中材機匯總表，結(jié)合現(xiàn)行定額編制的數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)庫對審計結(jié)果進行二次分析，如分析綜合定額中的用電量等。還可以針對施工單位、審計單位、審計結(jié)果等建立的基本信息數(shù)據(jù)庫，建立施工單位和審計事務(wù)所的工作查詢檔案。等等。

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.10.142