杜燕軍

(安陽(yáng)師范學(xué)院期刊編輯部,河南安陽(yáng) 455000)

隨著我國(guó)高等教育的不斷發(fā)展,國(guó)家對(duì)于科技、文化、教育的投入不斷加大,各高校學(xué)報(bào)來(lái)稿數(shù)量逐年增多,稿件內(nèi)容涵蓋范圍越來(lái)越廣,新學(xué)科、交叉學(xué)科、邊緣學(xué)科不斷涌現(xiàn)[1],由此給稿件管理、期刊管理帶來(lái)了很多的問(wèn)題。比較突出的問(wèn)題如下:(1)稿件登記工作量較大,操作繁瑣,容易出差錯(cuò);(2)作者對(duì)稿件審稿、返修、錄用等情況不能及時(shí)了解,導(dǎo)致撤稿、一稿多投、重復(fù)投稿;(3)作者和編輯、編輯和審稿專(zhuān)家之間的交流不夠及時(shí)、便捷,導(dǎo)致發(fā)稿時(shí)滯長(zhǎng),增大了信息貶值。這不僅影響稿件的最終質(zhì)量,甚至影響到期刊的競(jìng)爭(zhēng)力[2]?，F(xiàn)有稿件處理系統(tǒng)已在很多期刊編輯部獲得了實(shí)際應(yīng)用,但還需要大量的人工干預(yù),一定程度上影響稿件的處理效率[3]。本文以此為出發(fā)點(diǎn),探討基于現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的稿件自動(dòng)化、智能化跟蹤處理系統(tǒng)的部署意義和框架設(shè)計(jì),以便能夠?yàn)楦咝W(xué)報(bào)編輯部的信息化建設(shè)提供一點(diǎn)思路和建議。

1 自動(dòng)化稿件跟蹤處理系統(tǒng)的意義

由于學(xué)報(bào)期刊編輯部傳統(tǒng)稿件處理方式存在諸多不足之處,因此,開(kāi)發(fā)、部署自動(dòng)化、智能化的稿件跟蹤處理系統(tǒng)有著非常重要的意義:

首先,部署這樣的系統(tǒng),可以實(shí)現(xiàn)稿件管理工作的無(wú)紙化、自動(dòng)化、智能化,促進(jìn)其規(guī)范化,從而實(shí)現(xiàn)稿件信息的實(shí)時(shí)傳遞,極大縮短了審稿周期,避免了稿件積壓,有利于形成稿件的良性循環(huán),從而促進(jìn)期刊編輯效率的提高。

其次,無(wú)人化、無(wú)紙化的稿件管理,不僅節(jié)約了人力資源,而且還避免了傳統(tǒng)稿件管理工作中的紙質(zhì)文件打印,減少紙張浪費(fèi),從而節(jié)省了森林資源,一定意義上實(shí)現(xiàn)了“低碳”編輯。

此外,更重要的是,自動(dòng)化稿件跟蹤處理系統(tǒng)由于能夠在投稿人、編輯、審稿人三者之間建立便捷的、實(shí)時(shí)的、人性化的聯(lián)系,有利于建立作者、編輯,編輯、審稿人統(tǒng)一協(xié)作的平臺(tái),消除編輯與作者間信息不對(duì)稱(chēng)的負(fù)面影響,杜絕虛假論文;有利于實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)現(xiàn)、文化創(chuàng)新首發(fā)權(quán);有利于提高期刊的可信度、親和力,打造高績(jī)效編輯團(tuán)隊(duì),提高期刊的綜合競(jìng)爭(zhēng)力,實(shí)現(xiàn)期刊跨越式發(fā)展。

2 稿件自動(dòng)化跟蹤處理流程

談到自動(dòng)化稿件處理系統(tǒng)的部署,結(jié)合自身從事多年編輯工作的經(jīng)驗(yàn),筆者認(rèn)為:將傳統(tǒng)的稿件編輯處理工作基于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成,首先應(yīng)該建立稿件管理數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)現(xiàn)在線投稿[4]。從投稿者角度上看,一篇稿件的處理流程如下:

圖1 稿件處理流程

圖2 稿件自動(dòng)化跟蹤處理系統(tǒng)框架

從圖1可以看出,稿件的處理流程從投稿作者網(wǎng)上注冊(cè)、投稿開(kāi)始。作者投稿后,稿件自動(dòng)接受學(xué)術(shù)不端檢測(cè)系統(tǒng)的檢測(cè),按照稿件相似程度,配合一定的人工檢測(cè),得到是否退稿的結(jié)論。稿件通過(guò)這個(gè)階段的檢查以后,即登記入庫(kù)。如果需要繳納審稿費(fèi),則通知作者繳納。然后,根據(jù)系統(tǒng)建立的審稿人數(shù)據(jù)庫(kù)和稿件所屬領(lǐng)域等信息,自動(dòng)分發(fā)稿件給對(duì)應(yīng)審稿人開(kāi)始稿件外審。圖1中描述了稿件從投稿到有最終結(jié)果的處理流程,如果稿件最終結(jié)果是退修,則作者修改后,應(yīng)該再次提交系統(tǒng)進(jìn)行審稿,直至稿件終審?fù)ㄟ^(guò)。此時(shí)處理中心會(huì)把稿件擬安排刊期等信息以郵件方式發(fā)送給投稿作者并通過(guò)短信提醒。

對(duì)于稿件所屬研究領(lǐng)域和范圍的確定,目前很多在線稿件管理系統(tǒng)是以投稿人自己填寫(xiě)的信息為依據(jù)進(jìn)行。若投稿人填寫(xiě)有誤,或者忘記填寫(xiě)相關(guān)信息,則導(dǎo)致稿件的分發(fā)失敗,因此需要一定程度上的人工干預(yù),無(wú)法實(shí)現(xiàn)真正的自動(dòng)化、智能化操作。筆者認(rèn)為,確定一篇文章所屬研究領(lǐng)域,可以通過(guò)抽取文章的題目、摘要、關(guān)鍵詞和文章內(nèi)部的主要詞語(yǔ)使用頻率、使用的圖表數(shù)量等相關(guān)信息,結(jié)合一些機(jī)器學(xué)習(xí)、數(shù)據(jù)挖掘中分類(lèi)聚類(lèi)的方法,自動(dòng)確定一篇投稿文章的所屬領(lǐng)域,進(jìn)而準(zhǔn)確遞交相關(guān)領(lǐng)域的審稿人。這樣降低了系統(tǒng)運(yùn)行流程中的人工干預(yù),使得一切流程趨于自動(dòng)化、智能化。

總體來(lái)說(shuō),自動(dòng)化稿件跟蹤處理系統(tǒng)面向的操作人員主要有三類(lèi),分別是投稿作者、審稿人和期刊編輯。從登錄方式上看,投稿作者和審稿人的登錄和使用方式較為多樣化,可通過(guò)有線、無(wú)線網(wǎng)絡(luò)或者移動(dòng)通信網(wǎng)絡(luò)接收和發(fā)送稿件相關(guān)信息。而另一方面,編輯部的工作人員則主要通過(guò)臺(tái)式電腦有線接入本系統(tǒng)。相對(duì)于傳統(tǒng)作業(yè)方式,引入智能化、自動(dòng)化稿件跟蹤處理系統(tǒng),對(duì)于提高整個(gè)編輯部的工作效率來(lái)說(shuō),具有明顯的優(yōu)勢(shì),可以顯著縮短審稿周期。使得工作人員可以從傳統(tǒng)的稿件分發(fā)、審稿意見(jiàn)的整理及轉(zhuǎn)發(fā)、修改稿及修改說(shuō)明的整理及轉(zhuǎn)發(fā)等繁瑣的手工操作中解脫出來(lái),只需通過(guò)稿件跟蹤處理系統(tǒng)適當(dāng)對(duì)稿件流程進(jìn)行調(diào)整,從而實(shí)現(xiàn)稿件的自動(dòng)化跟蹤和管理。

3 稿件自動(dòng)化跟蹤處理系統(tǒng)框架及設(shè)計(jì)

為了最大效率發(fā)揮系統(tǒng)的作用,系統(tǒng)的設(shè)計(jì)必須緊扣編輯部實(shí)際工作的需求。筆者認(rèn)為主要是審稿專(zhuān)家數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建和稿件跟蹤處理中心的功能框架設(shè)計(jì),包括中心所承擔(dān)的具體工作,與投稿作者、編輯和審稿人之間的功能劃分,用戶(hù)接口的設(shè)定等。按照本文的設(shè)想,系統(tǒng)框架的設(shè)計(jì)如圖2所示。

整個(gè)系統(tǒng)工作模式總體上看,為C/S,B/S混合式。其中,編輯部端軟件的開(kāi)發(fā)使用C/S模式。這是因?yàn)榫庉嫴慷塑浖牟渴鸱秶容^小,部署軟件的工作可以忽略不計(jì)。另一方面,編輯部端的軟件由于經(jīng)常需要對(duì)稿件進(jìn)行大量的查詢(xún)和跟蹤處理工作,操作界面需設(shè)計(jì)的更加友好、反應(yīng)更為快捷,因此,采用C/S模式進(jìn)行開(kāi)發(fā)。相對(duì)應(yīng)地,投稿作者和審稿人端軟件的開(kāi)發(fā)則使用B/S模式。這是因?yàn)橥陡遄髡吆蛯徃迦艘话阃ㄟ^(guò)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程訪問(wèn)本系統(tǒng),而B(niǎo)/S的工作模式通過(guò)網(wǎng)絡(luò)瀏覽器即可遠(yuǎn)程完成稿件的處理,省去了客戶(hù)端軟件的部署工作。從開(kāi)發(fā)技術(shù)上看來(lái),對(duì)于C/S模式部分的設(shè)計(jì),可采用Visual Studio等集成開(kāi)發(fā)環(huán)境進(jìn)行開(kāi)發(fā);而對(duì)于B/S模式部分的設(shè)計(jì),可采用PHP作為服務(wù)器端程序的開(kāi)發(fā)腳本。對(duì)于必要的頁(yè)面操作,結(jié)合AJAX技術(shù)進(jìn)行設(shè)計(jì),以便獲取更快的頁(yè)面響應(yīng)和更好的用戶(hù)體驗(yàn)。為了降低系統(tǒng)開(kāi)發(fā)成本,數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)使用MYSQL,部署在Linux服務(wù)器上。

審稿專(zhuān)家數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是自動(dòng)化稿件跟蹤處理系統(tǒng)部署應(yīng)用的關(guān)鍵[5]。編輯部可以利用本校資源,首先建立主要由本校專(zhuān)家組成的審稿專(zhuān)家隊(duì)伍。同時(shí)在系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中,面向校外聘請(qǐng)審稿專(zhuān)家。審稿專(zhuān)家入庫(kù)時(shí),需設(shè)置其研究領(lǐng)域,以便能夠準(zhǔn)確接收系統(tǒng)分發(fā)的稿件,及時(shí)開(kāi)展審稿工作。

稿件跟蹤處理中心負(fù)責(zé)稿件的收集與分發(fā)、到期稿件催審和整個(gè)審稿流程關(guān)鍵信息的設(shè)置。比如,審稿次數(shù),每次的審稿時(shí)間跨度等。同時(shí),稿件跟蹤處理中心也負(fù)責(zé)稿件錄用、退修及退稿環(huán)節(jié)的電子通知發(fā)放操作。相對(duì)應(yīng)地,編輯部工作人員的職能也發(fā)生變化,工作人員不再進(jìn)行手工收稿及分發(fā)稿件給審稿人等操作,而是轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)操作人員,負(fù)責(zé)各個(gè)流程中所需要人參與的一些工作。比如必要的電話溝通、紙質(zhì)錄用通知的打印等。

在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中,投稿作者可以通過(guò)Internet連接至本系統(tǒng),可以在線注冊(cè)、登錄、投稿、查詢(xún)稿件狀態(tài)、更新稿件信息等操作。審稿人的工作方式也發(fā)生了轉(zhuǎn)變,以前審稿都是由編輯部郵遞紙質(zhì)、電子稿件,甚為繁瑣,有的時(shí)候甚至?xí)霈F(xiàn)稿件丟失以致重新審稿的情況。在本系統(tǒng)中,審稿人可以在線注冊(cè),申請(qǐng)成為學(xué)報(bào)期刊審稿人,也可以在線提交審稿意見(jiàn),更加方便地和投稿作者就稿件具體情況進(jìn)行交流。

自動(dòng)化稿件跟蹤處理系統(tǒng)部署后,高校期刊編輯部需在管理制度上作相應(yīng)變化,以便稿件的收稿、審稿等工作能夠順利開(kāi)展。這些制度上的制定包括:工作人員在部署系統(tǒng)后的不同分工、稿件審稿流程時(shí)間節(jié)點(diǎn)設(shè)置等,目的是在制度上為系統(tǒng)的順利運(yùn)行提供保障。

4 結(jié)語(yǔ)

本文根據(jù)高校學(xué)報(bào)編輯工作的實(shí)際情況,提出了一種基于C/S,B/S混合模式開(kāi)發(fā)的自動(dòng)化稿件跟蹤處理系統(tǒng),并從稿件編輯和管理流程的角度出發(fā),分析了自動(dòng)化稿件跟蹤處理系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)計(jì)和功能模塊劃分。論述了對(duì)于參與使用本系統(tǒng)的投稿作者、審稿人和期刊編輯部工作人員應(yīng)分別設(shè)計(jì)的不同應(yīng)用接口。同時(shí),簡(jiǎn)單討論了稿件管理制度建設(shè),以期推動(dòng)高校學(xué)報(bào)期刊編輯工作的自動(dòng)化、信息化。

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[3]張維維,臧慶軍,吳立航,等.應(yīng)用即時(shí)通信軟件在線進(jìn)行稿件退修的方法[J].編輯學(xué)報(bào),2009,21(1):70-71.

[4]周志新.科技期刊建立在線投稿與審稿系統(tǒng)的目的與原則[J].編輯學(xué)報(bào),2005,17(1):54-55.

[5]李明志,鎖志海,趙大良.學(xué)術(shù)期刊審稿專(zhuān)家數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)及其應(yīng)用[J].編輯學(xué)報(bào),2004,16(4):274-275.