王樹新

(中州大學工會，鄭州450044)

高校院系檔案是指院系在從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中直接形成的對學校、院系和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。院系是高校教學的一線單位，所形成的檔案真實地記錄和反映了高校的教學、科研和管理實踐工作，是衡量學校教學水平、教育質量和管理水平的重要依據(jù)。切實做好院系檔案管理工作，對于探索和總結學校教學、科研及管理工作的規(guī)律，改進教學質量，強化科研能力，提升管理水平具有重要的意義。

一、高校院系檔案管理工作存在的問題

隨著高校發(fā)展戰(zhàn)略的調(diào)整和教學改革的推進，高校檔案管理工作呈現(xiàn)出復雜化和多元化的特征。學校將院系檔案管理的工作下派到各院系，有助于集中力量，有針對性地開展檔案管理工作，確保檔案管理工作的完整有序。但是，我國高校院系檔案管理工作起步較晚，認識的不足及管理經(jīng)驗的缺乏在一定程度上制約著院系檔案管理工作的開展，具體來說，主要存在以下四個方面的問題。

(一)管理標準的缺失

高校院系檔案管理工作的不足首先表現(xiàn)在相關標準的缺失。很多院系在管理本單位檔案時，多是借鑒其他高?；蛟合禉n案管理的經(jīng)驗，甚至照搬照抄其他學校的整理辦法，同自身工作結合不緊密，且借鑒的標準多較為粗放宏觀，沒有明確的歸檔要求。另外，對于檔案管理人員的職責也沒有給予明確的規(guī)定，容易導致管理混合和責任失當?shù)木置娉霈F(xiàn)。

(二)管理環(huán)境的不利

高校院系檔案管理工作一般起步較晚，因此，很多院系并未設立專門的院系檔案室，有的是將辦公室做了臨時的改造，有的干脆就以辦公室代替檔案室保存院系檔案，這樣的辦公用房無法實現(xiàn)有效的溫濕度控制，不能杜絕有害氣體和灰塵的侵襲，使檔案保存面臨較多的安全隱患。

(三)管理手段的滯后

隨著計算機網(wǎng)絡技術的普及和多媒體技術的不斷發(fā)展，電子檔案的數(shù)量越來越多，通過電子政務生成的電子公文也與日俱增，傳統(tǒng)的手工管理模式已不再適應電子檔案的管理。目前，絕大部分校級檔案部門已通過購買或自行研發(fā)管理系統(tǒng)的方式，實現(xiàn)了檔案管理的自動化，但院系一級的檔案管理往往還停留在手工管理階段，檔案的收集較不規(guī)范，電子檔案的歸檔管理多以物理方式展開，管理水平和效率較為低下，管理層級較低，僅停留在收集和保管階段，未能進行系統(tǒng)的整理。

(四)管理隊伍的落后

院系檔案管理隊伍的落后體現(xiàn)在管理意識的缺失和管理人員信息素養(yǎng)不高兩個方面。一方面，教學人員和檔案管理人員對于院系開展檔案管理工作的重要性認識不足，一些教學和科研人員并不愿意將自己的書籍、科研成果送到檔案室保管，從而影響了檔案收集的連續(xù)性和完整性。另一方面，院系檔案管理人員信息素養(yǎng)普遍不高。院系檔案管理人員多為兼職，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案工作培訓，普遍缺乏必要的信息知識，很大程度上影響了院系檔案管理工作的開展。

二、高校院系檔案管理工作的發(fā)展趨勢

院系檔案管理工作是高校工作的重要組成部分，保證院系和高校教學、科研工作的順利進行。當前，對于院系檔案管理工作重要性的認識正在不斷提升，筆者認為，常態(tài)化、科學化和規(guī)范化將成為下一階段院系檔案管理工作的發(fā)展趨勢和發(fā)展目標。

具體來說，院系檔案管理的常態(tài)化是指院系檔案管理工作將被納入學校整體發(fā)展規(guī)劃之中，它不再是應付檢查的臨時性工作，而應該作為院系的一項重要工作長期堅持下去。管理和監(jiān)督院系檔案管理工作的開展將被列入院系相關領導和相關工作人員的職責范圍之中。院系檔案管理的科學化是指高校和院系將采用更為科學的方法和更為先進的手段來強化院系檔案管理工作，提高院系檔案管理效率。高校和各院系將增加設備投入，切實做好檔案管理系統(tǒng)的引進和研發(fā)工作，增加人員編制，強化院系檔案管理機構的服務意識，提升院系檔案管理人員素質，實現(xiàn)院系檔案管理工作從傳統(tǒng)的管理型向服務型的轉變。院系檔案管理的規(guī)范化是指學校和院系將會正視當前管理標準缺失的現(xiàn)狀，盡快制定和出臺相應的規(guī)章制度，以指導院系檔案管理工作的開展，確保檔案管理工作有章可循、有法可依，保證院系檔案的歸檔、保管和開發(fā)利用工作順利進行。

三、高校院系檔案管理工作的改進對策

針對當前我國高校院系檔案管理工作的現(xiàn)狀及不足，要實現(xiàn)院系檔案管理工作的常態(tài)化、規(guī)范化和科學化，必須要采取相應的對策，以改進和完善院系檔案管理工作。具體來說，筆者認為主要應從法規(guī)、體制、認識、資金保障和人才隊伍建設等層面來著手改進。

(一)健全法規(guī)，完善管理體制

法規(guī)和制度是開展工作的準則和依據(jù)。只有制定科學合理的院系檔案管理制度，才能指導和規(guī)范院系的檔案管理工作。2008年8月20日，教育部聯(lián)合國家檔案局公布了《高等學校檔案管理辦法》，突出了檔案工作在高校管理中的重要位置，在高校檔案管理發(fā)展史上具有重要意義。高校院系檔案管理工作應在《高等學校檔案管理辦法》的宏觀指導下，結合本校實際，在修改、補充和完善檔案業(yè)務規(guī)范的基礎上，盡快建立起一套適應時代和學校、院系發(fā)展要求的檔案管理制度，強化制度約束力，從而大大提高高校院系檔案管理的工作效率，為學校的發(fā)展提供保障和服務。

同時，還應該進一步健全院系檔案管理機制，制定院系檔案管理責任制，讓院系所有的教學和科研人員都成為院系檔案管理的參與者，定期或不定期地移交個人教學、科研檔案至檔案室。檔案室有責任定期抽查個人教研檔案的歸檔情況，并對成績較為突出的個人予以獎勵。這種方法細化了管理程序，將繁瑣的檔案管理工作分解開，從制度上保證了院系檔案的收集和保存，推動院系檔案管理工作的順利進行。

(二)強化意識，實現(xiàn)檔案信息化管理

強化意識是院系檔案管理工作順利開展的前提。只有切實提高學校及院系領導的檔案意識，才能爭取到更多的支持和關注，使院系檔案管理工作成為學校和院系工作的一部分。要爭取學校及院系的經(jīng)費支持，加快院系檔案用房和設備的建設，為院系檔案管理工作的開展提供充足的物質保障。同時，高校院系教學、科研及管理人員既是院系檔案的形成者，又是檔案的利用者，只有強化他們的檔案意識，使他們明確自身所承擔的歸檔義務以及依法利用檔案的權利，才能保證檔案管理工作順利開展。

高校院系檔案部門還應該根據(jù)學校的發(fā)展目標，加強檔案管理現(xiàn)代化建設步伐，逐步實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。具體來說，應依托校園網(wǎng)這一平臺，充分利用現(xiàn)代信息手段和網(wǎng)絡資源，積極開發(fā)位于學校檔案管理系統(tǒng)下層的院系檔案管理軟件，實現(xiàn)院系檔案的分層級集中管理。中國計量學院外國語學院利用Dreamweaver 8、Photoshop cs3和Access等軟件，設計制作了“資料－檔案在線”網(wǎng)站，實現(xiàn)了院系檔案的靈活管理，并具有良好的視聽和檢索效果，減少了院系檔案管理人員的工作量，其成功的經(jīng)驗值得我們學習和借鑒。

(三)增加投入，提高人員素質

對檔案工作的投入切實體現(xiàn)了一個單位對檔案工作的重視程度。隨著社會的進步和科技的發(fā)展，新任務、新要求不斷出現(xiàn)，因此，高校及其院系領導要重視院系檔案室的建設，加大投入，確保院系檔案室的正常運轉，使院系檔案的作用與價值得以充分發(fā)揮。

檔案管理人員是檔案管理工作的執(zhí)行者，其信息素質和管理水平的高低將直接影響院系檔案管理工作的開展。當前，高校院系檔案管理的人才隊伍參差不齊，專業(yè)人員缺乏、業(yè)務知識薄弱、工作方式隨意等都成為當前院系檔案管理水平低下的重要原因。因此，必須要加強對院系檔案管理人員的教育和培訓，使其具備檔案管理的專業(yè)知識，掌握檔案管理的專業(yè)技能，增強檔案管理的責任心和使命感，同時，積極引進新型復合式檔案管理人才，努力提高檔案管理水平。

總的來說，我國高校的院系檔案管理工作還處于摸索階段，標準的缺乏、檔案意識的薄弱和人才隊伍的落后在很大程度上制約著檔案管理工作的進行。隨著一系列改進措施的提出與實施，我們有理由相信，高校院系檔案管理工作必將成為一項常態(tài)工作，并逐步科學化和規(guī)范化，為保存高校教學、科研檔案，推動高校教學、科研的進步發(fā)揮重大作用。

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