丁 寧 韓福濤 舒劉海
淺談辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)施
丁 寧 韓福濤 舒劉海
信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展,尤其是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊、多媒體制作、數(shù)據(jù)庫開發(fā)以及自動化等方面技術(shù)的日新月異,為辦公自動化(以下簡稱OA)的發(fā)展提供了廣闊的空間。傳統(tǒng)的辦公模式雖然在應(yīng)付突發(fā)事件方面靈活性強(qiáng)、速度快,但存在需要人工傳遞、處理、統(tǒng)計(jì)、分析信息等缺點(diǎn),滿足不了現(xiàn)代辦公具有的高信息量、高安全性的要求。當(dāng)人們已經(jīng)習(xí)慣了網(wǎng)絡(luò)搜索的時(shí)候,難免會頭痛于手工處理堆積成山的文件與資料。如果在日常辦公時(shí)所需的信息,都能以網(wǎng)絡(luò)搜索的方式來查找,那將對辦公效率的提高產(chǎn)生巨大影響。當(dāng)然辦公自動化系統(tǒng)并不僅限于提供信息共享與信息查找這樣簡單的功能,它所具有的規(guī)范性、流程性以及安全性等一系列特點(diǎn),都能提高日常辦公的質(zhì)量與效率,提高信息在各部門之間的流動與共享程度,提高決策者可利用的信息量,從而提高單位的管理水平。因此,辦公自動化系統(tǒng)在單位的信息化、數(shù)字化建設(shè)方面起著舉足輕重的作用。
隨著Int ernet的迅速普及,W eb技術(shù)以其特有的跨平臺、界面美觀、操作簡便等特點(diǎn)給計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)甚至社會生活帶來了新的革命,基于W eb技術(shù)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)越來越受到使用者的歡迎。中水淮河公司OA系統(tǒng)的開發(fā)人員也采用了這一技術(shù),在IBM公司的Lot us Dom i no/Not es軟件平臺上,開發(fā)出一套簡單、易用而又高效、靈活,并且具有完善安全機(jī)制和流程跟蹤能力的OA系統(tǒng)服務(wù)端。無論訪問者是在辦公室內(nèi)還是出差在外,只需用計(jì)算機(jī)連接網(wǎng)絡(luò),在瀏覽器內(nèi)輸入公司OA系統(tǒng)服務(wù)器的地址,得到權(quán)限認(rèn)可后便可以進(jìn)入系統(tǒng),查看公司的最新消息,處理本人的郵件與待辦工作。系統(tǒng)主要由綜合辦公、計(jì)劃經(jīng)營生產(chǎn)管理、設(shè)計(jì)過程控制、檔案管理與系統(tǒng)管理這五大功能組成。其中包含了收發(fā)文管理、合同管理、項(xiàng)目管理等幾十個子系統(tǒng),一百多項(xiàng)應(yīng)用管理模塊,為公司各個部門的日常辦公都提供了精心設(shè)計(jì)的辦公流程。
界面清晰、結(jié)構(gòu)緊湊,使中水淮河公司OA系統(tǒng)在使用過程中十分簡便。由于各種辦公流程都是基于對已有表單內(nèi)容的填寫,使公司員工在開始建立一項(xiàng)工作時(shí)一目了然,基本上不需培訓(xùn)就可以操作。
在系統(tǒng)管理方面,中水淮河公司OA系統(tǒng)具有如下優(yōu)點(diǎn):
(1)靈活性。在所有辦公流程中,參與工作的對象只涉及工作崗位而不指定具體人員,因此若公司發(fā)生了人員變動,只需在崗位設(shè)置中調(diào)整相應(yīng)的人員,而不需改動程序。當(dāng)公司的辦公流程發(fā)生改變時(shí),也只需在系統(tǒng)管理功能中配置、調(diào)整相應(yīng)程序流程中的各個步驟,而不需重新設(shè)計(jì)整套辦公流程。
圖1 收文管理流程示意圖
(2)高效性。在系統(tǒng)中,每個人都具有一定的權(quán)限,只能看到對應(yīng)自己權(quán)限的那部分工作內(nèi)容。例如,辦公室在發(fā)布會議通知時(shí)如果選擇部門負(fù)責(zé)人群組,那非部門負(fù)責(zé)人權(quán)限的員工在系統(tǒng)中就無法看到這條通知。因此,在OA系統(tǒng)這套龐大的、幾百人共用的工作大廳內(nèi),由工作流程所連接的員工就如同被隔音墻圍在一個個封閉的小廳中,在里面的人能夠?qū)P奶幚砼c自己相關(guān)的工作,而不被其他事項(xiàng)所干擾。對于有著上百種工作事務(wù)、又有著幾百人同時(shí)使用的系統(tǒng)來說,讓使用者只看到自己需要看的內(nèi)容,對提高辦公效率非常重要,而這一切只需要在系統(tǒng)管理中根據(jù)不同的權(quán)限劃分群組就完成了。
(3)簡便性。對于OA系統(tǒng),如何保證其數(shù)據(jù)安全以及在遇到故障時(shí)如何處理都十分重要。中水淮河公司OA系統(tǒng)在這些方面十分簡便,每天的數(shù)據(jù)備份工作只是復(fù)制其數(shù)據(jù)文件夾的內(nèi)容。若服務(wù)器軟硬件出現(xiàn)故障而無法使用時(shí),也只需在另外一臺服務(wù)器上安裝Lot usDom i no軟件,再將備份的數(shù)據(jù)文件夾復(fù)制進(jìn)去。若是平時(shí)就在備用服務(wù)器上備份數(shù)據(jù)的話,那么只需改動備用服務(wù)器的IP地址為原系統(tǒng)IP地址,就實(shí)現(xiàn)了瞬間的服務(wù)端切換,既簡單、又安全。
按照公司辦公流程,收文經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽閱后,便下發(fā)至一個單獨(dú)部門處理或幾個部門同時(shí)會簽。中水淮河公司OA系統(tǒng)所具有的高安全性,使其嚴(yán)格控制文檔的編輯權(quán)限(包括編輯文檔內(nèi)容的權(quán)利以及文檔的發(fā)送權(quán)、處理權(quán))。若文檔處在會簽狀態(tài),那么編輯權(quán)便由參與會簽的各個部門共同擁有,除非參與會簽的所有人員全部編輯完畢,否則任何人都無法將此文檔發(fā)往下一個步驟的辦理人員。在實(shí)際辦公流程中,文件不僅會被同時(shí)傳閱給各部門,還會由主辦部門負(fù)責(zé)人下發(fā)給具體辦事人員,這兩個步驟同時(shí)進(jìn)行,彼此互不影響。但是在系統(tǒng)中,主辦部門負(fù)責(zé)人還需等待所有參與會簽的部門全部簽閱完畢,才能將文檔發(fā)往辦事人員,這顯然不利于文件的及時(shí)處理(見圖1)。在這個問題上,系統(tǒng)開發(fā)人員設(shè)計(jì)了多套不同的流程,想以流程的改變來解決沖突,但效果始終不理想。最后大家改變了思路,給收文管理子系統(tǒng)另添加了一個流程,并使原文檔到此步驟時(shí)自動復(fù)制出一個副本,由“多部門會簽”與“主辦部門負(fù)責(zé)人下發(fā)任務(wù)”作為兩個獨(dú)立流程,分別寫入原文檔與副本文檔,最終再由系統(tǒng)將文檔內(nèi)容合并到一起。這個方法即不影響各人在流程中的角色與權(quán)限,又不影響流程的雙向同時(shí)進(jìn)行,使得此問題得到完美解決。
很多時(shí)候,當(dāng)前編輯者在發(fā)送文檔至下一辦理人后,又需要修改文檔的內(nèi)容,便想在下一辦理人處理之前將文檔召回再重新編輯。但是由于文檔安全性控制的原因,一旦在系統(tǒng)中選擇將文檔發(fā)出,那此文檔的編輯權(quán)也將交由下一辦理人所有,當(dāng)前編輯者失去編輯權(quán)。按照系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則,在辦公流程中遇到此種問題,應(yīng)該由下一辦理人執(zhí)行駁回操作將文檔發(fā)還。但某些時(shí)候,當(dāng)前編輯者需要在下一辦理人發(fā)現(xiàn)問題前將錯誤改正。這個矛盾從流程的角度上來說是無法解決的,所以系統(tǒng)開發(fā)者最終將此流程加入了跳轉(zhuǎn)功能,由系統(tǒng)管理員執(zhí)行跳轉(zhuǎn)操作后,將此文檔在辦公流程中直接跳轉(zhuǎn)回上一個待處理狀態(tài),這樣就可以幫助需要修改文檔的編輯者在發(fā)送文檔后取回文檔的編輯權(quán)了。
當(dāng)文檔處在會簽狀態(tài)時(shí),編輯權(quán)由參與會簽的所有人共有??梢岳斫鉃?,此時(shí)該文檔就在“走廊”中,誰先開門把它拿進(jìn)來,誰就擁有了編輯權(quán),其他人此時(shí)則無法再對此文檔進(jìn)行編輯。因此,當(dāng)文檔編輯結(jié)束后,需要將其退還到這個公共的“走廊”中,以便第二個人再重復(fù)這樣的操作。但是,由于大多數(shù)人在結(jié)束編輯工作后,總是習(xí)慣性地將瀏覽器頁面關(guān)閉,而不是點(diǎn)擊“退出”按鈕,這就導(dǎo)致系統(tǒng)認(rèn)為其處于編輯狀態(tài),所以其他人也將無法編輯此文檔。對此問題,系統(tǒng)開發(fā)者研究了幾種不同的解決方案,最終認(rèn)為從系統(tǒng)流程的角度很難解決,只能用附加的程序來追蹤用戶的鼠標(biāo)操作,以此來判斷用戶的退出意圖。如果用戶點(diǎn)擊了瀏覽器的關(guān)閉按鈕,程序?qū)⒃诤笈_自動執(zhí)行一次退出命令,將文檔釋放出來,這樣便不會影響到其他用戶的操作了。
中水淮河公司OA系統(tǒng)實(shí)施以來,其具有的靈活配置特性,使之能在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行功能的修改與擴(kuò)充,不斷適應(yīng)公司的管理要求。雖然由于安全性的原因,使其在某些方面還稍微欠缺一些人性化的功能。但在系統(tǒng)開發(fā)人員與管理者的不斷努力下,系統(tǒng)將隨著公司的需要與管理方式的改變而不斷完善,為公司的快速發(fā)展提供更加有力的技術(shù)支撐
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