初創(chuàng)公司往往都是由一些聰明且有遠(yuǎn)見(jiàn)的人創(chuàng)立的，他們擁有非同一般的想象力和創(chuàng)造性思維。但是，通常公司的創(chuàng)始人和他的合伙人一般都沒(méi)有財(cái)務(wù)工作背景，而且也不喜歡處理財(cái)務(wù)問(wèn)題。怎樣才能使初創(chuàng)公司擁有一個(gè)健康有效的財(cái)務(wù)系統(tǒng)呢?

財(cái)務(wù)系統(tǒng)的三個(gè)主要目標(biāo)是:第一，精確，但聘請(qǐng)有資格的財(cái)務(wù)人員并不代表能達(dá)到財(cái)務(wù)上的精確性。第二，控制，利用財(cái)務(wù)系統(tǒng)來(lái)控制公司的行為，并持續(xù)不斷地完善它們。第三，預(yù)防欺詐，確保公司的資產(chǎn)不被錯(cuò)誤使用，有效財(cái)務(wù)系統(tǒng)的建立可以同時(shí)預(yù)防內(nèi)部和外部人員的欺詐行為。以下六個(gè)問(wèn)題是初創(chuàng)公司在構(gòu)建健康財(cái)務(wù)系統(tǒng)時(shí)應(yīng)該注意的，了解這些重要信息將為公司的發(fā)展提供一個(gè)良好的開(kāi)端。

財(cái)務(wù)系統(tǒng)本身

選擇正確的財(cái)務(wù)系統(tǒng):市場(chǎng)中有許多種財(cái)務(wù)系統(tǒng)，許多太復(fù)雜的系統(tǒng)并不適合初創(chuàng)公司。不要試圖去選擇一個(gè)迷你的企業(yè)資源管理(ERP)系統(tǒng)。確保非財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)人士也能夠?qū)υ撓到y(tǒng)操作自如。

客戶(hù)關(guān)系管理(CRM)系統(tǒng)整合:無(wú)論如何，應(yīng)該設(shè)法購(gòu)買(mǎi)一個(gè)允許銷(xiāo)售業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間進(jìn)行整合的系統(tǒng)。這將在未來(lái)為公司省去很多時(shí)間，因?yàn)楫?dāng)有銷(xiāo)售人員離開(kāi)公司時(shí)，不需要再重新建立客戶(hù)聯(lián)系方式的數(shù)據(jù)庫(kù)。這同時(shí)也能簡(jiǎn)化賬單，確保對(duì)客戶(hù)的要求進(jìn)行及時(shí)的回應(yīng)，并滿(mǎn)足內(nèi)部需求。現(xiàn)金收付制或權(quán)責(zé)發(fā)生制:在事業(yè)剛剛起步的時(shí)候，專(zhuān)業(yè)人士通常會(huì)建議選擇權(quán)責(zé)發(fā)生制。但我建議應(yīng)該從一開(kāi)始就選擇現(xiàn)金收付制。因?yàn)樵谶@一階段公司的生存才。是最關(guān)鍵的事情。之后，在公司發(fā)展的某一階段，例如希望公司上市時(shí)，可以隨時(shí)轉(zhuǎn)為使用權(quán)責(zé)發(fā)生制。如果公司運(yùn)營(yíng)情況良好，現(xiàn)金收付制不會(huì)成為投資者關(guān)注你的絆腳石。

會(huì)計(jì)表格:可以在財(cái)務(wù)體統(tǒng)中使用一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)表格，但通常情況下這些標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)科目表無(wú)法反應(yīng)公司業(yè)務(wù)的主要特征。在使用財(cái)務(wù)系統(tǒng)前，應(yīng)該花一些時(shí)間設(shè)計(jì)一個(gè)好的會(huì)計(jì)科目表。找一些了解所在行業(yè)或市場(chǎng)的人來(lái)幫助完成這個(gè)會(huì)計(jì)科目的設(shè)計(jì)是個(gè)不錯(cuò)的選擇。

數(shù)據(jù)安全:大多數(shù)初創(chuàng)公司都沒(méi)有一個(gè)數(shù)據(jù)安全計(jì)劃，但事實(shí)上這一點(diǎn)非常關(guān)鍵。需要保證數(shù)據(jù)安全，因?yàn)槿绻麃G失了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，將面臨一個(gè)非常大的麻煩。

共享密碼:確保將所有關(guān)于財(cái)務(wù)事務(wù)的密碼和使用權(quán)限細(xì)節(jié)存儲(chǔ)在一個(gè)中心位置，這樣公司其他的人員也能使用這些財(cái)務(wù)資料，而不僅僅是財(cái)務(wù)人員。

人員

聘請(qǐng)有資格的財(cái)務(wù)人員，即注冊(cè)會(huì)計(jì)師或同等資格的人:一個(gè)注冊(cè)會(huì)計(jì)師對(duì)一個(gè)公司來(lái)說(shuō)非常重要，因?yàn)閷?zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)人員應(yīng)該了解多種會(huì)計(jì)制度，其中包括美國(guó)的會(huì)計(jì)法規(guī)和國(guó)際準(zhǔn)則。同時(shí)，如果投資方了解到初創(chuàng)公司有注冊(cè)會(huì)計(jì)師或同等資歷的員工，他們會(huì)對(duì)公司更加信任。

靈活性:一名優(yōu)秀的財(cái)務(wù)人員應(yīng)該了解會(huì)計(jì)規(guī)章制度并且嚴(yán)格地遵守這些制度。然而，有時(shí)這會(huì)導(dǎo)致僵化、刻板。一家初創(chuàng)公司需要一個(gè)懂得何時(shí)、如何靈活地運(yùn)用這些規(guī)章制度，但又不破壞這些規(guī)則的財(cái)務(wù)人員。要注重聘請(qǐng)和培養(yǎng)這樣的人才。

不要選擇來(lái)自大公司的員工:大多數(shù)來(lái)自大公司的財(cái)務(wù)人員其實(shí)并不是很好的選擇。他們過(guò)去工作時(shí)常常都能獲得很多其他的支持，而在一個(gè)初創(chuàng)公司的環(huán)境中，在支持不夠的情況下，他們無(wú)法很好地工作。同時(shí)，這類(lèi)員工往往缺乏縱觀公司全局的能力，而具有這種能力的財(cái)務(wù)人員往往是初創(chuàng)公司最需要的。

產(chǎn)業(yè)類(lèi)型背景:對(duì)公司來(lái)說(shuō)，不同行業(yè)領(lǐng)域的財(cái)務(wù)風(fēng)格是有很大差異的。理想情況下，應(yīng)該聘請(qǐng)一名在同行業(yè)領(lǐng)域工作過(guò)的財(cái)務(wù)人員。但是，如果你已經(jīng)聘請(qǐng)了一位來(lái)自不同行業(yè)領(lǐng)域的財(cái)務(wù)人員，就必須確保他愿意學(xué)習(xí)新領(lǐng)域的新知識(shí)。

戰(zhàn)略建議:如果可能的話，應(yīng)該聘請(qǐng)一名高級(jí)財(cái)務(wù)人員，他不僅能熟練地操作財(cái)務(wù)系統(tǒng)，勝任財(cái)務(wù)領(lǐng)域的工作，而且對(duì)其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域也能有所了解。同時(shí)，最好能聘請(qǐng)到一位能夠提出戰(zhàn)略建議的高級(jí)人才。一位具有戰(zhàn)略眼光的財(cái)務(wù)人員可能成為初創(chuàng)公司的主要資產(chǎn)。

了解稅務(wù)問(wèn)題:稅務(wù)問(wèn)題非常重要。如果財(cái)務(wù)人員能夠了解這些問(wèn)題的話對(duì)公司來(lái)說(shuō)也是一個(gè)優(yōu)勢(shì)。當(dāng)然如果他們不了解，對(duì)公司來(lái)說(shuō)也不是致命的，但他們—定要知道怎樣才能獲得最好的稅務(wù)建議，以避免公司支付過(guò)多的稅款。

避免過(guò)于重視數(shù)據(jù):一些財(cái)務(wù)人員過(guò)度地沉迷于數(shù)據(jù)和分析。財(cái)務(wù)人員分析數(shù)據(jù)的愿望的確很重要，但過(guò)于沉迷于此會(huì)影響他們的判斷力。這將對(duì)公司產(chǎn)生不利影響。

收款:一旦公司的產(chǎn)品開(kāi)始銷(xiāo)售，就需要一個(gè)負(fù)責(zé)收款的人員，這是一個(gè)非常特別的人。他們必須是堅(jiān)決和老練的。如果這個(gè)人不夠老練，他會(huì)激怒公司的客戶(hù);如果他不夠堅(jiān)決，那他就拿不到錢(qián)。

管理

雇員:在財(cái)務(wù)領(lǐng)域應(yīng)該有至少兩名雇員，而且這兩名員工之間不應(yīng)有任何特殊的關(guān)系。

書(shū)面目標(biāo):財(cái)務(wù)人員應(yīng)該是一個(gè)非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜?，他需要?duì)精確的指示做出很好的回應(yīng)。公司的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該以書(shū)面形式為財(cái)務(wù)人員定出目標(biāo)，并且將他們的表現(xiàn)與收入掛鉤。

企業(yè)財(cái)務(wù)委員會(huì):應(yīng)該成立一個(gè)有公司其他部門(mén)高層參與的財(cái)務(wù)委員會(huì)。這個(gè)委員會(huì)應(yīng)該至少每季度召開(kāi)一次會(huì)議，來(lái)審查財(cái)務(wù)管理，并對(duì)銷(xiāo)售和支出相關(guān)的財(cái)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行討論。

信息技術(shù)和人力資源:通常情況下信息技術(shù)和人力資源部門(mén)向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)告，但別這樣做，因?yàn)樨?cái)務(wù)人員一般不擅長(zhǎng)與人溝通的事宜。如果把人力資源方面的問(wèn)題交給他們，這會(huì)使他們無(wú)法專(zhuān)注財(cái)務(wù)方面的事項(xiàng)。

外部審計(jì)或檢查:應(yīng)該至少每年對(duì)公司的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行一次外部的審計(jì)或檢查。公司的首席執(zhí)行官應(yīng)該選出獨(dú)立于財(cái)務(wù)人員之外的審計(jì)人員。這兩類(lèi)人員不應(yīng)走得太近，因?yàn)檫@樣會(huì)影響審查的公正性。理想的狀態(tài)是審計(jì)或檢查結(jié)果應(yīng)呈交給董事會(huì)，并且有一個(gè)特別成立的審計(jì)委員會(huì)來(lái)審查。

董事財(cái)務(wù)委員會(huì):如果公司有董事會(huì)，在公司領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為不會(huì)影響財(cái)務(wù)職能執(zhí)行管理的情況下，可以任命一個(gè)董事會(huì)成員來(lái)專(zhuān)門(mén)處理財(cái)務(wù)問(wèn)題，與財(cái)務(wù)人員一同工作。

欺詐問(wèn)題:欺詐是經(jīng)常存在的，必須注意，領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)財(cái)務(wù)問(wèn)題關(guān)注的越少，欺詐情況發(fā)生的可能性就越大。最好的解決辦法就是進(jìn)行經(jīng)常性的外部審計(jì)或檢查，并且讓全公司參與到財(cái)務(wù)管理中來(lái)，盡管經(jīng)常性的檢查可能會(huì)影響他們的正常工作。

應(yīng)收賬款:這是一個(gè)很特殊的問(wèn)題。如果應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)變高，一般是超過(guò)60天的話，公司應(yīng)該對(duì)此進(jìn)行密切關(guān)注。因?yàn)楝F(xiàn)金就是公司的生命，必須非常重視它。應(yīng)該經(jīng)常性地與財(cái)務(wù)人員和銷(xiāo)售人員開(kāi)會(huì)，找出如何能夠有效縮短應(yīng)收賬款的回收期的方法。

程序

每月定期陳述:很明顯，每月都應(yīng)該向所有的高管發(fā)放財(cái)務(wù)報(bào)表，也應(yīng)該召開(kāi)例會(huì)檢查財(cái)務(wù)狀況。這個(gè)會(huì)議應(yīng)該討論如何矯正和彌補(bǔ)實(shí)際開(kāi)支與預(yù)算計(jì)劃的出入。

年度預(yù)算會(huì)議:這個(gè)也很明顯，年度預(yù)算會(huì)議是必不可少的，這個(gè)會(huì)議應(yīng)該在已經(jīng)召開(kāi)的戰(zhàn)略會(huì)議的基礎(chǔ)上召開(kāi)’這樣預(yù)算目標(biāo)才能有一個(gè)戰(zhàn)略基礎(chǔ)。

報(bào)銷(xiāo)報(bào)告:所有員工包括CEO在內(nèi)都應(yīng)該就業(yè)務(wù)支出報(bào)銷(xiāo)遞交正式的報(bào)告，這些報(bào)告應(yīng)由他們的上司來(lái)核準(zhǔn)。CEO的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)應(yīng)由首席財(cái)務(wù)官來(lái)核準(zhǔn)。

準(zhǔn)備支票和簽支票職責(zé)分離:這是一個(gè)最明顯和基本的控制流程。所有的支票都應(yīng)該由兩個(gè)人經(jīng)手，這兩個(gè)人不應(yīng)有任何關(guān)系。

資產(chǎn)登記:首席財(cái)務(wù)官應(yīng)該建立一個(gè)正式的資產(chǎn)登記流程。理想的狀態(tài)是，它應(yīng)該是財(cái)務(wù)系統(tǒng)的一部分。這不僅僅顯示公司實(shí)際擁有的資產(chǎn)狀況，同時(shí)也是防止雇員竊取公司資產(chǎn)的有效途徑。

購(gòu)買(mǎi)款項(xiàng):公司所需的每筆購(gòu)買(mǎi)支出款項(xiàng)都應(yīng)該有三個(gè)報(bào)價(jià)。每筆購(gòu)買(mǎi)支出需要至少有兩個(gè)部門(mén)或cEO和CFO的簽字同意。

授權(quán):所有有權(quán)批準(zhǔn)購(gòu)買(mǎi)的管理者都應(yīng)有一份書(shū)面的授權(quán)，上面要明確寫(xiě)明該管理者能夠批準(zhǔn)的最大限額。

度量

總利潤(rùn):確保將公司的總利潤(rùn)度量整合在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，這樣就可以以百分比和總額的形式來(lái)了解銷(xiāo)售狀況。在公司需要投資者時(shí)，這些是非常重要的數(shù)據(jù)。令人驚奇的是竟然有許多初創(chuàng)公司都不知道這點(diǎn)。注意，當(dāng)公司產(chǎn)品銷(xiāo)售額降低，利潤(rùn)成為負(fù)數(shù)時(shí)，不必?fù)?dān)心，這是正常的。

百分比費(fèi)用檢查:建立好公司的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，這樣它可以以百分比的形式計(jì)算出公司的費(fèi)用和銷(xiāo)售額的比例。對(duì)于銷(xiāo)售、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、研發(fā)和日程運(yùn)營(yíng)、管理費(fèi)用都應(yīng)該這樣做。很多初創(chuàng)公司都不了解這些數(shù)據(jù)，因此他們很難確定花費(fèi)是多還是少。此外，它還能夠衡量公司的表現(xiàn)，與競(jìng)爭(zhēng)者進(jìn)行對(duì)比。

競(jìng)爭(zhēng)的標(biāo)準(zhǔn):應(yīng)該建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)模型來(lái)衡量競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)的基本財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。每個(gè)季度，都應(yīng)該將競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的數(shù)據(jù)與自己的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較。平衡的記分卡是一種很好而且是唯一的方法。雖然這種方法是為大公司量身定做的，但是它的基本結(jié)構(gòu)仍適用于初創(chuàng)公司。

不要參與會(huì)計(jì)欺詐:收入確認(rèn)和費(fèi)用登記往往是兩個(gè)容易發(fā)生作假的領(lǐng)域。另一個(gè)(這一項(xiàng)常常是合法的)是資本化發(fā)展費(fèi)用，這往往會(huì)使公司看起來(lái)好像比實(shí)際情況更好。如果采取了這些欺詐手段，公司的銷(xiāo)售額看起來(lái)很高，成本看起來(lái)比較低，但是最終欺騙的是自己，因?yàn)闊o(wú)法真正的了解公司的實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況。

環(huán)境和態(tài)度

積極的方法:大多數(shù)財(cái)務(wù)人員都被訓(xùn)練的像一個(gè)懷疑論者。擁有一個(gè)具有懷疑精神的財(cái)務(wù)人員對(duì)公司來(lái)說(shuō)很重要，因?yàn)樗軌蚩闯鰯?shù)字背后真正的意義。然而，久而久之，他們會(huì)對(duì)公司的未來(lái)抱有消極的態(tài)度。于是，采用一種積極的方法來(lái)培訓(xùn)財(cái)務(wù)人員，讓他們認(rèn)定自己是整個(gè)公司團(tuán)隊(duì)的一部分是非常重要的。公司領(lǐng)導(dǎo)者需要在團(tuán)隊(duì)會(huì)議中展示財(cái)務(wù)人員的重要性，并培養(yǎng)財(cái)務(wù)人員的參與感。

參與企業(yè)策略:最有效的方法是讓財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)參與一些有關(guān)公司整體、銷(xiāo)售、發(fā)展或市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)方面策略的會(huì)議。只要財(cái)務(wù)部門(mén)與其他部門(mén)的工作是獨(dú)立的，財(cái)務(wù)人員就無(wú)法為整個(gè)公司的成功貢獻(xiàn)力量。這是所有公司尤其是初創(chuàng)公司存在的通病。財(cái)務(wù)人員應(yīng)該把自己看作是整個(gè)公司的有機(jī)組成部分，而不僅僅是一名財(cái)務(wù)工作者。

你無(wú)法去管理一個(gè)你無(wú)法衡量的事或物。健康的管理來(lái)自健康的財(cái)務(wù)。當(dāng)然也必須有一個(gè)健康的生意。這三者缺一不可，只有這樣初創(chuàng)公司才能取得成功。