摘要:隨著社會主義市場經(jīng)濟的建立與發(fā)展，人事檔案管理的“終身”制已越來越不適應(yīng)新形勢發(fā)展需要，因此，人事檔案管理制度也應(yīng)該與時俱進，對這種“終身”制進行必要的改革，形成發(fā)展的新思路，這樣才能滿足我國干部人事制度的改革要求。

關(guān)鍵詞:人事檔案;終身”制改革;新思考

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析

(一)現(xiàn)行企業(yè)職工檔案管理體制與市場經(jīng)濟發(fā)展不相適應(yīng)

企業(yè)檔案工作受到經(jīng)濟發(fā)展形勢的消極影響，檔案工作遠遠跟不上時代的要求，多年來四平八穩(wěn)的工作節(jié)奏依然存在于許多企業(yè)的檔案部門中，檔案工作仍處在被動等待的狀態(tài)下，缺乏動力和活力，得不到重視，發(fā)展緩慢。職工檔案是勞動和社會保障工作的基礎(chǔ)，是職工個人維護合法權(quán)益、政府有關(guān)部門落實政策、化解矛盾、維護社會穩(wěn)定的法律憑證，是現(xiàn)代企業(yè)制度下職工享受各項勞動待遇、記錄參加社會保障情況的重要憑證。在新的形勢下職工檔案的作用已不局限在企業(yè)本身，已經(jīng)成為社會的問題，職工檔案應(yīng)成為個人信譽體系的主要內(nèi)容。職工檔案的內(nèi)容已不再是側(cè)重職工政治歷史情況、工資審批晉級等形成的材料，而是側(cè)重于養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、生育保險、醫(yī)療保險、公積金、住房補貼的繳費和發(fā)放，簽定、解除勞動合同等形成的材料?，F(xiàn)有企業(yè)職工檔案多為分散管理、多頭管理，固定工身份和部分合同制工人檔案，有在企業(yè)主管部門管理的，有在企業(yè)管理的，沒有與企業(yè)各門類檔案實行資源整合，集中統(tǒng)一管理。辦公室文書檔案，財務(wù)部門管理會計檔案。檔案室一般只存文書檔案、實物、照片檔案等，對其它門類的檔案沒有實行集中統(tǒng)一管理。分室保存，分散管理，不但違反檔案工作原則，而且也不能發(fā)揮檔案室信息服務(wù)中心的作用。地方政府行政管理部門及企業(yè)專業(yè)主管部門對所轄企業(yè)的在職人員、失業(yè)人員、再就業(yè)人員沒有一份清晰、準確的統(tǒng)計或人員名單?，F(xiàn)代企業(yè)制度下職工檔案管理沒有統(tǒng)一的要求和模式，這種管理方式，有悖于企業(yè)實行的全員勞動合同制，給企業(yè)的職工基礎(chǔ)管理工作帶來許多麻煩，也不利于維護職工個人利益以及勞動力合理有序流動和建設(shè)科學、規(guī)范的勞動力市場。

(二)企業(yè)職工檔案工作發(fā)展不均衡

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識薄弱，檔案工作得不到應(yīng)有重視。俗話說:檔案工作好不好，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有的重視，是檔案工作好壞的關(guān)鍵，個別企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)忽略了包括檔案管理在內(nèi)的企業(yè)基礎(chǔ)工作，有的企業(yè)檔案機構(gòu)被撤銷，檔案工作無分管領(lǐng)導(dǎo);檔案人員被削減或一崗多職，或把機構(gòu)改革優(yōu)化下來的干部硬性安排在檔案部門，人員更換頻繁，使檔案人員處于新手上崗的局面，一些檔案人員耐不住寂寞和冷落，想方設(shè)法下海、跳槽或從事第二職業(yè)，這些都導(dǎo)致了檔案部門的檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)下降，基礎(chǔ)管理出現(xiàn)嚴重滑坡現(xiàn)象。長期以來，職工檔案的管理工作游離于檔案行政管理部門的視線之外，未能實施有效監(jiān)管。勞動保障部門在沒有法律依據(jù)的前提下，監(jiān)管不到位。這種脫離政府監(jiān)管的職工檔案工作必然導(dǎo)致一系列問題的出現(xiàn)，如企業(yè)負責人為達到控制職工的目的，扣押檔案不給，或把檔案長期存放在個人手里甚至丟失，職工在調(diào)動工作或辦理退休時找不著檔案等等問題。這些問題的出現(xiàn)，降低了檔案管理的嚴肅性，更侵害了職工個人利益。

(三)企業(yè)職工檔案材料的客觀性、準確性、完整性差

由于部分企業(yè)具體工作人員沒有嚴肅、認真負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，甚至隨意更改，給勞動保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難，如檔案年齡前后不一致，出現(xiàn)多個參加工作時間，個人經(jīng)歷前后記錄不完整等。

(四)企業(yè)檔案工作人員專業(yè)知識、業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。少數(shù)職工檔案管理人員沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力和水平具有局限性，加之兼職過多，文化素質(zhì)、年齡結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平，很難適應(yīng)新形勢下企業(yè)檔案工作的需要。企業(yè)檔案人員更換頻繁，同樣是制約企業(yè)檔案工作發(fā)展的因素，文化業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的同志時常更換，主要原因在于:企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認為，檔案工作量小，因此無暇顧及檔案的規(guī)范化管理，所以，企業(yè)檔案領(lǐng)導(dǎo)在充分利用檔案資源，提高隊伍素質(zhì)，促進職工檔案管理方面下工夫不夠。

二、企業(yè)檔案管理對策思考

(一)將職工檔案的管理規(guī)范納入檔案管理的法律體系，加大檔案宣傳力度

1.勞動保障行政部門與檔案行政管理部門應(yīng)盡快制定地方企業(yè)職工檔案管理辦法，進一步對客體即用人單位、代保管單位、職工個人明確企業(yè)職工檔案管理范圍、內(nèi)容、方式、標準以及材料的形成、變更等提出規(guī)范性的要求，對違法行為要實行責任追究制和問責制。對職工檔案出現(xiàn)涂(篡)改、偽造、損(銷)毀、丟失、無故扣留檔案的行為將依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、地方檔案法規(guī)、規(guī)范性文件等有關(guān)法律法規(guī)給予處罰，造成重大損失的，應(yīng)依法承擔責任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。

2.檔案行政部門要依法履行檔案監(jiān)管職能。一是建章建制，規(guī)范管理。隨著現(xiàn)代化企業(yè)制度的建立，要求企業(yè)檔案工作更加科學規(guī)范?，F(xiàn)代企業(yè)制度是一個科學的管理制度，企業(yè)檔案工作屬于現(xiàn)代企業(yè)制度基礎(chǔ)管理的一項內(nèi)容，也就要求檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的建立而規(guī)范。要建立具有較強的可操作性的企業(yè)職工檔案整理、歸檔、借閱、安全保管、轉(zhuǎn)遞等各項規(guī)章制度，防止擅自涂改、銷毀、偽造檔案及檔案材料的丟失、損壞現(xiàn)象的出現(xiàn)，使職工檔案的歸檔、借閱、轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)上嚴謹、規(guī)范。

二是貫章貫法，有效監(jiān)管。以“登記備案”這一新的行政監(jiān)督管理模式，規(guī)范職工檔案行政管理工作，使職工檔案管理在同一個法律和制度的平臺上操作，實現(xiàn)檔案工作質(zhì)的統(tǒng)一。與勞動保障行政部門聯(lián)合成立職工檔案管理資格認定領(lǐng)導(dǎo)小組，對各勞動保障代理機構(gòu)和企業(yè)的職工檔案管理資格實行認定制度。對不具備保管資格的單位堅決取消其保管資格。通過資格認定，進一步督促和規(guī)范各級勞動代理機構(gòu)和各用人單位的職工檔案管理工作。

三是執(zhí)法檢查，嚴懲不貸。加強對企業(yè)、勞動保障檔案代理機構(gòu)、人才中介組織職工檔案的監(jiān)管，并對不合格單位實行責令整改和行政處罰，實行問責制。

(二)建立健全職工檔案的業(yè)務(wù)標準體系

對職工檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標準要重新進行規(guī)范，逐步實現(xiàn)職工檔案信息化建設(shè)的要求，建立各級職工檔案的數(shù)據(jù)庫。在職工檔案中要增加一份針對一份檔案，從建檔到補充材料到轉(zhuǎn)遞，所涉及的材料內(nèi)容、時間和具體工作人員和檢查人，以及其他需要說明的情況均要詳實記錄，涉及的具體工作人員如立卷人、移交人、接收人和檢查人，親筆簽字的記錄。可以賦予職工檔案備考表新的內(nèi)容。職工檔案的備考表，要區(qū)別與其他門類檔案的備考表，要既簡單，又易于操作，還要可行性強。一是要體現(xiàn)時間性，有建檔時間，有歷次補充材料時間，有檔案轉(zhuǎn)遞時間，使檔案形成的來龍去脈一目了然。二是體現(xiàn)責任人，要有立卷人，有每次補充材料、檔案轉(zhuǎn)遞的移交、接收人、檢查人的簽字。三是要體現(xiàn)真實性，要有卷內(nèi)材料的情況說明，如取證材料、復(fù)制材料等具體情況的說明。職工檔案每一次的變化，都要在備考表上詳細記錄。所用的紙張和字跡均要符合檔案保護的要求，易于永久保存。

(三)將職工檔案專兼職人員的培訓(xùn)和職稱評定納入檔案人員的檔案教育和職稱評定的管理體系

推行職工檔案人員持證上崗制度和繼續(xù)教育，加大培訓(xùn)力度，不斷提高職工檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和能力，在網(wǎng)上公布培訓(xùn)人員名單，加大公眾監(jiān)督力度。同時應(yīng)當允許職工檔案專兼職人員參加檔案序列的職稱評定工作，擴大職稱評定的范圍和渠道。

(四)建立與市場經(jīng)濟發(fā)展相適應(yīng)的企業(yè)職工檔案管理體制

1.檔案行政管理部門要密切和各級勞動保障、人事行政管理部門和企業(yè)主管部門的配合，要詳細劃分各自的職責，從體制上明確檔案行政機關(guān)的監(jiān)管主體地位。各級勞動保障行政部門要高度重視企業(yè)職工檔案管理，制定規(guī)范有效的管理制度，加強督促。同時要加強對人事、勞資人員職業(yè)道德的教育，加大勞動監(jiān)察力度，督促企業(yè)與職工簽訂勞動合同，規(guī)范勞動合同書、解除(終止)勞動合同證明書、新工人登記表、職工調(diào)轉(zhuǎn)表格等所形成材料的文本格式，對職工檔案調(diào)轉(zhuǎn)、勞動合同書、解除(終止)勞動合同實行審核備案制。充分發(fā)揮勞動保障部門的服務(wù)職能，提高辦事效率，使職工檔案管理更加規(guī)范化、科學化。

檔案行政管理部門要及時將通過職工檔案管理資格認定的企業(yè)名單告知人才服務(wù)中心，以便及時將已就業(yè)的大中專畢業(yè)生檔案進行轉(zhuǎn)遞，各人才服務(wù)中心不得無故扣留已就業(yè)的大中專畢業(yè)生檔案。

2.完善現(xiàn)有的由用人單位和代保管中心管理職工檔案的管理模式。各企業(yè)主管部門要從適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展和新型勞動力市場發(fā)展的需要，由現(xiàn)在的多頭分散管理逐步過渡為集中統(tǒng)一管理。有條件的地區(qū)職工檔案管理要利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步建立職工個人檔案與養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、生育保險、醫(yī)療保險、再就業(yè)等系統(tǒng)化管理體系，通過科學的管理，為企業(yè)提供便利的服務(wù)，有效地保障職工和企業(yè)利益。檔案行政管理部門和各級勞動保障行政管理部門要加大對失業(yè)人員、靈活就業(yè)人員中介服務(wù)企業(yè)(組織)、民政系統(tǒng)的社團組織、農(nóng)民工離退休人員檔案代保管中心的監(jiān)督和指導(dǎo)，切實維護職工的合法權(quán)益。一些省市已經(jīng)開展的職工檔案丟失補辦的辦法可視為是一種為民、便民、惠民的工作。

[責任編輯:楊金紅]