摘要:在燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)過(guò)程中，會(huì)形成很多資料，包括工程前期各類(lèi)審批文件、施工過(guò)程記錄、竣工驗(yàn)收資料及維修保養(yǎng)記錄等，這些資料較為全面地反映了燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)過(guò)程的詳細(xì)情況，對(duì)工程質(zhì)量評(píng)定、生產(chǎn)運(yùn)行管理及維修、搶修搶險(xiǎn)以及對(duì)新建工程的準(zhǔn)備工作等都具有很重要的參考利用價(jià)值。因此本文以燃?xì)夤こ虣n案的管理為研究對(duì)象，重點(diǎn)探討如何做好燃?xì)夤こ虣n案的管理工作。

關(guān)鍵詞:燃?xì)夤こ?檔案 管理

0 引言

隨著燃?xì)夤芫W(wǎng)在城市中的不斷擴(kuò)建延伸、各類(lèi)用戶(hù)的不斷增加，形成的各類(lèi)資料也越來(lái)越多，燃?xì)夤こ虣n案管理工作顯得愈發(fā)重要?，F(xiàn)代化的燃?xì)馄髽I(yè)，對(duì)燃?xì)夤こ痰臋n案管理應(yīng)做到管理水平專(zhuān)業(yè)化、文件材料規(guī)范化、歸檔程序制度化、數(shù)據(jù)管理現(xiàn)代化、服務(wù)利用人性化。只有這樣才能使燃?xì)夤こ虣n案信息得到充分利用，實(shí)現(xiàn)檔案為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的根本目的。長(zhǎng)期以來(lái)，對(duì)檔案管理工作的重要性沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，檔案管理部門(mén)和各業(yè)務(wù)部門(mén)各自為政、相互脫節(jié)，導(dǎo)致各類(lèi)工程資料歸檔不及時(shí)或不完整，從而造成檔案殘缺不全，給檔案利用工作帶來(lái)了相當(dāng)?shù)睦щy。因此，公司必須要轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，制定并采取相應(yīng)的制度與措施，對(duì)燃?xì)夤こ虣n案進(jìn)行超前管理。

1 建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

1.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視，并加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，是做好工程檔案工作的重要保證。

1.2 遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級(jí)管理的原則，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由總工程師主管檔案管理工作，成立檔案管理室，設(shè)立專(zhuān)職檔案員，在各相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職檔案員，形成全公司的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

1.3 完善制度建設(shè)，制定崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明，層層把關(guān)，保證各類(lèi)文件、材料、資料不疏漏、不缺失。

2 采取措施，對(duì)燃?xì)夤こ虣n案進(jìn)行超前管理

2.1 拓寬檔案收集渠道

燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)內(nèi)容是比較復(fù)雜的，尤其是市政管網(wǎng)、各類(lèi)場(chǎng)站及大型住宅小區(qū)的燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)周期長(zhǎng)，從項(xiàng)目申報(bào)到工程竣工的程序比較多，這些工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門(mén)和人員多，經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng)、稍有疏忽就可能遺漏;而商業(yè)用戶(hù)、工業(yè)福利用戶(hù)及小型住宅等工程大多建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案管理人員的足夠重視。為了保證檔案資料收集齊全、完整，檔案管理人員應(yīng)首先了解燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)工作的具體工作程序和工作流程，對(duì)每一階段工作中會(huì)形成哪些檔案資料做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上，可采取以下收集方法:

2.1.1 追蹤收集。適用于工程周期短，形成檔案材料快的工程。檔案管理人員可根據(jù)生產(chǎn)部門(mén)提供的工程通氣、點(diǎn)火信息，有針對(duì)性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全、質(zhì)量也比較高。

2.1.2 分階段收集。適用于建設(shè)周期長(zhǎng)的工程(如市政管網(wǎng)、各類(lèi)場(chǎng)站工程及某些跨年度工程)，要及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況，并加強(qiáng)催收，盡力避免原始資料的遺失，這樣才能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性。

2.1.3 強(qiáng)制性收集。對(duì)某些人員分散、臨時(shí)機(jī)構(gòu)較多的施工單位，可采用收取檔案資料押金的做法。當(dāng)一項(xiàng)燃?xì)夤こ虉?bào)建后，施工單位先交納一定金額的資料押金，直到工程完工后施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門(mén)后才可退回這筆押金。以保證檔案資料不因人為因素而流失。

2.2 科學(xué)系統(tǒng)地分類(lèi)，使燃?xì)馄髽I(yè)工程檔案管理專(zhuān)業(yè)化

根據(jù)燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)的實(shí)際情況，要制定相關(guān)的管理制度，使得檔案管理工作穩(wěn)定有序的延續(xù)下去。按照分類(lèi)大綱、歸檔范圍、保管期限等方法，可將燃?xì)夤こ虣n案分為十類(lèi):①技術(shù)管理檔案;②場(chǎng)站檔案;③市政管網(wǎng)檔案;④工業(yè)用戶(hù)檔案;⑤商業(yè)及福利用戶(hù)檔案;⑥民用戶(hù)檔案;⑦工程設(shè)計(jì)檔案;⑧設(shè)備及儀器儀表檔案;⑨影像檔案;⑩科學(xué)研究檔案。并在每一類(lèi)中確定基本歸檔范圍。在此基礎(chǔ)上，堅(jiān)持以規(guī)范化的作業(yè)方式，把應(yīng)該收集歸檔的文件資料進(jìn)行分類(lèi)整理，立出預(yù)備案卷。對(duì)具備條件可以裝訂成正規(guī)卷的文件資料，應(yīng)及時(shí)把它們裝訂成正規(guī)卷;對(duì)市政管網(wǎng)、庭院管網(wǎng)，應(yīng)及時(shí)地補(bǔ)充完善到電子版資料中。使檔案管理工作逐步走向科學(xué)化、規(guī)范化、電子化。

2.3 依據(jù)國(guó)標(biāo)、行標(biāo)，使歸檔燃?xì)夤こ涛募牧弦?guī)范化

結(jié)合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328—2001)、《城鎮(zhèn)燃?xì)廨斉涔こ淌┕ぜ膀?yàn)收規(guī)范》(CJJ33—2005)、《城鎮(zhèn)燃?xì)馐覂?nèi)工程施工與質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》(CJJ94—2009)的標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合公司內(nèi)部實(shí)際情況制訂《燃?xì)夤こ涛募w檔規(guī)定》，對(duì)燃?xì)夤こ炭⒐べY料中歸檔文件材料的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整、補(bǔ)充，確定燃?xì)夤こ涛募臍w檔范圍，并對(duì)歸檔的文件質(zhì)量做出明確要求。在工程竣工驗(yàn)收、投入使用時(shí)，力求做到歸檔的燃?xì)饨ㄔO(shè)工程文件內(nèi)容真實(shí)、齊全、系統(tǒng)，并保證歸檔的文件質(zhì)量符合要求。只有這樣，才能為日后檔案利用提供準(zhǔn)確、完整的原始資料。

2.4 利用計(jì)算機(jī)為檔案工作服務(wù)，使燃?xì)夤こ虣n案利用達(dá)到原文級(jí)水平

檔案利用服務(wù)的具體內(nèi)涵是:對(duì)查找信息的求全和求準(zhǔn)需求，對(duì)利用速度的求快需求，對(duì)利用途徑的求易需求，對(duì)檢索和咨詢(xún)的求助需求，因此相對(duì)應(yīng)的檔案利用服務(wù)工作的重心應(yīng)當(dāng)確立為:建立完備的檔案檢索體系以及建立完善的咨詢(xún)服務(wù)體系。

目前檢索速度最快、儲(chǔ)存信息量較多的是計(jì)算機(jī)，比較快速而準(zhǔn)確查詢(xún)檔案的理想模式為:檔案利用者可通過(guò)計(jì)算機(jī)查看到所查檔案案卷的卷內(nèi)目錄及卷內(nèi)包含文件的內(nèi)容;如果想復(fù)印檔案，則由檔案工作人員到庫(kù)房調(diào)卷;如果不想復(fù)印，則不必調(diào)卷，也可從計(jì)算機(jī)直接輸出打印，這樣可節(jié)省調(diào)卷時(shí)間。這是最佳的檔案利用服務(wù)方式，要想達(dá)到這一要求要從以下幾點(diǎn)做起:

①配置計(jì)算機(jī)，應(yīng)用檔案管理方面比較方便、快捷、安全的城建檔案系統(tǒng)管理軟件。②按照國(guó)家規(guī)范進(jìn)行檔案的整理編目工作。③配備相應(yīng)輔助設(shè)備(如掃描儀)，盡可能對(duì)檔案文件進(jìn)行掃描，儲(chǔ)存進(jìn)電腦里。④檔案信息的輸入要完整、準(zhǔn)確。⑤加強(qiáng)檔案工作人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作。

3 強(qiáng)化檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、提高檔案管理水平

由于燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的建設(shè)項(xiàng)目，使得燃?xì)夤こ虣n案管理具有其特殊性，客觀上對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事工程檔案管理工作的人員，專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能應(yīng)比一般單位的檔案人員更全面，不僅要熟悉文書(shū)檔案，還要熟悉科技檔案;不僅需要掌握檔案專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，還需要掌握計(jì)算機(jī)管理檔案的操作技能，而且還有必要了解燃?xì)鈱?zhuān)業(yè)方面的知識(shí)。可將檔案管理工作的培訓(xùn)和工程建設(shè)技術(shù)培訓(xùn)相結(jié)合，避免管工程不管資料或不懂資料，管資料不懂工程的現(xiàn)象。從而提高工程檔案管理水平，為確保燃?xì)夤こ虣n案的歸檔質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。

4 積極提供服務(wù)，使檔案利用人性化，促進(jìn)檔案管理工作

燃?xì)夤こ虣n案的形成是全體燃?xì)夤ぷ髡邉趧?dòng)智慧的結(jié)晶，做好燃?xì)夤こ虣n案管理工作是為了充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源、更好地提供給燃?xì)夤ぷ髡呃?，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。而更好地開(kāi)發(fā)利用檔案信息，反過(guò)來(lái)也會(huì)促進(jìn)檔案管理工作。如果能將檔案信息及時(shí)提供給業(yè)務(wù)部門(mén)，當(dāng)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)，會(huì)使他們體驗(yàn)到檔案價(jià)值，了解檔案工作，會(huì)增強(qiáng)其檔案意識(shí)，從而主動(dòng)及時(shí)移交檔案，積極配合檔案部門(mén)工作，在檔案管理部門(mén)與各業(yè)務(wù)部門(mén)之間形成一種良性互動(dòng)，工作上形成良性循環(huán)，從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn):

[1]李仲.淺析企業(yè)檔案管理的必要性及措施[J].黑龍江科技信息.2010.(04).