摘要:電子文件在政府機關(guān)及各企事業(yè)單位中應(yīng)用普遍，但由于電子文件自身和儲存介質(zhì)的特殊性，其管理方法目前尚未形成特定規(guī)范。本文將分析電子文件形成、收集、管理的主要分類及其影響，淺述電子文件檔案管理工作的設(shè)想，以供同行借鑒。

關(guān)鍵詞:電子文件 分類 影響 管理

0引言

自九十年代末，計算機在政府機關(guān)及各企事業(yè)單位中不斷得到普及應(yīng)用，電子文件作為檔案系統(tǒng)的一部分，其重要作用亦日益凸顯。電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機硬盤、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為主要載體的文字材料，主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。

1 常用電子文件的形成、收集、管理的主要分類

從電子文件的形成和收集可主要分為三類:其一是運用電子計算機網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)傳遞的方式形成電子文件;其二是用存儲介質(zhì)保存電子文件;其三是通過掃描的方式形成電子文件。

第一種網(wǎng)絡(luò)傳遞的電子文件，應(yīng)通過過程控制進行管理，從電子文件的形成到各級傳閱、審批、簽署都應(yīng)授權(quán)在網(wǎng)上受控進行，同時在簽署完結(jié)后由檔案部門錄入檔案計算機管理系統(tǒng)。經(jīng)過處理后，可實現(xiàn)計算機全文檢索利用。第二種以存儲介質(zhì)保存的電子文件，如用光盤、軟盤、U盤等載體存儲的電子文件，需要特定人員檢查存儲介質(zhì)是否合格和損傷，電子文件與紙制文件是否一致，是否攜帶病毒等。待檢查合格后由檔案部門人員接收歸檔。這種方式歸檔的電子文件無簽署痕跡，與相應(yīng)紙制文件的一致性很難保證。第三種是以掃描方式形成的電子文件，當(dāng)遇到如計算機被病毒侵害，電子文件未能及時保存下來等情況，可通過掃描的方式形成電子文件并進行歸檔。

目前一部分政府機關(guān)及企事業(yè)單位采用了內(nèi)部局域網(wǎng)管理系統(tǒng)(如OA辦公系統(tǒng))進行企業(yè)信息管理工作，各項文件工作流程都在管理系統(tǒng)上進行，運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行文件管理和歸檔是檔案現(xiàn)代化管理的趨勢。

2 電子文件對檔案管理工作的影響

2.1 電子文件對計算機有很強的依賴性，它是由擬稿者直接錄入存儲介質(zhì)，隨時產(chǎn)生并可隨時在存儲介質(zhì)上進行修改，一經(jīng)形成后，通過技術(shù)處理和構(gòu)建管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案人員、技術(shù)人員共享，這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。

2.2 對電子文件進行檔案管理時，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化。電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要如紙質(zhì)文件那般的固化分類整理。用戶可以根據(jù)需要，利用網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。

2.3 對電子文件進行檔案管理而言，電子文件一方面由于制作方便，將衍生出比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)可不斷地修改和補充，因此很難界定保管期限，且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。此外，由于電子文件載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。因此，其鑒定和管理方法目前尚未形成特定規(guī)范。

3 關(guān)于推動電子文件檔案管理工作的一些思考和淺見

3.1 將單一的紙質(zhì)文件歸檔工作骨干隊伍轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)和電子文件歸檔能力合一的新隊伍。

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年的總結(jié)和實踐，已形成相對穩(wěn)定且具備專業(yè)水準(zhǔn)的骨干隊伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了立卷牽頭人，負責(zé)督促檢查立卷工作。由于大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像紙質(zhì)文件立卷歸檔人員經(jīng)與檔案管理部門多年合作建立了相對默契的工作關(guān)系，因此不容易與檔案管理部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依托原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干培養(yǎng)處理電子文件立卷的專業(yè)工作能力，比以計算機與信息管理人員為主體另行建立一支電子文件歸檔工作隊伍更為現(xiàn)實，這種做法尤其在中小型規(guī)模政府機關(guān)及企事業(yè)單位中更為務(wù)實。

將歸檔隊伍能力合二為一的同時，亦須始終堅持電子和紙質(zhì)文件并存原則。電子文件形成單位應(yīng)將具有保存價值的電子文件輸出制成紙質(zhì)檔案與電子檔案同時歸檔保存，并準(zhǔn)確標(biāo)識它們之間的聯(lián)系。

3.2 完善檔案制度體系，加快建立電子文件管理制度和系統(tǒng)。

目前建立起規(guī)范的電子文件管理制度的政府機關(guān)及各企事業(yè)單位不多見，電子文件管理制度作為檔案現(xiàn)代制度體系的重要組成部分，應(yīng)得到必要的重視。其一，建立電子文件管理分工制度。以制度確認電子文件的地位，明確檔案管理部門和相關(guān)部門的關(guān)系，明晰主從、監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)等幾大職責(zé)，統(tǒng)一電子文件的軟硬件設(shè)施。同時，還應(yīng)建立電子文件形成、收集、積累、整理歸檔的崗位責(zé)任體系，保證電子文件從形成、收集、積累到歸檔管理，都有專人負責(zé)。其二，建立電子文件立卷歸檔制度。電子文件歸檔經(jīng)手復(fù)雜，不但有業(yè)務(wù)部門的承辦人，以及行政部門的接收員，還有包括數(shù)據(jù)錄入員、計算機技術(shù)人員或信息管理人員等，因此必須靠制度制約歸檔人員，使制度執(zhí)行從自發(fā)變成自覺。這就必須要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，結(jié)合本單位的實際情況不斷完善和豐滿立卷歸檔制度內(nèi)涵。電子文件歸檔應(yīng)把握以下原則:首先，應(yīng)了解電子文件的來源，認清其自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，準(zhǔn)確鑒定其客觀價值;其次，根據(jù)已有的紙質(zhì)文件檔案歸檔原則和現(xiàn)行做法，以全局的視角，制定出電子文件歸檔方法，并嚴(yán)格推行。其三，制訂和完善電子文件全程管理辦法。施行源頭控制，全程管理。通過了解和掌握電子文件的形成規(guī)律和形成過程，使創(chuàng)立、登記、傳閱、修改、審核、簽署、分發(fā)、歸檔等做到有章可循，使電子文件的管理達到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和互聯(lián)化，建議采用符合最新檔案管理規(guī)范的電子檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)包括文件管理、借閱管理、分類管理、檔案編研、報表管理、系統(tǒng)管理等六大功能，以確保電子文件在整個生命周期受到嚴(yán)密控制。其四，建立分類歸檔規(guī)定。各單位應(yīng)根據(jù)本單位的電子文件歸檔范圍，應(yīng)將電子文件分為文本文件、數(shù)據(jù)文件、計算機程序文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈結(jié)文件等八大類，并設(shè)定固定的類別代碼。

3.3 加強電子文件管理知識和技術(shù)的培訓(xùn)，強化意識教育。

由于整理紙質(zhì)文件檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，現(xiàn)有的立卷隊伍已不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，因此，需要新的知識和技術(shù)手段，通過加強組織電子文件管理知識和技術(shù)的培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動化和辦公自動化的基本知識和技能，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，擔(dān)負起電子文件歸檔工作的重任。

在實施電子文件的管理過程中，光靠制度和培訓(xùn)是不夠的，還應(yīng)加強對涉及電子文件人員特別是電子文件管理人員的思想意識教育。通過反復(fù)教育以提高他們對保證電子文件重要性的認識，增強他們工作的責(zé)任心和進取心，并樹立嚴(yán)謹周全、好學(xué)勤學(xué)的工作作風(fēng)。

3.4 審慎對待電子文件檔案的利用。

與紙質(zhì)文件檔案相比，電子文件檔案在利用中最突出的問題是如何確保“安全”。其一，由于電子信息的可變性和易變性，在各類利用活動中有可能對信息原始性造成威脅;其二，電子檔案的利用已從檔案閱覽室演變?yōu)樘囟ňW(wǎng)絡(luò)區(qū)域內(nèi)的擁有權(quán)限的計算機上，對電子檔案的控制力已大為衰弱。因此，建立基本的電子檔案利用規(guī)則和措施尤為迫切。

3.4.1 執(zhí)行多套備份方法。原則上電子文件檔案應(yīng)制作最少不應(yīng)低于三套:一套提供利用，一套保存，一套封存。提供利用的備份，一般儲存于可以互聯(lián)訪問的服務(wù)器或其他終端的儲存介質(zhì)里。用于保存的備份，為了確保電子文件的原始性，一般儲存于不可互聯(lián)訪問的檔案管理部門的計算機存儲介質(zhì)里，只用于與拷貝件的對照校驗而不能對外提供利用。進行封存的備份，一般定期對歸檔的原始電子檔案進行化學(xué)介質(zhì)儲存，諸如采用刻制光碟、制作U盤等方式。由于化學(xué)儲存介質(zhì)的特性有別于紙質(zhì)文件，因此必須制訂專門的保管規(guī)定，從物理保護、放置保護、溫度控制、光照控制、濕度控制等各方面制訂相應(yīng)的保護規(guī)范。

3.4.2 采用技術(shù)措施以確保電子文件檔案可控利用。電子文件是計算機科技發(fā)展的產(chǎn)物，它的各種性能與計算機技術(shù)密不可分。檔案工作人員無法全部面對無處不在的利用者，對其利用和訪問權(quán)限的管理只能靠計算機操作系統(tǒng)進行設(shè)置和控制，因此電子文件的制作者、電子檔案的管理者和檔案工作者都應(yīng)積極采用有關(guān)技術(shù)措施，諸如加密技術(shù)、簽署技術(shù)、消息認證、身份驗證等安全技術(shù)方法，提高電子文件和檔案的可靠性、安全性和專利性。由于目前計算機加密技術(shù)仍存在漏洞，不可能確保加密后的電子文件和檔案能夠完全保密或內(nèi)容可復(fù)制，因此，需保密的電子文件和檔案原則上不應(yīng)上互聯(lián)網(wǎng)。

3.4.3 建立先進可更新的防、查、殺病毒計算機安全系統(tǒng)。基于計算機病毒的高破壞性、傳染快速性和衍生變異性，計算機系統(tǒng)一旦染上病毒將很可能對數(shù)據(jù)產(chǎn)生毀滅性的破壞，因此，嚴(yán)格的計算機安全防護體系是非常必要的。同時，還應(yīng)建建立計算機使用制度和應(yīng)急事故處理指南等規(guī)范性、指導(dǎo)性措施，從電子信息來源、利用、儲存、輸出等各方面嚴(yán)格把關(guān)，防范病毒的入侵和傳播。

作者簡介:

雷德坤，(1979—)，男，廣西南寧人，文學(xué)士學(xué)位，現(xiàn)于廣西建寧輸變電工程有限公司任企業(yè)管理專責(zé)，主要研究方向:企業(yè)內(nèi)部管理、企業(yè)制度體系完善，文書擬稿與實務(wù)處理，檔案管理及后勤物業(yè)管理。