〔摘 要〕校園數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)是一個(gè)針對(duì)教學(xué)、科研、管理、技術(shù)服務(wù)、生活服務(wù)等各個(gè)領(lǐng)域進(jìn)行管理的總體解決方案。通過校園數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)架構(gòu)的檔案數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，將檔案信息資源數(shù)字化，集校內(nèi)外檔案信息資源的采集、存儲(chǔ)、檢索、利用、二次加工以及發(fā)布信息等的功能于一體，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，為檔案信息資源的利用者提供更加方便快捷的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)高效地保存和利用檔案信息資源的目的。

〔關(guān)鍵詞〕校園數(shù)字化；檔案服務(wù)平臺(tái)；數(shù)據(jù)共享

ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００８－０８２１．２０１０．１１．０１４

〔中圖分類號(hào)〕Ｇ２５０.７６ 〔文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼〕Ａ 〔文章編號(hào)〕１００８－０８２１（２０１０）１１－００５９－０３

Construction of Archives Digitization Services Platform in

System Framework of Campus Digitization ConstructionZhang Jing

（Archives，Shandong University of Technology，Zibo 255049，China）

〔Ａｂｓｔｒａｃｔ〕Construction of the campus digitization system is an overall solution to the management of all areas on teaching，research，management，technical services，living services ect.Through construction of archives digital services platform in the framework of the campus digitization system the resource of archives will be digitized to realize data sharing，integrated with information collection，storage，search，use，secondary processing and release information.It provides more convenient and efficient service to users utilizing archives information，aimes to achieve efficient conservation and use of archival information resources.

〔Ｋｅｙｗｏｒｄｓ〕campus digitization;archives services platform;data sharing

１ 背景與現(xiàn)狀

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，特別是隨著計(jì)算機(jī)多媒體和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展與普及，“傳統(tǒng)校園”漸已被“數(shù)字化校園”所代替，傳統(tǒng)的院校教育也漸被建立在信息技術(shù)平臺(tái)上的現(xiàn)代院校教育所代替。校園信息化建設(shè)已經(jīng)發(fā)展到了與校際互聯(lián)、國(guó)際互聯(lián)、靜態(tài)資源共享、動(dòng)態(tài)信息發(fā)布、遠(yuǎn)程教學(xué)和協(xié)作工作的階段，發(fā)展對(duì)學(xué)校信息化建設(shè)提出了越來越高的要求，但也暴露出了不少隱患，阻礙了校園信息化向深層次的發(fā)展。目前我國(guó)大多數(shù)高校正處于數(shù)字化校園建設(shè)時(shí)期，在一定程度上實(shí)現(xiàn)了教育、教學(xué)信息與資源的數(shù)字化，建設(shè)了包括教學(xué)、學(xué)生、財(cái)務(wù)、檔案等覆蓋校內(nèi)主要相關(guān)業(yè)務(wù)的管理信息系統(tǒng)，已經(jīng)具備了實(shí)現(xiàn)數(shù)字化校園的硬件條件。但是由于受認(rèn)識(shí)與技術(shù)上的限制，這些系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)，各自為政，在數(shù)據(jù)交換與共享上存在一定的困難，離真正意義上的數(shù)字化校園還有一定的差距［１］。

一直以來中國(guó)高校檔案管理基本上是按照書本式的收集方式進(jìn)行管理的，實(shí)際上就是把記錄有各種檔案信息資源的載體按年度或者類別擺放在庫(kù)房柜子里存放，由于檔案量大，內(nèi)容繁多，類別多，特別是當(dāng)需要查找某個(gè)不知道檔案資源的形成時(shí)間、只知道大概內(nèi)容的檔案資源時(shí)，先要到庫(kù)房中手動(dòng)檢索工具中一本一項(xiàng)的查找，再到庫(kù)房中的案卷內(nèi)核實(shí)所需要的檔案資源，查找非常困難。近年來，伴隨著信息化校園的建設(shè)，逐步告別昔日機(jī)構(gòu)編制部門以手工作坊為主的辦公模式，進(jìn)一步提升機(jī)構(gòu)編制管理水平，完善管理手段，提高管理效率。檔案信息資源的載體形式和格式也越來越多，目前僅不同形式的檔案信息資源就包括紙質(zhì)、電子等多種載體，若采用傳統(tǒng)的存儲(chǔ)、利用方式，這些不同載體、形式的資源需要配備與之相匹配的后臺(tái)支持或機(jī)器設(shè)備才能閱覽，并且存儲(chǔ)在不同媒介上的檔案信息資源相互不兼容，還會(huì)產(chǎn)生大量的信息孤島，這不僅不利于資源共享，還會(huì)造成資源的多重錄入和存儲(chǔ)。由此看來，采用傳統(tǒng)的管理方式，雖然花費(fèi)的成本很高，但檔案信息資源的再利用效率卻較低，極大地限制了檔案信息資源的傳遞和提供服務(wù)的方式，同時(shí)，很多年代久遠(yuǎn)的珍貴歷史性檔案信息資源也出現(xiàn)因長(zhǎng)期使用、磨損、氧化等等問題。面對(duì)這些亟待解決的問題，需要建立一種全新的檔案信息資源的管理體系，以滿足數(shù)字時(shí)代檔案信息資源管理與服務(wù)的需求。

２ 校園數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)的發(fā)展

我國(guó)高校的大規(guī)模信息化始于90年代，在不到20年的時(shí)間里， 我國(guó)高校信息化建設(shè)正在經(jīng)歷巨大變遷。從引入PC開始，到建設(shè)初級(jí)校園局域網(wǎng)、中型百兆校園網(wǎng)，乃至大型千兆校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)中心（IDC），高校信息化建設(shè)幾乎每隔幾年就會(huì)跨上一個(gè)新臺(tái)階。今天，高校信息化建設(shè)又向前邁進(jìn)了一大步，步入“萬(wàn)兆”校園網(wǎng)時(shí)代，目前在信息化管理水平較高的大學(xué)已經(jīng)開始與發(fā)達(dá)國(guó)家的大學(xué)信息化管理同步進(jìn)入應(yīng)用集成和信息集成階段，高校的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)基本完成，數(shù)字化校園的軟硬件環(huán)境發(fā)生巨大改變，但重硬件輕軟件、重網(wǎng)絡(luò)輕服務(wù)、重技術(shù)輕管理的傾向不僅嚴(yán)重存在，而且非常普遍，我國(guó)高校信息化建設(shè)的特點(diǎn)是：起步晚、發(fā)展快，跳躍大，與此相伴隨的必然是：思想亂、障礙多、漏洞大。在當(dāng)前高校信息化建設(shè)的實(shí)踐中，遇到的最大障礙不是來自技術(shù)和資金，而是來自體制和機(jī)制［２］。

伴隨著社會(huì)信息化的加快，特別是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的非紙質(zhì)檔案資源等為代表的數(shù)字新檔案資源的發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)在社會(huì)生活中的不斷延伸，人們獲取信息和實(shí)現(xiàn)各種社會(huì)功能的方式正在產(chǎn)生革命性的變化，現(xiàn)有檔案資源的原始收集、存儲(chǔ)、利用方式與當(dāng)今先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)化管理模式之間的矛盾日益突出，如何降低檔案資源的管理成本，提高其管理效率，使得這部分檔案資源價(jià)值最大化，已成為迫切需要解決的問題。同時(shí)局域網(wǎng)與廣域網(wǎng)的普及，更使得檔案信息資源管理系統(tǒng)的建立變得日益重要。從80年代開始，計(jì)算機(jī)就已經(jīng)開始用于檔案管理，但由于眾多的原因，各個(gè)檔案館的計(jì)算機(jī)管理檔案大多還只處于部份檔案的計(jì)算機(jī)目錄檢索，統(tǒng)計(jì)等方面，計(jì)算機(jī)這一先進(jìn)技術(shù)在檔案館工作中并沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價(jià)值，檔案工作中的老大難問題——社會(huì)提出的檔案利用需求與檔案館所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾一直難以解決，更談不上建設(shè)數(shù)字化檔案館，可以說檔案館的信息化過程與社會(huì)的信息化過程是不同步的。

２０１０年１１月第３０卷第１１期校園數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)架構(gòu)的檔案數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)建設(shè)Ｎｏｖ３ 基于校園數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)架構(gòu)的檔案數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)３.１ 校園數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)的概念及特點(diǎn)

“數(shù)字校園”是一種建立在網(wǎng)絡(luò)和信息基礎(chǔ)上的虛擬教育環(huán)境，目的是對(duì)教學(xué)、科研、管理、技術(shù)服務(wù)、生活服務(wù)等各個(gè)領(lǐng)域的信息進(jìn)行收集、處理、集成、保存、挖掘、傳輸和應(yīng)用，拓展現(xiàn)實(shí)校園的時(shí)間和空間，使知識(shí)資源得到充分利用和共享，使師生交流與協(xié)同更加方便，提高高校管理水平和工作效率，降低教學(xué)和管理成本。

數(shù)字校園是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，盡管數(shù)字校園目前取得了長(zhǎng)足進(jìn)展，但是隨著信息化實(shí)踐的深入，也暴露出很多的局限和困惑。如，由于缺乏數(shù)字校園整體規(guī)劃，各部門在業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)時(shí)各自為戰(zhàn)，陸續(xù)上馬的子系統(tǒng)往往來自不同供應(yīng)商，技術(shù)異構(gòu)造成系統(tǒng)之間的通信和數(shù)據(jù)共享困難，數(shù)據(jù)冗余度大，沒有統(tǒng)一的應(yīng)用平臺(tái)，使得校內(nèi)各部門的管理信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)資源類型各異、來源不一，最終導(dǎo)致大多數(shù)可共享的數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，無(wú)法統(tǒng)一使用，形成了相互獨(dú)立的“信息孤島”，這不僅使信息和數(shù)據(jù)無(wú)法共享，同時(shí)也造成大量的重復(fù)建設(shè)和浪費(fèi)。因此，目前國(guó)內(nèi)高校在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)遇到的最大難題是管理與協(xié)調(diào)問題，即如何建立一個(gè)公共統(tǒng)一的應(yīng)用交換平臺(tái)。

３.２ 基于校園數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)架構(gòu)的檔案數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)的結(jié)構(gòu)建設(shè)檔案數(shù)字化管理平臺(tái)就是引入先進(jìn)、高效的檔案信息資源管理系統(tǒng)的理念，將現(xiàn)有各種載體形式的檔案信息資源納入統(tǒng)一的管理之下，使得采集、存儲(chǔ)、利用、再利用更加方便可行，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)據(jù)化，為館藏檔案信息資源提供一個(gè)可靠的數(shù)字化管理平臺(tái)和應(yīng)用途徑。

檔案數(shù)字化管理平臺(tái)包括從檔案立卷到檔案銷毀的全過程業(yè)務(wù)流程操作。具有很強(qiáng)的可擴(kuò)展性，用戶不僅可以隨時(shí)將新增的業(yè)務(wù)功能模塊加入到系統(tǒng)中，而且還可以隨著用戶業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，不需要修改程序就可以增添數(shù)據(jù)庫(kù)字段讓用戶對(duì)其進(jìn)行維護(hù)。

以山東理工大學(xué)為例：理工大學(xué)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)包括兩個(gè)子系統(tǒng)，一部分是系統(tǒng)管理子系統(tǒng)，供系統(tǒng)管理員完成系統(tǒng)的維護(hù)與管理，即提供添加、修改用戶信息，并對(duì)用戶進(jìn)行授權(quán)，不同用戶可授予的權(quán)限不盡相同（采用多級(jí)權(quán)限管理，包括系統(tǒng)授權(quán)、系統(tǒng)模塊授權(quán)、系統(tǒng)流程授權(quán)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)授權(quán)）的功能等；一部分是檔案業(yè)務(wù)管理子系統(tǒng)，供檔案業(yè)務(wù)管理人員完成檔案信息的不同業(yè)務(wù)操作，其功能描述為：檔案信息管理是針對(duì)檔案業(yè)務(wù)的各個(gè)流程環(huán)節(jié)中的管理基本信息要素進(jìn)行維護(hù)，這些流程環(huán)節(jié)主要包括檔案立卷、領(lǐng)導(dǎo)審核、檔案移交、檔案入庫(kù)、庫(kù)房管理、轉(zhuǎn)出處理、查看轉(zhuǎn)出、銷毀處理、查看銷毀九大流程，每種檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)具有哪些業(yè)務(wù)流程管理要視其實(shí)際管理需要而定，在定義檔案系統(tǒng)時(shí)，完成其業(yè)務(wù)流程管理的設(shè)置，不同的檔案系統(tǒng)流程有所不同，但最多可有這九大流程，各個(gè)流程的功能基本相同。檔案立卷是提供給各個(gè)立卷單位的工作人員使用的，其它流程是檔案館工作人員針對(duì)各個(gè)立卷單位提交的案卷進(jìn)行管理的，是檔案館內(nèi)部人員使用的，授權(quán)時(shí)要注意權(quán)限范圍。功能模塊見圖１所示：

圖１ 系統(tǒng)功能模塊

３.３ 基于校園數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)架構(gòu)的檔案數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)的工作流程該服務(wù)平臺(tái)將對(duì)檔案信息內(nèi)容的整個(gè)運(yùn)行周期進(jìn)行管理，包括檔案資源的采集、存儲(chǔ)，利用及二次加工。在檔案管理系統(tǒng)前端設(shè)有歸檔文件材料的積累空間，并由各部門兼職檔案員對(duì)擬歸檔文件材料進(jìn)行檔案屬性分析并在線采集擬歸檔文件材料（必須的元數(shù)據(jù)），再將這些文件材料傳送到檔案管理系統(tǒng)上，由文件材料形成部門的負(fù)責(zé)人對(duì)這些待歸檔文件材料進(jìn)行再鑒定并提出整改意見，返回形成部門兼職檔案員處。為了加強(qiáng)檔案文件材料生成的前端控制，檔案管理系統(tǒng)內(nèi)置一預(yù)鑒定插件，對(duì)歸檔必須的元數(shù)據(jù)進(jìn)行機(jī)檢，若兼職檔案員填寫不完備，系統(tǒng)將自動(dòng)發(fā)出歸檔不合格通知到所生成系統(tǒng)，迫使檔案信息資源生成部門完備檔案信息資源歸檔元數(shù)據(jù)，此時(shí)檔案信息資源才可能進(jìn)入歸檔程序，完成歸檔流程。具體流程圖見圖２所示。

３.４ 基于校園數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)架構(gòu)的檔案數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)的技術(shù)優(yōu)越性信息時(shí)代到來以后，由于檔案載體發(fā)生了根本性的變化，檔案數(shù)量也大大增加，基于校園數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)架構(gòu)的檔案數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)在實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化管理的同時(shí)，滿足了檔案信息資源動(dòng)態(tài)服務(wù)的需求，在實(shí)際應(yīng)用中具有如下優(yōu)越性，如圖２所示。圖２ 具體工作流程圖

３.４.１ 功能強(qiáng)大

能夠?qū)崿F(xiàn)目前檔案信息數(shù)字化管理迫切關(guān)心的功能，包括檔案信息資源的采集、存儲(chǔ)、編目、檢索利用等；具有錄入信息智能記憶提高編目效率；編目工作流程管理，保證編目的效率和質(zhì)量；提供后控檢索技術(shù)保證檔案信息資源的查全率和查準(zhǔn)率；可實(shí)現(xiàn)其他增值功能如檔案信息資源的動(dòng)態(tài)信息發(fā)布。

３.４.２ 安全性、穩(wěn)定性

制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館藏檔案信息化，一方面可以將館藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進(jìn)館，即通過檔案管理系統(tǒng)中的檔案立卷直接將電子文件掛接在對(duì)應(yīng)的卷內(nèi)文件上，實(shí)現(xiàn)一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，同時(shí)進(jìn)行物理歸檔（接收光盤或通過檔案管理系統(tǒng)導(dǎo)出錄入信息，另存放在移動(dòng)硬盤上），以及在案卷錄入的同時(shí)設(shè)定服務(wù)器定期定時(shí)進(jìn)行錄入信息的增量備份，但不管是通過館藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都要堅(jiān)持規(guī)范性原則，如：字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)等，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。在保證檔案信息的安全性上采?。何锢戆踩呗?；訪問控制策略（如入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級(jí)安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、防火墻控制等）；信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。

３.４.３ 效益性、可發(fā)展性

由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的、長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，需要不斷的投入人力、物力、財(cái)力，因此必須要遵守效益性、可發(fā)展性原則，講究信息化工作的效益及可發(fā)展性， 要根據(jù)自身的能力，根據(jù)館藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，研究館藏體系還要考慮館藏檔案的利用率，選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與校內(nèi)外利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化（如重要文件、學(xué)藉及工程圖利用率非常高的檔案），把這些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益，而那些利用率不高的檔案則無(wú)需數(shù)字化，否則浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，還可以根據(jù)館藏檔案的特色選擇部分檔案進(jìn)行二次檔案信息深加工，提供獨(dú)具優(yōu)勢(shì)的服務(wù)。因?yàn)閺哪撤N意義上說，特色就是優(yōu)勢(shì)，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價(jià)值的關(guān)鍵所在。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)，要以用戶的需求為導(dǎo)向，做到按“需”數(shù)字化［３］。

４ 結(jié) 語(yǔ)

大力進(jìn)行信息化建設(shè)是高校發(fā)展的必然趨勢(shì)，一方面，飛速發(fā)展的現(xiàn)代信息社會(huì)對(duì)人才培養(yǎng)的模式、人才的素質(zhì)等提出了更高更新的要求，需要高等學(xué)校培養(yǎng)出更多適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)需要的人才。另一方面，高等教育本身需要以變革求生存，以創(chuàng)新求發(fā)展，突破傳統(tǒng)教育模式的束縛，走向教育現(xiàn)代化。這兩方面都需要以教育信息化作為支撐，教育信息化是我國(guó)高等學(xué)校進(jìn)一步發(fā)展的必由之路。

要實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，就必須充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，全面實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作及辦公自動(dòng)化，對(duì)檔案信息的采集、整理、保管、利用實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，逐步建立起內(nèi)容豐富精確高效的館藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)、進(jìn)行二次檔案信息深加工；充分利用局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)共享信息資源的優(yōu)勢(shì)，開展網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)。在新的信息化條件下，利用信息技術(shù)進(jìn)行業(yè)務(wù)整合，提供不受時(shí)間和空間限制的服務(wù)，結(jié)合中國(guó)數(shù)字檔案館工程的建設(shè)，在保持原有服務(wù)職能的基礎(chǔ)上，建立功能完善的局域網(wǎng)絡(luò)，依靠網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，擔(dān)負(fù)起檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)中心的重任，同時(shí)，通過多渠道的電子化數(shù)字資源的建設(shè)，真正將檔案館建成高校的信息中心。

參考文獻(xiàn)

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［２］李逢慶，桑新民．高校信息化建設(shè)中的CIO角色研究及啟示［Ｊ］．復(fù)旦教育論壇，2009，（1）：26-28．

［３］明煒．淺論檔案信息化及檔案信息化建設(shè)［ＥＢ］．http:∥www.lunwentianxia.com/product.free，2009-09-14．