〔摘 要〕院系資料是高校信息資源的重要組成部分，院系資料的回溯建庫(kù)是實(shí)現(xiàn)高校信息資源共享、優(yōu)化校園信息資源體系的重要舉措。本文分析了院系資料回溯建庫(kù)工作的特點(diǎn)，探討了回溯建庫(kù)工作的管理方法及有關(guān)的數(shù)據(jù)加工處理辦法、內(nèi)容和注意事項(xiàng)。

〔關(guān)鍵詞〕院系資料；回溯建庫(kù)；特點(diǎn)；管理

ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００８－０８２１．２０１０．１１．０３６

〔中圖分類(lèi)號(hào)〕Ｇ２５０.７１ 〔文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼〕Ａ 〔文章編號(hào)〕１００８－０８２１（２０１０）１１－０１３６－０３

The Exploration of Backtracking to Work on Database of Department ReferenceLu Xuan１ Zhou Guizu２

（１．Library，Renmin University of China，Beijing 100872，China；

２．Library，Hunan University，Changsha 410082，China）

〔Ａｂｓｔｒａｃｔ〕Department reference is an important part of the information resources of universities.Back to work on database of department reference is an important measure of sharing and optimizing the campus information resources.This paper analyzed the features of backtracking work on database of department reference，and discussed the management methods，the data processing methods，and the related content and guidelines of this work.

〔Ｋｅｙｗｏｒｄｓ〕department reference;backtracking work on database;features;management

院系資料是高校信息資源的重要組成部分。院系資料室是專(zhuān)為教學(xué)、科研一線設(shè)置的，與圖書(shū)館相比，它收集的資料與學(xué)科的關(guān)系更為緊密，能更快地反映學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)和學(xué)科發(fā)展方向，是廣大教師和科研人員圖書(shū)資料的重要補(bǔ)充。然而，多年來(lái)由于資金、人員等方面的原因，高校院系資料室的管理和借閱等大都處于分散、落后的手工狀態(tài)，這種現(xiàn)象滯后于信息化的建設(shè)，也與當(dāng)前我國(guó)圖書(shū)資料數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的總體趨勢(shì)不相適應(yīng)。因此，實(shí)現(xiàn)院系資料的數(shù)字化，將其納入圖書(shū)館自動(dòng)化系統(tǒng)的統(tǒng)一管理既是目前網(wǎng)絡(luò)化、信息化的大勢(shì)所趨，也是實(shí)現(xiàn)高校信息資源共享、優(yōu)化校園信息資源體系的重要舉措。

對(duì)院系資料的處理，許多高校圖書(shū)館都采取分館式的辦法，即保持圖書(shū)館原有系統(tǒng)不動(dòng)，另外安裝一臺(tái)服務(wù)器專(zhuān)供資料室使用，各個(gè)資料室獨(dú)立進(jìn)行采購(gòu)、分編、流通和現(xiàn)有資料的數(shù)字化等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，這種方法盡管實(shí)現(xiàn)起來(lái)較為簡(jiǎn)單，工作量也大大減少，但并沒(méi)有使院系資料與圖書(shū)館資源達(dá)到真正意義上的融合，給圖書(shū)館的數(shù)字資源整合工作和讀者的日常檢索應(yīng)用都帶來(lái)了很大的不便，因而資源共享程度受到了限制?；谏鲜鎏幚矸绞降闹T多弊端，湖南大學(xué)圖書(shū)館對(duì)圖書(shū)館資源和院系資源采用了全方位的無(wú)縫式統(tǒng)一管理，在對(duì)現(xiàn)采和預(yù)期的院系文獻(xiàn)資源進(jìn)行統(tǒng)采、統(tǒng)購(gòu)、統(tǒng)編的基礎(chǔ)上，又在統(tǒng)一的圖書(shū)館自動(dòng)化平臺(tái)上對(duì)已入藏的院系資料進(jìn)行了大范圍的回溯建庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了全校范圍內(nèi)真正意義上的資源共享。

１ 院系資料回溯建庫(kù)工作的特點(diǎn)

院系資料的回溯建庫(kù)與傳統(tǒng)的圖書(shū)館館藏文獻(xiàn)的回溯建庫(kù)工作有很大的區(qū)別：首先，院系資料都分散在各個(gè)院系，數(shù)據(jù)加工人員必須分散到各個(gè)院系進(jìn)行工作，而且，限于院系的條件，工作場(chǎng)地也比較小，不能進(jìn)行大部隊(duì)的突擊式操作。其次，院系資料一般沒(méi)有配備卡片式目錄，不能像傳統(tǒng)的回溯建庫(kù)那樣根據(jù)卡片目錄錄入了事，而是要根據(jù)文獻(xiàn)實(shí)物，從分編到著錄一條龍走完，相對(duì)來(lái)說(shuō)工作量加大了，勞動(dòng)強(qiáng)度加大了，工作的難度也增加了。第三，院系資料分布的年代一般比較久遠(yuǎn)，并且大都收集了許多內(nèi)部出版的老教材、老資料等，往往連最起碼的出版信息都沒(méi)有，也增加了分編工作的難度。另外，院系資料的回溯建庫(kù)工作是在現(xiàn)有圖書(shū)館系統(tǒng)基礎(chǔ)上進(jìn)行的，勢(shì)必會(huì)碰到許多重復(fù)書(shū)目，增加了數(shù)據(jù)查重和數(shù)據(jù)合并的工作量，特別是對(duì)于老舊書(shū)目數(shù)據(jù)的修改與維護(hù)工作會(huì)大大增加。

２ 院系資料回溯建庫(kù)工作的管理

院系資料回溯建庫(kù)的管理關(guān)系到整個(gè)工作的質(zhì)量和進(jìn)度，因此也將會(huì)影響到整個(gè)校園信息資源體系的建設(shè)。院系資料的回溯建庫(kù)工作一般由圖書(shū)館主持，并在各院系資料室完成。圖書(shū)館應(yīng)成立專(zhuān)門(mén)的回溯建庫(kù)工作小組，派專(zhuān)人對(duì)各院系的藏書(shū)情況進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查摸底，并在此基礎(chǔ)上，根據(jù)學(xué)校的專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)和學(xué)科發(fā)展需要決定各院系數(shù)據(jù)加工的先后順序和加工時(shí)間，指導(dǎo)各院系進(jìn)行各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，再根據(jù)圖書(shū)館的圖書(shū)加工情況，安排分編人員分期分批地赴院系進(jìn)行數(shù)據(jù)回溯加工?？偟牧鞒檀笾氯缦拢?/p>

２.１ 調(diào)查摸底

圖書(shū)館回溯建庫(kù)工作組對(duì)院系的調(diào)查摸底，主要是了解院系現(xiàn)有需要進(jìn)行回溯建庫(kù)的圖書(shū)資料相關(guān)情況，以便做好各項(xiàng)具體的準(zhǔn)備和安排工作。調(diào)查的內(nèi)容包括該院系需進(jìn)行回溯加工的圖書(shū)的種數(shù)、冊(cè)數(shù)、是否已進(jìn)行手工編目、使用何種分類(lèi)法、屬中文圖書(shū)還是外文圖書(shū)等，以及主管領(lǐng)導(dǎo)和聯(lián)系人的姓名、電話、電子郵箱，還有資料室的地址和對(duì)于加工時(shí)間的要求等。完成調(diào)查摸底工作后，回溯建庫(kù)工作小組應(yīng)馬上對(duì)全校的院系資料情況進(jìn)行綜和合統(tǒng)計(jì)，對(duì)回溯建庫(kù)所需設(shè)備、耗材以及各項(xiàng)雜務(wù)進(jìn)行經(jīng)費(fèi)預(yù)算，向?qū)W校申請(qǐng)專(zhuān)門(mén)的經(jīng)費(fèi)，保證回溯建庫(kù)工作的順利進(jìn)行。在做好上述各項(xiàng)準(zhǔn)備工作后，回溯建庫(kù)工作小組應(yīng)根據(jù)院系要求和圖書(shū)館現(xiàn)有工作情況，對(duì)回溯建庫(kù)工作做出計(jì)劃，包括人員安排、時(shí)間安排和前期準(zhǔn)備工作要求，并在最短的時(shí)間之內(nèi)將工作安排反饋到各院系。

２０１０年１１月第３０卷第１１期關(guān)于院系資料回溯建庫(kù)工作的探討Ｎｏｖ.，２０１０Ｖｏｌ.３０ Ｎｏ.１１２.２ 前期準(zhǔn)備

院系資料回溯建庫(kù)的前期準(zhǔn)備工作至關(guān)重要，它將直接影響到回溯建庫(kù)的進(jìn)度和質(zhì)量。前期準(zhǔn)備工作主要包括以下幾個(gè)方面：一是資料、場(chǎng)地和耗材的準(zhǔn)備：各院系在正式進(jìn)場(chǎng)進(jìn)行數(shù)據(jù)加工之前應(yīng)在資料室中準(zhǔn)備好一定的工作空間，并催還所有外借的需要回溯建庫(kù)的圖書(shū)資料，以免遺漏。圖書(shū)館也應(yīng)根據(jù)院系申報(bào)的加工數(shù)量準(zhǔn)備耗材如條碼、卡片、書(shū)標(biāo)等。二是設(shè)備準(zhǔn)備：院系負(fù)責(zé)配備多臺(tái)PC機(jī)，配置最低要求為PIII 750/128M/20G HD，要求直接連接校園網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，操作系統(tǒng)為Windows 98、Windows XP或 Windows 2000 Professional系統(tǒng)，安裝EXCEL 97/2000應(yīng)用程序，還要配條碼閱讀器，用于回溯建庫(kù)和今后圖書(shū)資料流通使用。三是人員準(zhǔn)備：院系需在回溯建庫(kù)工作開(kāi)展過(guò)程中配備專(zhuān)門(mén)的管理人員，負(fù)責(zé)院系和圖書(shū)館的協(xié)調(diào)。圖書(shū)館也要派出專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)前期準(zhǔn)備、后期收尾工作的指導(dǎo)，并合理分配好赴院系進(jìn)行數(shù)據(jù)加工的分編工作人員。四是數(shù)據(jù)加工準(zhǔn)備：圖書(shū)館在院系準(zhǔn)備好場(chǎng)地及設(shè)備后，要派專(zhuān)人到院系指導(dǎo)進(jìn)行數(shù)據(jù)加工的前期準(zhǔn)備工作，包括圖書(shū)下架、貼條碼磁針、工作批號(hào)設(shè)置等；圖書(shū)館的系統(tǒng)管理人員還要下到院系進(jìn)行圖書(shū)館自動(dòng)化系統(tǒng)的安裝和調(diào)試，開(kāi)通Calis等網(wǎng)上目錄資源的下載鏈接，并設(shè)置好格式文件和各種工作參數(shù)，做好數(shù)據(jù)加工前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

３ 數(shù)據(jù)加工

３.１ 數(shù)據(jù)加工要求

為了提高工作效率，減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，對(duì)圖書(shū)資料回溯建庫(kù)的數(shù)據(jù)加工要求較之新書(shū)要略低一點(diǎn)，書(shū)目要求介于簡(jiǎn)編和詳編之間，只要能夠在校園網(wǎng)上進(jìn)行正常的檢索和流通就可以了。以使用ILAS II系統(tǒng)為例，其具體的格式文本為：

中文圖書(shū)

３.２ 數(shù)據(jù)參數(shù)設(shè)置

待回溯院系資料大致包括：中文書(shū)、外文書(shū)、中文刊、外文刊等幾個(gè)部分。進(jìn)行數(shù)據(jù)加工之前需要在各個(gè)單機(jī)上對(duì)圖書(shū)館自動(dòng)化系統(tǒng)的各項(xiàng)參數(shù)進(jìn)行設(shè)定，保證書(shū)目數(shù)據(jù)加工的正確、高效和檢索流通的順利。具體包括：書(shū)目生成控制區(qū)號(hào)、館藏條碼生成區(qū)號(hào)、文獻(xiàn)加工批號(hào)、館藏地點(diǎn)、裝幀標(biāo)識(shí)、載體類(lèi)型、文獻(xiàn)來(lái)源、文獻(xiàn)流通類(lèi)型、下載過(guò)濾字段等文獻(xiàn)加工參數(shù)和院系工作人員用戶(hù)及權(quán)限、院系圖書(shū)資料流通參數(shù)等在今后流通中所涉及到的參數(shù)。

３.３ 數(shù)據(jù)加工

相對(duì)圖書(shū)館館藏文獻(xiàn)的數(shù)據(jù)加工，院系資料的回溯建庫(kù)應(yīng)適當(dāng)簡(jiǎn)化操作流程?；静僮靼ㄎ墨I(xiàn)分編、加館藏、書(shū)目數(shù)據(jù)審校、典藏等，這些工作全部在分編子系統(tǒng)中直接外連Z39.50平臺(tái)的回溯建庫(kù)平臺(tái)上進(jìn)行。這樣一來(lái)，如果遇到系統(tǒng)中沒(méi)有書(shū)目的情況就可以直接從網(wǎng)絡(luò)上的外部數(shù)據(jù)庫(kù)中下載，既可減少原編工作量，又可減少工作中操作平臺(tái)的轉(zhuǎn)換次數(shù)，從而加快了文獻(xiàn)分編的速度。

在統(tǒng)一的圖書(shū)館自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行院系資料的回溯建庫(kù)，最為繁重的工作就是書(shū)目數(shù)據(jù)查重和老舊書(shū)目的維護(hù)。由于所加工的是已經(jīng)入藏且時(shí)代分布比較久遠(yuǎn)的院系資料，所以有很多圖書(shū)在圖書(shū)館也已經(jīng)入藏，因此對(duì)于每一本圖書(shū)都應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)的查重，而且是多途徑查重，特別是對(duì)于80年代以后重印的圖書(shū)，過(guò)去的版本一般沒(méi)有ISBN，重印時(shí)又有了，這時(shí)用ISBN查重之后，必須再用題名進(jìn)行查重，否則就有可能導(dǎo)致重復(fù)書(shū)目的產(chǎn)生。

為了提高讀者的檢索效率，對(duì)于老舊書(shū)目的處理，應(yīng)特別的仔細(xì)認(rèn)真。首先，每種圖書(shū)只能保留一條書(shū)目數(shù)據(jù)，對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的重復(fù)書(shū)目，必須進(jìn)行合并。由于歷史的原因，有很多老舊書(shū)目都存在重復(fù)現(xiàn)象，象《毛澤東選集》、《馬克思、恩格斯選集》、《列寧選集》、《文史資料選輯》等都屬容易重復(fù)產(chǎn)生書(shū)目的圖書(shū)資料，尤其是合并后的圖書(shū)館，這種現(xiàn)象更嚴(yán)重，往往一種書(shū)有多條書(shū)目，嚴(yán)重影響了讀者的檢索，而且這些書(shū)目往往又是簡(jiǎn)編數(shù)據(jù)，很多信息都不全，這時(shí)必須進(jìn)行仔細(xì)比對(duì)和合并，盡量為讀者創(chuàng)造一個(gè)較為理想的檢索環(huán)境。其次，對(duì)于過(guò)于簡(jiǎn)單的老書(shū)目，應(yīng)盡量修改完善。必備檢索字段不全的，應(yīng)增加檢索字段，如大部分老書(shū)目都沒(méi)有主題詞，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充606字段；檢索字段缺少指示符或指示符錯(cuò)誤的，應(yīng)及時(shí)修正；早期做集中處理的叢書(shū)、多卷書(shū)，如果分冊(cè)題名有檢索意義，應(yīng)增加517字段作為檢索點(diǎn)；有明確的叢書(shū)信息或并列題名信息，但在書(shū)目數(shù)據(jù)中未予反映的，應(yīng)補(bǔ)充225或510字段，著錄相應(yīng)的信息；80年代后重印的圖書(shū)，增加了ISBN的，應(yīng)補(bǔ)充010a字段的內(nèi)容。第三，對(duì)于錯(cuò)誤的書(shū)目數(shù)據(jù)，應(yīng)及時(shí)更正。如：有的701字段不規(guī)范，多個(gè)責(zé)任者放在一個(gè)字段，應(yīng)修改為規(guī)范形式。有的分錯(cuò)類(lèi)了，更應(yīng)該及時(shí)改正。

總之，院系資料回溯建庫(kù)的目的是給全校師生提供更多更好的信息資源，使院系資料發(fā)揮更好的使用效益，更好地為學(xué)校的教學(xué)和科研服務(wù)。

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