[摘 要] 分析高校學生檔案管理狀況，在27號令出臺情況下，提出了高校學生檔案管理新策略。

[關鍵詞] 高校 學生檔案 管理

高校學生檔案是大學生在校期間學習、生活及社會實踐的真實記錄，是大學生就業(yè)及其今后各級組織選拔任用，考核的重要依據(jù)。1999年開始擴招以來，大學生就業(yè)壓力越來越大，就業(yè)競爭更加激烈。高校學生檔案作為高校畢業(yè)生就業(yè)工作的一項重要憑證，有著難以替代的作用。當今社會用人單位對人才的信息需求加大，往往需要全面了解所需人才的綜合素質(zhì)，學生檔案在很大程度上為用人單位選人和用人決策提供重要依據(jù)，因此，如何更加科學、系統(tǒng)、專業(yè)地做好高校學生檔案管理，是值得探討的問題。

然而，長期以來，高校學生檔案管理存在很多問題，缺乏統(tǒng)一的管理標準、沒有可以依賴執(zhí)行的管理制度，因此各個高校根據(jù)自己的工作便利將學生檔案存放在教務處或招生處或?qū)W生處或各二級學院輔導員處等，造成管理體制混亂、管理人員專業(yè)素質(zhì)低、管理條件落后，完全達不到檔案管理的基本條件，以及高校學生檔案歸檔內(nèi)容含糊不清等?？上驳氖?，2008年，中華人民共和國教育部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布27號令《高等學校檔案管理辦法》自2008年9月1日起施行。27號令明確將學生檔案整體納入高校檔案工作范疇，單獨設立“學生類”，27號令第十五條規(guī)定學生類檔案主要包括高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等，并明確規(guī)定學生檔案歸檔案館或綜合檔案室管理。27號令充分體現(xiàn)了對高校學生檔案的重視，克服了各高校廣泛存在學生檔案管理混亂的局面，給高校學生檔案管理明確了方向，指明了道路，高校學生檔案管理朝著規(guī)范化、制度化、法制化方向發(fā)展。同時由于高校學生檔案數(shù)量多、內(nèi)容雜，學生畢業(yè)時限時成批轉(zhuǎn)出，工作量大，時間短，檔案館管理人員有限，高校增設“學生類”檔案，并把高校學生檔案歸口到高校檔案館或綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，在當前落后與教育事業(yè)的檔案管理工作來說，能否應對這個嚴峻的考驗?為此，筆者提出以下幾個應對策略。

一、樹立自信心，增強責任感和事業(yè)心

法國教育家盧梭曾經(jīng)說過:“自信心對于事業(yè)簡直是一種奇跡，有了他，你的才干便可取之不盡，用之不竭，一個沒有自信心的人，無論他有多大的才能，也不會抓住一個機會?！币虼烁鱾€高校檔案館或綜合檔案室都應抓住這個機會，樹立強大的自信心并下定決心，把檔案工作做得更好，更強。學生檔案管理者還必須有很強的責任感和事業(yè)心，因為學生檔案數(shù)量多，內(nèi)容雜，工作量大，而且學生檔案工作是一項基礎性的管理工作，是一項服務性工作，是一項默默無聞，專為學生“鋪路”的工作，更是一項政治性、管理性工作。只要我們檔案工作者愛崗敬業(yè)，就一定能把學生檔案工作做得更好。

二、加強檔案設施建設，提供標準的檔案管理環(huán)境

各高校檔案館或綜合檔案室根據(jù)自己的在校學生情況，在現(xiàn)有的基礎上，增加庫室面積，增添新型裝具設備，比如除濕機，空調(diào)等，用科學的技術方法保管學生檔案，用優(yōu)質(zhì)的環(huán)境最大限度地保管好學生檔案。損害檔案的因素是多方面的，檔案庫房是否達標，溫度、濕度、有害生物、有害氣體、灰塵、紫外光等各種因素對檔案的影響和破壞是不言而喻的。

三、采用現(xiàn)代化手段管理學生檔案

在學生檔案數(shù)量多，工作量大，管理人員有限的情況下，利用先進技術設備，實現(xiàn)學生檔案現(xiàn)代化管理。采用現(xiàn)代化手段管理學生檔案，就是從學生進校開始就根據(jù)他們的特點，把每個學生可以規(guī)范化的檔案材料錄入到計算機中，在建好基本信息的基礎上，隨時增加學生的基本信息，對學生信息進行維護，確保信息數(shù)據(jù)完整、真實、準確。日常工作就可以運用計算機進行學生個人信息的查詢、統(tǒng)計和服務。當用人單位來政審學生時，我們就可以及時為其提供一份準確的學生個人信息資料，不僅解決了人力、物力的問題，同時也提高了學生檔案管理工作的準確性和高效性。這樣不僅有利于檔案的規(guī)范化管理，也有利于檔案信息的開發(fā)和利用。對于畢業(yè)學生的檔案去向情況，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡管理，各高校檔案館或綜合檔案室可以建立檔案信息網(wǎng)，把畢業(yè)生就業(yè)方案及檔案去向情況傳輸?shù)綑n案信息網(wǎng)，并根據(jù)學生檔案轉(zhuǎn)出情況及時更新數(shù)據(jù)。不管學生在何時何地自己都能及時準確查詢到自己的檔案狀況，這樣改變以往電話查詢的繁瑣工作，節(jié)省時間和人力，同時提高了工作效率。

四、加強業(yè)務學習，提高管理人員的綜合能力

檔案工作人員的素質(zhì)直接影響基建檔案工作質(zhì)量的好壞。 以計算機技術，新材料技術，信息技術等技術為主要內(nèi)容的新技術革命的出現(xiàn)，使檔案工作的技術環(huán)境發(fā)生巨大的變化。面對檔案管理新模式及新技術的挑戰(zhàn)，檔案工作人員應有較強的事業(yè)心，責任心及嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，不斷加強業(yè)務學習。同時，現(xiàn)代信息技術在檔案工作在的應用，檔案工作的新理論，新方法，新理念的提出，檔案工作人員必須努力優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)，在鉆研檔案理論的同時，學習和掌握運用現(xiàn)代信息技術進行檔案管理的各種知識和技能，使自己具備較全面就知識結(jié)構(gòu)以及敏銳的信息知識，良好的信息道德，較強的信息能力，如計算機和網(wǎng)絡檔案信息的能，以適應檔案管理現(xiàn)代化的需要。