摘要:隨著改革開放的不斷深入和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案工作進(jìn)入了信息時(shí)代。本文從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范設(shè)計(jì)等幾個(gè)方面分析了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞:檔案 信息化 方案

檔案信息化建設(shè)是以檔案業(yè)務(wù)為核心，以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)為手段，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，以服務(wù)社會(huì)為宗旨而開展的一項(xiàng)具有劃時(shí)代意義的新型工作模式。

一、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

目前，檔案信息化建設(shè)工作已納入政府電子政務(wù)建設(shè)工程，硬件設(shè)施建設(shè)有了一定基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)逐步推進(jìn)，但仍存在很多困難。

(一)缺乏資金。由于資金的缺乏，很多基層檔案部門檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施差，使用的計(jì)算機(jī)陳舊，型號(hào)不一，規(guī)格各異，無(wú)法建立基本的信息化工作平臺(tái)。

(二)缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。目前，沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息化管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)。檔案自動(dòng)化管理工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法全面推廣。同時(shí)，檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)檔案的信息化管理。另外，在我國(guó)至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。這也制約了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

(三)缺乏專業(yè)人才。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，首先要有現(xiàn)代化的管理人才，檔案管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，大多檔案部門都缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更缺，大部分檔案人員計(jì)算機(jī)水平偏低，甚至有機(jī)盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，更談不上檔案信息的電子化。

(四)檔案館仍未走出封閉狀態(tài)。大多數(shù)檔案館的工作方式基本上是接收移交檔案、編目立卷、存儲(chǔ)入庫(kù)、查閱調(diào)卷幾步曲，檔案館類似于資料倉(cāng)庫(kù)，“活”信息被束之高閣，變成了“死”檔案。檔案介質(zhì)仍囿于傳統(tǒng)形式。目前檔案館絕大多數(shù)仍為紙質(zhì)檔案，光盤技術(shù)和機(jī)讀方式雖已運(yùn)用，但十分有限，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與當(dāng)今信息傳輸技術(shù)的要求相去甚遠(yuǎn)。電子文件接收歸檔管理仍未提上日程，資源共享觀念淡薄。檔案館藏一直是衡量檔案館規(guī)模和地位的重要指標(biāo)，于是追求自我實(shí)體擁有成為檔案館工作的重中之重。但如何將自我主體擁有的館藏置于整個(gè)社會(huì)信息體系中，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，至今仍然未被重視。檔案資源的深度開發(fā)遠(yuǎn)不能滿足社會(huì)需要。

二、對(duì)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀的原因分析

1 所需資金數(shù)量大，而籌集資金難

檔案工作的重要性沒有被充分認(rèn)識(shí)到，難以被定位于一個(gè)適當(dāng)?shù)奈恢?，資金方面沒有保障，資金投入嚴(yán)重不足，以致不能確保檔案信息化工作的順利開展;檢查和督促工作不能保障，優(yōu)秀人才難以留住。將加大資金投入力度和各個(gè)檔案局(館)的信息化建設(shè)起來(lái)，才能更有利于檔案工作和檔案事業(yè)的發(fā)展。

2 缺少既會(huì)檔案管理又會(huì)計(jì)算機(jī)操作管理的復(fù)合型人才

在實(shí)際工作中那種既會(huì)檔案管理又會(huì)計(jì)算機(jī)操作管理的復(fù)合型人才非常少。檔案部門待遇不高，優(yōu)秀人才難以吸引進(jìn)來(lái)，進(jìn)來(lái)后又難以留住，冗員又難以消化，致使檔案部門人員老面孔多，加之工作陳舊，導(dǎo)致檔案工作缺乏生機(jī)和活力，工作效率低，效果差。

3 工作任務(wù)量大，所耗時(shí)間長(zhǎng)是造成檔案信息化現(xiàn)狀的又一因素

館藏檔案數(shù)量巨大，且現(xiàn)階段只能靠人工一點(diǎn)一點(diǎn)輸入，輸完后還要校對(duì)、修改、管理、維護(hù)、數(shù)據(jù)備份。能夠勝任的工作人員少，再加上錄入任務(wù)龐大，使得檔案信息化建設(shè)實(shí)際操作舉步維艱，所以實(shí)際工作的困難重重。

4 各軟件企業(yè)相互競(jìng)爭(zhēng)，造成各檔案局(館)檔案管理系統(tǒng)不一致

檔案管理系統(tǒng)軟件利潤(rùn)高，價(jià)格貴，各軟件企業(yè)各自推銷各自的產(chǎn)品，造成各個(gè)檔案局(館)檔案管理系統(tǒng)不夠統(tǒng)一、規(guī)范，影響了檔案信息化建設(shè)的整體進(jìn)度。

三、檔案信息化建設(shè)的解決方案

1 提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)籌規(guī)劃。首先必須在思想上充分認(rèn)識(shí)檔案信息資源的重要意義，它是全球、國(guó)家、區(qū)域信息的一個(gè)重要組成部分。在當(dāng)今信息公開程度越來(lái)越高的形勢(shì)下，檔案的文化性質(zhì)和社會(huì)性質(zhì)逐步強(qiáng)化，利用的范圍和對(duì)象將逐步擴(kuò)大。其次，作好統(tǒng)籌規(guī)劃。將大量的檔案數(shù)字化，是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好館藏情況的調(diào)查，包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、館藏?cái)?shù)量、檔案信息利用等基本情況。根據(jù)館藏情況制訂檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃，包括掃描儀等硬件的購(gòu)置計(jì)劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，使專兼職檔案員掌握檔案信息化的基本知識(shí)和技能，達(dá)到提高認(rèn)識(shí)、增長(zhǎng)知識(shí)和技能的目的。

2 檔案數(shù)字化必須有所選擇。針對(duì)館藏“浩瀚”的檔案資源，不加選擇地全部數(shù)字化是不可能，也是沒有必要的。我們應(yīng)該根據(jù)一定的原則確定哪些館藏檔案原件應(yīng)該數(shù)字化、哪些不需要數(shù)字化以及哪些優(yōu)先數(shù)字化。在實(shí)際工作當(dāng)中，采用的原則是“珍貴檔案、重點(diǎn)檔案、特色檔案、利用率高的檔案”優(yōu)先數(shù)字化，力爭(zhēng)做到數(shù)字化的檔案信息應(yīng)該是高價(jià)值、高利用率、有序、標(biāo)準(zhǔn)、有特色的信息資源。同時(shí)應(yīng)該做好數(shù)字化掃描時(shí)的參數(shù)設(shè)置。掃描系統(tǒng)掃描參數(shù)的選擇和確定對(duì)掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的清晰度和還原效果。掃描分辨率越高得到的掃描文件就越清晰，其相應(yīng)的掃描時(shí)間和存儲(chǔ)空間就要增加;分辨率參數(shù)選得低，掃描文件的質(zhì)量就要降低。我們?cè)谶x擇分辨率時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲(chǔ)空間、輸出打印質(zhì)量等。

3 統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)軟件，做好軟件維護(hù)工作和備份數(shù)據(jù)工作。建議國(guó)家檔案主管部門制定統(tǒng)一的檔案管理軟件標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范全國(guó)的檔案管理軟件，為全國(guó)檔案互聯(lián)打下基礎(chǔ)。

4 檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵是檔案工作者素質(zhì)的全面提高。結(jié)合檔案工作的實(shí)際來(lái)看，單位管理人員的理論水平和專業(yè)知識(shí)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展要求。為此，我們要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)，同時(shí)建議檔案行政管理部門多安排一些系統(tǒng)的、專業(yè)性較強(qiáng)的培訓(xùn)，或者采取網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)的方式，結(jié)合各種會(huì)議舉辦專題培訓(xùn)或研討，有針對(duì)性地解決一兩個(gè)帶有共性的問題;或者以檔案學(xué)會(huì)的名義為檔案工作人員組織一些專題培訓(xùn)，如人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等等。

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