摘要:美國20世紀(jì)40年代末起源的商業(yè)性文件中心至今已成為文件信息領(lǐng)域提供社會化服務(wù)的專業(yè)機構(gòu)。本文提出商業(yè)性文件中心是基于文件生命周期理論的完美實踐，其產(chǎn)生和發(fā)展突出體現(xiàn)了文件生命周期理論全過程管理的思想。商業(yè)性文件中心產(chǎn)生的實踐原因包括滿足多元化的市場需求、體現(xiàn)社會分工的細(xì)化、追求文件管理效益、實現(xiàn)文件管理和信息服務(wù)的技術(shù)優(yōu)勢等。

關(guān)鍵詞:商業(yè)性 文件中心 理論 實踐

筆者近年系統(tǒng)研究商業(yè)性文件中心后發(fā)現(xiàn)，這種機構(gòu)在美國20世紀(jì)40年代末起源，至今已成為文件信息領(lǐng)域提供社會化服務(wù)的專業(yè)機構(gòu)，并發(fā)展形成了一種成熟行業(yè)——文件管理與信息服務(wù)業(yè)。國內(nèi)檔案界對文件中心的產(chǎn)生原因和理論依據(jù)已經(jīng)比較了解，究竟商業(yè)性文件中心與文件中心有何關(guān)系，商業(yè)性文件中心的產(chǎn)生有無理論依據(jù)和實踐原因，國內(nèi)同行探討并不是很多。為此，筆者基于課題研究的需要，對商業(yè)性文件中心產(chǎn)生的理論依據(jù)和實踐原因進(jìn)行深入思考，提出一孔之見，供同行參考。

一、商業(yè)性文件中心產(chǎn)生的理論依據(jù)

研究商業(yè)性文件中心產(chǎn)生的理論依據(jù)之前，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)明確商業(yè)性文件中心與文件中心的關(guān)系。據(jù)材料查證，商業(yè)性文件中心是文件中心的一種形式，是效仿政府文件中心的產(chǎn)物。20世紀(jì)40年代，二戰(zhàn)之后，美國聯(lián)邦政府機構(gòu)及其職能活動大量增加，致使政府文件出現(xiàn)了史無前例的爆炸式增長。文件的大量產(chǎn)生直接促成了文件中心的出現(xiàn)。1941年，美國海軍部首先設(shè)置了造價低廉的臨時庫房，用來集中保存平時已不常使用、卻也不宜立即銷毀或移交檔案館的大量半現(xiàn)行文件，這種臨時庫房成為文件中心的起源。文件中心費用低廉，取得了良好的管理成效，很快在其他政府機構(gòu)推廣。政府文件中心的成功及推廣，帶動美國商業(yè)界開始認(rèn)識到建立商業(yè)性文件中心的必要性。1948年商業(yè)檔案中心(BusinessArchivesCenter)建立，成為美國的第一個商業(yè)性文件中心。可以說，是政府文件中心的建立引領(lǐng)了商業(yè)性文件中心起步。更能證明商業(yè)性文件中心與政府文件中心密切關(guān)系的事實是，創(chuàng)辦第一個政府文件中心和商業(yè)性文件中心的人都是美國國家檔案館工作人員艾默特(EmmettLeahy)。他被派往海軍部擔(dān)任文件協(xié)作主管，幫助設(shè)計了文件中心方案并受到海軍部嘉獎。從國家檔案館離職后，他把建立海軍部文件中心的成功經(jīng)驗引入商業(yè)領(lǐng)域，投資建立了第一個商業(yè)性文件中心。由此可見，商業(yè)性文件中心的確源自對政府文件中心的效仿。

國際檔案界對商業(yè)性文件中心的定義也能證明商業(yè)性文件中心與文件中心的密切關(guān)系。筆者認(rèn)為較為權(quán)威的定義當(dāng)屬國際文件管理者和指導(dǎo)者協(xié)會(ARMA International)的術(shù)語手冊(Glossary of Records and Information ManagementTerms，April2007)給出的解釋——“是保存其他組織的文件并以營利為目的提供有償服務(wù)的文件中心(Arecordscenterthatstorestherecordsofotherorganizations and provides services on a for-profit，feebails)”。這一定義說明。商業(yè)性文件中心是文件中心的一種類型。

文件中心的理論依據(jù)是文件生命周期理論(TheoryofRecords’LifeCycle)。美國建立的海軍部文件中心取得了巨大效益，后來推廣到其他政府機構(gòu)，并在美國普及，繼而成為其他國家爭相效仿的榜樣。這種現(xiàn)象引起了西方檔案界的普遍關(guān)注，引發(fā)了對其理論依據(jù)的思考。為了挖掘文件中心的理論根源，西方檔案學(xué)者提出了文件生命周期理論，這一理論經(jīng)過數(shù)十年不斷發(fā)展和完善，被公認(rèn)為文件中心的理論基礎(chǔ)。

文件中心是基于文件生命周期理論的最佳實踐。文件生命周期理論的基本內(nèi)容包括三點:第一，文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的運動過程;第二，文件的完整運動過程由于文件價值形態(tài)的變化可劃分為若干階段;第三，文件在每一階段因其特定的價值形態(tài)而與服務(wù)對象、保存場所、管理形式之間存在一種內(nèi)在的關(guān)系。文件生命理論將文件視為廣義概念，包括現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件。文件從形成到銷毀或永久保存呈現(xiàn)出明顯的階段性特征，以此可將文件運動階段劃分為現(xiàn)行、半現(xiàn)行和非現(xiàn)行三個階段，現(xiàn)行階段的文件因機關(guān)需要頻繁利用，一般保存在機關(guān)內(nèi)部，服務(wù)對象以本機關(guān)為主。非現(xiàn)行階段文件對機關(guān)的作用基本喪失，其中大多數(shù)因為沒有歷史價值而被銷毀，少數(shù)具有永久保存價值的文件則需永久保存，保存場所轉(zhuǎn)移至檔案館，服務(wù)對象由機關(guān)擴(kuò)展到社會各界。而對于半現(xiàn)行階段的文件，現(xiàn)行作用已經(jīng)開始衰退，利用率也逐漸降低，服務(wù)對象仍以機關(guān)為主，但文件的歷史價值尚未得到檢驗，不宜過早銷毀或移交到檔案館，因此這一階段需要有一個過渡性保管機構(gòu)集中保管這些文件，一方面繼續(xù)發(fā)揮半現(xiàn)行文件為機關(guān)服務(wù)的價值，另一方面檢驗文件是否具有長遠(yuǎn)歷史價值，為向檔案館移交做好準(zhǔn)備。文件中心正是保管這些半現(xiàn)行文件的最佳場所，既能滿足機關(guān)自身的利用需求，又能檢驗文件是否具有歷史價值，并且其經(jīng)濟(jì)實用的獨特優(yōu)勢能夠充分滿足機關(guān)低成本、高效率的要求。

商業(yè)性文件中心同樣是基于文件生命周期理論的完美實踐。商業(yè)性文件中心是文件中心的一種類型，具有文件中心的基本職能和作用，主要為半現(xiàn)行文件提供保管服務(wù)，借助高科技手段為有需要的企業(yè)、機構(gòu)、組織和個人提供集成化、專業(yè)性和社會化的文件管理和信息服務(wù)，發(fā)揮過渡性保管機構(gòu)的作用。與政府文件中心不同的是，商業(yè)性文件中心是一種私人創(chuàng)辦的獨立核算、自負(fù)盈虧的營利性、服務(wù)型企業(yè)，更加追求高效率和高效益。這種對高效益的追求使商業(yè)性文件中心更充分地符合文件生命周期理論的要求。文件生命周期理論指出，各階段的文件由于價值形態(tài)的變化導(dǎo)致了服務(wù)對象、保管場所和管理方式等方面的差異，要求必須尊重各階段文件的區(qū)別，針對其價值形態(tài)的變化，對文件整體運動過程實施階段性管理，為各階段文件找到最適宜的保管場所和管理方法。商業(yè)性文件中心正是對文件實施的階段性管理，它依托先進(jìn)的科技對半現(xiàn)行文件提供集成化、專業(yè)化的管理，使文件在商業(yè)性文件中心內(nèi)部得到安全、高效的管理，成本更低，效率更高，更加經(jīng)濟(jì)實用，因此可以說，商業(yè)性文件中心是企業(yè)半現(xiàn)行文件最佳的保管場所，符合文件生命周期理論對階段式管理的要求。換言之，文件生命周期理論正是商業(yè)性文件中心產(chǎn)生和發(fā)展的理論基礎(chǔ)和科學(xué)依據(jù)。

商業(yè)性文件中心的產(chǎn)生和發(fā)展不僅符合文件生命周期理論階段式有效管理的要求，而且更突出地體現(xiàn)了文件生命周期理論全過程管理的思想。由于商業(yè)性文件中心的服務(wù)對象主要是企業(yè)，企業(yè)出于效益的考慮要求商業(yè)性文件中心對其文件進(jìn)行全過程管理并提供全方位服務(wù)。從文件的生成、管理和維護(hù)到最終處置，整個過程均由商業(yè)性文件中心進(jìn)行高效管理。商業(yè)性文件中心的服務(wù)內(nèi)容具有明確的專業(yè)性特點，從文件運送、日常管理、安全保存、鑒定銷毀等傳統(tǒng)服務(wù)到后來增加的文檔數(shù)據(jù)恢復(fù)、文檔管理軟件設(shè)計、文檔管理系統(tǒng)開發(fā)、信息利用、知識管理、域名托管等新型服務(wù)項目，不難發(fā)現(xiàn)商業(yè)性文件中心已經(jīng)形成文件管理與信息服務(wù)這種專門行業(yè)。因此，商業(yè)性文件中心盡管名為“文件中心”，但實際上其服務(wù)范圍已經(jīng)涵蓋了文件、信息的整個生命周期?？傊?，文件生命周期理論的全過程管理思想為商業(yè)性文件中心的產(chǎn)生和發(fā)展提供了理論依據(jù)。

二、商業(yè)性文件中心產(chǎn)生的實踐原因

筆者曾對美國商業(yè)性文件中心的發(fā)展歷程和演變特點做過論述，發(fā)現(xiàn)商業(yè)性文件中心建立的根本目的是追求企業(yè)文件管理和信息服務(wù)的經(jīng)濟(jì)高效。經(jīng)過系統(tǒng)研究，筆者將商業(yè)性文件中心產(chǎn)生的實踐原因簡要歸結(jié)為四點。

(一)滿足多元化的市場需求

文件管理是政府機關(guān)、企事業(yè)單位普遍開展的一項活動。20世紀(jì)40年代美國基于聯(lián)邦政府文件管理的需求，建立了聯(lián)邦文件中心，以實現(xiàn)政府文件管理的經(jīng)濟(jì)高效。然而，聯(lián)邦文件中心的服務(wù)對象只是聯(lián)邦機構(gòu)，并不包括企業(yè)和其他機構(gòu)。企業(yè)與政府機構(gòu)同樣具有文件管理的需求，在二戰(zhàn)結(jié)束后，美國經(jīng)濟(jì)開始復(fù)蘇并進(jìn)入持續(xù)發(fā)展期，企業(yè)數(shù)量迅速增加，企業(yè)形成的文件數(shù)量也隨之大幅增長，相應(yīng)產(chǎn)生了強烈的文件管理需求。換言之，二戰(zhàn)后的美國對文件管理存在多元化的市場需求，除政府機構(gòu)外，企業(yè)的需求最為迫切。

美國作為一個資本主義國家，私有制是其社會制度的基本形式，企業(yè)從所有權(quán)和性質(zhì)而言也大多屬于私有企業(yè)。這些私有企業(yè)由于追求利益最大化的本質(zhì)特點，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中非常重視其文件管理，希望實現(xiàn)文件管理的安全、經(jīng)濟(jì)和高效，降低企業(yè)管理和運營的成本，降低企業(yè)的風(fēng)險。聯(lián)邦文件中心只服務(wù)于聯(lián)邦機構(gòu)系統(tǒng)，無法直接滿足企業(yè)，特別是私有企業(yè)的文件管理需求，這就給市場留出了企業(yè)文件管理和信息服務(wù)的服務(wù)空間。艾默特正是看到了這一商機才創(chuàng)建了商業(yè)性文件中心。應(yīng)運而生的商業(yè)性文件中心效仿了聯(lián)邦文件中心的優(yōu)點，為企業(yè)和有需要的機構(gòu)提供文件管理和信息服務(wù)?？梢哉f，商業(yè)性文件中心正是滿足文件管理多元化的市場需求而產(chǎn)生的，符合市場運行規(guī)律。

(二)體現(xiàn)社會分工的細(xì)化

商業(yè)性文件中心的產(chǎn)生體現(xiàn)了社會分工的細(xì)化。20世紀(jì)50年代起，由于經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和管理活動的日益復(fù)雜，社會分工日趨細(xì)化，社會生產(chǎn)和服務(wù)部門越來越專業(yè)化和專門化，產(chǎn)品和服務(wù)類型也呈現(xiàn)出專門化的特征，這是社會勞動生產(chǎn)率不斷提高的必然結(jié)果。文件管理作為政府機關(guān)和企事業(yè)單位普遍開展的一項活動，在社會分工細(xì)化形勢的推動下也逐漸變得更加專業(yè)化和專門化。此時就需要有一種專門機構(gòu)來獨立承擔(dān)這種專業(yè)化和專門化的管理和服務(wù)。商業(yè)性文件中心的產(chǎn)生恰恰體現(xiàn)了社會分工的細(xì)化，政府部門之外的企業(yè)和其他機構(gòu)，它們的文件管理職能轉(zhuǎn)移到商業(yè)性文件中心，由商業(yè)性文件中心獨立承擔(dān)。換言之，商業(yè)性文件中心成為一種獨立承擔(dān)企業(yè)(機構(gòu))文件管理和信息服務(wù)職能的專業(yè)化和專門化機構(gòu)。

(三)追求文件管理效益

商業(yè)性文件中心是效仿聯(lián)邦文件中心的產(chǎn)物。聯(lián)邦文件中心由于其經(jīng)濟(jì)實用、保管安全、管理高效等諸多優(yōu)點實現(xiàn)了政府文件管理的經(jīng)濟(jì)高效，這種優(yōu)勢也為商業(yè)性文件中心提供了基本的目標(biāo)——追求文件管理效益。

商業(yè)性文件中心滿足了企業(yè)重視文件管理效益的需求。二戰(zhàn)之后，美國企業(yè)在數(shù)量增長的同時也面臨著日益激烈的競爭。企業(yè)本身作為營利性機構(gòu)，追求利益最大化就是其首要目標(biāo)。面對激烈的市場競爭，企業(yè)就更加重視管理效益。文件管理作為企業(yè)的一項重要職能，其質(zhì)量高低必然影響企業(yè)的成功和發(fā)展。假如文件管理不善或是文件管理效益低下，都會提高企業(yè)的管理成本，降低企業(yè)的效益。因此，企業(yè)必須也必然重視文件管理，致力追求文件管理的安全、經(jīng)濟(jì)和高效。注重效益的商業(yè)性文件中心自然會受到企業(yè)的青睞。

筆者在研究中發(fā)現(xiàn)，商業(yè)性文件中心在20世紀(jì)40～60年代起步，從70年代進(jìn)入擴(kuò)張階段。對照美國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況，筆者發(fā)現(xiàn)無論是在經(jīng)濟(jì)增長階段，還是經(jīng)濟(jì)衰退階段，企業(yè)對文件管理效益的追求和重視始終不變。據(jù)統(tǒng)計，戰(zhàn)后25年中，美國經(jīng)濟(jì)平均每年以3.5%的速度增長，國民生產(chǎn)總值由1946年的2000億美元增至1970年的近10000億美元。而進(jìn)人70年代，美國經(jīng)濟(jì)形勢開始惡化，出現(xiàn)嚴(yán)重的通貨膨脹，1973～1975年、1979～1980年兩次發(fā)生嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)危機。有統(tǒng)計顯示，美國整個工業(yè)下降15.3%，制造業(yè)生產(chǎn)下降17.3%，到1979年，美國工業(yè)生產(chǎn)停止增長。在這種情況下，美國企業(yè)尤其是中小企業(yè)的發(fā)展異常艱難，時刻面臨破產(chǎn)或被兼并的危險。為了能在夾縫中生存下去，企業(yè)需要比以前更加關(guān)注效益問題。文件的急劇增加使企業(yè)尤為重視文件管理效益，自行管理文件可能會增加企業(yè)的成本。因此，出于成本和效益的考慮，企業(yè)希望商業(yè)性文件中心為其提供價廉質(zhì)優(yōu)的文件管理和信息服務(wù)。這樣一來，商業(yè)性文件中心的產(chǎn)生和發(fā)展也就順理成章了。

此外，商業(yè)性文件中心也是追求文件管理規(guī)模效益的產(chǎn)物。因為它對文件實行集約化、專業(yè)化管理，為客戶提供規(guī)?；?、專門化服務(wù)，避免每個企業(yè)單獨設(shè)立文檔管理機構(gòu)。從整個行業(yè)乃至社會而言，商業(yè)性文件中心可以降低文件管理的成本，實現(xiàn)文檔管理的規(guī)模效益。

(四)實現(xiàn)文件管理和信息服務(wù)的技術(shù)優(yōu)勢

商業(yè)性文件中心從產(chǎn)生起一直就對技術(shù)高度重視和充分依賴。20世紀(jì)中期以來，以計算機技術(shù)為代表的第三次技術(shù)革命興起，各項新技術(shù)取得了迅猛發(fā)展，新技術(shù)的出現(xiàn)往往會推動新的服務(wù)領(lǐng)域產(chǎn)生，而新的服務(wù)領(lǐng)域產(chǎn)生又會反過來刺激新技術(shù)的進(jìn)一步應(yīng)用和發(fā)展。以計算機技術(shù)為代表的新技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用促進(jìn)了信息服務(wù)這一新興領(lǐng)域的出現(xiàn)。商業(yè)性文件中心也可以說是文件管理和信息服務(wù)領(lǐng)域技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，它通過充分應(yīng)用各種先進(jìn)技術(shù)來提高文件管理和信息服務(wù)的水平和質(zhì)量，借助技術(shù)優(yōu)勢來彰顯自身特色和優(yōu)點，吸引更多的客戶，贏得更大的市場。換言之，商業(yè)性文件中心就是憑借其自身的先進(jìn)設(shè)施和技術(shù)水平區(qū)別于傳統(tǒng)的文件保管機構(gòu)，體現(xiàn)出其安全、優(yōu)質(zhì)、高效的專業(yè)形象。

商業(yè)性文件中心之所以非常重視技術(shù)，主要是因為市場競爭的需要。商業(yè)性文件中心完全是自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧的企業(yè)，要想在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟，就必須具備吸引客戶的“秘笈”。20世紀(jì)中期，全球都涌現(xiàn)出了科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的態(tài)勢，技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用都十分普遍。文件管理也成為技術(shù)含量日益提高的一項專門活動。商業(yè)性文件中心作為現(xiàn)代化企業(yè)，勢必充分利用先進(jìn)的電子、信息、通訊和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提供優(yōu)質(zhì)、安全、高效的專業(yè)化文件管理和信息服務(wù)，才可能贏得用戶的滿意，取得市場競爭的勝利。

參考文獻(xiàn):

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