摘要:專業(yè)檔案館是指國(guó)家專門管理某一方面或某一特殊專業(yè)和技術(shù)活動(dòng)中形成的檔案而設(shè)置的檔案館。本文對(duì)我國(guó)專業(yè)檔案館的性質(zhì)、特點(diǎn)及發(fā)展?fàn)顩r做了分析和總結(jié)。并對(duì)我國(guó)專業(yè)檔案館的建設(shè)與發(fā)展方向提出可供參考的觀點(diǎn)。正確地認(rèn)識(shí)和了解專業(yè)檔案館的性質(zhì)、特點(diǎn)與規(guī)律，探討專業(yè)檔案館的發(fā)展方向，有助于加強(qiáng)專業(yè)檔案館自身建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享，為本行業(yè)、部門、領(lǐng)域及整個(gè)社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

關(guān)鍵詞:專業(yè)檔案館 性質(zhì) 特點(diǎn) 創(chuàng)新

一、專業(yè)檔案館的性質(zhì)

在我國(guó)，檔案館主要分為綜合性的各級(jí)國(guó)家檔案館、專業(yè)檔案館、企事業(yè)檔案館等三大類。“專業(yè)檔案館是指國(guó)家專門管理某一方面或某一特殊專業(yè)和技術(shù)活動(dòng)中形成的檔案而設(shè)置的檔案館?！睂I(yè)檔案館又可劃分為專門檔案館和部門檔案館兩種類型。專門檔案館是國(guó)家為保存某些性質(zhì)特殊或?qū)I(yè)性特別強(qiáng)的檔案而設(shè)置的職能機(jī)構(gòu)，既有中央一級(jí)的，也有地方一級(jí)的，它們分別收藏某一方面、某一專業(yè)、某種載體形式的檔案和資料，如中國(guó)電影資料館、中國(guó)照片檔案館等。部門檔案館是指在某一專業(yè)領(lǐng)域、系統(tǒng)內(nèi)為保管某類專門檔案并為本領(lǐng)域、系統(tǒng)服務(wù)而設(shè)置的檔案館，它是國(guó)家相關(guān)機(jī)關(guān)、部門根據(jù)實(shí)際工作需要設(shè)置的收集并保存本部門及其所屬機(jī)構(gòu)形成的全部檔案的業(yè)務(wù)組織，是專業(yè)檔案館中情況最為復(fù)雜的一種，這類機(jī)關(guān)、部門在履行職責(zé)中所產(chǎn)生和形成的檔案，往往事關(guān)國(guó)家的安全及社會(huì)的整體利益，如外交部檔案館、公安部檔案館、工商檔案館、稅務(wù)檔案館等。

二、專業(yè)檔案館的特點(diǎn)

(一)專業(yè)性

專業(yè)檔案館館藏檔案產(chǎn)生于一定的專門或?qū)I(yè)活動(dòng)領(lǐng)域，如軍事、外交、司法以及公安、工商、稅務(wù)、交通、郵電、水利、地質(zhì)、測(cè)繪、氣象、環(huán)境保護(hù)、城市基本建設(shè)等，是某一方面或特殊專業(yè)、技術(shù)活動(dòng)中形成的專業(yè)檔案，其內(nèi)容專業(yè)性較強(qiáng)。目前我國(guó)各地已經(jīng)建立的地質(zhì)檔案館、房地產(chǎn)檔案館、公安檔案館、工商檔案館、稅務(wù)檔案館等，其所保存的檔案都充分地反映了本行業(yè)系統(tǒng)、領(lǐng)域的專業(yè)特點(diǎn)。例如，公安檔案館所保存的檔案就是各地公安機(jī)關(guān)在貫徹執(zhí)行黨和政府有關(guān)公安工作的方針和政策、行使公安各項(xiàng)管理和公安科研工作中形成的不僅有別于其他機(jī)關(guān)的文書(shū)和科技檔案，而且還有在依法對(duì)犯罪分子和犯罪嫌疑對(duì)象實(shí)施偵察、調(diào)查、拘留、逮捕、審訊過(guò)程中和治安行政處罰工作中形成的多種其他機(jī)關(guān)所沒(méi)有的公安專業(yè)業(yè)務(wù)檔案。

(二)實(shí)用性

專業(yè)檔案館所藏的專業(yè)檔案現(xiàn)實(shí)效用性強(qiáng)，利用頻繁。例如，稅務(wù)檔案館所收集保存的稅務(wù)檔案包括納稅人、扣繳義務(wù)人在履行納稅義務(wù)過(guò)程中向稅務(wù)機(jī)關(guān)提供的各種資料，以及稅務(wù)機(jī)關(guān)實(shí)施各項(xiàng)具體征管評(píng)查行為所形成的記錄材料。這些專業(yè)檔案是稅務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)納稅人實(shí)施稅收征收管理過(guò)程中形成的納稅資料，它是納稅人從經(jīng)營(yíng)初始到經(jīng)營(yíng)結(jié)束向國(guó)家依法納稅過(guò)程的反映，也是稅務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)納稅義務(wù)人依法實(shí)施稅收征收管理情況的反映。由于稅務(wù)檔案是征納雙方在實(shí)施征納行為時(shí)的真實(shí)記錄和反映，具有極高的實(shí)用性，如隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的逐步活躍，契稅類稅務(wù)檔案借閱量也迅速增加。自2005年至2008年，北京市地方稅務(wù)局稅務(wù)檔案系統(tǒng)共接待借閱4903批次，借閱31590卷，為征管、稽查和公檢法司調(diào)查取證工作提供了重要的憑證和依據(jù)。

(三)服務(wù)有限性

與綜合檔案館相比，一般而言，專業(yè)檔案館所收集的檔案多為本系統(tǒng)、部門內(nèi)部使用，對(duì)本系統(tǒng)、部門外單位或人員的提供利用服務(wù)有極強(qiáng)的限制性。例如，工商檔案館所存工商登記檔案是工商行政管理機(jī)關(guān)對(duì)從事經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的企業(yè)或個(gè)人等進(jìn)行有關(guān)企業(yè)登記管理活動(dòng)中所形成的文件材料，除對(duì)本系統(tǒng)日常工商行政管理工作提供利用外，也可對(duì)系統(tǒng)、部門外人員、單位提供利用，但需經(jīng)過(guò)特殊手續(xù)才可查閱。如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、國(guó)家安全機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)及其他黨政軍機(jī)關(guān)需持介紹信(公函)及查詢?nèi)藛T工作證件才可查閱與調(diào)查、處理事項(xiàng)有關(guān)的企業(yè)登記檔案資料;其他企事業(yè)單位、個(gè)人因訴訟、仲裁等需要查閱企業(yè)登記檔案的，持單位介紹信、本人身份證(工作證)和法院或仲裁機(jī)構(gòu)的相關(guān)證明，可查閱與之相關(guān)的企業(yè)登記檔案資料。專業(yè)檔案的內(nèi)容往往事關(guān)國(guó)家的安全及社會(huì)的整體利益，涉及黨和國(guó)家的機(jī)密以及部門利益，所以專業(yè)檔案館所提供利用的服務(wù)范圍、對(duì)象具有極高的有限性。

(四)管理行政性

專業(yè)檔案館一般為本系統(tǒng)、部門內(nèi)設(shè)單位，在自身職能上是某些專業(yè)主管機(jī)關(guān)的重要部門，在業(yè)務(wù)性質(zhì)上具備檔案館的一切基本屬性，是集中保存各類重要的專業(yè)檔案的基地和提供利用的中心。部分專業(yè)檔案館還有負(fù)責(zé)對(duì)本領(lǐng)域、系統(tǒng)基層單位檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查的職責(zé)。所以專業(yè)檔案館在日常工作管理中帶有行政性質(zhì)。

三、專業(yè)檔案館的發(fā)展現(xiàn)狀

自1952年集中管理全國(guó)地質(zhì)檔案資料的地質(zhì)資料館成立以來(lái)，我國(guó)先后建立了中國(guó)電影資料館、測(cè)繪資料館、機(jī)械工業(yè)部檔案館、鐵道部檔案館、外交部檔案館、測(cè)繪檔案館、氣象檔案館、交通部檔案館、郵電部檔案館、中國(guó)人民解放軍檔案館、中國(guó)照片檔案館等一系列專業(yè)檔案館，分別集中管理本系統(tǒng)或部門的專業(yè)檔案。部分專業(yè)檔案館在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮了極大的現(xiàn)實(shí)效用。目前，大部分專業(yè)檔案館管理已實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，信息化程度也相當(dāng)高。

(一)數(shù)量大、種類多

根據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)局《2009年中國(guó)統(tǒng)計(jì)年鑒》數(shù)據(jù)，截至2008年底，全國(guó)共有各級(jí)各類檔案館4033個(gè)，其中國(guó)家綜合檔案館3170個(gè)，國(guó)家專門檔案館240個(gè)，部門檔案館154個(gè)，企業(yè)檔案館241個(gè)，文化事業(yè)單位檔案館141個(gè)，科技事業(yè)單位檔案館87個(gè)(如圖表所示)。目前，我國(guó)專業(yè)檔案館涉及中央和地方、各行各業(yè)，中央的有軍事、外交等部門以及公安、國(guó)家安全等護(hù)法機(jī)關(guān)，地方的有公安、工商、稅務(wù)、城建、地質(zhì)、石油、科技、測(cè)繪、地名、文化、藝術(shù)等各門類專業(yè)檔案館。從統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)看，國(guó)家專門檔案館近年來(lái)穩(wěn)中有降，部門檔案館逐年增加，但總體上專業(yè)檔案館的數(shù)量呈不斷上升趨勢(shì)。

(二)專業(yè)檔案館管理逐步走向規(guī)范化，信息管理現(xiàn)代化

隨著各類專業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)在全國(guó)各地生機(jī)勃勃地發(fā)展，專業(yè)檔案館各項(xiàng)管理工作也在逐步地走向規(guī)范化、信息化。自1994年以來(lái)，國(guó)家和地方各級(jí)檔案行政管理部門把專業(yè)檔案館工作的發(fā)展列入本地區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，納入業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)范圍，引導(dǎo)各級(jí)專業(yè)檔案館的工作規(guī)范化發(fā)展。在社會(huì)各界及檔案人員的共同努力下，目前，大部分的專業(yè)檔案館管理已實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。同時(shí)，各專業(yè)檔案館在信息技術(shù)高速發(fā)展的情況下，投入大量資金，對(duì)各專業(yè)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化加工、存貯、管理和傳輸，實(shí)現(xiàn)本部門檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，如氣象、工商、房地產(chǎn)、測(cè)繪、公安、稅務(wù)等專業(yè)檔案館均不同程度地實(shí)現(xiàn)了信息管理現(xiàn)代化。

(三)高度“自治”，館際間缺乏溝通

經(jīng)過(guò)幾十年的建設(shè)與發(fā)展，我國(guó)大部分專業(yè)檔案館已實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、信息化管理，部分專業(yè)檔案館完成了檔案信息的數(shù)字化，這無(wú)疑是檔案管理事業(yè)的一大進(jìn)步。但部門、系統(tǒng)內(nèi)設(shè)的專業(yè)檔案館，除檔案管理業(yè)務(wù)受同級(jí)檔案行政管理部門指導(dǎo)外，所有相關(guān)工作如人事安排、資金劃撥等均由本部門、系統(tǒng)安排和控制，極易出現(xiàn)專業(yè)檔案館的高度“自治”現(xiàn)象。由于各部門、系統(tǒng)各自為政，專業(yè)檔案館與外界以及同級(jí)的綜合檔案館幾乎很少有業(yè)務(wù)上的溝通與交流，更勿論檔案信息資源的共享了，所以這種“自治”現(xiàn)象容易出現(xiàn)部分部門、系統(tǒng)把持、壟斷部分資源，限制社會(huì)利用的現(xiàn)象，從而淪為部門利益的資源爭(zhēng)奪戰(zhàn)，造成檔案信息資源長(zhǎng)期分散管理，信息間有機(jī)聯(lián)系被人為割裂，不利于整個(gè)社會(huì)提高效率和資源整合。

(四)利用“門檻”高

專業(yè)檔案館服務(wù)有限性的特點(diǎn)也造成了部分專業(yè)檔案館利用“門檻”提高的現(xiàn)象。專業(yè)檔案館主要是為本系統(tǒng)、部門提供利用服務(wù)，對(duì)外系統(tǒng)、單位和個(gè)人也提供利用服務(wù)，但有極強(qiáng)的限制性，提供利用的條件較為苛刻。在綜合檔案館，公民個(gè)人調(diào)閱檔案只需提供個(gè)人的身份證明即可，而在專業(yè)檔案館，外單位和公民需經(jīng)規(guī)定的特殊手續(xù)與程序才可提供利用。

四、專業(yè)檔案館的創(chuàng)新發(fā)展

(一)轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)

專業(yè)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，但一說(shuō)是“國(guó)家檔案”，且不論社會(huì)普通公民，就是部分檔案工作人員的“保密”意識(shí)就緊隨而來(lái)，根本不考慮國(guó)家檔案的性質(zhì)、類別以及能在社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮的作用。這種傳統(tǒng)觀念使得部分專業(yè)檔案館完全以管理者自居，在制訂檔案利用規(guī)則時(shí)也是從管理者角度出發(fā)，表現(xiàn)出強(qiáng)烈的管理意識(shí)。而目前我國(guó)政府正從原先全能型政府逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)型政府，專業(yè)檔案館也要順應(yīng)時(shí)代潮流，更新思想觀念，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，在日常的檔案工作過(guò)程中，在不違反國(guó)家保密規(guī)定的前提下，為本部門、領(lǐng)域服務(wù)的同時(shí)，充分考慮社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，盡可能多地提供可供利用的檔案信息，以全心服務(wù)于利用者的心態(tài)去制訂檔案提供利用制度，從根本上掃除檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的障礙。

(二)提高專業(yè)化程度，形成具有本行業(yè)特色的檔案管理方法

專業(yè)檔案館館藏檔案專業(yè)性的特點(diǎn)，決定了專業(yè)檔案館特定的工作對(duì)象、工作內(nèi)容以及工作方法，從而也決定了專業(yè)檔案館的活動(dòng)是一項(xiàng)專業(yè)化程度很強(qiáng)的工作。這就要求專業(yè)檔案館工作人員必須熟悉和掌握本系統(tǒng)、領(lǐng)域的工作規(guī)律、方法以及專業(yè)知識(shí)，并根據(jù)本系統(tǒng)、領(lǐng)域的工作特點(diǎn)和要求進(jìn)行管理，在檔案管理理論的指導(dǎo)下，形成具有本行業(yè)、領(lǐng)域特色的檔案管理方法。

(三)積極開(kāi)展數(shù)字化工作，為本行業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)

檔案信息數(shù)字化是檔案管理事業(yè)的趨勢(shì)?，F(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和社會(huì)的信息化建設(shè)，為專業(yè)檔案館信息化建設(shè)帶來(lái)了前所未有的契機(jī)。專業(yè)檔案館必須跟上時(shí)代的步伐，以豐富的數(shù)字化信息資源為保障，積極開(kāi)展數(shù)字化工作，大力宣傳現(xiàn)代化的管理理念，全面推廣數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，建立完善的信息通道，更好地為行業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

(四)加強(qiáng)館際間溝通，逐步實(shí)現(xiàn)資源共享

高度“自治”的管理模式短期內(nèi)對(duì)本部門、行業(yè)和領(lǐng)域的發(fā)展具有一定的保護(hù)作用，但長(zhǎng)期而言，會(huì)造成檔案信息資源長(zhǎng)期分散管理，信息間有機(jī)聯(lián)系被人為割裂，不利于整個(gè)社會(huì)提高效率和資源整合。各部門、行業(yè)和領(lǐng)域的專業(yè)檔案館，特別是同一地域、同級(jí)專業(yè)檔案館應(yīng)打破高度“自治”壁壘，在檔案行政管理部門指導(dǎo)下，充分利用信息技術(shù)手段，開(kāi)展多種形式的館際間交往溝通，互通有無(wú)，逐步實(shí)現(xiàn)深層次的資源共享。

(五)協(xié)調(diào)基層關(guān)系，保障入館檔案質(zhì)量

作為本系統(tǒng)、部門內(nèi)設(shè)單位的專業(yè)檔案館，在對(duì)本領(lǐng)域、系統(tǒng)基層單位檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查的同時(shí)，需注意協(xié)調(diào)好與這些基層單位的關(guān)系。在日常工作中，檔案人員要經(jīng)常深入基層，加強(qiáng)對(duì)基層的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，及時(shí)反饋信息;定期或不定期召開(kāi)基層間的檔案工作座談會(huì)議，便于基層與基層間的相互聯(lián)系，相互溝通;在進(jìn)行檢查時(shí)，認(rèn)真細(xì)致，真實(shí)反映基層單位檔案管理工作狀況，以便于提高基層工作水平。由此可大大提高檔案歸檔的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率，保障入館檔案的質(zhì)量，形成以檔案館為管理中心，基層檔案部門為群體的二級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)體系，為專業(yè)檔案的規(guī)范化、現(xiàn)代化管理提供組織保證。