摘要:本文論述了高校學(xué)生檔案的內(nèi)容及重要性，指出了目前高校學(xué)生檔案管理工作中存在的各種問題，提出了解決問題的方案及檔案管理未來發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞:高校 學(xué)生檔案

高校學(xué)生檔案是大學(xué)生在校期間生活、學(xué)習(xí)及各種社會實踐的真實歷史記錄，反映了學(xué)生在校期間的綜合情況。隨著高校不斷擴招，教育體制改革不斷深入，學(xué)生入伍、出國留學(xué)、考公務(wù)員及就業(yè)渠道的多樣化，檔案的作用日益凸現(xiàn)，同時也反映了學(xué)校本身的管理水平。目前，我國大學(xué)教育正從精英化走向大眾化，在市場經(jīng)濟(jì)逐步發(fā)展的今天，加強大學(xué)生檔案管理，充分開發(fā)檔案的價值，對促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)，促進(jìn)社會發(fā)展，有著重要而深遠(yuǎn)的意義。

一、高校學(xué)生檔案的主要內(nèi)容

高校學(xué)生檔案分為終身檔案和臨時檔案。終身檔案是指新生進(jìn)校時由招辦提供的以及學(xué)生畢業(yè)時由學(xué)校寄發(fā)到有關(guān)部門的對學(xué)生終身有效的檔案。臨時檔案是指學(xué)生在校期間臨時建立的檔案，包括學(xué)生各種表現(xiàn)情況記載。臨時檔案的部分內(nèi)容在學(xué)生畢業(yè)時將裝入學(xué)生終身檔案。學(xué)生終身檔案和臨時檔案是兩個不同階段的檔案，學(xué)生臨時檔案一般包括以下一些內(nèi)容:新生基本情況登記表，軍訓(xùn)考核表，大學(xué)生各科成績總表，綜合測評表，評優(yōu)評獎情況登記表，學(xué)生在校期間的政治思想表現(xiàn)及入團(tuán)、入黨材料，學(xué)生受處分或撤銷處分的決定以及有關(guān)認(rèn)識、檢查等相關(guān)材料，畢業(yè)生登記表等。學(xué)生畢業(yè)時臨時檔案的有關(guān)內(nèi)容要裝入終身檔案。

二、高校學(xué)生檔案管理中存在的問題

1 內(nèi)容過于單調(diào)，不能反應(yīng)當(dāng)今社會大背景下大學(xué)生的全貌

2002年3月，共青團(tuán)中央聯(lián)合教育部、全國學(xué)聯(lián)啟動實施了大學(xué)生素質(zhì)拓展計劃。此項計劃在于進(jìn)一步開發(fā)大學(xué)生人力資源，在思想政治與道德素養(yǎng)、社會實踐與志愿服務(wù)、社團(tuán)活動與社會工作、技能培訓(xùn)等六個方面指導(dǎo)大學(xué)生不斷完善自我，自立成才。但歸檔內(nèi)容仍然是招生錄取材料、大學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍成績總表、獎懲文件、入黨入團(tuán)資料、畢業(yè)生情況登記表、報到證存根、體檢表等。這幾項內(nèi)容往往只體現(xiàn)了部分的“德、智、體”，不能作為全面評估大學(xué)生的一手資料。而隨著社會的發(fā)展與進(jìn)步，用人單位更看重的是學(xué)生的個人素質(zhì)、組織能力、團(tuán)隊協(xié)作能力及誠信等方面的信息，這些內(nèi)容已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足用人單位的需要。

2 學(xué)生重視程度不高

由于人事制度的改革及就業(yè)的多元化，催生了“棄檔族”。因為有的學(xué)生認(rèn)為檔案已不是眾多企業(yè)考察個人能力素質(zhì)的惟一因素;加上轉(zhuǎn)檔手續(xù)的復(fù)雜與繁瑣及自主創(chuàng)業(yè)不需要檔案。有的學(xué)生認(rèn)為，只要不進(jìn)國家機關(guān)，要不要檔案無所謂。等到要考公務(wù)員、出國才回來找檔案，但往往不知其在何處。

3 整理時間過晚，耽誤了就業(yè)的時機;以及整理時間過于集中，工作量繁重

新生檔案一般是在開學(xué)的第一個學(xué)期由各院系收齊，然后統(tǒng)一送交學(xué)校相關(guān)部門。而畢業(yè)生檔案一般在畢業(yè)的最后一個學(xué)期返還給各院系，裝齊后再由學(xué)校相關(guān)部門轉(zhuǎn)遞到接收單位。大多數(shù)學(xué)校的檔案管理還是原始的手工模式，沒有利用計算機軟件，進(jìn)行信息化處理，更沒有進(jìn)行電子備案。隨著擴招，畢業(yè)生流動數(shù)量、流動速度不斷加快。在就業(yè)渠道多元化之中，檔案投遞單位越來越復(fù)雜。由于沒有專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致學(xué)生檔案的查詢、轉(zhuǎn)遞效率十分低下。更為嚴(yán)重的是，經(jīng)常發(fā)生學(xué)生檔案丟失之類嚴(yán)重的事故。

4 檔案管理不完善，保密存在較大問題，可信度有待提高

畢業(yè)生的檔案記載了畢業(yè)生很多的個人隱私信息，比如姓名、身份證號碼、在校學(xué)習(xí)成績、照片等。由于檔案整理時間集中，各院系在收集整理檔案材料時都會安排部分學(xué)生協(xié)助。然而學(xué)生保密意識較差，容易泄漏檔案內(nèi)容、修改信息甚至抽掉處分材料。而目前就業(yè)形勢相當(dāng)嚴(yán)峻，檔案缺乏可信度，嚴(yán)重干擾了大學(xué)生就業(yè)的公平性。

三、應(yīng)對措施及發(fā)展方向

1 加強法規(guī)建設(shè)，確保大學(xué)生檔案管理有章可循

改革開放以來，黨和政府有關(guān)部門十分重視檔案管理工作，先后頒布了多部法規(guī)用來規(guī)范檔案管理工作，唯獨缺少的是針對大學(xué)生檔案管理的專門法規(guī)。這一法律空白，使得大學(xué)生檔案管理“八仙過海，各顯神通”。為此，筆者建議相關(guān)部門在《檔案法》的指導(dǎo)下，從大學(xué)生檔案工作的實際情況出發(fā)，盡快出臺諸如《高校學(xué)生檔案管理工作細(xì)則》類法規(guī)，確保學(xué)生檔案管理工作有法可依、有章可循。

2 建立健全大學(xué)生心理檔案、職業(yè)技能檔案及各種獲獎證書等

自2000年以來，我國大學(xué)生自殺人數(shù)逐年上升，心理問題日趨嚴(yán)重。據(jù)相關(guān)資料，心理障礙、生理疾患、情感受挫、經(jīng)濟(jì)壓力等是自殺的主要誘因。中國正處在一個社會轉(zhuǎn)型期，當(dāng)代大學(xué)生的心理承受著巨大的沖擊，將學(xué)生的心理測試成績歸入檔案之中，將有助于用人單位及社會對大學(xué)生的全面了解;在當(dāng)今市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，大學(xué)生英語四六級證書、計算機等級證書、心理咨詢師資格證書無疑從另一個側(cè)面反映出大學(xué)生的綜合素質(zhì);而“挑戰(zhàn)杯”、“全國大學(xué)生英語競賽”等各種賽事在鍛煉大學(xué)生能力的同時，也為用人單位及社會提供了評判大學(xué)生的另一個途徑。

3 加強檔案工作的宣傳，加強對大學(xué)生的檔案教育

學(xué)?？赏ㄟ^校內(nèi)的網(wǎng)站及報紙、海報等向?qū)W生們宣傳檔案的重要性，讓學(xué)生們意識到自己在校期間的方方面面都記錄在案，并伴隨自己一生;人事檔案更是一個人的身份證明，是人權(quán)的一部分。當(dāng)前，我國的人事檔案與戶籍制度、福利制度相關(guān)聯(lián)，與個人的社會生活息息相關(guān)，一旦丟失人事檔案，整個生活都會受到嚴(yán)重的影響。

4 提高檔案管理人員的素質(zhì)，促進(jìn)人才的流動，創(chuàng)設(shè)激勵制度

各單位應(yīng)定期組織相關(guān)培訓(xùn)，為工作人員提供上升的機會;檔案整理時間集中、人手不夠時，可從其他部門調(diào)動相關(guān)人員，參與檔案整理工作;只有正確評價員工的工作業(yè)績、工作能力、工作成果及各方面表現(xiàn)，以此為依據(jù)進(jìn)行獎懲，才能調(diào)動其積極性并激發(fā)其創(chuàng)造性。

5 對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，建立起專業(yè)的管理隊伍

各高校要貫徹落實《高等學(xué)校檔案管理辦法》，重視學(xué)生檔案管理工作。當(dāng)下很多高校的檔案比較分散，往往由各院系自己保存，等到畢業(yè)時再交由學(xué)校統(tǒng)一寄出。這就造成了檔案保密性不高，讓不良分子有可趁之機。因此應(yīng)做到專人專責(zé)，檔案之事專人經(jīng)手，以便提高檔案的安全性與保密性。

總之，高校學(xué)生檔案管理是高校檔案管理工作中的重要組成部分。在大學(xué)生就業(yè)市場不斷深化、就業(yè)壓力不斷增加的情況下，建立健全檔案管理制度是促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)的重要手段之一。做好檔案工作，也有利于促進(jìn)高校自身的建設(shè)，提高社會聲譽。為了提高高校檔案管理水平，各級工作人員應(yīng)千方百計豐富檔案材料，提高學(xué)生檔案意識，提升檔案管理人員素質(zhì)以及建立檔案專人負(fù)責(zé)制。

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