[摘 要]在對(duì)某高校實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處儀器設(shè)備采購管理系統(tǒng)進(jìn)行詳細(xì)分析的基礎(chǔ)上將其設(shè)計(jì)為項(xiàng)目計(jì)劃制定、采購計(jì)劃編制、合同管理、付款管理、統(tǒng)計(jì)查詢以及校撥經(jīng)費(fèi)管理等六大模塊，選用Microsoft Vc++6.0和SQL Server2000作為開發(fā)工具，最終開發(fā)實(shí)現(xiàn)了高校實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處儀器設(shè)備采購管理系統(tǒng)。

[關(guān)鍵詞]管理信息系統(tǒng) 采購管理 系統(tǒng)分析

一、引言

隨著高等教育的發(fā)展，國家和高校自身的科研經(jīng)費(fèi)投入越來越多。而這些科研經(jīng)費(fèi)中大部分資金都是用來購買儀器設(shè)備。與此同時(shí)，對(duì)儀器設(shè)備采購的管理工作也應(yīng)加強(qiáng)。依靠傳統(tǒng)的手工處理方式來管理儀器設(shè)備的采購數(shù)據(jù)，既難以做到及時(shí)性也難以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

為此，我們根據(jù)管理信息系統(tǒng)的相關(guān)理論和最新發(fā)展動(dòng)態(tài)對(duì)高校設(shè)備實(shí)驗(yàn)室處儀器設(shè)備采購管理系統(tǒng)進(jìn)行了研究。

二、系統(tǒng)分析

運(yùn)用結(jié)構(gòu)化分析方法，對(duì)高校設(shè)備實(shí)驗(yàn)室處的儀器設(shè)備采購流程進(jìn)行了調(diào)查，高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)儀器設(shè)備采購管理的業(yè)務(wù)流程分析如圖1所示。

從業(yè)務(wù)流程圖上可以看出高校設(shè)備實(shí)驗(yàn)室處的儀器設(shè)備采購管理主要有以下幾個(gè)方面的管理功能:

1. 項(xiàng)目計(jì)劃制定:首先將各學(xué)院根據(jù)學(xué)校下達(dá)的年度學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)經(jīng)費(fèi)額度申報(bào)的建設(shè)項(xiàng)目及相關(guān)內(nèi)容導(dǎo)入設(shè)備處的項(xiàng)目庫中，處辦公室對(duì)申報(bào)的項(xiàng)目進(jìn)行受理、匯總、歸類，然后將分類整理好的建設(shè)項(xiàng)目申請(qǐng)分送分管校長、教務(wù)處、學(xué)科學(xué)位建設(shè)處等相關(guān)部門。在分管校長主持下，相應(yīng)職能部門審定建設(shè)項(xiàng)目及內(nèi)容。設(shè)備實(shí)驗(yàn)室處的處長對(duì)審定通過的項(xiàng)目進(jìn)行審核，審定項(xiàng)目時(shí)將項(xiàng)目的控制金額與對(duì)應(yīng)經(jīng)費(fèi)卡的余額進(jìn)行比較，立項(xiàng)審定后不準(zhǔn)修改，且生成采購計(jì)劃初稿交給采購計(jì)劃編制人員。

2. 采購計(jì)劃編制:設(shè)備科的采購計(jì)劃編制人員根據(jù)已審定的項(xiàng)目所生成的采購計(jì)劃初稿并結(jié)合實(shí)際具體情況來編制最終的采購計(jì)劃。實(shí)際中某些大型儀器是由若干個(gè)零部件構(gòu)成，有時(shí)往往需要對(duì)這些零部件分批購買，這就需要對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行拆分。由于各學(xué)院申請(qǐng)的項(xiàng)目中有相同的儀器設(shè)備，因此需對(duì)這些相同的儀器設(shè)備推薦同一供應(yīng)商和執(zhí)行人，這就需要對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行組標(biāo)打包。此外還可對(duì)項(xiàng)目的具體儀器設(shè)備選擇相應(yīng)的執(zhí)行方式，審核后的采購計(jì)劃不準(zhǔn)修改。

3. 合同管理:合同是設(shè)備處根據(jù)已審核的采購計(jì)劃與供應(yīng)商簽定的。因?yàn)楹贤轻槍?duì)儀器設(shè)備簽定的，而一個(gè)項(xiàng)目可能包括多種儀器設(shè)備，或多個(gè)項(xiàng)目都含有同種儀器設(shè)備，所以一份合同可與多個(gè)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)，一個(gè)項(xiàng)目也可與多份合同對(duì)應(yīng)，合同和項(xiàng)目之間是多對(duì)多關(guān)系。設(shè)備科根據(jù)采購員招標(biāo)結(jié)果履行儀器設(shè)備采購合同。合同審核后，對(duì)應(yīng)的采購計(jì)劃就相應(yīng)地被執(zhí)行，且審核后的合同不準(zhǔn)修改。

4. 付款管理:付款管理包括合同付款管理和學(xué)院自購付款管理。合同付款管理主要是對(duì)合同的每批付款進(jìn)行記錄，并減少相應(yīng)經(jīng)費(fèi)卡的余額。學(xué)院自購付款管理是對(duì)學(xué)院送來的自購申報(bào)單進(jìn)行核查，并減少相應(yīng)經(jīng)費(fèi)卡的余額。

5. 校撥經(jīng)費(fèi)管理:設(shè)備處需要對(duì)學(xué)校給經(jīng)費(fèi)卡的每次劃撥進(jìn)行記錄，并增加相應(yīng)經(jīng)費(fèi)卡的余額。

6. 統(tǒng)計(jì)查詢:設(shè)備處的領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)儀器設(shè)備采購的各種相關(guān)信息進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì)查詢，以便進(jìn)行分析比較。

三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1. 功能結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

功能結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)主要是對(duì)系統(tǒng)的功能進(jìn)行分解。功能結(jié)構(gòu)圖就是按功能從屬關(guān)系畫成的圖表，圖中每一個(gè)框稱為一個(gè)功能模塊。高校設(shè)備實(shí)驗(yàn)室處儀器設(shè)備采購管理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)圖如圖2所示。

2. 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

本高校設(shè)備實(shí)驗(yàn)室處儀器設(shè)備采購管理系統(tǒng)嚴(yán)格按照第三范式[2]的要求來設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)表，后臺(tái)數(shù)據(jù)庫名cggldb，該數(shù)據(jù)庫包含了8張表:經(jīng)費(fèi)卡表、學(xué)校劃撥經(jīng)費(fèi)表、建設(shè)項(xiàng)目表、建設(shè)項(xiàng)目明細(xì)表、采購計(jì)劃表、合同表、合同明細(xì)表、付款記錄表。

四、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

1.開發(fā)模式選擇

我們選用C/S模式開發(fā)高校設(shè)備實(shí)驗(yàn)室處儀器設(shè)備采購管理系統(tǒng)，因?yàn)镃/S模式充分利用兩端硬件環(huán)境的優(yōu)勢(shì)，將任務(wù)合理分配到 Client端和Server端來實(shí)現(xiàn)，降低了系統(tǒng)的通訊開銷，而且交互性強(qiáng)、安全性可以得到可靠的保證。

2.開發(fā)工具選擇

我們選擇Microsoft Vc++6.0進(jìn)行前臺(tái)軟件的開發(fā)，選擇Microsoft SQL Server 2000進(jìn)行后臺(tái)數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建。

五、結(jié)束語

實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)后，運(yùn)用該系統(tǒng)對(duì)某高校的設(shè)備實(shí)驗(yàn)室處儀器設(shè)備的采購進(jìn)行管理，它加強(qiáng)了設(shè)備處信息的共享、提高了儀器設(shè)備采購管理工作的效率。但該系統(tǒng)只適用于局域網(wǎng)，所以在滿足網(wǎng)絡(luò)需求方面的不足是系統(tǒng)的一大缺陷，這同時(shí)也指出了系統(tǒng)今后改進(jìn)的方向。

參考文獻(xiàn):

[1]薛華成.管理信息系統(tǒng)(第4版)[M].北京:清華大學(xué)出版社，2003年

[2]薩師煊，王珊.數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)概論(第3版)[M].北京:高等教育出版社，2003年