［摘 要］ 目前企業(yè)、政府、學(xué)校等部門使用辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)是非常普遍的事了，對于當(dāng)前師范類高校來說，基于lotus平臺，實施符合學(xué)校自身特點的辦公自動化系統(tǒng)是提升工作效率與學(xué)校發(fā)展的重要方法。本文闡述了基于lotus平臺的高校辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)過程，著重介紹了模塊設(shè)計中的工作流設(shè)計，并分析了Lotus平臺開發(fā)的技術(shù)優(yōu)勢.

［關(guān)鍵詞］ Lotus平臺 辦公自動化系統(tǒng) 工作流

現(xiàn)在對于一般普通高校，個人單獨工作幾乎是不可能的，協(xié)同每天都在發(fā)生著，大量的文件申請審批、收發(fā)、公文管理、人事管理等等，而這些如果完全依靠人工完成，那工作效率是比較低下的，為此開發(fā)一套符合地方高校特色的辦公自動化系統(tǒng)是非常有必要的，辦公自動化系統(tǒng)依托現(xiàn)有強大的網(wǎng)絡(luò)功能和電子信息技術(shù)，通過數(shù)字化辦公，可以提高現(xiàn)有文件的申請審批、收發(fā)、管理、查詢的效率，增強協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，提高決策效能。辦公自動化系統(tǒng)可帶來以下幾方面的好處：

（1）系統(tǒng)建有通信平臺，使高校內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢；

（2）系統(tǒng)建有信息發(fā)布平臺，提供了一個信息發(fā)布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、科研動態(tài)、公告事項等能夠在各部門、領(lǐng)導(dǎo)、職工之間得到廣泛而及時的傳播；

（3）實現(xiàn)工作流程的自動化。高校各部門公文的處理、收發(fā)，各種審批、請示、匯報等，具有相對固定的流程，通過實現(xiàn)工作流程的自動化，可以規(guī)范各項工作，提高部門協(xié)同工作的效率；

（4）實現(xiàn)文檔管理的自動化?？墒垢黝愇臋n（包括各種文件、知識、信息）能夠按權(quán)限進行保存、共享和使用，并可提供方便查找的手段。辦公自動化實現(xiàn)了各種文檔電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進行使用和共享；

（5）信息集成。高校各部門公文的發(fā)布，規(guī)章制度的制定，要考慮相關(guān)的法律法規(guī)、政策政令，這需要查閱大量的相關(guān)信息，辦公自動化系統(tǒng)將通過收集、整理、分類而集成各類相關(guān)信息，方便各部門查閱，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力；

（6）實現(xiàn)分布式辦公。辦公自動化系統(tǒng)可應(yīng)對高校各校區(qū)之間協(xié)同辦公的需求，系統(tǒng)支持多分支機構(gòu)、跨校區(qū)的辦公模式以及移動辦公。

一、主要關(guān)鍵技術(shù)現(xiàn)狀

實現(xiàn)數(shù)字化辦公離不開工作流技術(shù)，目前國內(nèi)外比較流行的是以郵件系統(tǒng)為基礎(chǔ)的工作流技術(shù)?，F(xiàn)在隨著WEB技術(shù)的發(fā)展，基于Intranet模式下的工作流軟件也越來越多，這種類型的工作流直接使用消息傳遞中間件做為消息傳遞手段，不需使用專用的郵件系統(tǒng)做消息平臺。這樣整個工作流軟件負載輕、開放性好、維護方便、并且易于和網(wǎng)上其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合。這種技術(shù)也和電子商務(wù)所使用的技術(shù)方向是一致的。因此基于WEB的工作流軟件將在未來的數(shù)字化辦公領(lǐng)域占主導(dǎo)地位。

軟件協(xié)同，這個概念其實由來已久，就是協(xié)調(diào)兩個或者兩個以上的不同資源或者個體，協(xié)同一致地完成某一目標(biāo)的過程或能力。而所有有助于協(xié)同的軟件都可以稱作是協(xié)同軟件。目前高校比較流行的數(shù)字化校園，其實就是建立在軟件協(xié)同這個概念上的，它融合了辦公自動化系統(tǒng)，將高校的其他業(yè)務(wù)也整合到這個系統(tǒng)中，可以更加高效的為教師、學(xué)生、行政辦公人員、來訪用戶等相關(guān)人員提供信息服務(wù)。

IBM旗下的Lotus軟件，其Domino/Notes產(chǎn)品是當(dāng)今業(yè)界實際上的群件標(biāo)準(zhǔn)。在協(xié)作平臺市場上占據(jù)了絕對優(yōu)勢的領(lǐng)導(dǎo)地位。Lotus Domino/Notes以其獨特的高效性和高安全性等特點，越來越被人們重視與接受。目前，它不僅在辦公自動化領(lǐng)域取得了絕對的優(yōu)勢，而且開始在知識管理、遠程教育和企業(yè)知識門戶等眾多領(lǐng)域得到新的應(yīng)用。目前在中國已經(jīng)獲得了許多成功的應(yīng)用。許多國內(nèi)用戶應(yīng)用Domino/Notes成功部署了大規(guī)模的企業(yè)級網(wǎng)絡(luò)。 lotus已經(jīng)演進了多個版本，從第六版開始，Lotus全面支持J2EE，已經(jīng)從一個專有的平臺級產(chǎn)品轉(zhuǎn)向了徹底開放的業(yè)界標(biāo)準(zhǔn)，目前IBM推出了最新版Lotus Domino/Notes R8。

二、系統(tǒng)的設(shè)計方案

1.統(tǒng)一的信息門戶平臺

考慮到辦公自動系統(tǒng)將來要作為數(shù)字化校園的一部分，所以必須要有統(tǒng)一的信息門戶平臺，將來可以利用一個信息管理平臺，將不同的應(yīng)用系統(tǒng)有效的組織起來，為用戶提供一個統(tǒng)一的信息服務(wù)入口。

2.統(tǒng)一的用戶管理

統(tǒng)一用戶的身份認證管理，建立統(tǒng)一的通訊錄，對所有的系統(tǒng)用戶集中統(tǒng)一管理，并通過角色設(shè)置，對不同的用戶賦予不同的權(quán)限。

3.辦公自動化系統(tǒng)模塊設(shè)計

根據(jù)師范類高校公辦的特點，可以按照職能劃分模塊，這樣能夠達到最佳的效果，如果按照機構(gòu)劃分模塊的話，設(shè)計的部門會比較多，而且每個部門有相同的工作，會出現(xiàn)模塊間內(nèi)容的耦合情況。模塊劃分如圖1所示。

整個設(shè)計方案主要包括發(fā)文管理模塊、收文管理模塊、公告通知模塊、郵件管理模塊、辦公資料模塊、日程安排模塊、檔案管理模塊、規(guī)章制度模塊。

在整個系統(tǒng)設(shè)計中最核心的是工作流程控制、系統(tǒng)配置、系統(tǒng)授權(quán)三個部分。

（1）發(fā)文管理模塊中的工作流控制設(shè)計

發(fā)文管理模塊其核心是工作流控制，主要由工作流定義、工作流轉(zhuǎn)換、工作流監(jiān)控、工作流進度四大部分組成。

①工作流定義對于一段時間內(nèi)保持相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)流程，使用工作流定義各環(huán)節(jié)的人員組成。業(yè)務(wù)進入這種處理方式之后會自動按照預(yù)先定義的流程依次處理?？紤]到多人同時處理同一環(huán)節(jié)的實際情況，可以指定本環(huán)節(jié)有決定權(quán)的人，處理下列意外情況：

A.某環(huán)節(jié)處理成員因外出等原因無法參與處理；

B.某環(huán)節(jié)處理成員使用其他手段參與了處理過程。

當(dāng)發(fā)生上述情況時，本環(huán)節(jié)有決定權(quán)的人可以提前終止本環(huán)節(jié)處理，直接進入下一處理環(huán)節(jié)。

由于實際的辦公過程具有靈活多變的特點，工作流系統(tǒng)必須具有對無法固定流程的業(yè)務(wù)進行處理的能力。由當(dāng)前業(yè)務(wù)處理人決定下一環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)處理人員組成，同時，系統(tǒng)自動整理記錄整個處理過程中的各種信息。

②工作流轉(zhuǎn)換能將業(yè)務(wù)負責(zé)人的業(yè)務(wù)從固定流程處理模式轉(zhuǎn)入到根據(jù)需要隨時指定處理模式。

③工作流監(jiān)控能夠提供對業(yè)務(wù)流程過程的監(jiān)控能力，通過流程監(jiān)控可以了解當(dāng)前業(yè)務(wù)所在的環(huán)節(jié)及狀態(tài)。以公文流轉(zhuǎn)為例，如果在此發(fā)現(xiàn)流程已經(jīng)結(jié)束，可以采取相應(yīng)的處理，例如通知提交人、歸檔等。

④工作流進度負責(zé)對用戶處理業(yè)務(wù)信息進行整理，自動將與本人有關(guān)的業(yè)務(wù)進行歸類。

（2）系統(tǒng)配置

系統(tǒng)配置主要是用于配置業(yè)務(wù)處理部門及其人員組成，定義部門的業(yè)務(wù)負責(zé)人。對于已經(jīng)定義處理流程的業(yè)務(wù)，處理的起點就是部門的業(yè)務(wù)負責(zé)人。以公文流轉(zhuǎn)為例，可以將部門中負責(zé)接收、發(fā)送來文的人定義為公文分發(fā)負責(zé)人。所有提交給該部門的公文都由系統(tǒng)提交給該部門相應(yīng)的公文分發(fā)負責(zé)人，由該負責(zé)人決定采用何種處理方式。

（3）系統(tǒng)授權(quán)

系統(tǒng)授權(quán)用于定義用戶的角色、權(quán)限。用戶的權(quán)限控制到讀寫。不在當(dāng)前業(yè)務(wù)處理流程中的用戶無法訪問當(dāng)前業(yè)務(wù)。以公文流轉(zhuǎn)為例，無論公文當(dāng)前處于固定流程處理方式還是處于根據(jù)需要隨時指定流程處理方式，只有當(dāng)前環(huán)節(jié)中的人員才能訪問該公文。對于已經(jīng)歸檔的公文，每個人都只能看到自己提交的公文歸檔記錄；如果要看到他人提交的公文歸檔記錄就必須經(jīng)過授權(quán)。

三、使用Lotus平臺開發(fā)的技術(shù)優(yōu)勢

Lotus平臺其實就是一個郵件平臺，所有的應(yīng)用都是以此為基礎(chǔ)。將應(yīng)用與Lotus進行集成，充分發(fā)揮其郵件的優(yōu)勢?；贚otus平臺開發(fā)，其實質(zhì)是對Lotus數(shù)據(jù)庫進行設(shè)計，Lotus數(shù)據(jù)庫是以nsf為格式的文件，利用Lotus的開發(fā)工具Designer可以設(shè)計Lotus數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫中包含了幀結(jié)構(gòu)集、頁面、表單、視圖、共享代碼、共享資源、其他等設(shè)計元素，利用這些可以方便快捷的設(shè)計出一個Lotus數(shù)據(jù)庫。除此Lotus還提供了公式和Lotusscript語言編程，Lotusscript語言編程與Visual Basic編程非常相似，主要用于控制Notes客戶端或Domino服務(wù)器端，或者能夠使Notes客戶端或Domino服務(wù)器端自動執(zhí)行任務(wù)。所以利用Lotus平臺開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)可以快速、便捷的開發(fā)部署。

Lotus平臺開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)最大的優(yōu)勢是其高度的擴展性，學(xué)校在發(fā)展，用戶的數(shù)量會逐年遞增，對于辦公自動化系統(tǒng)來說，Lotus平臺的高擴展性足夠應(yīng)對學(xué)校未來的發(fā)展。

Lotus平臺目前已經(jīng)是辦公自動化應(yīng)用、電子協(xié)作、電子政務(wù)的事實標(biāo)準(zhǔn)了，對于Internet和Intranet來說， Lotus平臺是強大的Web服務(wù)器，能構(gòu)建、管理和開發(fā)企業(yè)電子商務(wù)Web應(yīng)用的平臺。

四、結(jié)束語

通過對普通高校行政辦公活動的深入調(diào)研，綜合政府機關(guān)的實際經(jīng)驗，利用世界領(lǐng)先的Lotus Domino/Notes平臺初步開發(fā)出基本符合師范類高校特色的辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)師范類院校行政辦公公文流轉(zhuǎn)自動化，并實現(xiàn)無紙化辦公，徹底解決公文流轉(zhuǎn)人工化費時費力，傳達不到位的局面，提高決策效能。對扭轉(zhuǎn)用戶傳統(tǒng)辦公方式，改變用戶辦公習(xí)慣，起到了培養(yǎng)的目的，為實現(xiàn)數(shù)字化校園，走出了重要的一步。

參考文獻：

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