【摘要】目前地方高校的電子檔案管理存在管理機(jī)構(gòu)不健全、專業(yè)人才缺乏、歸檔和管理不規(guī)范、存儲(chǔ)的安全性不足等問題，對(duì)此，應(yīng)提高檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)，制定相關(guān)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，多途徑、多方式做好高校檔案的保管工作。

【關(guān)鍵詞】地方高校 電子檔案 管理 問題 對(duì)策

一、電子檔案的內(nèi)涵

所謂電子檔案，是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。與紙質(zhì)文件比較，電子檔案有以下幾個(gè)特點(diǎn)：一是電子檔案不再是直觀的紙質(zhì)文件，需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；二是電子檔案可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；三是電子檔案的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；四是電子檔案的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

電子檔案主要的類型有字(表)處理文件、數(shù)據(jù)庫文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、命令文件。電子文件具有以下特點(diǎn)：一是信息的機(jī)讀性和對(duì)系統(tǒng)的依賴性。電子文件采用的是數(shù)字代碼，只能通過計(jì)算機(jī)的特定程序才能進(jìn)行人工識(shí)別。同時(shí)必須借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，才能確保某個(gè)電子文件的可讀性和可管理性。二是信息與載體的可分離性。電子文件信息不再具有物理意義上的固定實(shí)體狀態(tài)，可以在不同的載體上同時(shí)存在或相互轉(zhuǎn)換，具有相對(duì)獨(dú)立性和可流動(dòng)性。三是信息存儲(chǔ)的高密度性和集成性。電子信息存儲(chǔ)的容量已大大增加，通過壓縮技術(shù)，可以使光盤、磁盤等載體存儲(chǔ)文字、圖像等信息的容量增加數(shù)倍或更多。四是數(shù)據(jù)的易變性和可操作性。電子檔案可以很方便地改變它的存在狀態(tài)，包括數(shù)據(jù)更新和修改。

二、地方高校電子檔案管理存在的問題

(一)管理機(jī)構(gòu)不健全、專業(yè)人才缺乏

有的高校沒有專門的電子檔案管理機(jī)構(gòu)，辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)沒有檔案部門參加，而多數(shù)檔案工作者又對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)了解甚少，這就導(dǎo)致對(duì)電子的歸檔管理不可能完全符合檔案管理的要求。而且對(duì)電子沒有統(tǒng)一的管理，勢(shì)必造成文件檔案的泄密和丟失。同時(shí)，部分高校的檔案管理員，部分年紀(jì)偏高、學(xué)歷偏低，不能勝任電子檔案管理工作，對(duì)電子這一新生事物接受比較慢，在操作方面有一定的局限性，有待進(jìn)一步學(xué)習(xí)與提高。另外，地方高校多數(shù)的檔案部門，在人員的調(diào)入和安排上并沒有按專業(yè)和技能考慮，致使在日常的工作中對(duì)檔案業(yè)務(wù)不熟悉，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有無意地刪除一些有用的信息，新文件覆蓋了舊文件，造成了文件的丟失，文件的準(zhǔn)確性和可靠性得不到肯定，影響了電子檔案的利用，還有計(jì)算機(jī)病毒對(duì)電子檔案的影響無疑對(duì)檔案人員提出了更高要求。

(二)歸檔和管理的規(guī)范化不足

在進(jìn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作者缺乏相關(guān)知識(shí)無法參與意見，使得電子檔案從生成到歸檔的過程中就存在著不少問題。在傳統(tǒng)文件的管理中，從管理的基本原則、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、組卷方法、著錄格式到保管條件等，都有相應(yīng)而且統(tǒng)一的國家和地方部門的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度。相應(yīng)地，如何針對(duì)電子文件管理的要求，制定一系列能長(zhǎng)久適用的標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，就顯得非常必要而迫切。由于學(xué)校內(nèi)部附設(shè)機(jī)構(gòu)多，每年上報(bào)、下發(fā)的公文相應(yīng)也較多，若沒有規(guī)范化的歸檔和管理要求，到學(xué)期末或年終將公文作為檔案資料接收人室(館)，就會(huì)嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量。

(三)存儲(chǔ)的安全性不足

一些學(xué)校的電子管理不嚴(yán)密，存在被刪改的可能。還有的學(xué)校由于存儲(chǔ)器的容量問題，使新產(chǎn)生的電子可以覆蓋舊的電子，造成電子的不完整。有的存儲(chǔ)過于分散，未實(shí)現(xiàn)集中脫機(jī)保管，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)如出現(xiàn)問題，電子將可能丟失。還有的單位未考慮電子與紙質(zhì)文件共同歸檔管理的適當(dāng)辦法。甚至一些學(xué)校采用“無紙化”辦公方式，由于對(duì)電子管理存在隱患，埋下了電子檔案管理上的隱患。

三、對(duì)策分析

(一)提高檔案人員的綜合素質(zhì)

學(xué)?？赏ㄟ^種種方式提高現(xiàn)有檔案人員現(xiàn)代化和檔案基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)能力。可采取送出去進(jìn)修、參觀學(xué)習(xí)和請(qǐng)上級(jí)主管業(yè)務(wù)部門的專業(yè)人員來校舉辦講座的辦法，不斷提高他們的科學(xué)文化水平，同時(shí)對(duì)新調(diào)入的管理人員和各部門的兼職檔案人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，持證上崗，保證檔案工作的順利進(jìn)行。在掌握好檔案專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，掌握現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并積極與網(wǎng)絡(luò)中心的教師合作開發(fā)適用的檔案管理軟件。切實(shí)做到在電子文件和電子檔案的收集范圍、收集原則，整理、保管和服務(wù)利用等方面，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。只有抓好人才的培訓(xùn)教育，造就一支知識(shí)面廣、技術(shù)熟練、能夠迎接電子文件挑戰(zhàn)隊(duì)伍，才能做好電子檔案管理。

(二)制定高校電子文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)

一般來說，高校電子文件的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，從管理的基本原則、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、組卷方法、著錄格式到保管條件也應(yīng)有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。如電子歸檔前要確定歸檔范圍，尤其注意歸檔前對(duì)電子有效性、完整性的鑒定。電子文件一經(jīng)歸檔就不準(zhǔn)隨意修改、調(diào)閱和復(fù)制，使電子檔案的管理更加系統(tǒng)和完善。對(duì)于歸檔方式的選擇，可通過學(xué)校電子公文傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上交接，實(shí)現(xiàn)檔案電子數(shù)據(jù)的歸檔。實(shí)行文檔一體化管理。

(三)多途徑、多方式做好電子文檔的安全和存儲(chǔ)工作

高校的各部門在向檔案館移交紙質(zhì)檔案的同時(shí)移交磁盤，采取電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔的“雙軌制”，紙質(zhì)文件的著錄、內(nèi)容、編號(hào)、簽署與對(duì)應(yīng)的電子文件要保持一致。歸檔的電子材料，應(yīng)按本單位檔案分類方案進(jìn)行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式三套：一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。應(yīng)注意防磁、防有害氣體、防劃傷等，以確保信息與載體的完整、安全，還應(yīng)采用再生性保護(hù)措施，以延長(zhǎng)載體壽命。電子檔案的容易改動(dòng)和復(fù)制性，決定了在利用時(shí)要高度重視其安全性。提供利用有密級(jí)要求的歸檔電子文件，采用“加密技術(shù)、簽署技術(shù)、消息認(rèn)證、身份驗(yàn)證、防寫措施、檔案?jìng)浞莸取狈绞?，保證電子文檔的可靠性。

高校電子材料的歸檔工作對(duì)于高校檔案管理來說是一個(gè)新的挑戰(zhàn)，在高校教育體制改革的今天，檔案數(shù)量日益增多與管理資源有限、檔案利用多樣化與管理手段單一等方面的矛盾是無法避免的，利用現(xiàn)代化手段來提高檔案管理質(zhì)量和效率是大勢(shì)所趨。因此，我們必須盡快適應(yīng)現(xiàn)代化的工作環(huán)境，從現(xiàn)在開始，加強(qiáng)對(duì)電子文件管理，并盡快掌握現(xiàn)代化管理的有關(guān)知識(shí)和技術(shù)，充分開發(fā)各種檔案信息資源為高校服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)，使高校檔案事業(yè)在電子時(shí)代得到更加快速的發(fā)展。